PROSPECTUS DE l`EXPOSANT

JOURNÉES MONTFORT
2015
Jeudi 16 avril et vendredi 17 avril 2015
PROSPECTUS DE
l’EXPOSANT
Ottawa Conference Centre (Hampton-Inn)
200, rue Coventry, Ottawa, Ontario
PROSPECTUS DE L’EXPOSANT
Cher exposant,
Le Comité organisateur des Journées Montfort est fier de vous accueillir à la 14e
édition de notre conférence annuelle.
Répartie sur deux jours, cette activité regroupera plus de 250 intervenants (médecins
de famille, médecins spécialistes, résidents, étudiants et personnel soignant)
francophones.
Veuillez s’il vous plaît remplir la lettre d’entente à la fin de ce document et nous le
retourner au plus tard le 31 janvier 2015.
Recevez nos plus cordiales salutations.
Le Comité organisateur
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PROSPECTUS DE L’EXPOSANT
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Dates de la conférence :
jeudi 16 avril et vendredi 17 avril 2015
Lieu de la conférence :
Ottawa Conference Center (Hampton Inn)
200 rue Coventry
Ottawa Ontario
Stationnement :
Le stationnement intérieur et extérieur est gratuit.
Chambre d’hôtel :
Les exposants auront la possibilité de réserver des chambres au tarif spécial de la
conférence.
Hôtel Hampton Inn Ottawa.
100, chemin Coventry, Ottawa (attaché au Centre de conférence Hampton-Inn)
Le tarif en occupation simple est de 136 $ et de 146 $ en occupation double (avant taxes et
services).
Réservation par téléphone : 613-741-2300
1-877-701-1281 sans frais
Réservation par Internet : www.hamptoninnottawa.com.
Les réservations doivent être effectuées d’ici le 21 mars 2015
Code de réservation : « JM2015 »
Courtyard Marriott.
200, chemin Coventry, Ottawa (attaché au Centre de conférence Hampton-Inn)
Le tarif en occupation simple est de 149 $ pour une chambre avec lit king.
Réservation par téléphone : 613-741-9862
1-855-333-6896 sans frais
Réservation par Internet : http://www.marriott.com/hotels/travel/yowoe-courtyard-ottawa-east/.
Les réservations doivent être effectuées d’ici le 21 mars 2015
Code de réservation : « JM2015 »
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PROSPECTUS DE L’EXPOSANT
SALON DES EXPOSANTS
Le salon des exposants est situé dans les locaux 106 A-E du Centre de conférence Hampton-Inn.
Période de montage :
Date : le jeudi 16 avril 2015
Heure : 6 h à 7 h 30
Période d’exposition :
Le salon des exposants sera ouvert aux participants :
 Le jeudi 16 avril 2015 : 7 h à 16 h 30
 Le vendredi 17 avril 2015 : 7 h à 16 h 30
Période de démontage :
Date : le vendredi 16 avril 2015
Heure : le démontage peut débuter suite à la pause-santé de l’après-midi : 15 h 30 à 17 h
Programme complet :
Document appart.
Passeport des exposants :
Le nom de chaque exposant prenant part aux Journées Montfort 2015 est inséré dans le
passeport des exposants, une carte qui contribue à augmenter l’affluence de visiteurs
aux kiosques. Chacun des participants recevra un passeport qu’il devra faire parapher
par les exposants, à l’endroit prévu à cet effet. Une fois toutes les initiales recueillies, les
participants pourront s’inscrire au tirage d’un grand prix.
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PROSPECTUS DE L’EXPOSANT
Tirages de prix aux kiosques :
Vous êtes libre d’organiser des tirages de prix à votre kiosque pour attirer davantage les
visiteurs. Vous devez afficher les noms des gagnants à votre kiosque. Les organisateurs de
Journées Montfort 2015 déclinent toute responsabilité concernant les tirages effectués par les
exposants.
Lien internet vers votre entreprise :
Nous vous invitons à nous faire parvenir l’adresse de votre site Web au plus tard le 27 février
2015 afin que nous puissions créer un lien direct de la page « Commandites et partenariats » du
site Web Journées Montfort 2015 à votre site Web.
Kiosque :
Les emplacements des kiosques seront attribués par le Comité organisateur et déterminés à
l’avance en fonction du niveau de commandite d’ensemble sur la base du premier arrivé, premier
servi. Aucun changement ne peut être effectué le jour de l’exposition.
Votre kiosque sera identifié d’une bannière avec le nom de votre entreprise.
Votre kiosque comprend : une table (grandeur 6 pieds) recouverte d’une nappe, 2 chaises, des
rideaux séparateurs et accès internet. Si vous avez besoin d’une prise électrique, veuillez
l’indiquer sur l’entente ci-jointe.
Nous serons sur les lieux au Hampton Inn Ottawa à compter de 6 h le jeudi 16 avril. N’hésitez
pas à communiquer avec notre bureau en tout temps si vous avez des questions (613-746-4621
poste 6008).
Restrictions sur l’étalage :
Les affiches doivent être autoportantes. Aucun matériel ne peut être affiché sur les murs ou les
toiles de fond.
Autres restrictions :
Les exposants sont responsables de l’installation, du ramassage, du transport et de l’expédition
de leur matériel d’exposition.
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PROSPECTUS DE L’EXPOSANT
MODALITÉS DU CONTRAT DE LOCATION D’ESPACE D’EXPOSITION
1.
L’Exposant accepte de se conformer aux règles et règlements adoptés par le Comité
organisateur dans le meilleur intérêt de l’exposition et accepte que ledit comité ait la décision
sans appel en adoptant toute règle ou tout règlement jugé nécessaire avant, pendant ou après
la conférence.
2.
Demande d’accès à des prises de courant doit être faite au préalable (veuillez indiquer le
besoin sur le contrat de location d’espace d’exposition ci-joint). Tout équipement électrique
utilisé lors de l’exposition doit avoir reçu l’approbation du Comité organisateur.
3.
L’espace loué par l’Exposant ne peut pas être sous-loué sans une permission écrite reçue au
préalable du Comité organisateur.
4.
L’espace loué par l’Exposant ne peut pas être partagé par un autre organisme sauf
l’organisme indiqué sur la lettre d’entente sans une permission écrite reçue au préalable du
Comité organisateur.
5.
L’Exposant est entièrement responsable, et accepte d’indemniser et de ne pas tenir
responsable le Comité organisateur de la Conférence Journées Montfort, pour toute perte,
quelle qu’elle soit, subie par un particulier ou une entreprise. Cela inclut, mais sans limiter la
généralité de ce qui précède, l’Exposant, d’autres exposants, le Comité organisateur, les
fournisseurs officiels de la Conférence, le propriétaire de l’édifice et ses mandataires, les
employés et les membres du public assistant à la Conférence, soit sur l’espace loué ou ailleurs
si lesdites pertes ou lesdits dommages proviennent de ou étaient de quelque manière que ce
soit relié à l’occupation de l’espace loué par l’Exposant.
6.
L’Exposant a l’entière responsabilité d’obtenir et de maintenir à ses frais une police
d’assurance reliée à sa participation à la Conférence.
7.
Il est entendu que le Comité organisateur et ses mandataires ont la seule et entière discrétion
dans l’attribution des kiosques. Ledit comité se réserve le droit de déménager les exposants
ou les kiosques si un tel déménagement est jugé nécessaire pour le bon déroulement de la
Conférence.
8.
Le paiement complet des frais doit accompagner le contrat signé si pas déjà envoyé avec le
formulaire au plan de commandites ou partenariat.
9.
Le présent contrat peut être annulé par l’une des parties, à la condition que l’autre partie
reçoive un avis écrit à cet effet au plus tard le 1er mars 2015. Dans le cas d’une annulation par
l’Exposant, des frais d’administration de 500 $ seront retenus. Si l’annulation par l’Exposant a
lieu après cette date, celui-ci sera responsable du paiement intégral de l’espace loué aux
termes du contrat. En annulant le contrat, l’Exposant renonce à tous ses droits et réclamations
sur l’espace loué et le Comité organisateur peut le louer à d’autres personnes et percevoir les
frais de résiliation à titre de dommages.
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10.
Le Comité organisateur se réserve le droit, à tout moment, de rejeter, prohiber, modifier ou
retirer des articles exposés (ou parties de tels articles), y compris des documents, produits,
affiches, son et lumière, et d’expulser des exposants ou leur personnel si, de l’avis du Comité
organisateur, leur conduite ou leur présentation est jugée inacceptable par les autres
participants à la conférence.
11.
L’Exposant accepte de limiter sa présentation à l’enceinte de l’espace loué, à la hauteur
maximale prévue par les règles et règlements de la conférence et d’assurer la présence de
personnel au kiosque attribué pendant les heures de la conférence.
12.
Tous les produits expédiés à la conférence doivent clairement indiquer le nom de l’Exposant
(nom de l’entreprise et nom d’une personne-ressource). Le Comité organisateur n’acceptera
pas de payer à réception des frais de livraison pour des produits expédiés à l’Exposant. Le
Comité organisateur n’assumera aucune responsabilité relativement à la perte ou aux
dommages relatifs aux produits de l’Exposant, avant, pendant ou après la tenue de la
conférence.
13.
L’Exposant consent à ne pas démonter un étalage et à ne retirer aucun produit tout au long de
la conférence. L’Exposant consent également à ne pas retirer ses produits d’exposition, son
équipement et ses accessoires avant la fin de la période de démontage, à défaut de quoi
l’Exposant devra acquitter les frais supplémentaires engagés par le Comité organisateur.
14.
L’Exposant consent à se conformer aux directives du directeur de la salle relativement à
l’horaire de montage et de démontage.
15.
L’Exposant consent à respecter toutes les conventions collectives et les ententes de relations
de travail en vigueur, les ententes entre le Comité organisateur et les fournisseurs officiels et
de respecter le droit du travail de la juridiction dans laquelle l’édifice où se tient l’exposition est
situé. L’Exposant ne fera rien, directement ou indirectement qui, en lien avec son étalage,
pourrait constituer la violation d’une loi, d’un règlement, d’une ordonnance ou d’une
réglementation d’une autorité publique ou aller à l’encontre d’un règlement du Groupement
technique des assureurs ou de tout autre organisme similaire.
16.
Le Comité organisateur se réserve le droit d’annuler le présent contrat et de prendre
possession de l’espace d’exposition si l’Exposant ne remplit pas toutes les conditions du
contrat ou refuse de se conformer aux règles et règlements de la conférence. Dans un tel cas,
l’Exposant renonce, à titre de dommages, aux sommes qu’il a versées pour la location de
l’Espace et à l’utilisation future du dit espace.
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ENTENTE DE LOCATION
D’ESPACE D’EXPOSITION
Le paiement complet des frais doit accompagner le contrat signé si ce n’était pas déjà envoyé avec le
formulaire au plan de commandites ou partenariat.
Nom de l’entreprise exposant :
Adresse :
Ville :
Province :
Code postal :
Téléphone :
Adresse de votre site Web :
Nombre de personnes à votre kiosque :
Maximum 3 par jour
Noms :
Adresses courriel :
1.
2.
3.
L’espace d’exposition
Le kiosque réservé est de taille :  8 x 8
 10 x 10
Chaque kiosque comprend une affiche personnalisée au nom de votre entreprise, un rideau de 8 pieds de
haut sur le mur du fond et un rideau de 3 pieds de haut sur les murs de côté, une table recouverte d’une
nappe, deux chaises et accès à Internet
Veuillez écrire le nom de l’entreprise tel qu’il devrait apparaître sur l’affiche :
Veuillez indiquer si vous avez aussi besoin  prise de courant
ENTENTE : Nous acceptons de nous conformer aux conditions générales relatives à la location d’espace.
Signature : __________________________________ date : _____________________________
Veuillez imprimer le nom : __________________________________________________________
Ce contrat est nul et non avenu s’il n’est pas signé.
Veuillez remplir et retourner le présent formulaire par courriel ou télécopieur :
Centre Prométhée / Hôpital Montfort
[email protected]
Téléc. : 613-748-4922
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