IRIS a développé une solution de gestion de courrier et de workflow

COMMUNIQUE DE PRESSE
Bruxelles, le 27 juin 2002
Embargo, jusqu’au 27 juin 2002, 17.40
I.R.I.S. a développé une solution de gestion de
courrier et de workflow pour la SOGEPA
Bruxelles, le 27 juin 2002 - I.R.I.S., société belge cotée en bourse
(EURONEXT Bruxelles: IRI), spécialisée en Lecture Automatique de Documents
(LAD), en Gestion Electronique de Documents (GED), en Archivage et Stockage
de données et en Reconnaissance Optique de Caractères (OCR), annonce
aujourd’hui qu’elle a terminé le développement et l’installation d’une solution de
gestion de courrier et de workflow pour l’agence gouvernementale belge, la
SOGEPA. Un référentiel métier (modèles de documents), un lexique d’entreprise
et une typologie documentaire ont également été réalisés pour optimiser le
classement des documents et la recherche d’information.
C’est dans le cadre d’un plan d’action dit de « Gestion des Connaissances
(Knowledge Management)», visant à optimiser le partage des connaissances au
sein de l’entreprise que la SOGEPA a mené ces différents projets.
I.R.I.S. a réalisé l’étude stratégique générale en collaboration étroite avec tous
les membres de la SOGEPA : Comité de Direction, Gestionnaire de dossiers,
Secrétariat Général et Secrétariat. Cette étude stratégique a permis de lister
tous les projets utiles pour valoriser le capital intellectuel de la SOGEPA.
I.R.I.S a également été responsable de l’implémentation complète des différents
projets documentaires identifiés.
Dans la situation initiale, la SOGEPA procédait à une gestion « classique du
courrier » : ouverture, estampillage, tri, photocopies et distribution physique du
courrier aux personnes impliquées. La recherche du courrier classé passait par
l’identification de l’espace de stockage (bureau-armoire) suivi de son extraction
physique. Plusieurs copies d’un même courrier existaient dans la société.
Désirant ne plus dépendre du papier et éviter les coûts relatifs à la recherche et
au stockage, la SOGEPA a opté pour une solution d’acquisition numérique
centralisée du courrier.
Aujourd’hui, les courriers scannés sont indexés et archivés électroniquement à
travers un logiciel de Content Management. Chaque courrier est distribué
automatiquement vers les différentes personnes impliquées dans la gestion des
dossiers pour réponses et prises de décision. Chaque personne reçoit l’image du
courrier et peut effectuer un certain nombre d’actions dépendant de son rôle
dans l‘organisation. Après exécution de la tâche et en fonction du résultat, le
courrier est automatiquement transféré à la personne suivante dans la procédure
de traitement du courrier.
La solution retenue apporte de nombreux avantages en terme de coût et
d’organisation tels que :
•
Suppression des photocopies multiples d’un document
•
Gain de place grâce à la numérisation du papier
•
Accélération des procédures grâce au système de transfert
automatique du courrier numérisé améliorant le circuit physique de
distribution du courrier
•
Meilleur contrôle et visibilité de l’ensemble des dossiers
•
Accès rapide et efficace à l’information
I.R.I.S. a proposé les scanners Kodak 2500D pour effectuer la numérisation.
« Ces scanners petits en taille et facile d’utilisation sont de grands mangeurs de
papiers. Nous sommes étonnés par la vitesse de numérisation rendue surtout
possible par la qualité du système d’entraînement. Ces scanners répondent
parfaitement à notre objectif : donner à notre personnel des outils modernes
permettant une efficacité accrue de leur travail sans leur apporter d’autres
désagréments. De plus, la qualité de la numérisation est primordiale, non
seulement parce que les documents sont indexés sur base de l’image scannée,
mais surtout parce que le passage aux dossiers électroniques doit apporter un
confort égal ou supérieur à celui offert par la manipulation manuelle des
dossiers » souligne Monsieur FROIDMONT, Président de la SOGEPA.
« Le projet mené au sein de la SOGEPA traduit très exactement le slogan de
I.R.I.S. Document to Knowledge. » déclare Monsieur J.-P. GEVAERTS, directeur
du Conseil chez I.R.I.S.
« Les projets de Gestion Documentaire visent à construire l’infrastructure
indispensable à une Gestion des Connaissances efficace. I.R.I.S. est capable de
prendre en charge tous les aspects de tels projets : structuration du contenu,
organisation des flux, et informatique (logiciels et services), ce qui représente un
avantage certain en terme de cohérence et d’intégration.
L’approche Gestion des Connaissances donne son sens aux techniques
informatiques et documentaires. Elle permet de fixer les objectifs à un niveau
stratégique, de sélectionner les projets vraiment utiles à l’entreprise, d’accorder
les priorités exactes et de créer des dynamiques positives autour des systèmes
d’information.
Dans le cas de la SOGEPA, l’articulation entre Gestion documentaire et Gestion
des Connaissances a été particulièrement réussie grâce au soutien du Comité de
Direction de la SOGEPA, qui a d’emblée souhaité travailler dans ce sens, et grâce
à l’implication de tout le personnel de la SOGEPA. »
A propos de la SOGEPA
La SOGEPA (SOciété de GEstion et de PArticipations) a pour vocation d'accomplir, dans le cadre de
conventions de délégations de missions, toutes les missions qui lui sont confiées par le
Gouvernement wallon (missions déléguées).
Elle assure la mise en oeuvre de décisions
d'intervention prises par le Gouvernement wallon en faveur de sociétés commerciales et la gestion
de participations, obligations, avances ou intérêts que la Région wallonne ou elle-même détient ou
viendrait à détenir dans de telles sociétés.
A propos d’I.R.I.S.
I.R.I.S. (Image Recognition Integrated Systems), société belge créée en 1987 et cotée sur
Euronext Bruxelles (IRI) se situe parmi les leaders mondiaux du marché de la Reconnaissance
Optique de Caractères (OCR), de la Lecture Automatisée de Documents (LAD) et de la Gestion
Electronique de Documents (GED). Les activités d’I.R.I.S. sont organisées autour de deux axes.
“Office Products & Technologies”
I.R.I.S. développe et commercialise dans le monde entier une gamme complète de logiciels OCR
pour l’utilisateur privé ou professionnel.
Ses produits les plus connus sont :
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IRISPen II : un stylo scanner permettant de saisir les textes, les chiffres dans n’importe
quelle application en un seul geste. La version Standard reconnaît du texte et des chiffres,
la version Executive reconnaît du texte, des chiffres, des chiffres manuscrits et des codes à
barres, cette version comprend un module Text-to-Speech de synthèse vocale.
Readiris Pro : un logiciel de reconnaissance optique de caractères pour scanners à plat et
solutions d’impression « Tout-en-Un ». Readiris Pro reconnaît des documents en couleurs,
supporte 93 langues, envoie le résultat directement dans Word et Excel, sauvegarde le
résultat dans les formats de sortie les plus populaires y compris les formats HTML et PDF. A
ce jour plus de 10 millions de copies ont été vendues. Readiris est sélectionné
mondialement par Hewlett Packard, Agfa, Panasonic, etc.
IRIS Business Card Reader et Cardiris : un ensemble hardware et software qui permet
de scanner, indexer et reconnaître les cartes de visite. Vos contacts peuvent être
facilement exportés vers votre PDA (Personal Digital Assistant) ou votre logiciel de gestion
de contacts grâce aux fonctions d’exportation de Cardiris.
“Professional Systems”
I.R.I.S. fournit une gamme de solutions et de services basés sur les technologies OCR pour
dématérialiser des documents papier, partager et distribuer les documents sur
l’intranet/l’extranet/l’Internet et archiver et stocker les documents électroniques.
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La Lecture Automatisée de Documents (LAD) et la Reconnaissance Intelligente de
Documents (RID) : saisie de formulaires (LAD) et de documents non structurés (RID) en
format papier ou électronique.
La Gestion Electronique de Documents (GED) : organisation, indexation, recherche et
partage de documents électroniques.
La gestion des connaissances (Knowledge Management) : services de consultance de
haut niveau pour organiser la conservation et l’utilisation optimale des connaissances
accumulées au sein d’une organisation.
La mise en place de plate-formes de communication stratégique (Enterprise
Information Portal) : développement et mise en place de portails intégrés basés sur
I.R.I.S. DocShare auprès d'associations professionnelles et de grands comptes.
L’archivage et le stockage de données : conception, architecture et installation de
solutions de stockage, d’archivage et de sécurisation de données électroniques.
I.R.I.S. Group a réalisé en 2001 un chiffre d’affaires de 35.340.034 €. I.R.I.S. emploie plus de 240
personnes réparties entre Louvain-la-Neuve et Bruxelles (Belgique), Massy et Rueil-Malmaison
(France), Luxembourg, Boca Raton et Atlanta (USA).
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Pour plus d’informations :
Siège central I.R.I.S. Europe
Contact presse : Catherine Rochigneux
Tél : +32 (0) 10 48 74 38
Fax : +32 (0) 10 45 34 43
E-mail : [email protected]
Contact presse : Caroline Roussel
Tél. : +32 (0) 10 48 74 56
Fax : +32 (0) 10 45 34 43
E-mail : [email protected]
Les partenaires d’I.RI.S. sont invités à s’enregistrer sur l’Extranet d’I.R.I.S. Ils recevront un accès
et mot de passe personnel leur permettant d’accéder à des informations qui leur sont consacrées
(information société, produit, financière, etc.) :
Extranet
Extranet
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I.R.I.S
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