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PSP RECREATION
LOISIRS DES PSP
SUPERVISION AND SAFETY
SURVEILLANCE ET SÉCURITÉ
EMERGENCY PREPAREDNESS
PROCEDURES (RELEASE OF CHILDREN TO
PARENTS/LEGAL GUARDIANS/CAREGIVERS)
PROCÉDURE DE PRÉPARATION AUX
SITUATIONS D’URGENCE (DÉPART D’UN ENFANT
EN COMPAGNIE D’UN PARENT/TUTEUR
LÉGAL/GARDIEN)
PSP Recreation
Procedure: 2.2
Release of Children to Parents/legal
guardians/caregivers)
Date of Issue: 25 February 2013
Loisirs des PSP
Procédure : 2.2
Départ d’un enfant en compagnie d’un
parent/tuteur légal/gardien)
Date de publication: le 25 février 2013
1.
Application. These procedures
apply to all personnel involved in the
delivery of PSP Recreation programs as
defined in CFAO 50-2 Recreation. This
directive must be read in conjunction
with CFAO 50-20 Recreation Clubs.
1.
Application. La présente s’applique à
tout le personnel responsable de la
prestation des programmes de loisirs des
Programmes de soutien du personnel (PSP)
conformément à l’Ordonnance administrative
des Forces canadiennes (OAFC) 50-2
intitulée « Loisirs ». Cette directive doit être
lue en parallèle avec l’OAFC 50-20 intitulée
« Clubs de loisirs ».
2.
Procedure statement. It is the
policy of PSP to release safely children
to authorized individuals. Children are
not to be released into the care of any
individual other than a parent/legal
guardian without expressed written
consent from the parents/legal
guardians.
2.
Énoncé de la procédure. Les PSP ont
pour politique de confier les enfants aux
personnes autorisées de manière sécuritaire.
Les enfants ne doivent pas être confiés à
personne d’autre que leur parent/tuteur
légal/gardien sans l’autorisation expresse
écrite des parents/tuteurs légaux/gardiens.
3.
Authority and enquiries. This
procedure is issued under the authority
of Chief Personnel Support Programs
(CPSP). Enquiries may be directed to
the Director Sports, Recreation and
Messes (DSRM), for guidance on
procedure interpretation and
application.
3.
Autorité et demandes d’information.
La présente procédure est publiée sous
l’autorité du chef des PSP (CPSP). Toute
demande d’information relative à cette
procédure ou toute question liée à son
interprétation ou à son application doit être
acheminée au directeur des sports, des
loisirs et des mess (DSLM).
4.
Objective. The objective of this
procedure is to protect the safety of
children.
4.
Objectif. La présente a pour but
d’assurer la sécurité des enfants.
5.
Procedures. The process is as
follows:
Parent information at time of
registration:
5.
Procédure. La marche à suivre est la
suivante :
Obtention de renseignements des
parents/tuteurs légaux/gardiens au
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SURVEILLANCE ET SÉCURITÉ
EMERGENCY PREPAREDNESS
PROCEDURES (RELEASE OF CHILDREN TO
PARENTS/LEGAL GUARDIANS/CAREGIVERS)
PROCÉDURE DE PRÉPARATION AUX
SITUATIONS D’URGENCE (DÉPART D’UN ENFANT
EN COMPAGNIE D’UN PARENT/TUTEUR
LÉGAL/GARDIEN)
a. upon registration, ask
parents/legal
guardians/caregivers to identify
individuals (and contact
information) to whom their
children can be released as well
as phone numbers the
parents/legal
guardians/caregivers can be
reached during program hours;
b. in case of divorce or separation,
the custodial parent must provide
written details/approvals
regarding release of child(ren) to
non-custodial parent;
c. upon registration, advise
parents/legal
guardians/caregivers that, under
no circumstances, will children
be released to unauthorized
individuals until verbal or written
consent is obtained directly from
the parent;
d. advise parents that authorized
individuals are required to show
photo identification when picking
up children and ask them to
inform the authorized individual
of this procedure;
Training:
a. train all leaders on child-release
procedures;
b. all leaders must be trained to
maintain confidential information;
Record keeping:
a. files, containing authorizations by
parents/legal
moment de l’inscription :
a. lors de l’inscription, demander aux
parents/tuteurs légaux/gardiens de
fournir un numéro de téléphone auquel
on peut les joindre pendant les heures
du programme ainsi que le nom (et les
coordonnées) des personnes à qui les
enfants peuvent être confiés;
b. dans les cas de parents divorcés ou
séparés, le parent ayant la garde doit
fournir des détails et son approbation
par écrit autorisant le personnel du
programme à confier l’enfant ou les
enfants au parent n’ayant pas la garde;
c. au moment de l’inscription, aviser les
parents/tuteurs légaux/gardiens que
sous aucune circonstance, les enfants
ne seront confiés à des personnes non
autorisées sans leur consentement
verbal ou écrit direct;
d. informer les parents/tuteurs
légaux/gardiens que les personnes
autorisées à cueillir l’enfant doivent
présenter une pièce d’identité à photo.
Demander aux parents/tuteurs
légaux/gardiens de faire connaître la
procédure aux personnes autorisées;
Formation :
a. offrir une formation à tous les
moniteurs sur la procédure à suivre
lors du départ des enfants;
b. tous les moniteurs doivent recevoir une
formation sur la manipulation des
renseignements confidentiels;
Tenue de dossiers :
a. les dossiers renfermant l’autorisation
écrite des parents/tuteurs
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PROCÉDURE DE PRÉPARATION AUX
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guardians/caregivers, shall be
available at the program site, so
that a referral can be made at
each time a child is released to a
non-parent;
b. in all cases, check authorized
individual’s photo identification
before releasing children in their
care. Keep a record, indicating
the name of the person to whom
the child was released, the date,
and the time and the type of
identification checked;
i. authorized individuals must
sign the “sign out” form
indicating date and time of
day;
On site pick-up:
a. in the event that an adult arrives
to pick up a child without prior
authorization by the parent/legal
guardian/caregiver, the leader
should phone a parent/legal
guardian/caregiver directly to get
consent to release the child. Do
not leave the child alone with the
individual while making the
phone call;
b. should an unauthorized adult
arrive to pick up a child and
conflict develops, the police
should be called ( a reasonable
person will wait until
parents/legal
guardians/caregivers can be
contacted to verify the
arrangements). In all cases, the
safety of the child should be the
priority;
légaux/gardiens doivent être conservés
sur les lieux du programme de sorte
que le personnel puisse s’y référer
lorsqu’un enfant est confié à quelqu’un
d’autre que le parent/tuteur
légal/gardien;
b. dans tous les cas, demander à la
personne de produire une pièce
d’identité à photo avant de lui confier
l’enfant. Garder un registre précisant le
nom de la personne à qui l’enfant a été
confié, la date et l’heure du départ et le
type de pièce d’identité vérifiée;
i.
les personnes autorisées doivent
signer le registre de départ et y
inscrire la date et l’heure;
Départ :
a. dans l’éventualité où un adulte se
présente pour cueillir l’enfant et que le
parent/tuteur légal/gardien n’a pas
donné son autorisation au préalable, le
moniteur doit entrer en communication
directe avec le parent/tuteur
légal/gardien afin d’obtenir son
consentement avant de laisser partir
l’enfant. Il ne faut en aucun cas laisser
l’enfant seul avec la personne en
question, ni même le temps de faire
l’appel;
b. si un adulte non autorisé se présente
pour cueillir l’enfant et qu’un conflit
s’ensuit, il faut appeler la police (une
personne raisonnable attendra jusqu’à
ce que l’on communique avec les
parents/tuteurs légaux/gardiens pour
confirmer les arrangements). Dans
tous les cas, la sécurité de l’enfant doit
demeurer la priorité;
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PROCEDURES (RELEASE OF CHILDREN TO
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PROCÉDURE DE PRÉPARATION AUX
SITUATIONS D’URGENCE (DÉPART D’UN ENFANT
EN COMPAGNIE D’UN PARENT/TUTEUR
LÉGAL/GARDIEN)
c. dans l’éventualité où un parent/tuteur
légal/gardien laisse un message au
moniteur du programme pour avertir
que l’enfant peut être confié à un
adulte dont le nom ne figure pas dans
le dossier, il faut entrer en
communication directe avec le
parent/tuteur légal/gardien afin
d’obtenir son consentement avant de
laisser partir l’enfant;
d. dans tous les cas, une pièce d’identité
à photo valide doit être présentée.
c. in the event that a parent/legal
guardian/caregiver leaves a
message to advise the program
that their child will be picked up
by a designated adult who is not
on file, phone the parent/legal
guardian/caregiver directly and
verify consent before releasing
the child; and
d. in all cases, valid photo
identification must be presented.
6.
Communication:
a. all leaders, supervisors and
directors should be made aware
of this procedure and it should be
reinforced through leader training
programs and related material;
and
b. all parents/legal
guardians/caregivers should be
made aware of this directive on
bulletin board or on web site.
7.
Expected outcomes of this
procedure is as follows:
a. children are safe and feel secure
while at program;
b. children are only released to
appropriately designated
individuals and appropriate
records are maintained; and
c. parents/legal
guardians/caregivers feel
comfortable and confident that
their children are safe and
secure.
6.
Communication :
a. tous les moniteurs, les surveillants et
les directeurs doivent prendre
connaissance de cette politique,
laquelle sera renforcée par le biais des
programmes de formation des
moniteurs et tout matériel connexe;
b. la présente politique doit être
communiquée à tous les
parents/tuteurs légaux/gardiens par
l’entremise des babillards montés à
leur intention et du site Web de
l’organisation.
7.
Résultats escomptés de la présente
procédure :
a. les enfants sont en sécurité et se
sentent protégés lorsqu’ils participent
au programme;
b. les enfants sont confiés uniquement
aux personnes désignées
conformément aux directives, et des
dossiers appropriés sont maintenus;
c. les parents/tuteurs légaux/gardiens se
sentent à l’aise, car ils sont certains
que leurs enfants sont en sécurité.
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