Administrative Assistant – School of Education

POSTING 16-35
Administrative Assistant – School of Education
(Temporary full-time position)
In the following text, the masculine form applies to women as well as to men. The following statements are intended to describe the general
nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.
Bishop's University is seeking a qualified and dedicated individual to fill a temporary full-time position as Administrative
Assistant - School of Education. Reporting to the Dean of School of Education, the incumbent will provide secretarial and
clerical assistance to the personnel of the School and accomplish tasks to alleviate the administrative and academic workloads
of the Dean of the School. The incumbent will also answer inquiries from the public and the students on the programs offered
by the School. This position has a work week of 32.5 hours from Monday to Friday.
Nature of duties and responsibilities
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Welcomes, informs, and directs inquiries from students, supervisors, school administrators and Faculty, in relation to
policies, requirements and procedures of the School of Education;
Prepares and organizes trips for the Dean, making the necessary arrangements for travel and lodging;
Prepares various documents such as correspondence, reports, and requisitions;
Maintains office equipment for the School, petty cash, and inventory of office supplies;
Orders and classifies the Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport documents, including all school curriculum
documents;
Sees to the preparation of material for workshops, conferences, and summer school;
Creates and maintains academic profile sheets for the graduate and undergraduate programs;
Updates individual student profile sheets after each semester;
Prepares admission files for Admission Committee of the School of Education;
Acts as the contact person for the School of Education during the on-line registrations, including solving student
problems with course selection, schedule conflict, and prerequisites;
Performs additional similar / related task as required.
Qualifications and Requirements
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College diploma (Technical D.E.C normal duration of 3 years);
Over 3 years of experience;
Fluent knowledge of English and French;
Light and medium exertion, regularly.
Classification:
Class 10 $21.13 – $27.57 per hour
(APBU – unionized position)
If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for by August
28, 2016 before 4:00 pm to [email protected]
Per the Collective Agreement, priority will be given to qualified internal applicants. Please note that only candidates selected
for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We implement an equal access
employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies for women, visible minorities,
ethnic minority, Aboriginal and disabled people (including the possibility of accommodation during the selection and preselection of candidates).
AFFICHAGE 16-35
ADJOINT(e) ADMINISTRATIF(ve) – L’ÉCOLE DES SCIENCES DE
L’ÉDUCATION
(Poste temporaire à temps plein)
Dans le texte suivant, la forme masculine désigne aussi bien les femmes que les hommes. Les énoncés suivants sont destinés à décrire la
nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.
L’Université Bishop’s est à la recherche d’un candidat qualifié et dévoué afin de pourvoir un poste de Secrétaire pour l’école
des sciences de l’éducation. Se rapportant Doyen de l’école des sciences de l’éducation , le titulaire du poste devra fournir une
aide de secrétariat et administrative au personnel de l’école des sciences de l’éducation afin de soulager les charges de travail
administratives et académiques du Doyen. Le titulaire du poste devra également répondre aux requêtes du public et des
étudiants à propos des programmes offerts par l’École. La semaine de travail de ce poste est de 32.5 heures, du lundi au
vendredi.
Nature des tâches
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Accueillir, informer et diriger les requêtes des étudiants, superviseurs, administrateurs et Faculté de l’école en ce qui
concerne les politiques, exigences et procédures des différents stages de l’École de l’éducation;
Préparer et organiser les voyages d’affaires du Doyen, faire les préparatifs de voyage et d’hébergement au besoin;
Prepare divers documents tels que la correspondance, des rapports et des réquisitions;
Entretenir les équipements de bureau de l’École, la petite caisse et l’inventaire des fournitures de bureau;
Commander et classer des documents du Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport, y compris tous les documents
des curriculums;
Voir à la préparation du matériel des ateliers, conférences et stages d’été;
Créer et entretenir les feuilles de profils académiques pour tous les programmes de premier et de deuxième cycle;
Mettre à jour le profil de chaque étudiant à la fin de chaque session;
Préparer les dossiers d’admission pour le Comité d’admission de l’École de l’éducation;
Agir à titre de personne ressource pour l’École de l’éducation durant la période d’inscription en ligne, y compris
résoudre les problèmes des étudiants avec leurs sélections de cours, conflits d’horaire et prérequis;
Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.
Qualifications et exigences
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Diplôme d’études collégiales (D.E.C. technique normalement d’une durée de 3 ans);
Minimum de 3 années d’expérience similaire;
Maîtrise de la langue anglaise et de la langue française;
Efforts légers et moyens régulièrement.
Classification:
Classe 10 $21.13 – $27.57 l'heure (APBU – poste syndiqué)
S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en incluant pour quel poste vous
appliquez d’ici le 28 août 2016, 16 :00 à [email protected]
Tel que prévu à la Convention Collective, priorité sera accordée à un candidat interne qualifié. Veuillez noter que seules les
personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests peuvent être administrés; merci pour l’intérêt
manifesté. Nous appliquons un programme d’accès à l’égalité en vertu de la loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des
organismes publics pour les femmes, les minorités visibles & ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées
(incluant la possibilité d’accommodation lors de la présélection et sélection des candidatures).