Construction d`un tableau de bord de conduite de projet

Philippe MERTENS
Octobre 2007
Construction d’un tableau de bord de conduite de projet
Le 26 octobre dernier, l’Association, en collaboration avec la Fondation pour les Générations
Futures et avec le soutien de Bruxelles Environnement, organisait la seconde journée
d’accompagnement méthodologique à l’appel à projets Agenda Iris 21. L’objectif ce cet
atelier était de construire collectivement un tableau de bord de conduite de projet.
Ce tableau de bord servira d’exemple, d’exercice de répétition de la construction à faire dans les services. Le
résultat que nous vous présentons, ci-dessous, n’est pas à utiliser tel quel.
Il s’agit d’un exemple construit collectivement dans le cadre de l’atelier. Il doit vous permettre d’en construire
un, au sein de l’administration avec la collaboration des différents services.
Il ne faut pas imposer un tableau de bord ! Une construction collective permet d’établir un vocabulaire commun
et de développer la transversalité. Chacun doit pouvoir se retrouver dans les points d’attention, les critères
d’évaluation, etc.
Construit collégialement, ce tableau pourra alors servir d’aide à la réflexion, à la conception et à l’évaluation
d’avancement des projets.
Première étape : Déterminez les douze points d’attention
Chaque groupe détermine ses points d’attention. La mise en commun a pour résultat de sélectionner les 12
points qui font consensus. L’agenda devra répondre à ces points d’attention. Ce sont les 12 dimensions
fondamentales du programme.
A titre d’exemple, les différents groupes participant à l’atelier sont arrivés à cette proposition :
0.
1.
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3.
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10.
11.
12.
Evaluation
Gouvernance
Environnement
Social
Economique
Participation
Transversalité
Solidarité
Egalité
Sensibilisation
Communication
Pérennité
Evaluation (bis)
0 / 12
11
évaluation
1
gouvernance
environnement
2
10
social
économique
3
9
participation
transversalité
solidarité
4
8
égalité
sensibilisation
communication
7
6
5
pérennité
Les points d’attention qui n’ont pas été retenus : 3 piliers, exemplarité et mixité urbaine.
© Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale
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Octobre 2007
Remarque :
Notre tableau possède des lacunes qui prennent leur source dans la monomanie des participants. La culture est
par exemple totalement absente des points d’attention !
Deuxième étape : Définissez 20 critères/ objectifs atteignables au bout de trois ans
Déterminez-les par exemple, à l’aide de la formule : « Dans trois ans, nous seront contents si… ». Attention, il
doit s’agir de critères atteignables et réalistes, pas de généralités ou de grands objectifs flous.
A titre d’exemple, les participants à l’atelier ont proposé :
0.
1.
2.
3.
4.
5.
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Evaluation
Mise en place d’un comité d’évaluation de l’AG21L
Réaliser une évaluation
Réaliser un tableau de bord
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Gouvernance
Agenda = titre de la déclaration de politique générale
Groupe de pilotage avec habitants
Un conseil consultatif DD
Adhésion du Collège
Plan d’actions AG21L
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Environnement
Obtention du label éco-dynamique pour trois bâtiments
Réduction trafic automobile de x%
Réduction de la consommation d’énergie et d’eau au sein de l’administration (- 15%)
Clause environnementale dans les cahiers de charge
Logique de comptabilité environnementale
Dématérialisation des documents (X% de papier en moins)
Augmentation de la mobilité douce (doubler le nombre de vélos)
Achats verts
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Social
Plan de communication thématique d’aide sociale
Plan d’augmentation du nombre de logements sociaux et d’AIS (X% ou 50 logements)
Accès à des logements HQE pour publics défavorisés
Réduction facture de la facture énergétique des bénéficiaires du CPAS
Clause sociale des cahiers des charges
Augmentation du nombre de plaines de jeux
Diminution du taux d’émigration de la population communale
Maintien des personnes âgées à domicile
Atelier santé salubrité dans le logement social
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Economique
Création d’un outil internet de promotion des commerces locaux
Instauration de formations des petits métiers techniques de l’environnement
Promotion de l’emploi local
Sensibilisation des entreprises à la mobilité et à la durabilité
Guichet unique pour entreprise
Audit éco-commerce (aide les commerces à une gestion environnementale des déchets, de l’énergie, de
la mobilité, etc.)
Favoriser l’économie sociale
Réduire la liste d’attente des logements sociaux
Insertion socioprofessionnelle
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Participation
Mettre en place des conseils consultatifs
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© Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale
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Philippe MERTENS
6.
7.
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Assemblée de représentants de quartier pour mettre en place un plan de communication
Appel à projets pour l’associatif et les écoles
Avoir mis sur pied un forum du DD
Adhésion de la société civile
Participation active des citoyens dans les comités d’accompagnement
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Transversalité
Cellule de DD interne
Un responsable volontaire par service en charge du DD
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Solidarité
Lien avec une ville du sud
Réseau solidarité/ entraide (renforcer le lien social)
8.
9.
10.
Octobre 2007
Egalité
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Sensibilisation
Instauration de responsables DD dans les écoles communales (sensibilisation et information)
Avoir organisé une formation DD pour fonctionnaire
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Communication
Site internet Agenda 21
Ecrire ensemble et diffuser une charte interne
11.
Pérennité
Quelques commentaires
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•
Malgré l’ouverture, notre groupe demeure limité pour une réelle mise en pratique de la transversalité. Il
n’arrive pas à s’ouvrir à 360° : certains points d’attentions ne sont pas abordés ! C’est un reste de
« monomanie ».
D’où l’intérêt à remplir un tableau avec l’apport et la participation de tous pour éviter ce travers de la
monomanie mais aussi afin d’encourager et de faciliter la transversalité dans la construction des projets.
Il manque un moteur puissant pour tout projet humain : le plaisir et la convivialité. Un élément qui est
trop souvent mis à l'écart. La participation et la transversalité...mais dans la joie :-) !
Le principe des poupées russes. Tout est imbriqué ! Il faut toujours penser aux autres points du cadran
lorsque l’on traite un point d’attention.
S’il n’y a pas ce souci de permanent de la transversalité, c’est un plan de développement classique que
l’on met en place !
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Philippe MERTENS
Octobre 2007
Troisième étape : déterminez deux projets et un critère d’évaluation
Chaque groupe choisi deux projets à réaliser et défini un critère de réussite par projet. Celui-ci doit permettre
d’évaluer l’avancement obtenu après trois ans. Ce sont des éléments mesurables et/ ou perceptibles qui
permettent de jauger la marche de progression et de déterminer si l’on atteint ou pas les objectifs.
Il est impossible de faire une évaluation si les objectifs ne sont pas clairs, précis, mesurables ou perceptibles.
Il faut passer par là ! C’est une occasion de fédérer des équipes pluridisciplinaires.
Mais c’est aussi un gage de sérieux. Cela peut permettre de calculer les économies, les coûts, etc.
Attention à un risque ! Baisser trop les exigences… afin que les objectifs soient atteignables.
A titre d’exemple, les différents groupes participant à l’atelier ont proposé :
1.
Diminution de la consommation d’énergie des bâtiments
Diminution de 15% des consommations.
Réseau entraide de solidarité
Pérenniser un local mis à disposition de la population et évaluer la fréquentation.
2.
Freiner l’exode urbain
Stop à la diminution de la population et/ ou revenir aux chiffres avant l’exode.
Valoriser commerces de proximité
Vérifier durée de vie des commerces (augmentation de ?).
3.
Groupe de pilotage AG21L
Il existe ou pas.
Elaboration plan communication CPAS
Taux de participation et de fréquentation aux réunions.
4.
Imposition de la durabilité dans les cahiers de charge
100% des cahiers de charge intègrent la durabilité.
Favoriser la mobilité douce
Augmentation de 50% du nombre de cyclistes – comptages.
5.
Label entreprise éco-dynamique
Obtenir le label.
Clause sociale dans les cahiers de charge
100% des cahiers de charge intègrent la clause sociale.
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Quatrième étape : pour les deux projets sélectionnés, déterminez un objectif à trois ans
pour chacun des 12 points d’attention.
Rappel des points d’attention
0 / 12
11
évaluation
1
gouvernance
environnement
2
10
social
économique
3
9
participation
transversalité
solidarité
4
8
égalité
sensibilisation
communication
7
6
5
pérennité
Commentaires sur l’utilité du tableau de bord
•
•
•
•
•
•
Il s’agit d’un exercice à rapidement mettre en pratique.
C’est une contrainte et il parfois considéré comme fastidieux mais c’est surtout un vecteur d’idées, un
outil de créativité.
Il est destiné à suivre l’ensemble de la vie d’un projet : du design, en passant par la gestion, à
l’évaluation.
C’est une aide en cours de route, il permet de répondre à la question : le projet reste-t-il dans les rails
défini ?
Il faut le construire en commun et collégialement, il ne s’agit pas d’un outil que l’on impose !
Il est susceptible de remettre en cause certains éléments d’un projet.
A titre d’exemple, un groupe de participant à l’atelier a proposé :
Projet : obtention du label entreprise éco-dynamique sur trois bâtiments communaux.
0.
Evaluation
Reconduction du label et à terme passer vers Emas.
1.
Gouvernance
Nouveau mode de gestion validé par l’obtention du label.
2.
Environnement
Obtention du label prouvant l’amélioration de la gestion environnementale dans différents domaines : mobilité,
déchets, achats, URE, eau, espaces verts.
3.
Social
Les clauses sociales sont intégrées (en plus des clauses environnementales) dans les cahiers de charge.
Engagements d’ALE.
4.
Economique
Economie financière de 15% dans les trois bâtiments grâce à l’URE et l’économie de l’eau.
5.
Participation
Par bâtiment : 1 responsable label + 1 groupe de travail interne.
6.
Transversalité
Mixité de la composition des groupes de travail, transversalité dans les actions choisies.
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7.
Solidarité
Réunion 1x par an des trois groupes de travail : échanges intergénérationnels.
Commerce équitable.
Penser global-agir local (FSC)
8.
Egalité
Mixité sociale, hiérarchique et de genre dans les groupes de travail.
9.
Sensibilisation
Label apporte une sensibilisation : nettoyage, achats scolaires, utilisateurs, etc.
10.
Communication
Communication de la démarche :
• Les différents responsables et les groupes de travail
• Le collège (régulièrement) et le conseil
• Grand public (donner du sens aux actions)
11.
Pérennité
Le nouveau mode de gestion va permettre une évolution continue des performances.
Cinquième étape : dressez un « diagramme en araignée »
Cela vous donnera une vision instantanée et imagée de l’avancée du développement durable.
A partir du diagramme des points d’attention, fixez pour chaque catégorie un stade d’avancement en fixant une
pondération de 0 à 4 :
Par exemple :
0:
Pas d’évidence d’avancées
1:
Evidences limitées d’avancées
2:
Quelques évidences d’avancées
3:
Forts signes d’avancées
4:
Accompli
Reportez la graduation sur les droites des 12 morceaux de tarte du tableau, tracez les volumes obtenus et vous
obtiendrez une sorte de photographie de l’état d’avancement des 12 points d’attention.
Sixième étape : entamez la construction du tableau de bord en interne.
A vous de jouer !
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