Recrutement : Faire ou faire-faire

Les fiches pratiques du DRH
L’externalisation du recrutement
Le recrutement est une activité stratégique à fort enjeu, qui doit répondre au challenge : recruter les
bons candidats, au bon moment et au bon salaire. Le coût d’un mauvais recrutement sera
immédiatement valorisé par le manager concerné : surcharge de travail pour le reste de l’équipe,
délai et coût d’un nouveau recrutement, risque de non atteinte des objectifs… Tout DRH doit se
poser la question : comment garantir à mes clients internes une sécurisation des recrutements tout
en conservant la flexibilité nécessaire à mon organisation RH ?
Recruter est un processus complexe, qui fait appel à plusieurs expertises :
- GPEC : identifier les compétences nécessaires, aligner les rémunérations tout en conservant
de la souplesse, anticiper les évolutions de carrière possibles…
- Marketing candidat : segmenter les compétences, attirer des candidatures de qualité,
valoriser l’entreprise, le rôle et la mission de chaque emploi…
- Objectiver et sécuriser le recrutement : évaluer les compétences et le savoir-être du
candidat, mesurer l’adéquation entre sa personnalité et les valeurs de l’entreprise autant
que la personnalité de son futur manager et de son équipe, assurer une réponse aux
candidats dans un délai court…
- Pérenniser l’investissement : allouer un budget pertinent entre les différentes étapes du
processus (marque employeur, sourcing, CVthèques externes, évaluation), capitaliser sur la
CVthèque interne, tout en conservant un bon niveau de flexibilité et de polyvalence des
équipes…
L’enjeu pour le DRH – et son entreprise – est de mesurer la performance du processus dans son
ensemble et, donc, d’identifier les leviers d’amélioration de chaque étape du processus. Si toutes les
phases de stratégie RH (GPEC, politique de recrutement, allocation du budget et choix des
investissements) doivent être maîtrisées en interne, la question de faire ou faire faire se pose pour
toutes les activités transactionnelles.
POUR QUI ?
D’inspiration anglo-saxonne, le RPO (Recruitment Process Outsourcing) est présent en France depuis
une quinzaine d’années. Le RPO aide les entreprises à surmonter 2 enjeux majeurs :
- Améliorer la performance du recrutement
- Réduire et variabiliser les coûts
Les DRH sont de plus en plus challengés sur ces 2 aspects, en particulier lorsque le recrutement revêt
un caractère stratégique : volume de recrutement élevé, compétences rares, surcroît ou pic
d’activité ; bien sûr, la combinaison de plusieurs de ces facteurs ne fait que renforcer le challenge !
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QUOI ?
Que faut-il externaliser ? Un prestataire pourrait être tenté de répondre : « tout ! », mais ce n’est
bien entendu pas LA solution miracle. Et pour démarrer, mieux vaut identifier les lacunes du
processus actuel afin d’en renforcer la performance globale.
En interrogeant ses équipes de recrutement, on s’aperçoit vite que les tâches « à faible valeur
ajoutée », qui sont en réalité les activités back-office, ont tendance à démotiver les bonnes volontés.
C’est déjà une première étape à franchir. On pourra lister comme activités back-office :
- La gestion des candidatures,
- La mise à jour de la CVthèque interne,
- La présélection téléphonique.
Ces tâches ont beau être intégrées dans les outils de gestion du recrutement, il n’en reste pas moins
qu’il faut une intervention humaine pour que chaque étape soit correctement réalisée.
Ensuite, on s’interrogera sur ce qui aide à sécuriser les recrutements, en particulier :
- L’évaluation,
- La relation candidat,
- Le suivi des managers.
Enfin, c’est bien la question des coûts qui aidera à arbitrer :
- La réduction du nombre et de la proportion de recrutements confiés à des cabinets,
- La flexibilisation des ressources (alignement sur le creux d’activité),
- La ventilation du budget, centrée sur l’acquisition des talents.
OÙ ?
Externaliser ne signifie pas « mettre à l’extérieur », mais bien « confier à une organisation externe ».
C’est d’autant plus vrai dans le recrutement, où une relation de proximité doit s’établir entre les
recruteurs et les managers de l’entreprise.
Cependant, la gestion des activités back-office peut tout à fait s’envisager hors de l’entreprise, ce qui
permettra au prestataire d’optimiser ses coûts, en mutualisant ses ressources.
Sur un RPO étendu, on aura donc l’organisation suivante :
- Le chef de projet et les recruteurs principaux sur site,
- Les activités back-office réalisées chez le prestataire.
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QUAND ?
La réflexion sur l’externalisation intervient souvent trop tard, c’est-à-dire dans l’urgence. Or, comme
nous l’avons évoqué en introduction, le recrutement est un processus complexe. La mise en place
d’une externalisation optimale doit se faire, autant que possible, en amont des phases de tension,
afin de gérer la transition efficacement et en douceur. L’idéal est de commencer 3 mois avant les pics
de recrutement, également dans un souci d’alimentation du vivier de candidats.
COMMENT & COMBIEN ?
Selon le degré d’externalisation, on peut demander au prestataire RPO :
- Des engagements de moyens, surtout sur les activités back-office,
- Des engagements de résultats, dès lors que la présélection, l’évaluation et la short-list lui
sont confiés.
Activités
Gestion des candidatures
Economie moyenne
10% vs. coût interne
Bénéfices constatés / Niveau d'engagement
100% de candidatures traitées.
Mise à jour CVthèque
10% vs. coût interne
100% de CV saisis. Actualisation périodique et
systématique de l'ensemble de la CVthèque.
Présélection téléphonique
10% vs. coût interne
Maîtrise du processus, respect des obligations
légales.
Evaluation
15% vs. coût interne
100% d'évaluations réalisées. Garantie du respect
de l'égalité des chances. Objectivité des
synthèses.
Relation candidat
N/A
Amélioration de l'expérience candidat et donc de
l'image de marque employeur.
Suivi des managers
N/A
Réduction de plusieurs jours, voire semaine, du
processus complet de validation => réduction du
nombre de candidats perdus.
Réduction du nombre de
recrutements confiés à des
cabinets
50% sur le coût
unitaire
La combinaison [coûts internes + prestation RPO +
reliquat de prestations cabinets] génère une
réduction moyenne de 15 à 25% du budget total
EN CONCLUSION
Les équipes de Menway Talents se tiennent à votre disposition pour vous accompagner dans cette
réflexion ! N’hésitez pas à nous contacter : [email protected]
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