Annexe 3 Code sur la protection des renseignements personnels

Annexe 3
Code sur la protection des renseignements personnels
Dans le cadre de ses activités commerciales, et plus particulièrement de la gestion et de l’administration
de produits d’investissement et de comptes discrétionnaires de clients, Beutel, Goodman & Company
Ltd et ses filiales (désignées ci-après par « Beutel Goodman ») recueillent, utilisent et communiquent
des renseignements personnels et doivent, de ce fait, se conformer aux obligations énoncées dans les
lois provinciales et fédérales prévues à cet effet. Les renseignements personnels recueillis par Beutel
Goodman doivent se limiter à ceux qui sont nécessaires pour remplir ses obligations à l’égard du ou des
produit(s) ou service(s) financier(s) concerné(s) et pour se conformer à toutes les lois provinciales et
fédérales. Beutel Goodman procède à la collecte de tous les renseignements personnels de façon
équitable et légitime. De plus, ces renseignements doivent être aussi exacts, complets et à jour que
l’exigent les fins auxquelles ils sont recueillis.
Chez Beutel Goodman, les « renseignements personnels » englobent tout renseignement relatif à une
personne identifiable, à l’exclusion de son nom, du poste qu’elle occupe, de l’adresse ou du numéro de
téléphone de son lieu de travail en tant qu’employé d’une organisation, ces renseignements étant
« accessibles au public ».
Avant de recueillir des renseignements personnels, Beutel Goodman détermine les fins auxquelles ils
sont recueillis et plus particulièrement à qui, à l’extérieur de Beutel Goodman, ils sont communiqués.
Beutel Goodman ne communique des renseignements personnels qu’à des fins « qu’une personne
raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances », à moins que la personne concernée n’y
consente ou que la loi ne l’exige. Beutel Goodman et ses fournisseurs de services ne conservent les
renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
Chez Beutel Goodman, vos renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité
appropriées selon le degré de sensibilité des renseignements contre la perte, le vol ou l’accès, la
divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisé. Ces mesures de sécurité comprennent
la protection physique (comme des classeurs verrouillés et un accès limité aux bureaux), des mesures
organisationnelles (comme des autorisations de sécurité) et technologiques (comme des mots de passe
et des systèmes de chiffrement).
La responsabilité de Beutel Goodman s’étend aux renseignements personnels confiés à des tiers aux fins
de traitement. De ce fait, Beutel Goodman s’assure, par l’entremise de contrats ou d’autres moyens
commercialement raisonnables, que ces renseignements personnels font l’objet du même degré de
protection au cours de leur traitement.
Le Service de la conformité de Beutel Goodman doit tenir un registre de toutes les violations des
mécanismes de protection des renseignements personnels dont il est responsable. Si Beutel Goodman
croit qu'une telle violation représente un risque de préjudice réel et grave à l’égard d’une personne, elle
doit également aviser cette dernière, le bureau du commissaire fédéral à la protection de la vie privée
et, dans certains cas, les contreparties.
Beutel Goodman doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements
personnels à son égard, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui
permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité de ces
renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.
Beutel Goodman fait en sorte que ses politiques et ses pratiques en matière de gestion des
renseignements personnels soient facilement accessibles. Beutel Goodman a désigné le chef de la
conformité comme responsable de la protection de la vie privée. Toute plainte ou demande de
renseignements devra être adressée au département de la conformité de Beutel Goodman.
Beutel Goodman se réserve le droit de modifier en tout temps la présente déclaration de confidentialité.
2016 Janvier