La gestion des documents

REPUBLIQUE DU SENEGAL
Un people – Un But – Une foi
-----------------------Ministère de l’Agriculture et de l’Hydraulique
------------Projet d’Organisation et de Gestion Villageoises (P.O.G.V. - 2)
--------
REFERENTIEL DE GESTION DES DOCUMENTS
DANS LE CADRE DU POGV II
2003
SOMMAIRE
I. PRESENTATION DU POGV II ……………………………………….……….…. Page 3
1.1. Objectifs du POGV II………………………………………………………………. Page 3
1.2. Financement du POGV II ………………………………………………………….. Page 3
1.3. Composantes du POGV II……………………………………...……………………Page 3
1.4. Stratégie d’intervention du POGV II ………………………….…………………. Page 6
1.5. Zone d’intervention du POGV II …………………………………………………. ..Page 6
II. LE BUREAU DES ARCHIVES ET DE LA DOCUMENTATION ………….…. Page 7
2.1. Missions …………………………………………………………………………… Page 7
2.2. La Chaîne documentaire …………………………………………………...………. Page 7
2.3. Traitement pratique de l’information documentaire ……………………………….. Page 9
2.4. Instrument de recherche, communication ………………………………………… Page 10
2.5. Terminologie archivistique ……………………………………………………… Page 11
2.6. Tri et éliminations ………………………………………………………………… Page 13
2.7. Représentation graphique de la Chaîne documentaire ………………………….. .. Page 14
2.8. Conseils pratiques aux administrateurs ……………………………………………Page 15
2.9. Règlement intérieur ………………………………………………………………..Page 16
2.10. Fonds documentaire du POGV II ………………………………………..……… Page 20
2.11. Outils de gestion manuelle ……………………………………………………..... Page 20
2.12. Fiche de tâches du documentaliste ……………………………………………… Page 22
ANNEXES …………………………………………………………………………… Page 23
I – PRESENTATION DU POGV II
1.1. OBJECTIFS DU POGV-2
Le Projet d’Organisation et de Gestion Villageoise (POGV-2) qui est à sa deuxième phase a
pour objectif à long terme d’aider les populations rurales ciblées à développer leur propre
capacité à améliorer d’une manière soutenue leurs conditions et niveaux de vie.
Les objectifs à atteindre sont :
-
les populations villageoises disposent de capacités d’organisation et de gestion leur
permettant de réaliser et gérer d’une manière efficace et transparente les actions et
investissements à caractère communautaire;
-
les communautés villageoises disposent de conditions améliorées grâce à des
infrastructures essentielles et fonctionnelles qui bénéficient à toutes les couches de la
population cible et notamment aux groupes vulnérables ;
-
les systèmes de production agricoles sont durables et économiquement viables et les
activités génératrices de revenus para agricoles se développent pleinement.
1.2. FINANCEMENT ET DUREE DU PROJET
Le coût global du projet s’élève à environ 14 milliards FCFA, compte non tenu de la
participation des bénéficiaires. Le financement se repartit comme ci-dessous :
* FIDA
: 9,524 milliards FCFA
* BOAD
: 3 milliards FCFA
* Gouvernement du Sénégal : 1,476 milliards FCFA
La contribution des bénéficiaires est estimée à 2 milliards de FCFA.
La durée du projet est de 7 ans et couvre la période 2002 à 2009.
1.3. COMPOSANTES DU POGV-2
La présente phase s’inscrit dans la continuité avec la première. Compte tenu de l’incidence
élevée de la pauvreté dans la zone d’intervention (près de trois quarts de la population), le
projet a pour but de contribuer à la réduction de la pauvreté.
Pour contribuer à l’amélioration du bien-être des populations, le projet s’articule autour de
quatre composantes : 1) appuis aux capacités villageoises d’organisation et de gestion, 2)
programme d’infrastructures villageoises, 3) appuis aux systèmes de production et à la
diversification des revenus, 4) coordination et suivi de la mise en œuvre.
1.3.1 Composante : appuis aux capacités villageoises d’organisation et de gestion
La mise en œuvre de cette composante se fera en trois étapes successives correspondantes à
trois sous composantes : a) le diagnostic participatif des capacités villageoises, b) la
planification participative, c) les appuis à l’organisation et à la gestion.
* Le diagnostic participatif des capacités villageoises a pour principaux résultats :
-
l’établissement de la situation initiale de référence du village (SIRV) avec la
participation des populations réunies en assemblée générale. Elle renferme des
informations essentielles pour la planification et le suivi des activités du village ;
-
l’évaluation des capacités d’organisation et de gestion (ECOG). Elle permet
d’apprécier la capacité de chaque village à assumer des responsabilités dans la
formulation et la mise en œuvre des Plans de Développement Villageois (PDV),
d’identifier les besoins en appuis aux capacités et en tant que cadre de référence pour
mesurer les progrès réalisés ;
-
la mise en place ou le renouvellement du cadre de concertation, qu’est le CVD qui
constitue le relais du projet pour différentes actions menées au compte de la
communauté villageoise.
* La planification participative a pour résultat l’élaboration d’un plan de développement
villageois consensuel, hiérarchisé, opérationnel et réalisable en trois ou quatre ans. Le plan
doit prendre en compte les principales préoccupations des populations, notamment les
groupes vulnérables ou marginalisés.
* Les appuis à l’organisation et à la gestion aboutissent à la mise en œuvre d’un Programme
de Développement des Capacités Villageoises d’organisation et de gestion (PDCV) dont la
coordination et le suivi de la mise en œuvre sont assurées par l’Opérateur Partenaire
Polyvalent (OPP).
1.3.2 Composante : programme d’infrastructures villageoises
Cette composante vise à doter les villages encadrés d’infrastructures communautaires à
usages multiples. Elle comprend deux sous-composantes : a) un Programme Prioritaires
d’Infrastructures Villageoises (PPIV) et b) un Programme d’Infrastructures Inter-Villageoises
(PIIV).
* Le programme prioritaire d’infrastructures villageoises portera sur les infrastructures et les
aménagements devant être localisés dans l’enceinte du terroir villageois. Sa mise en œuvre se
fera en quatre étapes :
- l’opérationnalisation du PPIV et détermination de l’éligibilité du village aux cofinancements
la préparation des microprojets à l’exécution ;
l’exécution des microprojets ;
l’accompagnement et le suivi du fonctionnement des microprojets
* Le programme d’infrastructures inter-villageoises s’attellera à la mise en place
d’infrastructures inter-villageoises dont l’envergure dépasse le terroir d’un seul village mais
se limite à un nombre réduit de villages qui sont limitrophes. La réalisation d’infrastructures
dans le cadre de cette sous-composante tient compte en priorité de la conservation ou de la
réhabilitation des ressources naturelles et des aménagements structurants productifs à
rentabilité différée.
1.3.3 Composante : appuis aux systèmes de production durables et à la diversification
des revenus
Cette composante a pour objet la promotion des systèmes de production durables et
économiquement viables et la diversification des sources de revenus des populations afin de
réduire la vulnérabilité de celles-ci. Les bénéficiaires prioritaires sont les femmes et les jeunes
qui constituent souvent la grande majorité des couches marginalisées en milieu rural. Les
appuis sont organisés en trois sous-composantes : a) promotion de systèmes productifs
durables, b) diversification des revenus, et c) accès au financement.
* La promotion de systèmes productifs durables: les exploitations ciblées sont petites avec
une superficie de 3 a 5 ha et dont le système de production est basé sur l’association arachide
- céréales traditionnelles (mil, sorgho). Trois types d’appuis sont prévus :
- l’installation de haies vives pour protéger les exploitations qui bénéficient d’une fertilisation
organique et intègrent des plants fruitiers, fourragers et forestiers ;
- l’amélioration des conditions de commercialisation des produits de l’exploitation ;
- l’amélioration de l’approvisionnement des exploitations en facteurs de production,
notamment en semences améliorées.
* La diversification des revenus : cette sous-composante a pour objet la promotion d’activités
génératrices de revenus agricoles et non agricoles en ciblant en priorité les jeunes et les
femmes. Pour ce faire, les interventions tourneront sur:
- la fourniture d’informations sur les opportunités de marchés ;
- la mise en place et l’organisation de GIE spécialisés ;
- la formation technique et de gestion ;
- la facilitation de l’accès aux services financiers.
* la facilitation de accès au financement : le projet met l’accent sur l’information et la
formation des GIE sur les procédures propres à chaque institution financière, sur la
préparation des dossiers de financement et sur la mise en place d’un fonds de risque. Le fonds
de risque couvre les risques liés aux emprunteurs qui accèdent au crédit pour la première fois.
1.3.4 Composante : coordination et suivi de la mise en œuvre
Elle a pour objet d’assurer la coordination de l’ensemble des interventions, le suivi et
évaluation et la mobilisation des appuis méthodologies et en formation à une mise en œuvre
efficace du projet. Elle comporte trois sous-composantes : a) coordination de la mise en œuvre
et gestion financière et comptable, b) suivi et évaluation, c) appui à la mise en œuvre.
1.4. STRATEGIE D’INTERVENTION DU PROJET
Le projet organise ses interventions au niveau de chaque village en cinq étapes :
-
Diagnostic participatif : établissement d’une base de référence, évaluation des
capacités d’organisation et de gestion et renouvellement des membres du comité
villageois de développement ;
-
Planification participative : élaboration d’un plan de développement villageois
opérationnel et hiérarchisé ;
-
Mise en œuvre : accord entre le village et le projet sur un plan d’action conjoint
s’étalant sur trois à quatre ans, mobilisation des contributions respectives, mise à
disposition des appuis techniques et de gestion, mise en place des infrastructures ;
-
Suivi et accompagnement des dispositifs de gestion des infrastructures villageoises et
des initiatives de type privé ;
-
Désengagement : arrêt des interventions directes du projet au niveau du village.
1.5. ZONE D’INTERVENTION DU PROJET
Le POGV-2 intervient dans trois régions : Fatick, Kaolack et Thiès. Dans ces régions, la
portée d’entrée du POGV est le village. Le POGV-2 a démarré avec 400 villages dont 152
dans la région de Kaolack, 129 dans celle de Thiès et 119 dans celle de Fatick. Ces villages
sont localisés dans 34 communautés rurales. Il sera intégré progressivement 100 autres
villages. Les villages sont choisis selon :
-
leur taille. Les villages du POGV sont des villages relativement peu peuplés ;
leur niveau de vulnérabilité. Ce sont des villages dépourvus d’infrastructures sociales
II - LE BUREAU DES ARCHIVES ET DE LA DOCUMENTATION
Aujourd’hui, Compte tenu surtout de la multiplication des services de l’Etat et, parallèlement,
de la vitesse de production des documents administratifs et l’impérieuse nécessité de contrôler
cette masse documentaire, la maîtrise de l’information administrative constitue la principale
exigence des administrations modernes.
Le Manuel des Nations Unies remarquait ainsi, en 1961 que l’amélioration de l’administration
est la condition sine qua non pour la réalisation des programmes de développement. Or la clef
d’une bonne administration est la bonne gestion de l’information.
A cette même date, l’UNESCO et le Conseil International des Archives (C.I.A) lancèrent un
ensemble d’études, en Afrique, en Asie et en Amérique Latine, études tendant à démontrer
comment un système cohérent de gestion de l’information et d’administration des archives
peut contribuer à son développement économique, social et culturel.
C’est sans doute ce qui justifie les différentes politiques en matière d’archives et de
documentation lancées par le POGV II.
Dans le souci de bien mener ces politiques d’information, le POGV II a recruté un archiviste
diplômé de l’Ecole des Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes (EBAD).
2.1. MISSIONS
Le bureau des archives et de la documentation a pour tâches essentielles de conserver, de
constituer et de produire toute documentation relative aux activités du POGV II.
Il gère la somme des documents de toutes les composantes du projet et est chargé de la
collecte, du traitement, de la conservation et de la diffusion des documents produits ou reçus
dans le cadre des activités du projet.
Le bureau est placé sous la responsabilité d’un archiviste titulaire du Diplôme d’Aptitude aux
Fonctions d’Archiviste (DAFA) de l’Ecole des Bibliothécaires, Archivistes et
Documentalistes (EBAD)
2.2. La chaîne documentaire
En Archivistique, en Documentation ou en Bibliothéconomie, de la collecte des données à la
diffusion de l’information, beaucoup d’opérations entrent en ligne de compte dans le cadre du
traitement et de la gestion de l’information au sens général du terme (cf : Représentation
graphique Chaine documentaire, page 14)
Au niveau de chacune de ces disciplines, ces opérations revêtent des spécificités.
2.2.1. En Archivistique
•
Initier une politique d’acquisition :
-
localiser les ressources documentaires déjà existantes
localiser les personnes détentrices de documents
Planifier les versements des documents (établissement de bordereaux de versement, cf. page 12
+ annexe 3)
7
•
Traiter les documents obtenus : (cf. page 10)
-
Tri et élimination : éliminer les documents dépourvus d’intérêt pour le Projet
(ni 1er, ni 2ème, ni 3ème âge) : cf. page 11 : théorie des 3 âges + page 13 : Tri et
élimination )
-
•
Classement, adopter un classement chronologique.cf. Règlement intérieur)
Cotation (cf. page 12)
Indexation (cf. Règlement intérieur)
Etablir des Instruments de Recherche (cf. Règlement intérieur)
Communiquer les documents traités suivant les règles de communicabilité
instituées par la loi (cf. Règlement intérieur + Fiche de consultation et de prêt : annexe 2
et 3)
Acquérir les différents textes de loi et décret relatifs aux archives.
2.2.2. En Bibliothéconomie et en Documentation
•
Répertorier l’ensemble des documents déjà en place
•
Repérer l’information correspondant aux besoins des utilisateurs en leur adressant des
demandes
•
Acquérir les documents soit par achat, par abonnement (ou par échanges (avec des
institutions de même domaine d’intervention)
•
Traiter l’information obtenue (articles, ouvrages, chapitres d’ouvrage, revues etc. (cf.
page 9 )
- Résumé / dépouillement
- Catalogage
- Indexation
- Cotation
- Instrument de recherche
•
Diffuser l’information (cf. Règlement intérieur + Fiche de consultation et de prêt : annexe 2 et 3)
2.3. TRAITEMENT PRATIQUE DE L’INFORMATION
2.3.1 - Le catalogage d’un ouvrage (Livre ou périodique)
Les différents champs à remplir sont les suivants :
1/ Numéro du document (éventuellement) suivi d’un point
2/ Titre du document (sur la même ligne que le numéro)
3/ Auteur du document (à la ligne)
4/ Lieu d’édition (à la ligne suivi de deux points)
5/ Nom de l’éditeur (même ligne que le lieu d’édition et suivi d’une virgule)
6/ Date d’édition ou date de départ de la publication (suivi d’une flèche)
7/ Périodicité (à la ligne)
8/ ISBN (Books Numbers = pour les livres)
8
9/ ISSN (Serials Numbers = pas obligatoire = pour les périodique ou les publications en série)
10/ Zone des notes (champ facultatif)
Exemple : 450.Bibliographie du Québec
BIBLIOTHEQUE NATIONALE (Québec)
Québec : Bibliothèque Nationale, 1972
Mensuelle
ISSN 0006-1441
2.3.2. Dépouillement d’un article
Les différents champs à remplir sont les suivants :
1/ Auteur (NOM et Prénom séparés par une virgule suivi d’un point et d’un tiret)
2/ Titre
3/ Nom du périodique dans lequel se trouve l’article précédé de la mention In suivi de deux
points)
4/ Date du périodique (mois + année) suivi d’une virgule
5/ Numéro du périodique (suivi d’une virgule)
6/ Page du périodique où se trouve l’article
7/ Eventuellement zone des notes
Exemple :
BA, Arona. – Le travail des femmes rurales en Afrique
In : Famille et développement. Janvier/février 1980, n° 1, P. 68
2.3.3. Traitement d’un article ou dossier
Les différents champs à remplir sont les suivants :
1/Le Service versant (ministère, direction ou service selon le niveau de précision) suivi d’un
point
2/ L’objet (motif d’un dossier) à la ligne suivi d’une virgule
3/ L’action (la ou les procédures afférentes à l’objet) suivie de deux points
4/ Nature diplomatique (nature des pièces) suivie d’un point.
5/ Les dates extrêmes (à la ligne suivie d’un point)
6/ Les observations (facultative)
Exemple :
POGV2.
Sous programme infrastructures villageoises, études d'identification des réalisations : rapport
2003.
9
2.4. INSTRUMENTS DE RECHERCHE, RECHERCHE, COMMUNICATION
C’est l’étape la plus déterminante de la chaîne documentaire archivistique. C’est, en effet, la
pertinence de l’instrument de recherche qui permet de justifier l’exactitude de tout le travail
préalablement effectué : de la collecte à la diffusion en, passant par les différentes étapes du
traitement.
Chaque notice, correspondant à un dossier bien déterminé, fera l’objet d’une indexation. Et
c’est cet index (liste de mots clés) qui permettra, avec bien sûr la qualité des questions des
utilisateurs, dans le cadre de la communication des documents, de localiser en un temps
record, l’information ou les documents recherchés.
10
2.5. QUELQUES NOTIONS DE TERMINOLOGIE ARCHIVISTIQUE
Archives (Fonds d’archives) : C’est l’ensemble des documents quels que soient leur date,
leur forme et leur support matériel, élaborés ou reçus par une personne physique ou morale,
un organisme public ou privé, en fonction de son activité et élaborés en conséquence à des
fins utilitaires.
Pièce (d’archives) : C’est la plus petite unité archivistique indivisible. C’est le document
élémentaire qui peut être une lettre composée d’un ou de plusieurs feuillets ou même un
registre (Exemple : Registre d’état civil). La notion de pièce n’implique aucun élément
déterminé de volume.
Dossier : C’est l’ensemble des pièces correspondant au traitement d’une même affaire. C’est
le point de départ de tout regroupement d’archives. Le dossier est une notion fonctionnelle qui
ne tient pas compte de la quantité de liasse qui le compose.
Liasse : C’est une unité de conservation formée d’un ensemble relativement volumineux de
pièces, de dossiers attachés par une sangle ou une fiscelle.
Article : C’est une unité matérielle pourvue d’une côte telle qu’elle se présente sous les
rayons.
La Théorie des trois âges des archives : C’est la théorie selon laquelle les documents
d’archives connaissent trois étapes dans leur évolution.
-
1er âge : appelé encore âge actif ou âge administratif : C’est l’âge de conservation
des documents, de leur évolution dans les bureaux, tandis que les administrateurs
conduisent les différentes phases d’une affaire. Il se termine avec la clôture du dossier.
-
2ème âge : encore appelé âge semi- actif : C’est l’âge de justification ou de référence.
En effet, même clos, un document peut être encore utile à l’organisme qui l’a secrété.
A cette étape, le document est d’utilisation périodique.
-
3ème âge : encore appelé âge inactif : C’est l’âge crucial où l’administration n’a plus
besoin de ses documents pour son fonctionnement. C’est l’étape de l’évaluation de
recherche des documents dans l’une des domaines de la connaissance scientifique.
Dépôt : C’est le local ou l’ensemble des locaux destinés au traitement et à la conservation des
fonds et collections d’archives.
Magasin : C’est le local où sont conservés les documents.
Rayons : C’est une tablette horizontale entre deux montants verticaux sur laquelle sont placés
les documents.
Montant : C’est le support vertical du rayon.
Travée : C’est l’ensemble des rayons compris entre deux montants.
Epi : C’est l’ensemble des rayons d’un seul tenant à double ou simple face divisés en travées
tous les mètres environ.
11
Versement : C’est le transfert des documents d’une administration productrice à un service
producteur. C’est une opération à la fois matérielle et juridique.
Triage : C’est le choix opéré par un archiviste entre les documents à conserver et ceux à
éliminer. Il obéit à des critères scientifiques et techniques.
Analyse : C’est la description plus ou moins systématique des pièces et / ou dossiers d’un
fonds d’archives.
Cotation : C’est l’opération consistant à affecter chaque dossier traité un symbole
d’identification alphabétique, numérique ou alphanumérique.
Instruments de recherche : C’est la liste des dossiers traités comprenant pour chacun le
numéro d’ordre ou la côte, l’analyse et les dates extrêmes.
Bordereau de versement : C’est la liste des dossiers transférés à un service d’archives
Communication : C’est la mise à la disposition temporaire d’un lecteur des documents pour
une consultation à des fins administratives ou scientifique. Elle obéit à des règles de
communicabilité qui sont les textes réglementant la consultation des documents d’archives.
2.6. TRI ET ELIMINATION : Etapes décisives de la chaîne documentaire
Aujourd’hui, la destruction des archives ou l’autorisation de les détruire fait partie des
responsabilités reconnues de l’Archiviste. On admet, en effet, en théorie archivistique que
« savoir détruire est une exigence aussi fondamentale que savoir conserver ».
La masse des documents contemporains est telle que le coût de leur conservation rien qu’en
bâtiment et en rayonnage, serait prohibitif. Il faut donc se résoudre à y opérer des
destructions.
Mais la difficulté est de décider ce qui sera détruit et ce qui sera conservé.
12
Aux deux extrémités du choix, il y a des documents pour lesquels aucune incertitude n’existe.
Il s’agit des documents qui deviennent, de toute évidence, inutiles après un délais parfois très
court ; il n y a donc aucune raison de les conserver même si on le pouvait.
D’autres documents, au contraire, sont clairement dignes d’être conservés indéfiniment. On
peut citer comme exemple « les documents de mise en liberté de Nelson Mandela ». Ces
documents doivent être conservés indéfiniment pour servir à la reconstitution du passé.
Mais entre ces deux extrêmes, on trouve une masse de papiers dont l’intérêt et l’utilité
peuvent être discutés, et c’est pour eux que la difficulté de la décision concernant leur
conservation est la plus grande.
Cette tâche des éliminations qui nécessite un choix – et choisir c’est toujours sacrifier
quelques chose – crée chez les Archivistes un certain malaise. Cependant, bien qu’effroyable
et encombrante, l’Archiviste ne doit pas fuir cette responsabilité. Il doit, au contraire,
revendiquer ce droit de vie ou de mort sur les papiers, qui lui a été donné par la coutume,
sachant qu’il ne pourra jamais contenter tout le monde : et les hommes du présent –
administrateurs ou historiens – et ceux de l’avenir.
Pour amoindrir ces difficultés, l’Archiviste doit établir ce qu’on appelle « un Calendrier de
Conservation et d’Elimination ou Tableau de tri », un outil qui affecte à chacun des types
de documents produits dans le service, une durée de vie bien déterminée. Il détermine le
cheminement et le mode de gestion des documents depuis leur création jusqu’à leur versement
aux Archives ou leur destruction.
Sa réalisation passe par l’établissement d’un questionnaire par l’Archiviste adressé à tous les
producteurs de documents afin de recueillir leurs idées sur le processus de formation des
documents, leur durée de vie, leur sort etc. Car ces administrateurs, parce qu’ayant suivi le
processus de la formation des archives qu’ils géraient, les connaissent mieux que quiconque.
13
2.7. REPRESENTATION GRAPHIQUE DE LA CHAINE DOCUMENTAIRE
LA COLLECTE
LE TRAITEMENT
LA DIFFUSION
STOCKAGE
EXTRACTION
Résumé (en documenta tion ou Bibliothéconomie)
Indexation
(Commune)
Catalogage (en Documentation ou Bibliothéconomie)
Cotation
(Commune)
Analyse
(en Archivistique)
Instrument de
Recherche (commun)
Classement
(Commun)
Communication
(Commune)
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2.8. CONSEILS PRATIQUES AUX ADMINISTRATEURS
Pour que la gestion des documents soit efficace, les conseils pratiques suivants doivent être
respectés :
1/ Création d’un dossier dès l’entame d’une affaire
2/ Y faire succéder les pièces suivant leur ordre d’arrivée (de naissance)
3/ Eviter la reproduction anarchique d’un document (il s’agit d’en reprographier un nombre
strictement nécessaire d’ampliation)
4/ Ne pas laisser traîner les documents devant nécessairement entrer dans un dossier
5/ Décrire exactement le contenu des chemises des dossiers
6/ Utiliser une cotation numérique simple, en attendant le classement définitif devant être
assuré par l’archiviste dès versement
7/ Remettre les pièces à leur place et dans l’ordre, après usage
8/ Ne pas extraire les pièces d’un dossier déjà clos pour en constituer un autre ou une autre
documentation. Pour cela, il faut utiliser la photocopie.
9/ Veiller à la représentation matérielle des pièces dans les dossiers (la pièce la plus ancienne
en bas et la plus récente au dessus)
10/ Pour les documents qui ne sont plus d’utilité courante, contacter l’archiviste pour leur
versement Archives (au bout d’un an).
2.9. REGLEMENT INTERIEUR
Chapitre I : considérations sur les archives
15
Article 1 : Sont considérées comme archives du Projet d’Organisation et de Gestion
Villageoises – Phase II (POGV 2), tous les documents quels que soient leur date, leur forme et
leur support matériel, produits ou reçus par ses services, dans le cadre de leurs activités.
Ces documents ont une fonction de soutien à l’activité quotidienne de la société, même si la
valeur administrative de certains d’entre eux peut paraître comme périmée.
Ainsi donc, la conservation de toute forme de document pour lequel il existe un délai légal de
conservation ou susceptible d’aider l’administration du POGV 2 est un principe auquel aucun
agent du Projet ne peut se soustraire.
Article 2 : Tout agent du Projet est tenu de préserver l’intégrité et la bonne tenue des archives
qu’il a sous sa responsabilité.
Chapitre II : versement de documents aux archives
Article 3 : L’initiative du versement appartient au service intéressé qui en avertit l’archiviste
eu égard au respect des délais de conservation dans les bureaux (1, 2 ou 3 ans selon la durée,
la taille ou la vitesse de production des documents de l’entreprise).
Article 4 : Un bordereau de versement (voir annexe) spécifiant outre la Direction ou le
Service, le nom du responsable du versement, la nature, les dates, le nombre, voire le
caractère confidentiel des documents sera établi au préalable en deux exemplaires.
a) Le premier exemplaire dument signé par le service versant sera contresigné par
l’archiviste et retourné après vérification de la totale conformité des indications
portées sur le bordereau avec le contenu réel des boites ou chronos.
b) Le second exemplaire est gardé par l’archiviste en guise de justification.
Article 5 : Le conditionnement et l’acheminement des documents aux archives appartiennent
exclusivement au service versant qui doit tenir compte de leur intégrité.
Seuls les documents susceptibles de servir le Projet ou le bon fonctionnement de ses services
seront acceptés par l’archiviste.
L’annotation exacte du contenu de chaque boite ou chrono doit être portée sur le dos.
Article 6 : L’archiviste ne doit en aucun cas accepter les documents sans bordereau de
versement.
Le bordereau de versement permet de justifier le nombre exact de documents versés.
L’archiviste déclinera toute responsabilité en cas de versement de documents à son insu ou par
tiers interposé.
Chapitre III : classement des archives
Article 7 : Les documents qui viennent d’un même corps seront regroupés entre eux. Une
distinction sera faite cependant au niveau des catégories de documents d’un même service.
Il sera adopté un classement chronologique à l’intérieur de chaque catégorie de documents qui
est plus conforme au mode de sécrétion des documents.
16
Article 8 : Soucieux de simplifier la recherche et de rendre l’information aussi accessible que
possible, une cotation alphanumérique (combinaison de lettres et de chiffres) à été préférée à
d’autres méthodes de classement.
-
les lettres (3 au maximum) symbolisent les initiales du service concerné (Exemple :
DAF)
le chiffre qui suit constitue le numéro du document (Exemple : 03)
l’année du document clôture cette cotation (Exemple : 02)
Exemple : DAF 03 02
Chapitre IV : communication des documents
Article 9 : Les archives du POGV 2 sont accessibles tous les jours ouvrables aux heures
suivantes :
-
du lundi au vendredi : matin : 8 heures à 13 heures 30 mn
l’après-midi : 15 heures à 17 heures 30 mn
Article 10 : Les documents du Projet ne sont communiqués qu’à ses seuls agents.
Articles 11 : Aucun agent ne peut consulter les archives d’un autre service ne relevant pas de
son domaine d’intervention sans l’autorisation préalable du responsable de ce service.
Toutefois l’exclusivité de la recherche dans ses archives lui est accordée sans une restriction.
Article 12 : Les demandes de communication sont les suivantes : la consultation sur place et
le prêt avec déplacement.
Article 13 : Les modalités de la communication sont les suivantes : la consultation sur place
et le prêt avec déplacement.
a) la consultation sur place : Elle se fait dans le bureau de l’archiviste et sous sa
supervision. Ainsi, il veillera à l’intégrité et au bon ordre des documents en
consultation.
b) Le prêt avec déplacement : Le prêt s’effectue sur deux fiches de prêt :
-
la première (fiche de prêt pièces comptables) contient les noms et prénoms de l’usager,
son service et son poste de téléphone (pour un éventuel rappel des documents
empruntés), le nombre de pièces empruntées, les dates, le journal, la date de sortie des
documents et les signatures.
-
La seconde (fiche de consultation) est utilisée pour les autres types de documents. Elle
contient à peu près les mêmes indications.
Article 14 : Les documents empruntés sont rendus immédiatement après consultation et seul
l’archiviste est habilité à les réintégrer.
Chapitre V : destruction des documents
Article 15 : Les documents ne présentant aucune valeur et ceux dont la durée légale de
conservation (voir chapitre VI) est périmée, sont détruits par incinération, sous la supervision
de l’Archiviste.
17
Article 16 : L’Archiviste soumet à la Direction avec ampliation au service intéressé, une liste
des documents proposés à l’élimination en précisant la date, le nombre (Cf. Bordereau de
versement).
Le service concerné donne son avis sur le sort réservé aux documents en signant le bordereau.
Les bordereaux d’élimination sont conservés par l’archiviste dans un registre de documents
effectivement mis au pilon.
Chapitre VI : délais ou durée de conservation
Article 17 : Le Calendrier de conservation constitue un instrument de travail incontournable
dans le cadre d’un programme de traitement des documents.
Son application rigoureuse détermine le cheminement et le mode de gestion des documents
depuis leur création jusqu’à leur versement aux archives ou leur élimination.
Article 18 : Dans l’intérêt du Projet, bien qu’aucune législation n’y oblige, il convient de
conserver de façon illimitée, certaines catégories de documents, tels que statuts, actes,
documents de mise en œuvre, Programme Technique et Budgétaire Annuel (PTBA) etc.
Faisant partie intégrante du fonds du Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage, tous les
documents du Projet devront être versés au Ministère après la fin du Projet.
Pour les dossiers de personnel, la Législation archivistique exige 120 ans à partir de la
naissance de l’individu. Mais là aussi, il est préférable de les garder indéfiniment.
Chapitre VII : mesures disciplinaires
Article 19 : Pour la sécurité des archives, il est formellement interdit de fumer dans les dépôts
d’archives, la salle de pré archivage comme dans le bureau de l’Archiviste.
L’introduction de nourriture y est aussi prohibée car elle peut être la cause de la présence
d’insectes ou de rongeurs dans les salles.
Article 20 : Il est interdit aux usagers de se communiquer les documents entre eux sans en
informer l’Archiviste.
Article 21 : Interdiction est faite aux agents de réintégrer les documents eux-mêmes. Cette
tâche est exclusivement réservée à l’Archiviste.
Article 22 : Les documents prêtés ne doivent pas être conservés indéfiniment au risque de les
faire perdre. Ils doivent être restitués à l’Archiviste après usage et être bien tenus afin d’éviter
leur détérioration.
Article 23 : Il est formellement interdit de procéder à la duplication des clefs des Archives
pour éviter un dysfonctionnement des mesures d’accompagnement dont le but est de
maintenir la qualité du service.
Article 24 : Le présent Règlement intérieur sera publié partout où besoin sera et affiché aux
Archives.
Kaolack, le 28 juillet 2003
18
L’Archiviste
Ampliations :
-
Coordonnateur
RSE
Responsables de Composantes
Bureaux de liaison
RRS
2.10. FONDS DOCUMENTAIRE DU POGV II
2.10.1. Les répertoires existants (voir annexe 1)
2.11. OUTILS DE GESTION MANUELLE
2.11.1. Registre des documents
-
N° d’entrée
Date d’entrée
Description de l’ouvrage (auteur, titre, éditeur, lieu d’édition)
Date et lieu de publication
Format
Pagination
Origine
Observations
2.11.2. Registre des périodiques
-
N° d’entrée (0001 à l’infini)
Date d’entrée
Titre du périodique
Périodicité
Date de publication
Observation
2.11.3. Enregistrement cassettes CD, audio et vidéo
-
N° d’entrée
Date d’entrée
Titre
Producteur
Auteur
Durée
Observations
19
2.11.4. Registre d’entrée des quotidiens d’informations
-
N° d’entrée
Titre
Date
Nbre d’exemplaire
2.11.5. Gestion des prestations de services
- Prêt à domicile
-
Titre du document consulté
Prénom et nom
Profession adresse
Date de sortie
Signature
Date de retour
- Prêt sur place
-
Titre du ou des documents consultés
Prénom et nom de l’utilisateur
Raison de la visite (don, photocopie, info, prêt)
Profession + adresse
Date de visite
Service rendu (don, photocopie, info, prêt)
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2.12. FICHE DE TACHES DE L’ARCHIVISTE - DOCUMENTALISTE
2.12.1. La gestion des documents d’archives (les étapes de la chaîne documentaires)
(documents administratifs)
- Les documents du POGV I (Fonds clos)
- Les documents du POGV II
- Les documents des Coordinations régionales (03)(des missions sont effectuées)
- La gestion du prêt (fiche de prêt et de consultation)
- Les versements (bordereaux de versement)
2.12.2. La gestion de la documentation
- Répertoire de la documentation disponible
- Quelques publications des autres projets et programmes
2.12.3. La gestion des documents audiovisuels
- Répertoire des cassettes vidéo
- Répertoire des albums photos
- Cassettes radio sonores
2.12.4. La gestion du courrier électronique (dès son arrivée, le courrier est imputé
aux différents destinataires (celui du Coordonnateur est remis à la secrétaire de direction)
2.12.5. La gestion des quotidiens d’information (abonnement à trois quotidiens de la
place (Sud Quotidien, Wal Fadjri et le Soleil) et à Jeune Afrique Intelligent, Jeune Afrique
Economie et Le Monde Diplomatique
2.12.6. La couverture des rencontres et échanges (tournées, réunions, formations,
ateliers, forum etc) : Une caméra est mise à notre disposition pour filmer et souvent
commenter ou reporter ces genres d’évènements.
Sur ce plan, nous travaillons en collaboration avec des journalistes de radios avec qui nous
avons signé un protocole d’accord.
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ANNEXES
1 – REPERTOIRES EXISTANTS
2 – FICHE DE CONSULTATION / PRET
3 – BORDEREAU DE VERSEMENT
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