Procédurepour la réservation d`une visoconférence

PROCÉDURE POUR LA RÉSERVATION D’UNE VISIOCONFÉRENCE
Nous vous demandons de faire votre réservation 14 jours à l’avance pour votre visioconférence.
Notre système permet de relier un total de quatre sites IP simultanément au maximum, sans l’utilisation d’un service
de pont externe (ex. : pont Telus).
À noter que l’usage prioritaire de tous nos équipements est réservé pour les besoins de la Commission scolaire du
Littoral.
Les coûts de communication définis dans la proposition que la Commission scolaire du Littoral vous enverra feront
l’objet d’une facturation. À noter que pour un usage périodique, vous devez communiquer avec le Service des
ressources informatiques de la Commission scolaire du Littoral au (418) 962-5558 poste 5570.
Procédure de réservation
1- Vérifier auprès des personnes suivantes si la salle de visioconférence est disponible selon le site choisi :
Endroit
Nom
Courriel
Téléphone
Sept-Îles
(centre administratif)
Alice Joncas
[email protected]
(418) 962-5558
ext. : 0
Centre St-Theresa
Succursale Chevery
Eleanor Cox
[email protected]
(418) 787-2251
1-800-463-9078
2- Après confirmation de la disponibilité de la salle, vous devez compléter le formulaire « Demande de réservation
de la salle visioconférence » et respecter la démarche à suivre.
3- Vous devez transmettre votre demande au Service des ressources informatiques à l’adresse courriel suivante :
[email protected] .
4- Suite à la réception de votre demande, une proposition vous sera acheminée. L’acceptation de cette soumission
dans les 24 heures est nécessaire pour compléter la réservation.
5- Toute modification apportée à une réservation confirmée doit être acheminée à l'adresse courriel
suivante : [email protected], et ce, au minimum 48 heures à l'avance, pour éviter des frais de
facturation.
Difficultés techniques
Certaines difficultés techniques imprévues peuvent survenir durant la rencontre. Les étapes suivantes visent à
assurer la compatibilité des systèmes et le contrôle de qualité :
 Tout nouveau site et toute nouvelle connexion doivent être approuvés par la Commission scolaire du Littoral
avant la date prévue pour la visioconférence.
 Si votre équipement n’a pas été utilisé au cours des 5 derniers jours avant la visioconférence, il faut vous
assurer que le système est fonctionnel 48 heures avant la date de la visioconférence.
 Le système de chaque site participant doit être mis sous tension et doit être fonctionnel 30 minutes avant le
début de la visioconférence.
 Une personne désignée doit être disponible à chaque site participant pour vérifier la qualité vidéo et audio
des appareils et la qualité de la connexion au moment de l’essai préliminaire.
Si vous éprouvez des difficultés techniques au cours de l’essai ou pendant la visioconférence, veuillez
communiquer avec le Service des ressources informatiques au (418) 962-5558 poste 5570.
Tarification (sujet à revision) :
Sites interurbains
Pont (requis pour certains évènements VC)
Assistance technique (ouverture/fermeture de système; installation; dépannage, etc.)
VC et location de la salle
Préparation de la salle / nettoyage (si applicable)
Autres :
$120 / heure
$120 / heure
$80 / heure
$200 / journée complète
$260 / sam. ou dim.
$50 / demi-journée
$100 / journée complète
$ 25 / jour
Demande de réservation de la salle visioconférence
Vos coordonnées :
Nom, Prénom :
Organisation :
Tél. :
Courriel :
Informations techniques pour la visioconférence :
Date :
Heure locale de début :
Durée :
PRÉ-TEST :
Heure locale de début :
Durée :
Site 1 (CSL)
*Nom de l’établissement
Nombre de personnes présentes: ______
Site 2
Site 3
Site 4
384 Kb/s
384 Kb/s
384 Kb/s
Adresse des sites
*Prénom, nom du responsable visio
*Téléphone technique
(418) 962-5558 poste 5570
*Courriel
[email protected]
*Marque/type du terminal
Polycom 7000HD
*Adresse IP
Débit maximum
384 Kb/s
Téléphone de la salle de visio
Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.
Signature du représentant de l’organisation :
Date :
Signature du représentant de la CSL :
Date :