RÈGLEMENT D`ORDRE INTÉRIEUR BRUSSELS GAY

RÈGLEMENT D’ORDRE INTÉRIEUR
BRUSSELS GAY SPORTS ASBL
Version 7 du 24/01/2012
I. PRINCIPES GÉNÉRAUX
ARTICLE 1 - OBJET ET FORCE DU RÈGLEMENT D'ORDRE INTÉRIEUR
Ce règlement d'ordre intérieur a pour but de préciser le fonctionnement de l'association
Brussels Gay Sports dans le cadre de ses statuts. Il a été adopté en assemblée générale. Ce
document est complémentaire aux statuts de l'association qui ont été publiés au Moniteur
Belge. Il est d'application stricte. En cas de contradiction avec les statuts, les statuts prévalent
sur les dispositions du règlement d'ordre intérieur.
ARTICLE 2 - DÉFINITIONS
Dans le présent règlement d'ordre intérieur, sont ainsi entendus:
« membre »: membre effectif et membre adhérent tels que définis par les statuts.
« responsable d'activité » : membre qui bénévolement s'occupe de l'organisation d'une
activité régulière.
« règlement » : règlement d'ordre intérieur
« association » : Brussels Gay Sports a.s.b.l.
« activité régulière » : animation saisonnière sportive ou de loisirs proposée par l'association
« événement fédérateur »: manifestation ponctuelle organisée par l'association ayant
notamment pour objectif de réunir les membres indépendamment de leur pratique sportive
ou de loisirs tels que le barbecue annuel ou une semaine aux sports d'hiver.
ARTICLE 3- ADHÉSION AU RÈGLEMENT
Lors de l'inscription, il est rappelé au membre que l'inscription à l'association entraîne
l'acceptation intégrale du présent règlement. Ce règlement est opposable aux membres et à
l'association.
Ce règlement est consultable via le site Internet de l'association.
Un exemplaire est remis sur simple demande.
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En cas de litige relatif au présent règlement ou à tout autre litiges entre les parties, seuls les
tribunaux de Bruxelles sont compétents.
ARTICLE 4- MODIFICATION DU RÈGLEMENT
Ce présent règlement est adopté et modifiable dans les conditions prévues par les statuts.
L'association se réserve ainsi le droit d’adapter le présent règlement et d’y apporter toute
modification qu’elle jugera nécessaire. Toute modification entrera en vigueur à la date du 1er
septembre suivant l'adoption de la modification.
ARTICLE 5- VALEURS DÉFENDUES
Les activités de l'association visent à prôner un espace d'épanouissement personnel et
collectif. Les valeurs défendues sont notamment l'épanouissement personnel et collectif,
l'esprit d'équipe, le sens de l'effort, la solidarité, le contrôle de soi, le respect d’autrui
(adversaire compris), la citoyenneté au sens large, la courtoisie, la participation de tous et la
tolérance.
Les activités se déroulent dans le respect de l’individu quelles que soient ses appartenances
culturelles, politiques et religieuses, ses origines, notamment ethniques ou raciales, son
genre, son sexe, et son orientation et identité sexuelle. Le membre fait preuve d’adaptation et
de tolérance. Il respect la vie privée des individus qu’il côtoie et exprimera ses opinions avec
discernement et modération eu égard aux objectifs de l'association.
Les propos ou comportements déplacés, grossiers, blâmables ou violents – tant sur qu’en
dehors des lieux d'activités – à l’égard des autres membres, coéquipiers, adversaires, arbitres,
presse, public, bénévoles, staff technique et officiel… – sont inadmissibles et pourront faire
l’objet de sanctions pouvant aller jusqu’à l’exclusion définitive de l'association.
La vie de l'association ne s'arrête pas aux seules sessions d'entraînement. Pour développer le
projet associatif et ambitieux, garder et améliorer encore l'ambiance générale de
l'association, chaque membre est encouragé à participer aux différentes manifestations
proposées tout au long de l'année, à prendre régulièrement connaissance des informations
sur le site internet de l'association et à assister aux réunions d’information organisées par
l'association.
II. MODALITÉS D'ADHÉSION
ARTICLE 6 - CAPACITÉ ET ÂGE MINIMUM
1-La qualité de membre ne peut s'acquérir que par une personne disposant de la capacité
légale.
2-Le mineur de moins de 18 ans, et toute personne n’ayant pas la capacité légale requise,
doit, préalablement à son inscription, adresser une autorisation écrite et signée par son
représentant légal auprès du Conseil d'administration.
2-Le mineur de moins de 16 ans ne peut acquérir la qualité de membre et ne peut donc
participer à une activité régulière.
OU :
1-La qualité de membre ne peut s'acquérir que par une personne disposant de la capacité
légale, qu'elle soit majeure ou mineure. Dans le cas d' incapacité légale, l'accord préalable et
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écrit du représentant légal est requis.(ON LAISSE LA POSSIILITE AU MINEUR DE PLUS DE 16
ANS DE S'INSCRIRE SEUL PUISQUE JURIDIQUEMENT IL PEUT A PRIORI LE FAIRE).
2-Les mineurs de moins de 16 ans sont autorisés à participer aux activités mais uniquement
sous la responsabilité et en présence d'un titulaire de l'autorité parentale. A cet effet, le
titulaire de l'autorité parental produit tout document prouvant qu'il est bien le responsable
du mineur de moins de 16 ans.
ARTICLE 7 – FRAIS DE PARTICIPATION AUX ACTIVITÉS RÉGULIÈRES
1-En plus de cotisation annuelle, le membre qui désire participer à une activité régulière doit
s’acquitter de frais de participation. Le Conseil d'administration peut prévoir un paiement à la
séance plein tarif ou tarif étudiant et un abonnement. Sur proposition du responsable
d'activité, il peut éditer d'autres formules de souscriptions.
2-Est considéré comme étudiant, toute personne qui suit les cours du jour avec un minimum
de 20h par semaine. Un justificatif de la qualité d'étudiant est demandé par le responsable
d’activité.
3-Le Conseil d'administration fixe annuellement et pour l'avenir le montant des frais de
participation selon les prévisions budgétaires. Il décide des formules proposées aux
membres.
4-A l'exception de certaines activités énumérées par le conseil d'administration, la
souscription de plusieurs abonnements permet de bénéficier d'une réduction.
5-L’abonnement ne vaut que pour l'avenir. Toute séance non-payée qui a fait l'objet d'au
moins deux rappels est due, et ce même si un abonnement est souscrit par la suite.
ARTICLE 8 – TARIF SOCIAL
A titre exceptionnel, le Conseil d'administration peut appliquer un tarif social au bénéfice de
l'un de ses membres. Tout membre qui fait l'objet de difficultés financières peut demander au
Conseil d'administration ou par l'intermédiaire du responsable d'activité à bénéficier d'une
réduction exceptionnelle pour raison sociale. Le Conseil d'administration décide d'accorder
ou non le tarif social en fonction des éléments probants fournis et en fixe les conditions,
notamment de durée. La décision d'accorder le tarif social n'est valable que pour une saison
de l'activité régulière mais peut être renouvelée.
ARTICLE 9 - QUALITÉ DE MEMBRE
La qualité de membre permet au membre de bénéficier:
• de l’assurance souscrite au nom de l'association pour tout accident qui surviendrait
pendant l’une des activités organisées par l'association en Belgique et à l'étranger,
selon les modalités de l'assureur.
•
d'un prix avantageux pour certains événements fédérateurs
•
d'avantages commerciaux chez nos partenaires aux conditions indiquées sur le site
internet www.bgs.org
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Le membre voit ses droits circonscrits au contenu des articles 2.6° et 18 de la loi du 27 juin
1921. La qualité de membre est personnelle. Afin de prouver sa qualité, une carte de membre
est remise au membre adhérent dans un délai raisonnable. Cette carte est nominative,
individuelle et non-cessible. Elle reste la propriété d'association.
ARTICLE 10 - PAIEMENT
1-Lors de la souscription de la cotisation annuelle ou de l'abonnement ou de la participation
à l'activité, le membre reçoit une invitation à payer. Le paiement doit intervenir dans les 15
jours par virement ou versement bancaire sur le compte de l'association ou en numéraire
entre les mains du responsable d'activité. Afin de tracer le paiement, la communication
structurée adressée avec l'invitation à payer doit être utilisée lors du virement ou versement
bancaire.
2-Le ou la trésorier(e) du Conseil d'administration peut décider de compenser les dettes et
les crédits d’un même membre..
ARTICLE 11 - NON-PAIEMENT
1-En cas de non-paiement, un rappel est envoyé automatiquement tous les 15 jours jusqu’au
paiement de la dette.
2-Au-delà du 3ème rappel et sur décision du Conseil d'administration, le membre peut se
voir interdire l’accès aux activités par le responsable d'activité jusqu’au paiement intégral de la
dette.
3-Le Conseil d'administration peut procéder à toutes démarches légales nécessaires pour
récupérer les montants dus et non-payés. Les moyens financiers employés pour récupérer la
dette ne doivent pas être démesurés par rapport au montant de la dette.
4-Le Conseil d'administration peut également décider unilatéralement l'annulation ou la
résiliation de la souscription à l'activité, sans pour autant renoncer au droit de poursuivre le
membre pour paiement de la cotisation annuelle et des séances auxquelles il aurait
participés.
ARTICLE 12 - ANNUL ATION ET RÉSILIATION À LA DEMANDE DU MEMBRE
1-La cotisation ne peut en aucun cas être sujette à remboursement.
2-Le Conseil d'administration est seul compétent pour se prononcer sur l'annulation ou la
résiliation des frais de participation.
3-La résiliation éventuelle des frais de participation tiendra compte des participations à
l'activité au prix à la séance adulte ou étudiant selon le cas.
4-Les inscriptions aux événements fédérateurs sont remboursées suivants les conditions
générales de l’événement.
ARTICLE 13 - SUSPENSION ET EXCLUSION
1-Le responsable d'activité ou l'entraîneur peut suspendre temporairement et
immédiatement l'un des membres lorsqu'il considère que le membre enfreint les statuts ou le
règlement. Le responsable d'activité ou l'entraîneur doit recueillir dans la mesure du possible
le témoignage d'au moins deux membres, présents lors du comportement reproché.
2-Le responsable d'activité doit informer le Conseil d'administration de la suspension du
membre dans les 48 heures suivant la suspension, par courrier ou email.
3-Le Conseil d'administration convoque dans un délai raisonnable le membre suspendu et le
responsable d'activité. Dans un délai raisonnable, le Conseil d'administration décide de la fin
ou de la prorogation pour une durée déterminée de la suspension du membre dans les
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conditions prévues par les statuts ou demande à l'Assemblé générale de prononcer
l'exclusion.
4-La suspension ou l'exclusion du membre ne donne droit à aucun remboursement.
ARTICLE 14 – TRAITEMENT DES DONNÉES-RESPECT DE LA VIE PRIVÉE
1-Lors de son inscription, le membre fournit les données nécessaires, en garantit l'exactitude,
et les met à jour.
2-Pour l'exercice de certaines activités, un certificat médical établi aux frais du membre peut
être exigé.
3-Le membre doit fournir une photo numérique ou à défaut papier lors de son inscription.
L'association ne dispose d'aucun droit sur cette image.
4-Les données recueillies lors de l’inscription et reprises dans le fichier informatisé sont
uniquement à destination d'usage interne de l'association en vue d'assurer son bon
fonctionnement et au bénéfice de l'assureur avec qui l'association a conclu un contrat. Ces
informations sont accessibles uniquement par le membre, les responsables d’activités ou
d’événement fédérateur et par le Conseil d’administration.
Le membre a accès à ses données via l'espace membre à l'adresse http://members.bgs.org
Il peut les modifier, en demander la rectification ou la suppression conformément à la loi du 8
décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à
caractère personnel.
5-Le Conseil d’administration prend toute mesure adéquate pour assurer la protection de ces
données, qu elles soient organisationnelles ou techniques.
III. PRATIQUE DES ACTIVITÉS
ARTICLE 15- OBLIGATIONS DU MEMBRE
1-Le membre a l'obligation de se conformer au règlement et aux statuts de l'association.
2-Le membre doit adopter un comportement responsable permettant le bon déroulement de
l'activité à laquelle il participe (respect des horaires de l'activité, aide à la mise en place et au
rangement des infrastructures, respect de l'entraîneur et des consignes, etc.)
3-Le membre doit respecter le règlement d'ordre intérieur de l'infrastructure utilisée.
ARTICLE 16 - RESPONSABILITÉ ET ASSURANCE
1-L'association ne pourra pas être tenue responsable des infractions aux dispositions de ce
règlement, commises par ses membres ou par un tiers quelconque.
2-L'association n’est pas responsable du vol ou détérioration des vêtements et objets
personnels du membre, et ce même lors de la pratique des activités sportives et de loisirs.
3-La cotisation de l'association permet au membre d'être assuré pour toutes les activités de
l'association selon les conditions énoncées par l'assureur. La police d'assurance est
consultable sur le site Internet de l'association www.bgs.org
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4-En cas d'accident au cours d'une activité régulière ou évènement fédérateur, le membre
doit le notifier dans les plus brefs délais au responsable d'activité qui l'assistera pour faire une
déclaration à l'assurance.
ARTICLE 17 – DROIT À L'IMAGE
1-Lors des activités de l'association ou au cours d’événements auxquels elle prend part, des
photographies, vidéos et supports numériques représentant le membre peuvent être
enregistrés suivant la liste descriptive ci-après :
-lors d'une activité sportive ou de loisirs organisées par l'association
-lors d'une activité ou d'un événement où l'association ou plusieurs de ses membres
participent
pour les usages suivants :
-publication dans une revue, ouvrage ou un journal
-publication pour une publicité
-publication d'un album photo en ligne dont l'accès est réservé aux seuls membres
-présentation en public lors d'une exposition
-présentation sur tout support internet de l'association et support présentant l'association
2-Pour l'utilisation des images, photos ou vidéos où le membre est identifiable, une
autorisation écrite est demandée au membre qui est libre de l'accepter ou de la refuser. Cette
autorisation d'une durée limitée est révocable par le membre à tout moment sans préavis
pour les publications futures en adressant un mail à l'adresse suivante : [email protected]
3-Aucune compensation financière ne pourra être réclamée en contrepartie d'une
quelconque publication. L'association n'est pas autorisée à vendre ces images ou les droits
affiliés. Lors de la publication, l'association a l'interdiction d'associer par elle-même ou par
des tiers des données nominatives.
IV. ORGANISATION INTERNE DE L'ASSOCIATION
ARTICLE 18 – ORGANES INTERNES ET PARTICIPANT DE L'ASSOCIATION
Participent notamment à l'organisation et au fonctionnement de l'association :
- l'Assemblée générale
- le Conseil d’administration
- les responsables d’activités
- les responsables d’événements fédérateurs
-les entraîneurs
-les bénévoles
Toute personne active dans le cadre de l'association adopte un comportement exemplaire
notamment vis-à-vis des autres membres, eu égard aux objectifs poursuivis par l'association,
les statuts et le règlement.
ARTICLE 19 – LE RESPONSABLE D’ACTIVITÉ
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1-Le Conseil d'administration peut déléguer l'organisation pratique d'une activité régulière à
un responsable d'activité qui prend en charge cette fonction bénévolement. Le responsable
d'activité est directement responsable devant le Conseil d'administration.
2-Le Conseil d'administration a le pouvoir de révoquer le responsable d'activité. La révocation
du responsable d'activité est écrite, motivée et respecte un préavis de trente jours sauf
urgence. Le responsable d'activité est libre de démissionner, en respectant un préavis de
trente jours sauf urgence. La désignation, révocation, démission doit être communiquée par
écrit (par exemple par e-mail). En cas de vacance ou de plusieurs candidatures au poste de
responsable d’ activité, le Conseil d'administration désigne le responsable d'activité en
consultation avec le responsable d'activité précédent et/ou en consultation avec les membres
inscrit à l’activité.
3-L'organisation par le responsable d'activité comprend notamment :
-la réservation préalable des terrains ou salle, entretien et achat du matériel, contact avec les
fédérations ou ligues dont l'association est membre, organisation de rencontres et minitournois, etc.
-d'être le contact privilégié avec les membres de son activité et l'organisation de l'accueil des
nouveaux participants;
-la collaboration avec le ou les entraîneurs;
-le relevé de présence des participants, de l’encaissement en numéraire des paiements, de
l'encodage informatique; du suivi des créances impayées ;
-la gestion, le contrôle et le respect du budget annuel accordé par le Conseil
d'administration;
-la participation aux réunions dédiées aux responsables d'activité organisées par le Conseil
d’administration.
-l'information au Conseil d'administration des difficultés auxquelles il fait face.
5-Le responsable d'activité peut élaborer des règles propres à son activité afin d'en assurer le
bon déroulement.
6-Le responsable d’activité peut se faire aider d'un ou plusieurs membres pour exécuter les
taches régulières.
7-Sans accord préalable et écrit du Conseil d'administration, le responsable d'activité n'a pas
le pouvoir d'engager financièrement l'association à l'exception du budget matériel.
8-Le responsable d’activité utilise le système informatique de gestion des présences, des
dettes, de remboursement des entraîneurs et d’un système de mailing automatique.
9-L'association propose au responsable d’activités en poste un abonnement annuel gratuit à
l’activité qu'il organise.
ARTICLE 20 – LE RESPONSABLE D’ÉVÉNEMENT FÉDÉRATEUR
1-Le responsable d’événement fédérateur est un membre qui organise une manifestation
rassemblant plusieurs membres indépendamment de leur sport ou activité de loisirs tels que
les Brussels games, Butgenbach, le repas du nouvel an, la Brussels gay ski week, etc.
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2-Le responsable d'événement fédérateur est mandaté par le Conseil d'administration. Son
mandat est tacitement terminé dès que l'événement fédérateur est terminé.
Le Conseil d'administration peut révoquer à tout moment le responsable d'événement
fédérateur. La révocation est écrite, doit être motivée et respecte un délai de trente jours sauf
urgence. Le responsable d'événement fédérateur peut démissionner en respectant un préavis
de trente jours sauf urgence. La nomination, révocation et démission doit avoir lieu par écrit,
par exemple par e-mail.
3-La mission du responsable d'événement fédérateur est défini au cas par cas par le Conseil
d'administration. Le responsable d'événement fédérateur ne doit pas dépasser les limites de
ses attributions.
4-Le responsable d'événement fédérateur peut engager l'association notamment
financièrement, dans les limites du mandat délivré par le Conseil d'administration. Pour tout
dépassement de budget, le responsable d'événement fédérateur doit impérativement obtenir
l'accord préalable et écrit du Conseil d'administration, avant toute action qui engage
l'association.
5-Pour certains événements, le responsable d'événement fédérateur peut se faire assister
d'un ou plusieurs membres.
6-S'il existe, le responsable d'événement fédérateur utilise le système informatique de
gestion des présences, des dettes, d’un système de mailing automatique et un système
d’inscription adapté en fonction des besoins
7-L'association accorde au responsable d'événement fédérateur certains avantages en nature
en rapport avec l’événement et dans la limite du raisonnable.
ARTICLE 21 - L'ENTRAÎNEUR
1-L'entraîneur apprend aux membres participants la pratique d'une activité sportive ou de
loisirs. La seule qualité d'entraîneur n'entraine pas l'obligation de souscrire à ses frais la
cotisation annuelle de l'association. L'entraîneur travaille en collaboration avec le responsable
d’activité pour le bon déroulement des séances.
2-Le responsable d'activité choisit l'entraîneur dans le respect du budget général alloué par le
Conseil d'administration.
Le Conseil d'administration et le Responsable d'activité ont le pouvoir de révoquer
l'entraîneur même en cours de saison, en respectant un préavis de trente jours sauf urgence.
L'entraîneur est libre de démissionner même en cours de saison, en respectant un préavis de
trente jours sauf urgence.
La désignation, révocation, démission doit être communiquée par écrit, notamment par email.
3-L'entraîneur reçoit un défraiement pour service rendu. L'entraîneur doit veiller à ce que le
défraiement annuel ne dépasse pas le plafond légal autorisé. En cas de dépassement,
l'entraîneur supportera l'ensemble des conséquences notamment financières que
l'association aurait à subir.
En cas de dépassement du plafond légal, l'association devra déclarer ce montant aux
autorités légales.
ARTICLE 22 – LE BÉNÉVOLE
Le bénévole est un membre ou non-membre qui aide occasionnellement et sans contrepartie l’association dans le bon déroulement des activités.
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Le Conseil d'administration peut proposer au bénévole un avantage particulier, dans la
mesure de son implication.
Le bénévole ne peut en aucun cas engager juridiquement et financièrement l'association.
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