Mitel 400 Hospitality Package

Mitel 400 Hospitality Package
Pour établissements hôteliers
Dans le secteur hôtelier, des soins et de l’accueil d’hôtes, la satisfaction du client est un enjeu crucial. Tout
le personnel doit y contribuer, de la réception au service de chambre. Tout le personnel y contribue, de la
réception au service des chambres. Aujourd’hui, les différents acteurs peuvent s’appuyer sur une solution
professionnelle qui s’intègre de manière fluide aux processus opérationnels et offre ainsi une assistance
optimale. La productivité et la qualité des services y gagnent pour un coût qui demeure raisonnable.
Pour établissements
hôteliers
Le pack Mitel 400 Hospitality constitue une solution
professionnelle pour les communications et la
gestion des établissements du secteur de l’hôtellerie
et des soins.
Communications
modernes pour les hôtels
Grâce à un vaste choix de téléphones pour la réception, les
chambres et le personnel, à une application logicielle pour
les opérations administratives à la réception, à une interface
Toutes les fonctionnalités des
serveurs de communication MiVoice
Office 400 sont à votre service :
fonctions Unified Communications,
mobilité DECT et intégration de
téléphones mobiles, applications CTI
et domotiques (interphone de porte,
ouvre- portes, stores et climatisation).
pour l’intégration des systèmes de gestion d’établissement
courants sur le marché ainsi qu’à de larges fonctions
spécifiques à la branche, le service au client atteint
l’excellence. Les concepteurs ont été particulièrement
attentifs à la simplicité d’utilisation pour le personnel
d’accueil en particulier. Les tâches peuvent être accomplies
vite et efficacement, avec, à la clé, non seulement un plus
grand agrément au travail mais aussi plus de temps pour
réserver aux hôtes l’accueil qui saura les fidéliser.
Réception*
MiVoice
5380 +
M535
Gestionnaire
Hospitality
PMS
Chambres
Imprimante
de réseau
Téléphones
analogiques
Téléphones
système (IP et
numériques)
Téléphones
SIP
Serveur de communication
MiVoice Office 400
DECT /
WLAN
Intégration de
téléphones
mobiles
Gestion basée
sur le web
MiVoice 5380
+ M535
MiVoice 5380
+ M535
Fax / Fax over IP
Intégration de
téléphones
mobiles
Gestion /
administration
2 | Mitel
Bar / Wellness /
Restaurant
Back-office
Mobilité
DECT
Nettoyage,
entretien
*Le MiVoice 5380, le gestionnaire Hospitality et un système de gestion d’établissement
(PMS) peuvent être utilisés soit par alternance, soit de manière combinée.
Les principaux avantages pour…
... la direction de l’hôtel
• Solution complète d’une
source unique:Toutes les fonctions,
applications et composantes sont
intégrées de manière fluide.
• Souplesse : La solution s’adapte sans
problème aux processus existants et
aux exigences de tout établissement,
en englobant notamment la direction,
la réception, le nettoyage, la
maintenance, le contrôle des frais
ou la facturation des services.
• Optimisation des coûts : Le pack
Hospitality s’intègre aisément dans
l’infrastructure existante (avec
interphones de porte et caméras,
gestion domotique, systèmes de gestion
d’établissement externes (PMS) et
infrastructure informatique).
• Application intégrée pour la réception:
Grâce à la technologie web, aucune
installation n’est nécessaire et un logiciel
de navigation est suffisant. Jusqu’à cinq
stations de travail simultanées peuvent
être configurées à la réception, au
bureau ou en nomade sur une tablette.
• Interface Micros© Fidelio certifiée :
Pour systèmes de gestion hôtelière
(PMS) externes.
… le personnel
• Efficacité et gains de productivité : Des
fonctions spécifiques à la branche telles
que l’enregistrement avec saisie des
données des hôtes ainsi que de leurs
demandes particulières, le réglage de la
langue de l’hôte et l’ordre de réveil sont
disponibles. Lors du départ, le personnel
bénéficie d’une assistance optimale avec
des fonctions telles que l’impression
automatique de la facture et l’affichage
de l’état de nettoyage de la chambre et
les processus sont accélérés.
• Informé à tout instant : Grâce à la saisie
de codes sur le téléphone de la chambre
ou sur le téléphone DECT sans fil, le
personnel de chambre peut facilement
modifier l’état de la chambre pour
indiquer « nettoyé » ou « nettoyage en
cours » par exemple. La réception et la
direction de l’hôtel sont ainsi toujours au
courant de ce qui se passe.
• Simplicité d’utilisation : On gagne un
précieux temps d’adaptation, surtout
en présence d’un personnel multilingue
qui change souvent. Il suffit d’une
courte initiation pour que le personnel
utilise les fonctions hôtelières avec
professionnalisme.
• Le téléphone optimal pour toutes les
exigences : Large choix de téléphones pour
la réception, le back-office, le personnel de
nettoyage et de maintenance.
… les clients
• Excellent service: Traitement rapide et
simple des procédures d’enregistrement
d’arrivée et de départ
• Téléphones de chambre : Large gamme
de postes intuitifs, optimisés pour les
exigences des clients,
• Facture de téléphone détaillée
Incluant les données et les taxes des
communications.
• Service de réveil : Aucun appel de réveil
ne se perd grâce à un volume minimal
imposé. Le personnel est informé des
appels de réveil sans réponse.
• Réception de messages : L’indicateur
DEL de message en attente sur le
téléphone de la chambre peut être
activé et désactivé depuis la réception.
Le témoin s’allume automatiquement
quand un nouveau message vocal est
reçu. Le client est mis en relation d’une
simple action sur une touche soit avec
la réception, soit directement avec la
boîte vocale.
• Protection des données personnelles :
Lors de la procédure de départ, les
données privées du client telles que les
listes de répétition et d’appels ainsi que
les messages sur la boîte vocale sont
automatiquement effacées. Les clients
suivants n’ont aucun accès aux données
de leurs prédécesseurs.
• Fonction Baby Call avec les téléphones
Mitel 600 DECT.
Mitel | 3
Solutions pour la réception
Le travail à la réception est exigeant: il faut accueillir les clients, procéder aux enregistrements d’arrivée, aux
formalités de départ, prendre des réservations, réceptionner et transmettre des messages pour les hôtes,
informer sans jamais se départir de sa courtoisie ni de son sourire.
Grâce aux trois solutions optimisées pour Front desk du pack Hospitality Mitel 400 (MiVoice 5380/5380 IP, application
basée web intégrée, système de gestion d’établissement) tout devient plus simple. Le choix de la solution est déterminé
par le nombre de chambres, les fonctions spéciales requises et l’infrastructure en place, avec ou sans PC, avec installation
intégrée ou PMS externe, etc.
Fonctions :
• Enregistrement d’arrivée et de départ
• Saisie du nom de l’hôte en vue de son affichage sur la
touche de chambre du MiVoice 5380 (et dans le gestionnaire
Hospitality) : cela permet une recherche par le nom,
l’affichage du nom en cas d’appel de l’hôte depuis la
chambre et l’impression de la facture.
• Impression automatique des frais de téléphone avec
modèle personnalisable.
• Contrôle de l’indicateur de « Message en attente » sur le
téléphone de la chambre.
• Programmation de réveils par téléphone, avertissement en
cas d’ordre de réveil expiré.
• Paramètres des chambres
• État du nettoyage
Réception avec MiVoice 5380
• Téléphone de réception et poste opérateur au meilleur coût
• Pour les établissements de moins de 20 chambres ou quand
la place pour un PC manque à l’accueil, par exemple.
• Simplicité d’utilisation et clarté : Les entrées se font en deux
clics. Une touche est prévue pour chaque chambre en vue
d’effectuer les saisies nécessaires après avoir appuyé sur la
touche de fonction correspondante.
• Le MiVoice 5380 peut être utilisé à la fois comme téléphone
de réception et comme poste opérateur. Il n’est plus nécessaire d’abandonner une procédure d’enregistrement d’arrivée
entamée pour répondre à un appel entrant.
• Le MiVoice 5380 peut aussi intervenir en complément d’une
application PC : ainsi, un gardien de nuit qui n’est pas censé
accéder au PMS pourra quand même enregistrer des hôtes
arrivant tardivement grâce au MiVoice 5380.
4 | Mitel
Gestionnaire Hospitality
• Solution de type Web pour la réception
Funktionen:
• Dans la mesure où le gestionnaire Hospitality est basé sur
un navigateur Web, les fastidieuses opérations d’installation
deviennent superflues. N’étant pas lié à un système
d’exploitation en particulier, il tourne sur les ordinateurs
Windows, les systèmes d’exploitation iOS (iPad), etc.
• Enregistrement d’arrivée et de départ
• Impression automatique des frais de téléphone avec
modèle personnalisable.
• Dates d’arrivée et de départ
• Affichage et saisie de l’état de nettoyage et de notes
pour la maintenance
• Jusqu’à cinq stations de travail peuvent être configurées
en parallèle: pour la réception, pour le back-office et en
nomade par WiFi sur une tablette par exemple pour les
responsables du nettoyage.
• Rédaction de messages destinés à l’hôte
• Contrôle de l’indicateur de « Message en attente »
sur le téléphone de la chambre.
• Excellente vue d’ensemble des chambres et de leur état.
4
5
6
7
8
9
1
2
3
10
Aperçu des chambres dans le gestionnaire Hospitality
1. Numéro de chambre
2.Nom de l’hôte (langue)
3.Date d’arrivée/de départ
4.Taxes téléphoniques
5.Message destiné au client
6.Ordre de réveil
11
• Fonctions pour groupes:
- Préparation avant l’arrivée du groupe
(liste des chambres, coordonnées du
responsable, heure d’arrivée)
- Check-in et check-out rapide
- Programmation du réveil pour tout le groupe
• Ordres de réveil téléphonique :
- Programmation
- Aperçu
- Alarme pour ordres de réveil expirés
• Impression de listes :
- Liste des hôtes
- Liste des départs d’un jour
- Liste des travaux de maintenance
• „Click to call“ : Des appels peuvent être passés
depuis le PC d’un simple clic de souris (en
association avec Mitel OfficeSuite)
• Aide en ligne astucieuse pour la réception et
l’administration
7.Affichage de la présence click to call
(OfficeSuite)
8.Paramètres des chambres et privilèges
9.Enregistrement d’arrivée et de départ
10.Note de maintenance
11. État du nettoyage
Mitel | 5
Interface pour système de gestion
hôtelière (PMS)
Téléphones
Le choix des téléphones met l’accent sur les exigences
• L’interface Micros Fidelio de renommée mondiale
constitue le standard du marché pour l’hôtellerie.
La solution MiVoice Office 400 a été certifiée pour
Micros Fidelio, garantissant un fonctionnement
fiable et aisé.
spécifiques de l’environnement utilisateur. Mitel propose
• Applications Micros Fidelio certifiées :
du personnel sont également disponibles.
•Suite8 PMS versions 8.8 et supérieures
•OPERA Suite PMS versions 4.0.04.x et supérieures
utilisant l’application IFC8
•OPERA Suite PMS versions 5.0.x et supérieures
•Fidelio Front Office 6.20
•Fidelio Suite 7.14
• De nombreux systèmes PMS de fournisseurs de
renom sont déjà certifiés A2P2 par le programme
partenaire Mitel.
Fonctions :
• Enregistrement d’arrivée et de départ
• Nom et langue du client
• Informations de taxation détaillées
• Jusqu’à dix états de nettoyage différents
• Contrôle de l’indicateur de « Message en attente » sur le
téléphone de la chambre.
• Ordres de réveil téléphonique
• Prise en charge de codes minibar (saisie par le personnel de
nettoyage sur les téléphones de chambre ou mobiles).
• Comptabilisation de prestations (bar, restaurant, wellness) sur
la facture de la chambre.
6 | Mitel
à cet égard une vaste gamme de téléphones analogiques,
numériques et SIP dans différents designs. Des téléphones
sans fil, synonymes à la fois de mobilité et de joignabilité
Tous les téléphones Mitel prennent en charge des
fonctions spécifiques à l’hôtellerie :
• Jusqu’à 14 langues (en fonction du téléphone)
peuvent être spécifiées automatiquement sur le
téléphone en fonction de la langue du client saisie
lors de l’enregistrement.
• Verrouillage du clavier : Les clients ne peuvent pas
modifier les touches de fonction préprogrammées.
• Volume minimum de sonnerie pour un réveil
téléphonique fiable.
• Programmation et verrouillage centralisés des
touches du téléphone : Cette fonction permet une
installation rapide et une configuration à distance
aisée, aussi bien pour les téléphones numériques
et IP que pour les derniers modèles de téléphones
analogiques Mitel 6710 et 6730.
Fonctions de gestion opérationnelle
Le directeur peut procéder lui-même en toute simplicité
à la configuration des paramètres sans faire appel à un
technicien. Pour éviter tout accès de personnes non
habilitées, le dispositif est protégé par un mot de passe.
Le directeur peut configurer lui-même les
paramètres suivants :
• Contrôle des frais
–D
éfinition de l’ouverture de ligne de réseau
(discrimination)
–C
alculateur de surtaxes pour la facturation de
suppléments applicables aux communications
internationales par exemple.
–T
axes téléphoniques basées sur la durée (au lieu des
informations de taxation fournies par l’opérateur)
• Adaptation du taux de change pour une seconde devise
• Taux de TVA
• Communications de chambre à chambre
• Modèles pour factures téléphoniques détaillées
• Mots de passe des réceptionnistes
Les factures et listes d’hôtes peuvent être imprimées sur
une imprimante du réseau.
Associations astucieuses
Le gestionnaire Hospitality ou la solution de PMS
se marient idéalement avec le MiVoice 5380. Toute
modification est immédiatement synchronisée sur
l’ensemble des composantes. Les responsables du
nettoyage peuvent suivre les départs sur le MiVoice
5380 et optimiser le processus de nettoyage grâce au
gestionnaire Hospitality. En cas de défaillance d’un PC, le
MiVoice 5380 peut en outre traiter les principales tâches
ou être utilisé comme station de travail individuelle au bar
ou au restaurant.
Mitel | 7
mitel.com
© Copyright 2015, Mitel Networks Corporation. Tous droits réservés. Le nom de Mitel et son logo sont des marques déposées de Mitel Networks Corporation.
Toutes les références à des marques tierces sont uniquement fournies à titre indicatif et Mitel ne prétend en aucune façon en être propriétaire.
14203-31902-259009-R1508-FR