Règlement intérieur du DIM

REGLEMENT INTERIEUR
DU
DEPARTEMENT D’INFORMATION
MEDICALE
Membres du Groupe de Travail :
Dr Sophie Beaufigeau-Pulci (Hôpital Bagatelle, Talence)
Dr David Crenn (Hôpital Robert Boulin, Libourne)
Dr Gilles Desmaison (polyclinique Francheville, Périgueux)
Dr Véronique Gilleron (CHU, Bordeaux)
Dr Xavier Jacquelin (Hôpital Robert Boulin, Libourne)
Groupe de travail CRIMA – Version du 20/02/06
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REFERENCES
CIRCULAIRE DH/PMSI n° 303 DU 24 JUILLET 1989 relative à la généralisation du Programme
de Médicalisation des Systèmes d'Information (PMSI) et à l'organisation de l'information
médicale dans les hôpitaux publics,
Loi n° 93-121 du 27 janvier 1993 modifiant le code de la santé publique (article L.710-5);
Décret n° 94-666 du 27 juillet 1994 relatif aux systèmes d’informations médicales et à l’analyse
de l’activité des établissements de santé publics et privés et modifiant le code de la santé
publique ;
Arrêté du 20 septembre 1994 relatif au recueil et au traitement des données d’activité
médicale et de coût, visées à l’article L. 710-5 du code de la santé publique, par les
établissements de santé publics et privés visés aux articles L. 714-1, L715-5 du code de la santé
publique et aux articles L. 162-23, L162-231 et L. 162-25 du code la sécurité sociale et à la
transmission aux services de l’Etat et aux organismes d’assurance maladie d’informations issues
de ces traitements ;
Loi n° 94-548 du 1er juillet 1994 relative au traitement des données nominatives ayant pour fin
la recherche dans le domaine de la santé et modifiant la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à
l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Décret n°95-682 du 9 mai 1995 pris pour l’application du chapitre V bis de la loi n° 78-17 du 6
janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et modifiant le décret n° 78774 du 17 juillet 1978 ;
Articles 226-13 et 226-14 du nouveau code pénal ;
Décret n°95-1000 du 6 septembre 1995 portant code de déontologie médicale : en particulier
les articles 11 et 12 ;
Ordonnance n° 96-346 du 24 avril 1996 portant réforme de l'hospitalisation publique et privée;
Arrêté du 29 juillet 1998 relatif au recueil, au traitement des données d’activité médicale, visé
à l’article L.710-6 du code de la santé publique, par les établissements de santé publics et privés
financés par dotation globale visé par l’article L.710-16-1 du même code, et à la transmission
visé à l’article L.710-7 du code de la santé publique, aux agences régionales de l’hospitalisation
et à l’Etat, d’informations issues de ce traitement;
Loi n° 2002-303 du 4 mars 2002 relative aux droits des malades et à la qualité du système de
santé;
Décret n° 2002-637 du 29 avril 2002 relatif à l'accès aux informations personnelles détenues
par les professionnels et les établissements de santé en application des articles L. 1111-7 et L.
1112-1 du code de la santé publique;
Arrêté du 25 juin 2003 relatif au recueil et au traitement des données d’activité médicales des
établissements de santé publics ou privés ayant une activité en soins de suite ou de réadaptation
et à la transmission d’informations issues de ce traitement, dans les conditions définies aux
articles L. 6113-7 et L.6113-8 du code de santé publique;
Arrêté du 31 décembre 2003 publié au bulletin officiel hebdomadaire du ministère des affaires
sociales, du travail et de la solidarité n°2004/5 ( ministère de la santé,de la famille et des
personnes handicapées ). Les annexes II, III et IV seront publiés au bulletin officiel du
ministère, sous les références respectives n°2003/7bis, 2004/2bis et 2004/3bis.
Circulaire DHOS\E3 n° 187 du 22 avril 2004 relative à la mise en place d’une plateforme de
service e-PMSI
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LE DEPARTEMENT D’INFORMATION MEDICALE (DIM)
Article 1 : DEFINITION DU DIM
•
Le Département d’Information Médicale (DIM) constitue un service médico-technique. Le
médecin chargé de l’information médicale effectue le traitement des données médicales
nominatives nécessaires à l’analyse de l’activité. Il veille à la qualité des données qui lui sont
transmises et conseille les structures médicales et médico-techniques quant à leur
production. Il est informé de l’objectif des traitements de l’information qui lui sont
demandées et participe à l’interprétation de leurs résultats.
Article 2 : STRUCTURE DU DIM
•
En raison des informations médicales nominatives qu’il manipule, ainsi que des exigences de
validité et de confidentialité qui s’y rapportent, le DIM est sous responsabilité médicale,
•
Le DIM est une structure transversale,
•
En raison des tâches spécifiques qu'il assure et de la nature de l'information traitée, le
DIM doit disposer d'un matériel informatique suffisant qui lui soit propre,
•
Le responsable médical du DIM est assisté d’un personnel affecté au DIM, dûment
informé de ses obligations vis-à-vis du secret médical.
Article 3 : FONCTIONS GENERALES DU DIM
3-1 : Recueil et traitement de l’information médicale
•
Collige l’ensemble des Résumes d’Unité Médicale (RUM). afin de constituer les Résumés de
Sortie Standardisés (RSS),
•
Met en œuvre le groupage des RSS en Groupe Homogène de Malades (GHM) et en Groupe
Homogène de Séjour (GHS),
•
Constitue des fichiers de Résumés de Sortie Anonymes (RSA),
•
Vérifie la cohérence entre les fichiers de RSS. et les données administratives,
•
Assure l’analyse et la diffusion des données auprès du Président de la Commission
Médicale d’Etablissement (CME.), des praticiens et de la Direction de l’établissement dans
des conditions garantissant la confidentialité et l’anonymat des patients,
•
Assure la télétransmission des données PMSI via un réseau internet sécurisé (e-pmsi) et
réalise les traitements de fichiers de manière automatique dans le respect de la
réglementation en vigueur,
•
Participe à la validation des données PMSI dans le respect de la procédure interne de
validation définie par l’établissement,
•
Participe au nouveau dispositif de contrôle externe de la production des informations
médico-administratives dans le cadre du nouveau mode de financement des établissements
de santé publics et privés fondé sur la tarification à l’activité (T2A),
•
Est responsable de la conservation des fichiers de RUM et de RSS constitués dans le
respect de la réglementation en vigueur.
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3-2 : Conseil et expertise
•
Participe à l’élaboration du Système d’Information Hospitalier (SIH),
•
Contribue à la cohérence de l’information médicale,
•
Participe à la conception et à l'amélioration du dossier patient,
•
Participe à l’élaboration et à la mise en place d’indicateurs de qualité et d’outils
d’évaluation,
•
Assure un conseil méthodologique auprès des services médicaux et médico-techniques
dans la production de l’information médicale. Le praticien ayant dispensé les soins est
garant, pour ce qui le concerne, de l’exhaustivité et de la qualité des informations
transmises au médecin responsable de l’information médicale,
•
Est informé de l’objectif des traitements de l’information qui lui sont demandées et
participe à l’interprétation de leurs résultats,
•
Coordonne la formation de l’ensemble des personnels concernés par la production de ces
informations,
3-3 : Gestion de la confidentialité
•
S’assure que les traitements automatisés des données nominatives ont fait l’objet, avant
leur mise en oeuvre, d’une demande d’avis ou d’une déclaration ordinaire auprès de la
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (C.N.I.L.),
•
Permet au patient un droit d’accès et de rectification sur ses données médicales, selon les
dispositions mises en place par l’établissement,
•
Veille au respect de l’intégrité, de la disponibilité et de la confidentialité des données
médicales recueillies ; et s’assure que seuls les utilisateurs habilités ont accès aux
informations nominatives,
•
A accès aux données médicales nominatives dans le respect du secret médical partagé
(article L. 710-5 du code de la santé publique) ;
Article 4 : A L’INTERIEUR DE l’ETABLISSEMENT
•
Le DIM joue, pour tout ce qui concerne l’information médicale, un rôle d’interface entre
les différentes composantes de l’établissement ;
•
Le DIM est une structure indépendante ;
•
Le DIM participe à la mise en place et à l’évaluation d’indicateurs d'activité ou de qualité ;
•
Le DIM joue un rôle d’expert dans l’utilisation de l’information médicale produite par
l’établissement ;
•
Le DIM travaille en liaison avec le service informatique et la direction du système
d’information. Il participe à la gestion des droits d’accès des données médicales
informatisées du SIH.
•
Le personnel du DIM peut bénéficier à sa demande, d’une formation en vue d’acquérir ou
d’approfondir une compétence en documentation médicale, en science de l’information
(statistiques, informatique, épidémiologie), en économie de la santé et en organisation.
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4-1 : Modalités de collecte des informations et de transmission au DIM
Chaque DIM décrit l’organisation du recueil de l’information médico-administrative au sein de son
établissement (recueil identité, mouvements, saisie et codage des diagnostics ou actes …etc.).
4-2 : Modalités de production des informations au sein du DIM
•
Suivi de la cohérence entre informations administratives, médicales et éventuellement de
facturation
•
Exhaustivité
•
Groupage des séjours
•
Suivi qualité (résultats fonction groupage, DAtIM…)
•
Retour d’information, au praticien responsable du séjour, des erreurs détectées afin de
lui permettre d’effectuer les corrections nécessaires
4-3 : Modalités d’utilisation et d’analyse des informations au sein de l’établissement par le DIM
•
Rapport d’activité
•
Retour d’information aux praticiens
•
Diffusion de données agrégées
•
Analyse de données suivant une procédure définie par le DIM
Article 5 : A L’EXTERIEUR DE L’ETABLISSEMENT
5-1 : Transmission aux autorités de tutelle
•
La direction, ou par délégation le Médecin responsable du DIM de l’établissement
communique à la tutelle régionale ou à l'agence régionale de l'hospitalisation, par une
méthode de télétransmission agréée par les services de l’état concernés, le fichier
trimestriel de séjours dans un délai préférentiel de un mois après la fin du trimestre
considéré.
5-2 : Transmission à d’autres structures extérieures
•
Les études menées à des fins épidémiologiques, socio-économiques en collaboration avec
des structures extérieures à vocation de recherche sans but lucratif, font l’objet d’un
cahier des charges précis, d’une convention et sont soumises aux dispositions
réglementaires concernant la loi informatique et libertés.
•
Dans les conditions prévues à l’article L.1112-2 du code de la santé publique,les médecins
inspecteurs de la santé publique et les praticiens-conseils des organismes d’assurances
maladie ont accès, par l’intermédiaire du médecin chargé de l’information médicale, aux
fichiers des résumés de séjours.
Ce règlement intérieur a été élaboré le
Approuvé par la CME le
Approuvé par le CA de l’établissement le
par le Dr
médecin responsable du D.I.M.