Cas Client Chambre de Métiers et de l`Artisanat Auvergne Rhône

Cas Client
Chambre de Métiers et de l’Artisanat
Auvergne Rhône-Alpes
“RATIONALISER SON PARC
ET AUTOMATISER SES TÂCHES
POUR REDUIRE SES COÛTS
ET ÊTRE PLUS PRODUCTIF,
C’EST POSSIBLE
„
FICHE D’IDENTITÉ CLIENT
Siège Social :
119 Boulevard de Stalingrad
69100 Villeurbanne
La CRMA est un établissement public à caractère
administratif placé sous la tutelle de l’Etat. Elle
représente les intérêts généraux de l’artisanat auprès
des services de la Préfecture de Région et du Conseil
Régional.
Ses missions principales
- Représenter les entreprises artisanales et les
Chambres de Métiers et de l’Artisanat de la région
Auvergne-Rhône-Alpes pour faire reconnaître le rôle
économique et social de l’artisanat régional.
- Promouvoir des politiques souhaitées ou conduites
par le secteur au travers de sa participation à diverses
manifestations et la réalisation de supports de
communication, etc.
- Coordonner et conduire des actions
interdépartementales et régionales comme
l’intégration de la dimension environnementale dans
les entreprises artisanales ou encore la création et la
reprise d’entreprises.
Effectif :
• + de 600 personnes réparties sur 29 sites dans 12
départements
Parc d’impression initial en 2015 :
• 290 machines
Interlocuteur :
• Raymond NOVIETO, DSI & Responsable des
Grands Marchés
SITUATION & ENJEUX
Client historique de Toshiba sur la région Auvergne depuis
plusieurs années, la Chambre des Métiers et de l’Artisanat
disposait sur la région Rhône Alpes, d’un parc multimarques
vieillissant, très hétérogène et donc difficile à maintenir :
• Matériels défectueux ou en panne, parfois même laissés
à l’abandon et ayant pour conséquence l’utilisation par
les collaborateurs de petites imprimantes avec des coûts
d’impression beaucoup trop élevés.
• Constat d’une consommation de papier excessive 12 millions de pages en N&B et 6 millions de pages en couleur
par an - mais aucune visibilité précise sur les usages et les
coûts d’impression.
• Problématique dans la gestion des matériels et
l’approvisionnement des toners (nombreuses références).
S’ajoutait aussi la nécessité de moderniser les équipements pour
répondre plus rapidement aux artisans qui se présentaient tous
les jours aux guichets des CMAD (chambres départementales).
Tout cela avait pour conséquence des dépenses excessives et
une perte de productivité importante liées à la gestion de ce parc
et à l’obsolescence des matériels – imprimantes, multifonctions,
fax.
A la suite de la fusion des deux Chambres régionales Auvergne Rhône-Alpes en 2016, la décision a été prise d’homogénéiser le
parc d’impression.
Objectifs :
• Rationaliser le parc et mettre en place une véritable politique
d’impression pour mieux maîtriser les consommations et
réduire les coûts.
• Optimiser la productivité des collaborateurs en automatisant
certaines tâches pour améliorer la qualité de service rendu
aux administrés (traitement plus rapide des dossiers).
• Disposer d’un interlocuteur unique avec un critère
primordial : la proximité et la disponibilité.
Un appel d’offre, porté par le DSI et Responsable des Grands
Marchés de la CRMA, M. Raymond NOVIETO, a donc été lancé
en février 2016 et remporté par Toshiba Région Centre Est.
Cas Client
Chambre de Métiers et de l’Artisanat
Auvergne Rhône-Alpes
“
LES VOLUMES D’IMPRESSION ONT DIMINUÉ DE 60% EN NOIR & BLANC
ET DE 50% EN COULEUR, SOIT UNE ECONOMIE DE 115 200€ PAR AN !
„
Raymond NOVIETO, DSI & Responsables des Grands Marchés
LA SOLUTION PROPOSÉE
UNE RÉPONSE GLOBALE POUR
DES GAINS INDISCUTABLES
Toshiba a d’abord réalisé un état des lieux complet
de l’ensemble des consommations de chaque
matériel afin d’identifier les équipements les plus
coûteux et les leviers d’économies envisageables.
En parallèle, la CRMA avait, pour sa part, analysé les
usages de tous les utilisateurs dans chaque service. Une
collaboration aux résultats concluants, entre le client et
les équipes commerciales et techniques de Toshiba, qui
a su accompagner la CRMA et lui apporter une réponse
globale pour atteindre l’ensemble de ses objectifs.
La rationalisation du parc avec 4 modèles retenus par
la CRMA :
• 21 multifonctions e-STUDIO6506AC hauts volumes
• 21 multifonctions e-STUDIO4505AC moyens
volumes
• 49 multifonctions e-STUDIO3505AC moyens
volumes
• 102 multifonctions e-STUDIO305CS faibles
volumes
La rationalisation du parc a permis de passer de plus
de 280 machines à 192 multifonctions. Désormais,
Toshiba est l’interlocuteur unique de la Chambre
Régionale des Métiers et de l’Artisanat. La disponibilité
et la proximité des équipes permettent une maintenance
optimale de l’ensemble du parc d’impression : délais
d’intervention réduits (moins de 8 heures), automatisation
de l’approvisionnement des toners, formations
personnalisées avec rappel des bonnes pratiques à
adopter en matière d’impression, etc.
Une politique d’impression efficace avec la solution
de contrôle et de pilotage Gespage :
La solution Gespage a été déployée sur l’ensemble
des modèles de la nouvelle gamme à l’exception des
e-STUDIO305CS pour lesquels la solution e-FMS a été
retenue :
• Mise en œuvre d’une politique d’impression
avec contrôle des accès pour maîtriser les
consommations.
Dorénavant,
seules
les
impressions importantes sont libérées par les
utilisateurs directement depuis le multifonction, à
l’aide de leur badge ou d’un code personnel. Les
documents non imprimés sont automatiquement
purgés.
• Redirection automatisée des impressions selon leur
nature vers le point d’impression le plus performant.
Ainsi, lorsqu’un gros travail d’impression est lancé
sur l’e-STUDIO3505AC, il est automatiquement
redirigé vers un e-STUDIO6506AC si le site en est
équipé.
• Mise à disposition d’un véritable outil de reporting
et d’analyse avec des rapports détaillés pour
mesurer l’impact et adapter au mieux la politique
d’impression mise en place.
• Refacturation des coûts d’impression aux
différents départements géographiques dès janvier
2017 puis, à terme, refacturation par service et par
utilisateur.
Avec la mise en place de cette nouvelle politique
d’impression, les volumes de la CRMA ont
considérablement diminué : 60% pour les impressions
en N&B et 50% pour les impressions en couleur, soit
une économie de 115 200 € à l’année.
L’automatisation
du traitement
LA
SOLUTION PROPOSÉE
des documents
administratifs avec la solution e-BRIDGE Capture &
Store :
Dans le cadre de leur mission, les Chambres
départementales (CMAD) reçoivent quotidiennement, en
front office, des artisans pour lesquels un certain nombre
de documents administratifs sont à traiter.
Parmi ceux-ci, « la carte ambulant », sorte de carte
d’identité des artisans, qui doit être remontée de façon
dématérialisée à la Chambre des Métiers et de l’Artisanat
Nationale. Celle-ci requiert l’intégration d’une photo
d’identité scannée dans un format très précis, avec un
nom, une taille et un poids de fichier réglementés.
Le formulaire « EIRL », document administratif pour
l’inscription d’un artisan au démarrage de son activité, est
rempli à la main mais doit, lui aussi, être dématérialisé.
Ces process particulièrement chronophages ont pu être
automatisés grâce à e-BRIDGE Capture & Store.
Désormais,
les
documents
sont
traités
plus
rapidement : ils sont dématérialisés, convertis aux bons
formats et respectent les règles de nommage définies.
Les gains liés à l’automatisation sont importants :
• 35% de temps gagné dans le traitement d’une
« carte ambulant »
• 90% de temps gagné dans le traitement du
formulaire EIRL.
• Soit une économie mensuelle de 7 200 €, près de
90 000 € à l’année.
Ainsi, avec l’automatisation des process, les 15 guichets
de Lyon qui pouvaient recevoir 150 artisans par jour sont
désormais en mesure d’en accueillir jusqu’à 250. Un gain
de productivité évident qui contribue indiscutablement à
la qualité de service rendu aux administrés.
La dématérialisation des fax entrants et sortants avec
la solution Faxbox :
La CRMA était équipée d’une cinquantaine de fax, pour
la plupart vieillissants et plus du tout adaptés aux usages
des collaborateurs. A cela s’ajoutait également le gâchis
de papier important liées aux réceptions intempestives de
publicités. Il était de ce fait indispensable de rationaliser
la réception et l’envoi des fax. Leur dématérialisation s’est
avérée évidente. Grâce à la mise en place de la solution
Faxbox, les 50 lignes de fax ont tout simplement été
supprimées. Dorénavant, les collaborateurs reçoivent
et envoient leur fax directement depuis leur messagerie
électronique. L’économie est significative : 1 900 € par
mois soit près de 23 000€ par an.
L’AVENIR AVEC TOSHIBA
L’accompagnement et la disponibilité des équipes
commerciales et techniques Toshiba ont été déterminants
dans la réussite du projet de la CRMA.
La fusion administrative des 2 Chambres Régionales,
effective en 2016, donnera lieu au rapprochement des
services informatiques dès 2017, avec mise en commun
des serveurs.
Le travail collaboratif entre les 29 sites fait déjà partie des
préoccupations actuelles et la CRMA réfléchit avec Toshiba
à la mise en place d’une solution de gestion électronique
de documents pour répondre à ce nouvel enjeu de taille.
Cas Client
Chambre de Métiers et de l’Artisanat
Auvergne Rhône-Alpes
“UNE SOLUTION POUR RÉPONDRE À TOUS VOS ENJEUX
EN MATIÈRE D’IMPRESSION ET DE DÉMATÉRIALISATION
Réduire et maîtriser les coûts : piloter le parc d’impression – réduire le TCO de l’infrastructure d’édition –
mettre en adéquation les moyens d’impression avec les besoins des utilisateurs – participer à l’élaboration
d’une nouvelle politique d’impression – réduire la facture énergétique engendrée par le parc informatique et
bureautique
Rendre l’entreprise plus productive : faciliter l’usage des MFP – optimiser la diffusion et le traitement des
documents – garantir la continuité de service - externaliser la gestion du parc pour recentrer les ressources
sur leur coeur de métier.
Favoriser la mobilité et le travail collaboratif : faciliter la numérisation et l’accès rapide et sécurisé aux
documents partagés.
Garantir la sécurité du patrimoine documentaire : optimiser l’archivage des documents papiers et
numériques, contrôler et optimiser les flux de données – sécuriser l’accès aux informations critiques.
Développer une démarche éco-responsable : réduire l’empreinte écologique – accompagner le
changement dans la mise en place de politiques pro-actives en matière de protection de l’environnement.
Pour tout savoir sur les solutions Toshiba :
www.impression.toshiba.fr
Pour des conseils et bonnes pratiques, rendez-vous sur notre webzine :
www. imprimer.dematerialiser.fr
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