présentation

Gestion de documents
Administration sans papier
ARN / Informatique
Le 12 mars 2015
GESTION (ÉLECTRONIQUE)
DES DOCUMENTS
C’est beau
Mais ...


Qu’y a-t-il dedans ?
Comment trouver ?




Par exemple mes lettres aux
amis Dupont
Combien de temps ça
prend ?
Sûr de toutes les trouver ?
Et si un document
appartient à 2 dossiers
(ou plus) ?
Les affres du classement papier
TRIER
 La moitié de ces papiers est inutile... Oui, mais
laquelle ?
 JETER
 Mademoiselle, vous jetez tous ces vieux dossiers
Mais par précaution, faites une copie avant de les
jeter
 PLACER CE DOCUMENT DANS LE DOSSIER
Oui, mais lequel ? Plusieurs donc plusieurs copies ?

Exemple : Facture client
Système papier
 Copie dans le dossier client
 Copie dans le dossier comptable
 Copie dans le dossier produit
 Copie dans le dossier du service émetteur
 Copie dans les archives
 Etc...
LES FICHIERS
La base de tout...
Un document = un fichier

En général, un document = un fichier



Comment le lire ?



Correspond à une ou plusieurs feuilles de papier
Exception : courriel
Pas d’existence physique
Nécessite un programme
Comme pour le papier : où l’ai-je mis ?
Types de documents (fichiers)


D’innombrables types de documents
Caractérisés par leur extension


Associée à un programme qui lit et affiche les
informations du fichier
Ce programme «par défaut» peut être modifié par
l’utilisateur



Panneau de configuration – Programmes par défaut
On peut ouvrir avec... un autre programme compatible
Les fichiers exe sont les programmes

Ils fonctionnent tout seuls
Les plus courants





Word doc ou docx
Libre Office texte odt
Excel xls ou xlsx
LibreOffice Tableur ods
Image – photo jpg ou bmp






Musique mp3
Vidéo mp4 ou mts
Texte brut rtf ou txt
Batch bat
Raccourci lnk
Etc...
Et le roi exe
Rappel : Associer extension et
programme
Rappel : Associer extension et
programme

Ou Clic droit / Ouvrir avec ...
Démonstration
Rappel : 2 accès
Vous double-cliquez sur le fichier voulu
et le programme associé l’ouvre
OU
 Vous ouvrez le programme et
dans celui-ci vous ouvrez le fichier voulu



Vous avez une liste des fichiers récemment ouverts
Si le programme n’est pas le bon,
message d’erreur ou fichier illisible
Note : Changer l’extension

Il arrive que l’extension manque ou soit fausse



Surtout avec les adeptes de Mac
Si ce fichier attaché à un courriel, il faut le
sauvegarder sur le disque dur puis
Changer l’extension

Il faut du flair pour deviner quel type de fichier


Essayez .pdf, .doc, .xls, .mp3 selon les circonstances
Sélectionner le fichier dans Windows Explorer



Presser F2
Sur-écrire l’extension
Accepter le message : OUI !
Démonstration
Téléchargements Internet

Dans le répertoire «par défaut»





«Téléchargements», mais on peut le redéfinir
Je propose le Bureau (dans la 1e place libre à gauche)
Accessible depuis le navigateur avec Ctrl / J
Il faut ensuite les transférer à leur emplacement
de classement
Note : Ouvrir ou télécharger ?
Firefox : Outils / Options
Google Chrome
/ Paramètres
Et si on reçoit un papier...

Scanner pour faire un fichier



Choisir pdf pour un texte
Choisir jpg pour une photo
NOTE : Si la qualité d’un texte est excellente, on
peut faire un fichier Word (avec ROC
Reconnaissance Optique des Caractères, en
anglais OCR)

Il faut quand même le vérifier soigneusement
Scanner (ici : Lexmark)
Courriers électroniques

Sauvegarder les pièces attachées




Dans le répertoire correspondant
Ne jamais laisser le système choisir !
Effacer les messages inutiles
Gestion interne

Trier les courriers par sujet




Webmail : Faire des répertoires
Outlook : faire des fichiers de données (fichier pst)
Déplacer le message dans le répertoire voulu
On peut faire un fichier par message

Non recommandé : ATTENTION à l’inflation !
Message individuel en fichier

Outlook :
copier / coller

Fichier .msg
(élément Outlook)
Démonstration
Message individuel en fichier

Bluewin WEBMAIL :




Autres actions / enregistrer sur disque
 téléchargement
Fichier .eml (message électronique)
Ouvrable avec Outlook
Démonstration
Contacts, agenda

N’existent pas en tant que fichiers
Recherchables dans le programme uniquement

NOTE : Sauvegarde

Faire une synchronisation du téléphone et de
l’ordinateur
OU
 Tout mettre sur «le cloud» : Stockage Internet

Rappel : Sauvegarde

Comme pour le papier...
Vous risquez de tout perdre




Vol
Incendie
Tsunami
Panne de disque
OU
 Tout mettre sur «le cloud» : Stockage Internet
Rappel : Sauvegarde

Faire une copie de tous VOS fichiers données sur





Régulièrement



Un disque dur externe ou
Une clé USB ou
Une carte SD
Et placez-la ailleurs (incendie)...
Éventuellement plusieurs copies (par semaine ou mois)
Par exemple avec Syncback, automatisable
Ne jamais toucher ces copies, travailler sur les
originaux !
Info : Bibliothèques

Rassemble tous les documents d’un type donné
(photos, vidéos, textes, ...)



Indépendamment des répertoires
Les fichiers restent à leur place dans les répertoires
Exemple : Picasa



Permet de déplacer les fichiers comme Windows
Explorer
ILS NE SONT PAS DANS PICASA
Ne pas confondre avec PicasaWeb
Info : albums

Regroupement de fichiers selon votre sélection



Indépendamment des répertoires
Les fichiers restent à leur place dans les répertoires
Exemple : iFolor

Ne permet pas de déplacer les fichiers comme
Windows Explorer
GÉRER LES FICHIERS
Et les mettre à une place précise...
GÉRER


Gestionnaire de fichiers «Windows Explorer» /
«Ordinateur» / «My Computer»
Les disques





A et B n’existent plus (c’était les disquettes)
C: est le disque système
ATTENTION ! D: est en général une partition du même
disque physique que C:
Il n’est alors pas valable pour des copies de sécurité
E: est le lecteur de CD/DVD
F: G: ... sont des disques, clés, cartes, serveurs, etc...
Note : Gestionnaire de fichiers

Outils

Options des dossiers


Affichage
RECOMMANDÉ


Afficher fichiers et
dossiers cachés
Masquer les
extensions
Classification du document

Comme dans une bibliothèque publique



Salle 12 / Bibliothèque 4 / rayon 6 / classeur 672
Créer des répertoires et sous-répertoires
Identification unique :
Unité\Chemin\Nom.Extension

ATTENTION :


Nom.extension n’est pas unique !
Nom de répertoire n’est pas unique !
Démonstration
PRINCIPE


Choisir un répertoire où on place TOUTES LES DONNÉES
Dans Windows XP, par défaut



Dans Windows Vista, 7 et 8, par défaut



C:\documents and settings\[mon nom]\MyDocuments
Raccourci sur le bureau «Mes documents»
C:\users\[Mon nom]\Documents (et autres)
Raccourci sur le bureau «Mes documents»
Recommandé : définir soi-même
sur un autre disque que C:


Créer ma structure arborescente de sous-répertoires
Pour moi : H:\donnees\ol\... H:\donnees\Gisele\...
etc...
Répertoires et sous-répertoires



Séparer par sujet : Répertoire (dossier)
Structurer : Par sous-répertoire
Nommer (répertoires et fichiers)







Jusqu’à 256 caractères avec des espaces (Pas de - * ? \ / [ ])
Utiliser un texte significatif, clair, naturel et univoque
Précision ! Éviter les accents (aigu, grave, circonflexe, Umlaut, ç)
Du général au particulier
Dates dans le style 2015/03/09
Pas «Documents», «2014», «Rapport», «Excel», ...
Reclassement aisé
Démonstration
Exemple... et contre-exemple !
Classements multiples



Pas de copies multiples
Vous pouvez faire de multiples références au
même document par hyperlien (raccourci)
ATTENTION : Hyperlien n’est pas document


Effacer l’hyperlien n’efface pas le document
Effacer le document rend l’hyperlien inutilisable
Démonstration
CHERCHER UN DOCUMENT
Je veux retrouver tous les documents dans mon dossier ARN
Avec le mot «Dirk»
Chercher par moi-même...

C’est facile et immédiat si

Je sais le chemin et le nom
ou

Il est dans les derniers ouverts avec le programme en question
(Fichiers récents)
MAIS
 Si je cherche TOUS les documents mentionnant Dirk dans
mon répertoire ARN ?




Les ouvrir tous l’un après l’autre ?
Je peux ne pas trouver le mot
Version papier ???
S’il est mal placé ?????
Chercher DANS le fichier

Fichier ouvert : chercher le texte voulu avec Ctrl-F
ou avec le menu «Rechercher»




Dans presque tous les programmes, y compris
Internet, Excel, Word, ...
AUSSI dans pdf si la qualité est suffisante
TOUTES les occurrences du texte
Note : On peut REMPLACER (Ctrl-G) si le
document est éditable
Note : options Word

Rechercher ou Ctrl-F

Meilleur : Remplacer
Note : options Excel


Rechercher ou Ctrl-F
Faire apparaître les options
Chercher avec le gestionnaire

Case Recherche / Symbole de la loupe
Options de recherche
Quelles informations ?



cherche dans le titre du document
cherche aussi dans le texte du document si
possible (pas pdf)
recherche très puissante





Dans un répertoire/dossier avec sous-répertoires
Complète, rapide, systématique
Y compris dans le texte (sauf pdf) !
Y compris dans les propriétés
Même s’il est dans le mauvais sous-répertoire 
Dossier ARN

chercher Bayerel
Dossier ARN

Dans le contenu : chercher «Dirk»
Dossier ARN

Dans les propriétés : chercher Vetsch,Danielle

On peut ensuite trier, par date...
Note: propriétés - auteur

Vous définissez votre nom dans Office

Via Word, Excel ou PowerPoint
Note : Personnaliser les
propriétés


Fichiers Word,
Excel, ...
Non cherchables


Alors que les
détails le sont
Mais ils ne sont
pas éditables
Recherche multiple

Plusieurs mots : gérard dirk atelier
Recherche avancée
Courrier électronique

Rechercher DANS le programme



Outlook : Expéditeur, destinataire ou titre
ainsi que dans le texte !
Webmail Bluewin : Expéditeur, destinataire ou titre
Webmail GMail : Titre, texte, expéditeur (?),
destinataire, contacts

Aussi : Recherche les contacts seulement
CRÉER SON PROPRE
RAPPORT
En document pdf
Documents pdf

Beaucoup de programmes permettent de faire
une sauvegarde sous format pdf


Word, Excel, PowerPoint, ...
Pour les autres,


Installer une imprimante pdf (par ex. NitroPdf)
Faire une impression sur cette imprimante


Cela ne crée pas de papier
Il n’y a pas besoin d’avoir une imprimante papier en fonction
Écran ou rapport

Sauvegarder





Un document Internet complexe
Un rapport financier dans la comptabilité
Un courriel
Un formulaire pdf non sauvegardable (La Poste)
Quelques pages seulement d’un fichier pdf
Préparer un rapport en pdf





Avec plusieurs sources : pdf, Word, Internet, ...
Sélectionner les pages
Combiner des pages
Chacun son tour : Imprimer pdf la/les pages
Fichier de destination : APPEND !
Démonstration
Atelier ?


Qui souhaiterait un atelier «Gestion des
documents – administration sans papier»
où vous pouvez vous exercer et demander de
l’aide ?
Y compris le logiciel de sauvegarde Syncback
M E R C I de votre attention
Vos questions