Manuel de présentation de la BCP (Web Intelligence BI 4.1)
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Manuel de présentation de la BCP (Web Intelligence BI 4.1)
Direction de l’Evaluation, de la Prospective et de la Performance Centre de l’informatique statistique et de l’aide à la décision V PRESENTATION DES FONCTIONNALITES DE WEB INTELLIGENCE version BI 4.1 Juin 2016/CISAD - Viviane Demay Table des matières Pictogrammes ...................................................................................................................................1 1. La Base Centrale de Pïlotage .....................................................................................................2 2. SAP Business Objects Web Intelligence ...................................................................................2 2.1 Outil orienté « métier » .......................................................................................................................................... 2 2.2 Les univers ............................................................................................................................................................. 2 2.2.1. Organisation des domaines et des univers .......................................................................................................... 2 2.2.2. Terminologie....................................................................................................................................................... 4 2.3 Le document .......................................................................................................................................................... 4 2.4 Le rapport .............................................................................................................................................................. 5 2.5 La requête .............................................................................................................................................................. 5 3. Les différentes possibilités d’accès à la BCP ............................................................................6 3.1 Outils accessibles par le Web .............................................................................................................................. 6 3.1.1. L’outil HMTL ..................................................................................................................................................... 6 3.1.2. L’outil Java Applet ............................................................................................................................................. 7 3.1.3. L’outil Web Intelligence Rich Client par le Web ............................................................................................... 7 3.2 Accès par Web Intelligence Rich Client en local ............................................................................................... 8 3.2.1. Ouvrir un document au lancement de Web Intelligence Rich Client .................................................................. 9 3.2.2. Accéder aux univers de la BCP : ...................................................................................................................... 11 4. Création d’une requête.............................................................................................................14 4.1 L’éditeur de requête .......................................................................................................................................... 14 Présentation de l’EDITEUR DE WEBINTELLIGENCE: .......................................................................................... 14 Description de l’Editeur de requête : .......................................................................................................................... 15 4.2 Les classes et les objets ...................................................................................................................................... 18 4.2.1. Description........................................................................................................................................................ 18 4.2.2. Terminologie..................................................................................................................................................... 18 5. Le mode Lecture .......................................................................................................................19 6. Le mode Données ......................................................................................................................20 7. Le mode Conception .................................................................................................................21 7.1 La requête ........................................................................................................................................................... 22 7.1.1. Modifier une requête ......................................................................................................................................... 22 7.1.2. Rafraichir une requête ....................................................................................................................................... 22 7.1.3. Créer une autre requête dans le même document.............................................................................................. 22 7.1.4. Basculer une requête sur un autre univers ........................................................................................................ 23 7.2 Mises en forme ................................................................................................................................................... 23 7.2.1. Créer un Maitre/section .................................................................................................................................... 23 7.2.2. Créer un saut (rupture) ...................................................................................................................................... 24 7.2.3. Modifier un saut (rupture) ................................................................................................................................. 24 7.2.4. Transformer en tableau croisé ........................................................................................................................... 25 7.2.5. Insérer des calculs ............................................................................................................................................. 26 7.2.6. Appliquer un format nombre personnalisé........................................................................................................ 26 7.2.7. Regrouper des valeurs ...................................................................................................................................... 27 8. Enregistrer les documents ........................................................................................................28 8.1 Enregistrer un document BI 4 sur le serveur .................................................................................................. 28 8.1.1. Editeur HTML ou Webi Rich Client par le Web .............................................................................................. 28 8.1.2. EditeurJAVA .................................................................................................................................................... 29 8.1.3. Webintelligence Rich client .............................................................................................................................. 29 8.2 Enregistrer un document BI 4 sur son poste de travail .................................................................................. 30 8.2.1. Editeur HTML .................................................................................................................................................. 30 8.2.2. EditeurJava ....................................................................................................................................................... 30 8.2.1. Editeur Webi Rich Client .................................................................................................................................. 30 8.3 Enregistrer le document en format Excel, PDF, CSV ou TXT ...................................................................... 31 8.3.1. Avec l’éditeur HTML ....................................................................................................................................... 31 8.3.1. Avec l’éditeur Java ........................................................................................................................................... 31 8.3.2. Avec l’éditeur Web Intelligence Rich Client .................................................................................................... 32 Pictogrammes Signale l’absence ou la différence de fonctionnalités dans l’outil HTML, accessible par le Web. Astuces Restrictions Commentaires Nouveautés de la version BI 4.1 N’existe plus dans la version BI 4.1 -1- 1. La Base Centrale de Pïlotage Définition d’un entrepôt de donnée (datawarehouse) : Base de données qui centralise des informations extraites de différentes applications et bases de données rattachées à l'environnement de production, pour faciliter la prise de décisions. un Data Warehouse contient des données non volatiles et historisées La Base centrale de pilotage est l'entrepôt de données ("datawarehouse") national. Elle est alimentée par les systèmes d’information de gestion des services académiques extraits à une date donnée et par des enquêtes statistiques. Les données proviennent également des universités et d’organismes externes au Ministère de l’Education Nationale. La BCP comporte une cinquantaine de sujets tels que la démographie, les élèves, les étudiants, les apprentis, les résultats aux examens, les personnels, la formation continue,… 2. SAP Business Objects Web Intelligence Définition : Outil d’infocentre mettant à disposition des utilisateurs une structure d’accueil pour concevoir et réaliser des états sur la base de critères de recherche. 2.1 Outil orienté « métier » Web Intelligence est un outil de SAP Business Objects. II a été créé de manière à ce que l’utilisateur n’ait besoin que de la connaissance de son métier pour accéder aux données. Ainsi, l’utilisateur définit lui-même ses requêtes à l’aide d’une structure (univers) s’approchant au plus près de son langage métier. Il peut également présenter les données de différentes façons à des fins d’analyse. 2.2 Les univers 2.2.1. Organisation des domaines et des univers L’UNIVERS est la structure Business Objects permettant de visualiser et d’extraire les données de la base. Les grand domaines du système éducatif (1er degré, second degré, supérieur, examen... ), comprennent plusieurs univers correspondant à un thème particulier . Selon les thèmes, les données sont au niveau département ou au plus fin, établissement. -2- Schéma d’organisation : Domaine Thème Thème Année en cours Historique Classes et objets (*) Classes et objets (*) Exemple : Domaine « Examen » : Thème : bac Historique Thème : Bts Historique Thème : Examen techno&pro Historique La plupart des thèmes sont historisés mais certains thèmes comportant un très grand nombre d’enregistrements sont présentés également avec une seule année, pour améliorer les temps de réponse des requêtes. Exemple : Domaine « élèves 2D - » Thème : élèves 2D - données indiv 2012 Thème : élèves 2D - données individuelles Univers avec seulement 2012 Univers Historique Certains thèmes sont transversaux et donc inter-domaines (exemple : âge). Domaine « enseignement de la maternelle au supérieur » Thème : Age de la population en formation (*) Voir définition page 14 -3- Univers Historique 2.2.2. Terminologie Les noms des univers ont été déterminés ainsi : Univers historisé : « Le nom du domaine » - « Nom du thème » Univers année en cours : « Le nom du domaine » - « Nom du thème » « Année » Univers inter-domaine : Ils ne sont pas préfixés par un nom de domaine 2.3 Le document Définition : Un document est un fichier de données créé au moyen d'un logiciel. Sous Web Intelligence Rich Client , c’est le « document » qui est enregistré. Le document WEBI est enregistré sur le poste de l’utilisateur avec une extension « .WID » mais peut également être enregistré sur le serveur. Il contient : le rapport, la requête et son résultat. Il peut inclure plusieurs rapports, matérialisés par des onglets, comprenant eux-mêmes plusieurs tableaux ou graphes issus de plusieurs requêtes exécutées sur différentes sources -4- 2.4 Le rapport Définition : Il s'agit de la visualisation à l'écran de la forme imprimable de tout ou partie d'un fichier. Cette impression peut être réalisée dans un ordre donné et inclure, si besoin est, des calculs, synthèses ou autres diagrammes. Comment cela fonctionne-t-il ? Une requête se construit au sein d’un « rapport » qui lui-même se trouve dans un « document ». Lorsque vous cliquez sur le nom de l’univers, l’éditeur de requête de WEBI s’ouvre automatiquement, présentant les objets disponibles dans l’univers. Ensuite, il vous appartient d’élaborer le contenu de votre requête et d’en déclencher l’exécution. Le résultat de la requête s’affiche alors dans le rapport. Si vous souhaitez conserver ce tableau, vous devez sauvegarder ce rapport dans un document qui sera stocké sur le serveur. 2.5 La requête Définition : Expression formalisée d'une demande. C’est le moyen de trouver l'information que l’on recherche. Définir une requête, c’est avant tout imaginer le résultat que l’on souhaite obtenir : Les objets qui composeront le tableau Les conditions qui permettront de n’extraire que certaines données de la base. -5- 3. Les différentes possibilités d’accès à la BCP Web Intelligence propose 3 outils permettant aux utilisateurs d’extraire des données issues de Bases de données sans avoir à connaître de langage informatique. 1. DEUX outils web Il ne nécessite pas d’installation sur le poste de l’utilisateur et s’utilise avec un navigateur internet : a. L’outil HMTL b. L’outil Java Applet 2. UN outil Webi Rich Client, nécessitant une installation sur le poste de travail de l’outil et d’un client Oracle*. (*) sauf dans le cas d’un accès à Webi Rich Client par le Web (cf. 3.1.3) Ces TROIS outils possèdent une interface graphique très proche. Les différences de fonctionnalités entre les outils seront signalées dans ce document par l’image 3.1 Outils accessibles par le Web - A l’aide d’un navigateur internet Se connecter sur l’infocentre de la DEPP : http://infocentre.pleiade.education.fr/ Cliquer sur « BCP-Interrogations personnalisées » Se connecter : Saisir l’identifiant et le mot de pass fournis par l’équipe BCP 3.1.1. L’outil HMTL Dans les préférences choisir, HTML Cliquer sur le lien Création de requête L’éditeur de requête s’ouvre dans un nouvel onglet Cliquer sur le bouton « Nouveau » pour créer une requête. Pour accéder aux univers, cliquer sur le bouton : -6- Pour ouvrir un document, cliquer sur le bouton 3.1.2. L’outil Java Applet Dans les préférences choisir, Java Cliquer sur le lien Création de requête Choisir un univers de la liste des univers disponibles dans la page Web. 3.1.3. L’outil Web Intelligence Rich Client par le Web L’accès à Web Intelligence Rich Client par le Web est particulièrement utile en cas de télétravail ou de tout autre accès par l’extérieur. Cet accès n’est possible que si WebI Rich Client est installé sur le poste. Dans les préférences choisir, Web Intelligence Rich Client (Si Web Intelligence Rich Client n’est pas déjà installé sur votre poste, cliquer sur « Installer maintenant » et procéder à l’installation.) Cliquer sur le lien Création de requête -7- 3.2 Accès par Web Intelligence Rich Client en local Sur le bureau, ouvrez l’application Web Intelligence Rich Client à partir de l’icône : Ou dans Démarrer – Tous les programmes – SAP Business Intelligence – Outils client de la plateforme SAP BusinessObjects BI 4 – Web Intelligence Rich Client L’outil en local s’ouvre PAR DEFAUT en MODE AUTONOME, donc DECONNECTE : Vous pouvez CREER un « Nouveau document ». Cette action vous demandera de vous connecter et ouvrira la liste des univers disponibles Vous pouvez OUVRIR un document personnel existant : -8- 3.2.1. Ouvrir un document au lancement de Web Intelligence Rich Client Avant d’ouvrir un document, vous devez vous connecter : Si vous ouvrez un document sans vous connecter, vous ne pourrez pas le modifier, seulement le visualiser. Cliquer sur Web Intelligence – Se connecter en tant que… Si aucun système ne s’affiche, saisir : cisad3 :6400 ou cisad3.in.adc.education.fr :6400 Entrer l’identifiant et le mot de pass qui vous a été fourni par l’équipe BCP. Se connecter à la BCP : Dans la fenêtre d’identification, saisir : - Le nom du système : cisad3 :6400 ou cisad3.in.adc.education.fr :6400 (demandé à la première connexion) - l’identifiant utilisateur (en respectant la casse) - le mot de passe (en respectant la casse) puis cliquez sur CONNEXION (Attention : Webintelligence distingue les majuscules et les minuscules) -9- Dans « Ouvrir le document » cliquer sur « rechercher » ou sur un des « documents récents » : Rechercher : Répertoire par défaut Emplacements sur le poste de travail Emplacement « Favoris » sur le serveur cisad3. - 10 - 3.2.2. Accéder aux univers de la BCP : Dans « Nouveau document » cliquer sur « rechercher » ou sur « Autres… » : Cliquer sur « rechercher» OU cliquer sur « Autres… » pour accéder directement à la liste des univers « Choisissez une source de données Cliquer sur Univers - 11 - Se connecter à la BCP : Dans la fenêtre d’identification, saisir : - Le nom du système : cisad3 :6400 ou cisad3.in.adc.education.fr :6400 (demandé à la première connexion) - l’identifiant utilisateur (en respectant la casse) - le mot de passe (en respectant la casse) puis cliquez sur CONNEXION (Attention : Webintelligence distingue les majuscules et les minuscules) Si aucun système ne s’affiche, saisir : cisad3 :6400 ou cisad3.in.adc.education.fr :6400 Entrer l’identifiant et le mot de pass qui vous a été fourni par l’équipe BCP. Cliquer sur Connexion - 12 - Liste des univers : Cliquer sur un des univers proposé dans la liste : Lorsqu’un univers est sélectionné, une aide expliquant le contenu de cet univers, s’affiche dans cette fenêtre. Sélectionner un univers et cliquer sur « Sélectionner ». - 13 - 4. Création d’une requête 4.1 L’éditeur de requête L’éditeur de requête s’affiche automatiquement. Il est IDENTIQUE pour tous les outils. Vous pouvez commencer la construction de votre requête. Présentation de l’EDITEUR DE WEBINTELLIGENCE: Informations demandées Filtres (ou conditions) Aperçu du résultat de la requête Informations disponibles Les fenêtres Onglet « Données » : Classes et objets disponibles sous l’univers en cours : Les objets ont été rangés dans des classes. Il suffit de double-cliquer sur la classe ou sur le signe + pour l’ouvrir et accéder aux objets disponibles. Survoler les objets et les classes avec votre souris pour visualiser l’aide de la BCP. Objets du résultat : Les objets que vous ferez glisser dans cette fenêtre seront ceux qui s’afficheront dans votre rapport. Filtres de la requête : Dans cette fenêtre, vous pouvez poser des conditions sur un ou plusieurs objets afin d’extraire un sous-ensemble du contenu de l’univers. Aperçu des données :Cette fenêtre permet d’obtenir un échantillon du résultat de la requête, avant de l’exécuter. - 14 - Vous pouvez modifier la taille des 3 fenêtres en étirant la ligne de séparation à l’aide du curseur : ou Description de l’Editeur de requête : Les boutons Ajoute une requête dans un nouvel onglet Affiche/masque le gestionnaire de données ( ) Affiche/masque le volet « filtre » ( ) Affiche/masque le panneau «Aperçu des données» Affiche/masque le volet «périmètre d’analyse » (non défini dans le cadre de la BCP) Combinaison de requêtes : Intersect, union et minus Affiche les propriétés de la requête Visualise le langage SQL généré par la requête pour l’interrogation de la base de données. Exécute la requête et affiche le résultat dans le rapport - 15 - Ferme la requête et - Annuler : ferme l’éditeur de requête sans sauvegarder les modifications éventuelles. Le résultat d’une précédente exécution sera conservé. OU - Appliquer :Sauvegarde la requête sans l’exécuter et ferme l’éditeur de requête BOUTONS DE LA FENETRE : OBJETS DU RESULTAT Filtre express : Pose un filtre sur un objet sélectionné dans la fenêtre « objet du résultat ». Le filtre s’affiche ensuite automatiquement dans la fenêtre « Filtres » Supprime l’objet sélectionné dans la fenêtre « Objets du résultat ». BOUTONS DE LA FENETRE : FILTRES DE LA REQUETE Supprime TOUS LES OBJETS de la fenêtre « Objets du résultat ». Supprime l’objet sélectionné dans la fenêtre « Filtres de la requête ». Ajoute une condition dans une sous-requête. Ajoute un filtre sur un classement de données. - 16 - Supprime TOUS LES OBJETS de la fenêtre « Filtres de la requête ». FENETRE « Plan de l’univers » Les classes et objets qui composent l’univers. Un simple passage de la souris sur un objet permet d’afficher une info-bulle contenant une aide succincte sur l’objet. Ouvre ou Ferme tous les répertoires d’objets Permet d’effectuer une recherche sur le nom d’un objet. Nom de l’univers dans lequel vous faites la requête - 17 - 4.2 Les classes et les objets (fenêtre ) 4.2.1. Description Les univers sont constitués par : Les classes qui organisent les objets. Les classes sont des « boites » qui regroupent des objets de même nature. Elles permettent d’organiser les objets de manière fonctionnelle. Les objets qui sont les données de la base : l’âge, l’académie, le type d’établissement, le contrat établissement, le nombre d’élèves... Les objets sont répartis dans des classes, voire des sous-classes, et parfois même des sous-classes de sous-classes. Lors de l’ouverture de l’éditeur de requête, seules les classes s’affichent dans la fenêtre. Il suffit de cliquer sur le signe + pour voir s’afficher soit les sous-classes, soit les objets. Il existe 3 qualifications d’objets : Dimension Indicateur Information La qualification d’un objet influe sur son utilisation dans le rapport : Une dimension est un axe d’analyse associé aux indicateurs ; correspond le plus souvent aux sujets d’intérêts du Data Warehouse ; exemple : dimension temporelle (rentrée scolaire, session), dimension géographique (académie, département)….Une dimension rapatrie les données servant de base à l’analyse dans le rapport. Un indicateur rapatrie des données numériques qui sont le résultat de calculs (agrégats) effectués sur les données de la base de données. (exemple : Nombre d’élèves, Nombre d’établissement, Taux de réussite) Une information rapatrie des données qui sont attachées à l’objet principal (l’adresse est une information du numéro d’établissement). 4.2.2. Terminologie Dans la B.C.P., une dimension se décline sous trois formes (parfois seulement 2) : le code (ex. Académie Et Assimilé) le libellé Court (ex. Académie Et Assimilé Lib C le libellé Long (ex. Académie Et Assimilé Libelle L) Le libellé court n’existe pas pour tous les objets - 18 - A l’affichage du rapport, 3 modes d’affichage sont disponibles : - Lecture - Conception - Données 5. Le mode Lecture Dans ce mode, les possibilités sont limitées. Vous pouvez accéder : Au résumé du document qui comporte les informations du rapport. A la carte du rapport pour faciliter la navigation dans le document Aux contrôles d’entrée (créés dans le mode conception) du document et/ou du rapport Vous pouvez actualiser le rapport pour afficher les données à jour en cliquant sur l’icône « Actualiser » Le mode Lecture vous permet de rajouter des filtres en activant la barre de filtres : . - 19 - de la barre d’outils. 6. Le mode Données Seul l’onglet « Accès aux données » est accessible dans ce mode. Dans ce mode, vous avez accès à des informations sur la date, la durée et le nombre de lignes de la requête. Si vous double-cliquer sur le nom de la requête, vous obtiendrez le résultat brut ramené par votre requête (le cube) Cliquer sur pour refermer l’affichage des données. - 20 - 7. Le mode Conception Le mode conception vous permet de modifier la mise en forme du ou des rapports du document. Si vous ne voyez pas cette partie de barre d’outils, agrandissez la fenêtre Web Intelligence ou cliquer à droite sur le bouton Cinq onglets comportant des sous-onglets sont à présent accessibles : Les 5 onglets sont accessibles dans ce mode. - 21 - 7.1 La requête 7.1.1. Modifier une requête - Accès aux données – Modifier 7.1.2. Rafraichir une requête Accès aux données – Actualiser 7.1.3. Créer une autre requête dans le même document Accès aux données – Nouveau fournisseur de données - 22 - 7.1.4. Basculer une requête sur un autre univers Accès aux données – Outils - Modifier la source 7.2 Mises en forme Certains onglets ou boutons apparaissent grisés. Pour pouvoir les rendre actifs, il faut sélectionner au préalable, des zones particulières dans le rapport. C’est pourquoi, avant chaque explication, vous trouverez surligné en GRIS, la partie du tableau à sélectionner pour pouvoir atteindre les onglets et boutons nécessaires au traitement (Lorsque 2 chemins différents sont possibles pour obtenir le résultat de la manipulation, ils sont indiqués mais non représentés.) 7.2.1. Créer un Maitre/section Par un glisser-déposer : Cliquer sur la colonne contenant les valeurs de la colonne à mettre en Maitre Puis, en maintenant le clic sur la souris, faites glisser la colonne au-dessus du tableau OU A partir des onglets : Sélectionner le contenu de la colonne sur laquelle vous souhaitez effectuer une section Eléments du rapport – Outils – Définir comme section - 23 - 7.2.2. Créer un saut (rupture) Sélectionner le contenu de la colonne sur laquelle vous souhaitez effectuer un saut (rupture) Elements du rapport – Présentation du tableau - Saut OU Analyse – Affichage – Saut - Gérer les sauts Cliquez sur le bouton « Saut » : 7.2.3. Modifier un saut (rupture) Elément de rapport – Présentation du tableau – Saut – Gérer les saut OU Analyse – Affichage – Saut - Gérer les sauts - 24 - 7.2.4. Transformer en tableau croisé Sélectionner une partie du tableau Elément de rapport – Outils– Transformer en –Autres transformations En choisissant « Autres transformations », vous pouvez choisir les objets à mettre en lignes et en colonnes. - 25 - 7.2.5. Insérer des calculs Sélectionnez une colonne numérique Faire une somme : Analyse – Fonctions - Somme Cliquez sur le bouton : Faire un pourcentage : Analyse – Fonctions – Autres – Pourcentage 7.2.6. Appliquer un format nombre personnalisé Cette fonctionnalité n’existe pas dans l’éditeur HTML Sélectionnez la colonne contenant les nombres Format – Nombres – Personnalisé Cliquez sur le bouton Personnalisé pour créer votre format de nombre. - 26 - 7.2.7. Regrouper des valeurs Sélectionnez la colonne contenant les valeurs à regrouper Analyse – Affiche – Groupe – Gérer des groupes Donner un nom à la variable regroupée. (Par défaut, le nom de la variable suivi du signe +) Cliquer sur « Groupe » Cocher chaque valeur destinée à être regroupée Donner un nom au groupe qui contiendra les valeurs cochées REPETER LES ETAPES A pour chaque groupe à créer - 27 - 8. Enregistrer les documents 8.1 Enregistrer un document BI 4 sur le serveur 8.1.1. Editeur HTML ou Webi Rich Client par le Web Choisir « Enregistrer sur la plateforme…. - 28 - 8.1.2. EditeurJAVA Fichier – enregistrer sous 8.1.3. Webintelligence Rich client - 29 - 8.2 Enregistrer un document BI 4 sur son poste de travail 8.2.1. Editeur HTML Avec une connexion par l’Infocentre et avec l’éditeur HTML, vous ne pouvez pas enregistrer vos documents BI 4 sur votre poste de travail mais uniquement sur le SERVEUR. 8.2.2. EditeurJava Avec une connexion par l’Infocentre et avec l’éditeur JAVA, vous ne pouvez pas enregistrer vos documents BI 4vsur votre poste de travail mais uniquement sur le SERVEUR. 8.2.1. Editeur Webi Rich Client Choisir « Enregistrer sous…. Choisir» « Bureau » ou « mon analyse » ou « Mes documents » ou « Poste de travail Choisir le format document Web intelligence, .wid. - 30 - 8.3 Enregistrer le document en format Excel, PDF, CSV ou TXT 8.3.1. Avec l’éditeur HTML 8.3.1. Avec l’éditeur Java Enregistrer sous – choisir « Poste de travail » ou « Bureau » ou « Mes documents » au lieu du serveur (Sur le serveur, seuls les documents WID peuvent être enregistrés.) Choisir un format EXCEL, PDF, CSV ou TXT dans la liste déroulante de TYPE DE FICHIERS / - 31 - 8.3.2. Avec l’éditeur Web Intelligence Rich Client Enregistrer sous – choisir « Poste de travail » ou « Bureau » ou « Mes documents » au lieu du serveur (Sur le serveur, seuls les documents WID peuvent être enregistrés.) Choisir un format EXCEL, PDF, CSV ou TXT dans la liste déroulante de TYPE DE FICHIERS / - 32 -
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