Les étapes de passage aux formats SEPA

Objectif
Ce document a pour but de vous présenter les impacts du SEPA sur vos activités et de décrire une
démarche afin de vous guider dans la mise en œuvre de ces nouveaux instruments de paiement SEPA à
partir du 28 janvier 2008 pour le virement européen SEPA et de fin 2009 pour le prélèvement européen
SEPA.
Vous disposerez d’une période transitoire de 2 à 3 ans (1) durant laquelle les formats nationaux et
internationaux actuels pourront coexister avec le format SEPA, délai qui vous permet de vous adapter à
ces changements.
A l’aide de ce mémento établi sur le périmètre du virement SEPA et en collaboration avec votre Chargé
d’Affaires, vous pouvez établir votre plan de migration à terminer avant la fin de la période transitoire.
La démarche proposée n’est pas exhaustive et est à adapter en fonction de vos besoins et de votre
structure. Elle peut cependant être utilisée comme base de travail à toute migration vers les moyens de
paiement SEPA.
Plusieurs étapes sont suggérées pour réussir ce qui peut devenir, selon le poids des impacts mesurés
préalablement, un véritable projet d’entreprise pluri-annuel
ƒ Analyser préalablement des impacts globaux par activité
ƒ Etablir la situation actuelle des volumes de virements concernés par SEPA
ƒ Cartographier les processus concernés
ƒ Organiser les principales actions d’évolution des processus en chantiers cohérents
ƒ Mettre en œuvre les changements
1
La durée de la période transitoire sera confirmée ultérieurement.
CAISSE REGIONALE DE CRÉDIT AGRICOLE MUTUEL ATLANTIQUE VENDÉE
Société Coopérative à Capital variable, agréée en tant qu'établissement de crédit - 440 242 469 RCS Nantes
Société de courtage d'assurance immatriculée auprès du Registre des Intermédiaires en Assurance ORIAS sous le N° 07 023 954 - N° TVA FR 57 440 242 469
Siège social : Route de Paris - NANTES - Adresse postale : 44949 NANTES CEDEX 9 - www.ca-atlantique-vendee.fr
2
Impacts identifiés sur les activités de votre entreprise
Impacts
Activités
Juridique
Remplacement
RIB->BIC/IBAN
Evolutions
réglementaires
SEPA
++
Convention de compte et/ou annexes
Contrat avec les clients et fournisseurs
Nouveau
format SEPA
++
++
++
Cycle achats/fournisseurs
Référentiel des fournisseurs
Règlement de la facture fournisseur
++
++
+
++
++
++
+++
++
+
++
Cycle Ressources Humaines/Paie
Référentiel des salariés
Règlement des salaires
Cycle ventes/clients
Référentiel des clients
Création de la facture client
Recouvrement des factures clients
Contentieux
Création des créances contentieuses
Création des injonctions de paiement
++
++
Déclarations fiscales/sociales
Référentiel des administrations fiscales
Référentiel des organismes sociaux
++
++
Règlement impôts et taxes
+
Trésorerie
Logiciel de remise des ordres de paiement à la banque
+++
Légende : + : Impact faible / ++ : Impact moyen / +++ : Impact fort
• Remplacement du RIB par le couple BIC/IBAN :
Les formats de numéros de compte actuellement utilisés vont être abandonnés au profit des IBAN. Les banques
seront identifiées par leur code BIC. L’utilisation du couple BIC/IBAN identifiera le donneur d’ordre et le bénéficiaire
de toutes les transactions.
¾
¾
Concernant les RIB français que vous utilisez actuellement, il faudra les convertir en BIC/IBAN (offre
de conversion automatique en cours par le Groupe Crédit Agricole).
De même, vous devrez vous identifier auprès de vos contreparties par ces nouvelles coordonnées
bancaires. En cas de nécessité, vous trouverez toutes ces informations sur votre Relevé d’Identité
Bancaire ou auprès de votre Chargé d’Affaires.
• Traitement du nouveau format SEPA :
Les messages financiers SEPA seront élaborés selon une norme internationale basée sur le langage XML. De plus,
de nouvelles zones permettant d’ajouter des libellés à votre choix seront disponibles et pourront être complétées
par vos soins (ex : numéro de facture).
Le traitement de ces nouveautés doit être intégré dans votre système d’information.
• Evolutions Réglementaires :
Les évolutions réglementaires peuvent être de plusieurs natures.
Au niveau de votre contrat de service avec votre banque, il faudra inclure le nouvel instrument de paiement SEPA
et vous assurer des impacts sur vos autres contrats.
D’autre part, au démarrage de SEPA, les banques s’engagent à acheminer vos ordres vers l’Europe dans un délai
de 3 jours entre la date d’acceptation de l’ordre jusqu’à la banque du bénéficiaire.
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Les impacts sur vos protocoles de communication
Le nouveau format SEPA est un format variable, qui ne peut pas être véhiculé par les protocoles
d’échange n’acceptant que les formats fixes.
Si vous utilisez aujourd’hui un protocole comme ETEBAC 3, n’acceptant que des formats fixes, vous
devez envisager une évolution de votre protocole pour échanger les formats SEPA : un nouveau
protocole remplaçant ETEBAC est en cours de définition par les Banques françaises.
ETEBAC 3
PeSIT
Hors SIT
ETEBAC 5
Web
EDI
SWIFTNet
FileAct
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Format
Fixe
Variable
X
Sécurité
Signature personnelle des
paiements
Chiffrement possible Confidentialité
Authentification réciproque
Non répudiation
1
X (1)
X (1)
X
X
machine
X
X
X
X
X
X
Possible avec le module de signature électronique Dictao
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Les étapes de passage aux formats SEPA
La démarche proposée est d’analyser la situation actuelle pour déterminer les écarts permettant
d’atteindre l’objectif cible : émettre et recevoir des paiements compatibles avec SEPA.
Nous vous proposons ci-après des outils pour lesquels la mise en œuvre en mode projet est conseillée.
1.
Situation actuelle au niveau de l’émission et réception de vos virements en
Euros
Ce tableau vous permet d’évaluer votre proportion d’activité concernée par le virement SEPA.
En fonction de ces volumes, vous pourrez déterminer les délais dont vous disposez pour adopter ce
nouvel instrument de paiement.
France
Virements
émis
Rejets sur
EMISSION virements
émis
Virements
reçus
Rejets sur
RECEPTION virements
reçus
Seuil de
montant
< 50 000
> 50 000
Volume
Union Européenne
Seuil de
montant
< 50 000
> 50 000
Volume
Les 4 autres pays
SEPA*
Seuil de
montant
<12 500
>12 500
Volume
* Suisse, Norvège, Lichtenstein, Islande
La migration de vos virements français devra tenir compte de votre utilisation des services
complémentaires proposés par le système de règlement français (ex : Demande de correction de
domiciliation, demande de vérification de domiciliation, …).
2.
Cartographie des processus de l’entreprise
Les impacts SEPA identifiés dans la première partie du document sont de quatre natures :
¾
Remplacement du RIB par le BIC/IBAN
¾
Utilisation d’un nouveau format basé sur la norme UNIFI 20022 pour les messages SEPA
¾
Adoption d’un nouveau protocole d’échange de données
¾
Evolutions réglementaires
Nous vous recommandons d’établir la cartographie des processus afin de déterminer l’emplacement
des impacts SEPA au sein du déroulement de vos cycles d’exploitation d’achats et ventes, ainsi que
dans vos activités transversales (relation banque, facturation, affaires juridiques, contentieux, fiscal,
trésorerie, cycle RH).
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3.
Matrice d’impacts
Les impacts identifiés peuvent être regroupés dans différents chantiers :
¾
¾
¾
¾
Chantier Système d’Information
Chantier Juridique
Chantier Communication
Chantier Processus
Cela permet de réaliser une matrice d’impacts propre à chaque entreprise qui pourrait être :
Chantier
Impact
Remplacement
RIB par BIC/IBAN
Utilisation d’un
nouveau format
Evolutions
réglementaires
Nouveau
protocole
d’échange
4.
Système
d’Information
Juridique
Communication
Processus
X
X
X
X
X
X
X
X
Mise en œuvre des chantiers
A l’intérieur de chaque chantier, il faut décliner les actions à mettre en œuvre pour maîtriser les impacts
en mettant en place une organisation adéquate.
Pour tout complément,
votre Chargé d’Affaires Crédit Agricole
se tient à votre disposition.
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