Les conventions de stage : mode d`emploi

Les conventions de stage :
mode d’emploi
Pass’Pro – décembre 2014
Que le stage soit intégré dans la formation ou libre, il doit toujours donner lieu à l’élaboration d’une
convention de stage.
Outre le fait de définir précisément les missions et modalités du stage, la convention de stage permet à
l’étudiant de conserver sa couverture sociale étudiant et lui assure une couverture en cas de maladie
professionnelle ou d’accident de travail sur le lieu de stage et pendant le trajet.
Il est donc indispensable que la convention soit signée par l’ensemble des parties avant le début du stage.
Suivant l’organisme d’accueil, il existe 3 types de convention :
1. La convention pour un stage dont l’organisme signataire de la convention est en France
2. La convention pour un stage dont l’organisme signataire de la convention est à l’international
3. La convention pour un stage dont l’organisme signataire de la convention est l’Université Lille1
Désormais, la saisie et le traitement des conventions se feront à l’aide de l’application GICS avec
un module à destination des étudiants pour la saisie : http://webgestion4.univ-lille1.fr/STAGE
un module à destination des secrétaires pédagogiques pour la vérification et l’édition, accessible
depuis le portail Rimbaus http://webgestion4.univ-lille1.fr/rimbaus, bloc Annexe (Gestion des
stages)
et le dernier module pour la validation par Pass’Pro.
Les modes d’emploi des deux premiers modules sont accessibles sur le site de Pass’Pro (pass-pro.univlille1.fr):
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à la rubrique Etudiant pour le module qui leur est destiné
à la rubrique Enseignant
Cette note a pour but de rappeler la procédure d’élaboration et de traitement des conventions de stage et
les quelques règles à respecter au cours de cette procédure.
Etape 1 : saisie en ligne d’une convention de stage par l’étudiant
Chaque convention de stage doit donc être saisie par l’étudiant via l’application GICS.
Pour l’aider dans sa saisie, outre le mode d’emploi de l’application disponible sur le site de Pass’Pro, des
formulaires reprenant les informations à saisir et les explications associées sont également téléchargeables sur
ce site. Encouragez les étudiants à remplir ces formulaires de pré-saisie (et à les faire remplir par l’organisme
d’accueil) avant de débuter la saisie en ligne.
Un étudiant peut saisir sa convention en autant d’étapes qu’il le souhaite. Il peut également éditer un
récapitulatif des informations saisies (au fomat pdf) aussi souvent qu’il le veut. La saisie terminée, il peut alors
valider sa convention. Une fois validée, il ne peut plus la modifier. C’est l’étape de vérification qui commence,
sous le contrôle du secrétariat pédagogique.
A noter qu’un étudiant ne peut élaborer qu’une convention de stage à la fois.
Attention : une convention doit être validée par l’étudiant (c'est-à-dire l’enregistrement terminé) au moins 2
semaines avant le début du stage.
Certains organismes d’accueil imposent leur propre modèle de convention. Dans ce cas, la convention de
l’Université Lille 1 doit être également remplie. Elle peut être éditée en 1 seul exemplaire, qui sera joint à la
convention de l’organisme d’accueil, si celui-ci refuse de signer la convention Lille 1.
Pour enregistrer une convention dont l’organisme d’accueil est en France, l’étudiant doit connaître le numéro
de SIRET de cet organisme. Pour les rares cas où ce numéro n’existe pas (entreprise en cours de création,…),
l’étudiant doit se rapprocher de Pass’Pro pour la création d’un SIRET provisoire.
Etape 2 : la vérification des conventions de stage au niveau pédagogique
La(le) secrétaire pédagogique doit vérifier, en collaboration avec le responsable de formation ou le responsable
des stages dans la formation, les informations de la convention.
Les principaux contrôles concernent :
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Au niveau pédagogique : le contenu et les modalités du stage d’une part (adéquation de la mission et des
activités prévues par la convention de stage avec les objectifs du stage quand celui-ci est intégré au cursus
de la formation ou les objectifs de la formation en cas de stage libre), et l’absence de danger dans le pays
d’accueil en cas de stage à l’étranger d’autre part (consulter le site www.diplomatie.gouv.fr rubrique
Conseils aux voyageurs). Un récapitulatif de la convention peut être envoyé au responsable de formation
afin qu’il vérifie les informations saisies.
Au niveau administratif, il faut vérifier que le stage ne dépasse 6 mois de stage ou que l’étudiant n’enchaîne
pas 2 stages dans la même entreprise (il faut alors faire un avenant à la première convention) ou encore
qu’il n’y a pas de chevauchement entre 2 stages. Il faut également vérifier la validité de l’assurance
Responsabilité Civile : elle doit couvrir toute la période de stage ou au moins le début.
A noter que l’application contrôle, lors de la saisie de l’étudiant, que le stage ne va pas au-delà du 30
septembre (fin de l’inscription administrative) et qu’il ne dépasse pas 6 mois équivalent temps plein.
Si le stage est un stage libre, il faut vérifier qu’il ne se déroule pas pendant les périodes d’enseignement de
l’étudiant (règlement des études Lille 1)
La gratification est une information qui a été obligatoirement saisie par l’étudiant (elle peut être nulle). Voici
les règles à connaître en matière de gratification des stages en France :
Tout stage de plus de 2 mois consécutifs ou non dans un même organisme d’accueil doit
donner lieu à une gratification mensuelle minimale de 479,65 euros pour un travail à temps
plein (13,75% du plafond horaire de la Sécurité Sociale par heure de stage effectuée soit
3,1625€/heure), à défaut de convention de branche ou accord professionnel étendu.des
étudiants.
La durée s’évalue en fonction de la présence effective du stagiaire (donc gratification à partir de
45 jours de présence effective).
Le montant minimal est du quelque soit les avantages en nature ou en espèce perçus.
Après vérification de la convention, le/la secrétaire peut (via l’application GICS) :
- refuser la convention : les motifs du refus sont envoyés par mail à l’étudiant, qui doit alors modifier sa
convention (retour à l’étape 1)
- accepter la convention : l’étudiant est alors invité par mail à retirer les exemplaires papiers de sa convention
auprès de son secrétariat pédagogique.
Etape 3 : l’édition des conventions de stage
Pour retirer les exemplaires papier de sa convention, l’étudiant doit présenter :
une attestation d’immatriculation à la sécurité sociale
une copie de l’attestation d’assurance « responsabilité civile » couvrant toute la période du stage ou au
moins le début, qui permettra de vérifier (voire corriger) les informations saisies concernant cette assurance
L’édition consiste à créer le document de la convention au format pdf (via l’application GICS). Ce document peut
alors être enregistré et/ou imprimé. Une fois éditée, une convention ne peut plus être ni modifiée ni
supprimée.
Les secrétaires impriment la convention en 3 exemplaires pour les stages qui se déroulent en France (étudiant,
organisme d’accueil et secrétariat pédagogique) ou en 4 exemplaires pour les stages qui se déroulent, même
partiellement ou pour un déplacement, à l’étranger : le 4ème exemplaire est destiné à la CPAM qui doit donner
son accord avant le début du stage.
Ne remettre aux étudiants que des exemplaires papier de la convention : pas d’envoi de fichier par mail !
Etape 4 : les signatures
Les exemplaires de la convention doivent alors être signés par l’étudiant, le responsable de la formation (ou
des stages dans la formation) et le représentant de l’organisme d’accueil avant d’être transmis à Pass’Pro pour
signature du Président.
Etape 5 : l’enregistrement définitif par Pass’Pro
Après un dernier contrôle par Pass’Pro, les exemplaires de la convention de stage sont signés par le Président
de l’Université Lille 1 (ou son représentant), la convention est scannée et archivée, elle est alors considérée
comme traitée et l’étudiant peut commencer son stage. Les exemplaires sont alors renvoyés vers le secrétariat
pédagogique concerné. En cas de problème (absence de signature,…), les exemplaires sont également
retournés vers le secrétariat pédagogique concerné avec les motifs de non-signature.
Une fois la convention traitée par Pass’Pro, il est possible de récupérer le scan de la convention signée via
l’application GICS.
Etape 6 : la diffusion des conventions par les secrétaires pédagogiques
A charge au secrétariat pédagogique de transmettre un exemplaire de la convention à l’étudiant, un autre à
l’organisme d’accueil et de conserver le dernier.
Etape 7 : l’édition des avenants
Toute modification des modalités du stage (interruption temporaire ou définitive, prolongation,
changement de lieu ou de l’organisation du temps de travail,…) doit donner lieu à l’élaboration d’un avenant.
Les avenants sont élaborés et édités par les secrétaires pédagogiques via l’application GICS.
Vos interlocuteurs en cas de problèmes sont :
Patrick PHILIPPE - Responsable de la mission stage - 03 20 05 86 74
Joëlle RAUFAST - Secrétaire de la mission stage - 03 20 05 87 47
Récapitulatif du cycle d’élaboration d’une convention
L'étudiant complète
sa convention
L'étudiant valide sa
convention
La secrétaire et le RF
vérifient la convention
La convention est
refusée
La convention est
acceptée
La convention est
éditée et les
exemplaires remis à
l'étudiant
Les exemplaires sont
signées (étudiant, RF,
organisme d'accueil)
Les exemplaires sont
transmis à Pass'Pro
Convention
incomplète
Signature du
Président et archivage
Retour des
exemplaires au SP
Retour des
exemplaires au SP
Les exemplaires sont
diffusés