REUNION DU COMITE DE PILOTAGE « FESTIVAL TERRE DE

REUNION DU COMITE DE PILOTAGE « FESTIVAL TERRE DE COULUERS »
LE 13 NOVEMBRE 2010
Liste des personnes présentes : jointe sur fichier excel.
Titou remet comme base de travail à chaque participant :
• Le plan du site 2010
• La programmation 2010
• Les propositions de Tom sur la programmation 2011
• Le bilan des recettes par stand
Didier reprend en préambule les raisons de cette réunion :
Le déficit financier
 La location du camion supplémentaire : 1 000 €,
 La location du groupe électrogène : 4 000 €,
 La location du camion plateau : 300 €,
 Le manque de 400 places vendues prévus au budget.
Il y a eu 2776 entrées payantes et 3330 avec les forfaits.
Concernant le dimanche, le coût (artistique et technique) est de : 15 000 € et les
bénéfices sont de 4 000 €.
Bilan de l’année : environs 55 000 € de découvert pour la fin de l’année (dont 12 000 €
de déficit sur le festival)
Les pistes pour récupérer de l’argent :
- La réduction de tous les postes budgétaires,
- Le festival ne peut pas être la seule source de revenu de l’association, il y aura
donc :
 Les concerts avec l’Estive,
 Le concert à Pailhès lors de la Scène Populaire Ariégeoise le vendredi 25
mars 2011,
 Les rencontres possibles avec L. Fabius, A. Trigano,
 Le mécénat avec « La banque qui donne le Là » à la musique (Crédit
Mutuel),
 Voir l’intérêt de se mettre à la T.V.A.
Proposition de réflexions pour faire des économies :
 Trou financier donc réductions des dépenses,
 Problème de fond donc recentrage sur l’Economie Sociale et Solidaire
comme base sur le festival,
 Organisation : le constat que le Conseil d’Administration ne peut pas
gérer le festival tout seul d’où la proposition de créer une « commission
organisation ».
•
Problèmes :
a. nous ne connaissons toujours pas la ventilation comptable des factures
d’économat.
b. La logistique : avec une meilleure connaissance de notre matériel et une
estimation anticipée des dépenses techniques, le budget pourrait être
correctement estimé et des économies réalisées.
c. Ange déplore qu’aucune trame de travail n’existe, ni de planning des
hostilités pour que chacun sache de quoi on parle.
d. Paulo estime dommage de ne pas avoir de compte rendu des chefs
d’équipe, qui constitueraient une base de travail. Il faut réunir (ou tenter de
le faire !) les chefs d’équipe pour faire ce bilan.
Sur le festival de 2011, il serait judicieux de prévoir ce débriefing sur le
temps du démontage
e. l’ESS doit être transversale dans toutes les commissions
f. importance de redéfinir le rôle et l’implication des chefs d’équipe.
Nous avons donc décider afin d’avancer dans nos travaux et de cesser les constats de créer 4
groupes de travail.
1. aménagement du site et technique :
- local du Mas d’Azil
- technique spectacle
- régie du lieu
- par toilettes sèches
- parc ERAS
- parkings
- tri sélectif
- accueil Artistes
-
2. Programmation :
planning des hostilités
choix de la programmation
choix économiques
redéfinition des objectifs à travers la programmation
-
3. Economat et stands :
boissons (bars et bénévoles)
nourriture (bars et bénévoles)
gestion des commandes
organisation des stocks
rendu comptable
réflexion à mener sur un regroupement des stands pour limiter le nombre de
structures
gestion des bénévoles
-
4. ESS et programmation :
revoir nos objectifs
organisation : forum, débats, films, programmation impliquée
-
Chacun a pu s’inscrire dans l’un de ces groupes dont les listes sont jointes.
Une mention spéciale pour Didjou qui souhaite assurer la coordination des chefs d’équipe et
Vianney qui se remet à la gestion financière et à l’analyse.
1ère réunion du pôle « aménagement du site et technique », le samedi 4 décembre à 14 h au
local du Mas d’Azil.