Le congrès 2016 de la FIE aura lieu le 27 novembre 2016 à Moscou

Le congrès 2016 de la FIE aura lieu le 27 novembre 2016 à Moscou à l’hôtel The Ritz-Carlton,
Tverskaya Street, house 3-5.
1) Programme
26 novembre 2016
- 10h00, Réunion du Bureau
- 14h00, Réunion du Comité Exécutif
27 novembre 2016, Congrès
- 10h00, ouverture
- 13h00, photo du Congrès
- 19h30, dîner de gala, Four Seasons Hotel, ul. Okhotnyy Ryad, 2, Moscou
28 novembre 2016
- 10h, Réunion du Comité Exécutif
Veuillez noter que conformément à l’article 6.2.2 des Statuts, les commissions se réuniront
dans les deux mois qui suivront leur élection afin d’élire leur Président et de préparer leur
calendrier de travail. Il en sera de même pour les Conseils nommés par le Comité Exécutif.
2) Inscription au Congrès, réservations de chambres, demandes de visa, transferts
Toutes ces formalités s’accompliront directement sur le site Internet de la FIE. Pour ce
faire, un manuel d’utilisation figure sur www.fie.org, menu congrès.
L’application vous permettra de fournir les informations demandées, de les modifier si
nécessaire, de les sauvegarder, imprimer et enregistrer sur votre ordinateur, puis de les
envoyer automatiquement au siège de la FIE et à l’organisateur.
2.1 Inscription au Congrès (sur www.fie.org)
Tous les participants doivent s’inscrire au Congrès sur le site Internet de la FIE avant le 28
octobre 2016.
Chaque fédération peut inscrire au Congrès les participants suivants : un premier délégué, un
deuxième délégué, ses membres d’honneur et ses membres de commissions et conseils.
2.2 Hôtel (réservations sur www.fie.org)
Les participants au Congrès seront logés à l’Hôtel The Ritz-Carlton. Vous trouverez cidessous les tarifs qui nous ont été communiqués (en roubles) :
21-25 novembre
27-29 novembre
Superior room
Deluxe room
Club room
executive room
Single
29.900,00
32.900,00
38.900,00
38.900,00
Double
32.400,00
35,400,00
42.900,00
44.900,00
25-27 novembre
Superior room
Deluxe room
Club room
Executive room
Single
17.990,00
19.990,00
26.900,00
20.900,00
Double
20.490,00
22.490,00
30.900,00
27.500,00
La FIE prendra en charge la chambre d’hôtel de chaque Président de fédération nationale pour
les nuits des 26 et 27 novembre 2016.
Les réservations de chambres de tous les participants au Congrès (y inclus les Présidents de
Fédérations) devront être effectuées sur le site Internet de la FIE, avant le 20 octobre 2016.
Après ce délai, aucune réservation de chambre ne pourra être garantie.
2.2.1 Politique d’annulation
Avant le 1er novembre 2016, l’annulation peut s’effectuer sans frais. A partir du 1er novembre
2016, toute annulation entraînera une pénalité de 100% du montant de la facture.
2.2.2 Paiement
- Virement bancaire : le 20 octobre, vous recevrez une facture qui devra être réglée dans les
5 jours. Si le comité organisateur ne reçoit pas la confirmation du virement bancaire avant le
25 octobre 2016, la réservation de la chambre ne pourra pas être confirmée.
- Carte de crédit à l’arrivée (Visa ou Mastercard) : En cas de paiement par carte de crédit,
veuillez effectuer votre réservation de chambre et accepter les conditions d’annulation avant
le 20 octobre 2016.
- Paiement comptant à l’arrivée (USD, Euros, Roubles) : En cas de paiement comptant,
veuillez effectuer votre réservation de chambre et accepter les conditions d’annulation avant
le 20 octobre 2016.
Pour toute question, veuillez contacter : Ekaterina Egorova, +7 903 772 29 10,
[email protected]
2.3 Visas (sur www.fie.org)
Vous êtes prié de remplir la section visa sur le site Internet et de télécharger, avant le 20
octobre 2016, une copie très lisible de la page de votre passeport qui montre vos noms,
prénoms, numéro de passeport et photo. Ensuite, une lettre d’invitation vous sera envoyée par
l’organisateur.
Vous pourrez alors procéder aux démarches pour l’obtention de votre visa, dont la procédure
figure en annexe.
Pour toute question, veuillez contacter: Yaroslav Maltsev, [email protected],
Téléphone +7 495 287 34 03
2.4 Transport
2.4.1 Arrivées et départs (sur www.fie.org)
Afin d’optimiser le processus de transport depuis les aéroports vers l’hôtel et retour, les
participants au Congrès devront indiquer, sur le site Internet de la FIE dans la section
adéquate, leurs coordonnées de vol aller et retour, avant le 28 octobre 2016.
La FIE prendra en charge le transport depuis les aéroports vers l’hôtel et retour de tous les
participants au Congrès.
Pour toute question, veuillez contacter: Elena Shanaurova, OC Transportation dept.,
+7926162903, [email protected]
2.4.2 Billets d’avion
La FIE paiera à chaque confédération une subvention pour la prise en charge du billet d’avion
des Présidents de fédérations.
3) Elections et nominations
3.1 Conformément aux Statuts de la FIE, la date limite pour la soumission des
candidatures (élections et nominations) est le 17 octobre 2016, minuit, heure de
Lausanne.
Aucune candidature ne sera acceptée après cette date limite.
3.2 Rappel
- Les candidatures au Comité Exécutif, Commissions et Conseils doivent être présentées par
les fédérations d’appartenance des candidats.
- Chaque fédération membre ne peut présenter qu’une seule candidature par poste
- Personne ne peut être candidat à plus d’une commission.
- Personne ne peut être candidat à plus d'un conseil et comité disciplinaire.
- Une personne ne peut être membre que d'une seule des entités suivantes à la fois : le Comité
exécutif, une commission, un conseil ou le comité disciplinaire.
3.3 Le processus complet des candidatures s’effectuera sur www.fie.org.
Un onglet spécial « Elections et nominations » permet de remplir vos formulaires de
candidatures, de les modifier si nécessaire, de les imprimer et enregistrer sur votre ordinateur
et de les envoyer automatiquement au siège de la FIE.
Le manuel d’utilisation des élections et nominations est affiché sur www.fie.org, menu
Elections-nominations.
Dès que vous aurez cliqué sur le bouton « Envoi à la FIE », le siège de la FIE vérifiera et
validera les candidatures.
Pour chaque organe concerné par les élections et nominations, les textes statutaires sont
joints et sont affichés sur le site Internet.
3.4 Pour toute question, veuillez contacter Nathalie Rodriguez, CEO, à l’adresse [email protected]
4) Pouvoir
Les fédérations nationales qui n’assisteront pas au Congrès devront envoyer à la FIE, par email : [email protected] ou par fax + 41 21 320 31 16, le formulaire en annexe avant le 8
novembre 2016.
5) Paiements dus, rappel de l’article 3.3.2 des Statuts
Une fédération membre qui n’a pas satisfait à ses obligations financières envers la F.I.E 30
jours calendaires (00h00 heure de Lausanne), avant le jour de l’ouverture du Congrès, se
verra interdire d’être représentée au dit Congrès et d’y voter, sauf exception dûment motivée
et acceptée par le Comité Exécutif et la raison en sera annoncée au Congrès.
PROCÉDURE DE DEMANDE DE VISA
Congrès de la FIE 2016, Moscou, Russie
Tous les Consulats de Russie du monde seront informés de l'existence d'une procédure
spéciale simplifiée de demande de visa pour tous les participants au Congrès de la
FIE 2016. Conformément à cette procédure, ces visas seront émis en priorité dans tous les
Consulats de Russie, quelle que soit la nationalité du demandeur.
Une fois les données personnelles saisies sur le site Web de la FIE (avant le 20 octobre),
une invitation électronique sera transmise au(x) demandeur(s). Soyez attentif lors la saisie
des informations demandées dans la section Visa du site Web de la FIE, leur exactitude
conditionne l’obtention du visa russe.
L'invitation doit être remise en personne, ou par un représentant, au Consulat de Russie
ou à son Centre de traitement des demandes des visas, quelle que soit la nationalité du
demandeur, en même temps que les autres documents personnels nécessaires à la demande
de visa. Certains consulats de la Fédération de Russie acceptent les demandes par courrier.
Un certain nombre de consulats, toutefois, exigent la présence du demandeur pour la prise
d'empreintes. Ces informations doivent être vérifiées au préalable sur le site Web du
consulat.
Après avoir reçu l'invitation, vous devez compléter le formulaire de demande de visa
disponible sur le site Web du Consulat de Russie (ou sur le site Web de son Centre de
visas) du pays dans lequel le visa doit être obtenu. Une fois ce formulaire complété,
imprimez-le et joignez-le aux autres documents demandés par le Consulat ou le
Centre de visas.
Vous trouverez ci-dessous des informations utiles sur la manière de remplir un formulaire
de demande de visa sur le site Web du consulat :
Dans le champ « Purpose of visit (section) », sélectionnez « SCIENCE-CULTURESPORTS-RELIGION ». Dans le champ suivant, « Purpose of visit », sélectionnez « SPORT
RELATIONS ». Le champ « Visa category and type » est, dès lors, renseigné
automatiquement avec « COMMON HUMANITARIAN ». Si vous possédez un ID média,
sélectionnez « BUSINESS VISITS » dans le champ « Purpose of visit (section) » et « MASS
MEDIA BUSINESS TRIP » dans le champ « Purpose of visit ». Dans ce cas, le champ
« Visa category and type » est renseigné automatiquement avec « COMMON
BUSINESS ». Dans le champ « Name of organization », entrez « Moscomsport », à
l'adresse « 8 Milyutinskiy per, Moscow 101000, Russia », TIN 7708040885. La procédure
de demande de visa ci-dessus étant exceptionnelle, ne renseignez pas les champs
« Directive (telex) number » et « Invitation number ».