Compte-rendu du comité de parents du 11 octobre 2011

 Présences : Absences : 1.
Compte-­‐rendu du comité de parents du 11 octobre 2011 Mesdames Linda Collin, Marie-­‐Claude Bernier, Marie-­‐France Bérubé, Julie Cossette, Jacinthe Lapointe, Claudia René, Monique Sirois, Marie-­‐France Veilleux, Mireille Auger et madame Simone Leblanc. Messieurs Yves Winter et Jean-­‐François Allard. Mesdames Manon Massicotte, Caroline Boulianne, Suzanne Cardin, Caroline Clark, Francine Houle, Carole Piques, Carole Potvin, Dominique Tanguay et Jacinthe Yelle. Messieurs Michel Lebel et José Lobato. Ouverture de la réunion Ouverture de la réunion à 19h15 par M.Winter 2.
Lecture et adoption de l’ordre du jour Tout en laissant le point 10 ouvert, Monsieur Winter suggère de ramener le point 8 de l’ordre du jour (Formation des comités) au point 6. Il suggère aussi d’ajouter un point 2 a) relatif au nombre de membres composant le comité de parents. Mme Bernier propose l’adoption de l’ordre du jour tel que modifié. Elle est appuyée par Mme Sirois. 2a) Composition du comité de parents Il est proposé par Mme Bernier, appuyée par Mme Lapointe, d’amender le point 3 des règlements généraux afin d’augmenter de 3 le nombre de parents pouvant être membres du comité de parents et de porter le total de participants à 23. Lecture et approbation du procès-­‐verbal de la réunion du 14 juin 2011 L’adoption du procès-­‐verbal est proposée par Mme Veilleux et appuyée par Mme Lapointe. 3.
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Élection de l’exécutif du comité de parents La tenue de l’élection est animée par Mme Simone Leblanc, directrice générale. Poste à la présidence : Mise en candidature : Mme Collin propose la candidature d’Yves Winter. Ce dernier accepte. Aucune autre mise en candidature. La proposition de Mme Collin est adoptée à l’unanimité. Poste à la vice-­‐présidence : Mise en candidature : M. Winter propose la candidature de Mme Linda Collin. Cette dernière accepte. Aucune autre mise en candidature. La proposition de M. Winter est adoptée à l’unanimité. Poste de trésorier : Mise en candidature : Mme Bernier propose la candidature de Jacinthe Lapointe. Cette dernière accepte. Aucune autre mise en candidature. La proposition de Mme Bernier est adoptée à l’unanimité. Poste de secrétaire : Mise en candidature : Mme Auger propose sa candidature. Aucune autre mise en candidature. La proposition de Mme Auger est adoptée à l’unanimité. Poste de représentant à la Fondation de l’ESSJ : Mise en candidature : M. Winter propose la candidature de Mme Julie Cossette. Cette dernière accepte. Aucune autre mise en candidature. La proposition de M. Winter est adoptée à l’unanimité. 5.
Affaires découlant du dernier procès-­‐verbal Le seul suivi à faire concerne le sous-­‐comité des vêtements et ce point sera discuté au point 6. 6.
Formation des comités M. Winter explique que les différents sous-­‐comités sont formés selon les intérêts de chacun. Il distribue une feuille à faire circuler où chacun peut inscrire ses préférences. Cette feuille sera distribuée à nouveau lors de la prochaine réunion aux membres du comité qui sont aujourd’hui absents. A) Sous-­‐comité « Évaluation des projets » Mme Collin explique que ce sous-­‐comité créé l’an dernier n’a jamais été développé à fond mais qu’il est toujours pertinent. Comme la Fondation de l’école se penche plus sur les projets personnels ou scolaires, Mme Collin croit que ce sous-­‐comité devrait plutôt se pencher sur les besoins de matériel. Il y a actuellement 5500$ à distribuer et elle demande à Mme Leblanc si elle pouvait fournir des suggestions. Cette dernière répond qu’elle pourrait le faire sans problème et qu’elle consultera le comité de direction à ce sujet. B) Sous-­‐comité « Méritas » Mme Bernier explique le fonctionnement aux nouveaux membres du comité. Comme chaque année, ce sous-­‐comité s’occupera de la remise des méritas pour les élèves de chaque classe et chaque niveau qui auront eu la meilleure amélioration académique. Ces méritas sont accompagnés d’un bon d’achat de 20$ aux Galeries de St-­‐Hyacinthe. C) Sous-­‐comité « Révision des règlements généraux » M. Winter explique que ce comité a terminé ses travaux l’an dernier et que les nouveaux règlements généraux seront soumis au conseil d’administration de l’école d’ici la fin octobre. Conséquemment, ce sous-­‐comité n’a plus sa raison d’être et est donc aboli. D) Sous-­‐comité « Vêtements » M. Winter explique aux nouveaux membres que ce sous-­‐comité est le plus gros et est celui qui demande le plus de travail. C’est celui qui permet d’amasser beaucoup d’argent. Il s’agit de faire la récolte, le tri, le nettoyage et la revente des uniformes usagés. L’an passé, les membres du comité se sont demandés si en plus de la vente du mois d’avril, il serait bien d’en tenir une autre en novembre ou en décembre car il reste beaucoup de vêtements. Le nouveau sous-­‐comité aura à se pencher sur cette question. E) Sous-­‐comité site Web Il est proposé qu’un nouveau sous-­‐comité soit formé afin de meubler la section comité de parents du nouveau site Web de l’école. Il y avait auparavant un journal papier qui était publié 3 fois par année. Cependant, ce dernier a été aboli pour des raisons d’économies de papier. Il serait donc pertinent de se servir du site Web afin de faire les différentes annonces ou nouvelles en provenance des différents comités. M. Winter souligne qu’en cours d’année, il peut se rajouter des sous-­‐comités au fur et à mesure de l’identification des besoins ou des nouvelles idées. Il mentionne par ailleurs que chaque sous-­‐comité devra se nommer un responsable afin de faire le lien et les rapports au comité de parents. Enfin, il ajoute qu’en vertu des nouveaux règlements qui devraient être adoptés sous peu, le président est toujours d’office sur tous les sous-­‐comités. 7.
Informations de la direction Mme Leblanc commence en remerciant tout le monde de son implication. Elle mentionne, par ailleurs, qu’à chaque rencontre elle souhaite être accompagnée d’un autre intervenant de l’école (ex : directeur, directrice des services pédagogiques, intervenant en toxicomanie etc.) pour qu’il puisse répondre à nos questions. Mme Leblanc nous fait part du fait que, cette année, l’école comporte 47 groupes au lieu de 49 l’an passé pour environ le même nombre d’élèves. Il y a donc : • 10 groupes de secondaire 1 pour un total de 263 élèves, soit un groupe de moins que l’an passé. En effet, il y avait 40 élèves sur la liste d’attente mais ces derniers étaient tous des garçons. Comme l’école se doit de conserver le principe d’équilibre garçon/fille, cette décision s’imposait. • 10 groupes de secondaire 2 • 8 groupes de secondaire 3 • 8 groupes de secondaire 4 • 8 groupes de secondaire 5 Mme Leblanc nous informe aussi des activités de recrutement qui ont été déployées cette année. 525 familles se sont présentées à la journée « Portes ouvertes » et la direction de l’école en est très satisfaite. Elle mentionne par ailleurs que, depuis quelques années, les visiteurs à cet événement sont composés d’élèves de 6e année mais aussi de 5e année. De plus, 311 jeunes auraient assisté à « l’ESSJ en fête » ce qui est un résultat exceptionnel. Enfin, 403 jeunes auraient passé l’examen de classement, ce qui est une légère baisse comparativement à l’an dernier où 430 étudiants y avaient pris part. Cependant, il y a toujours plus ou moins 300 places à combler. Par la suite, Mme Leblanc nous mentionne qu’il y aura cette année 3 bulletins et 2 communications inter-­‐étapes dont la première sera d’ailleurs remise cette semaine et sera un constat sur l’attitude des élèves. Le premier bulletin sera quant à lui remis le 17 ou 18 novembre et le titulaire de chaque groupe sera le porte-­‐parole de chacun des enseignants auprès des parents. En février, par contre, pour le deuxième bulletin, les enseignants pourront être rencontrés sur invitations de ces derniers aux parents des élèves qui le nécessiteront. Il est ensuite question de la campagne d’agrumes qui bat son plein. Mme Leblanc lance un appel au secours car elle cherche un entrepôt vide à St-­‐Hyacinthe qu’elle pourrait obtenir gratuitement afin d’entreposer les oranges et pamplemousses pendant 3 jours, soit du 16 au 18 novembre. Elle mentionne que ce dernier n’a pas à être réfrigéré. Enfin, en réponse à la question à savoir si celui de l’an passé ne pourrait être disponible, elle répond que non car l’an passé cet entrepôt était en construction mais ce n’est plus le cas cette année et qu’il n’est plus disponible. Mme Leblanc continue son rapport en nous mentionnant que, cette année, la loterie offrira comme lot une Kia Optima soit une voiture plus luxueuse que la Fiesta de l’an passé mais qui demeure quand-­‐même abordable dans le but de pouvoir faire plus de profits avec la vente des billets. Les résultats de cette vente devraient être en grande partie investis pour la nouvelle salle d’entraînement qui sera inaugurée cet automne. Elle nous entretient ensuite des différents achats et travaux qui ont été effectués cet été soit : •
Achat de 7 tableaux interactifs qui s’ajoutent aux 5 déjà utilisés pour les mathématiques. Ces 7 nouveaux tableaux ont été installés dans les groupe d’aide à la réussite du 1er cycle (groupes 10-­‐20-­‐30-­‐11-­‐12-­‐21-­‐22) •
Peinture de la salle Jeanne-­‐Daigle •
Un des locaux d’informatique a été équipé de 35 nouveaux ordinateurs. Il y a donc présentement 125 ordinateurs disponibles pour les élèves. •
Installation d’Office 2010 sur tous les ordinateurs en remplacement d’Office 2000 •
Réfection de la toiture du pavillon Monseigneur-­‐Moreau ce qui a constitué la plus grosse dépense de l’année Les prochaines rénovations qui devront être effectuées sont : • La réfection de la toiture du gymnase • La réfection de l’ascenseur du pavillon Monseigneur-­‐Moreau • La réparation de la structure de l’école au niveau des briques qui à certains endroits commencent à s’effriter. Mme Leblanc nous parle ensuite de la nouvelle campagne de publicité de l’école qui a été changée cette année. Elle est parue dans les journaux, dans les abribus et une vidéo a été diffusée dans les cinémas de St-­‐Hyacinthe et de Beloeil. Lors de la prochaine rencontre, elle nous remettra une copie de la nouvelle pochette promotionnelle. Elle nous informe aussi que le 24 octobre prochain, le conseil d’administration de l’école étudiera la proposition de nouveaux règlements généraux du comité de parents et procèdera à son adoption. Mme Leblanc nous parle ensuite de la campagne « Monter à bord ». L’école a obtenu entre 5000 et 6000 dollars avec cette opération. Elle mentionne que, suite aux plaintes de l’an passé (une plainte écrite officielle et quelques plaintes verbales), l’école a mieux fait ses devoirs et s’est assuré de l’envoi d’une lettre aux parents expliquant correctement le fonctionnement et l’objectif de l’opération. Cette activité consiste en un versement de 20$ à l’école pour chaque parent se présentant le jour de l’activité pour faire l’essai d’une voiture Ford. L’argent amassé avec cette campagne sera investie dans les activités sportives. Mme Leblanc nous parle du nouveau site Web de l’école entièrement remodelé. Elle aimerait que nous allions le voir et que nous lui donnions nos commentaires à la prochaine rencontre. Elle nous mentionne qu’on peut y retrouver le « lip dub » de l’an dernier, le calendrier scolaire, la vidéo promotionnelle, plusieurs photos etc. Elle dit que le site est maintenant beaucoup plus convivial et interactif. De plus, le webmestre est maintenant en poste à l’interne à l’école et c’est d’ailleurs à lui que nous pourrons soumettre nos articles à insérer dans la section comité de parents du site. Son nom est M. Bernard Larivière et son courriel est le [email protected]. En outre, nos messages pourraient aussi apparaître sur le bandeau « Nouvelles » du site pour annoncer par exemple la vente de vêtements. Par la suite, Mme Leblanc nous informe que l’école a demandé à la firme Tarcan de pouvoir garder en consignation quelques vêtements d’éducation physique car il y avait beaucoup de plaintes pour le délai de livraison lorsque des vêtements additionnels sont nécessaires. Les exemplaires seront donc disponibles auprès de la secrétaire des services aux élèves et l’école ne paiera à Tarcan les vêtements que lorsqu’ils seront effectivement vendus. Mme Cossette en profite pour demander à Mme Leblanc s’il serait possible de demander à Tarcan de prévoir une étiquette blanche dans le short d’éducation physique afin de pouvoir identifier le vêtement plus facilement. Mme Leblanc dit qu’elle en fera assurément la demande. Il est demandé à Mme Leblanc quand seront envoyées les confirmations d’admission aux nouveaux élèves. Elle nous informe que ce jeudi et vendredi, un appel sera fait à tous les parents afin de confirmer les inscriptions. L’envoi des contrats lui aura lieu à la fin de la semaine prochaine. Enfin, il est demandé à Mme Leblanc, quand doit avoir lieu l’inauguration de la nouvelle salle d’entraînement. Elle répond que l’ouverture doit avoir lieu cet automne. L’école était présentement en processus de soumission car il s’agit d’équipements valant environ 55000$. La firme est maintenant choisie et le processus suivra son cours. La salle d’entrainement sera accessible à tous les élèves que ce soit par le biais des cours d’éducation physique, par les équipes sportives ou sur l’heure du midi. 8.
Trésorerie Mme Collin explique brièvement à la nouvelle trésorière la constitution du bilan qui doit être rédigé chaque mois et lui dit qu’elle pourra l’adapter comme elle le souhaitera. Elle remet, par ailleurs, à tous les parents, un bilan présentant les dépenses et revenus et nous en fait la présentation. •
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2 chèques seraient toujours en circulation, soit le chèque #40 pour une corbeille de fleurs (funérailles) et le chèque # 43 aussi pour des fleurs au montant de 69.49$. M. Winter va tenter de faire un suivi auprès des commerçants concernés afin de savoir ce qu’il advient de ces chèques. 40$ sont toujours à déposer dans le compte provenant de la vente de vêtements. Mais Mme Collin ne se souvenant plus du NIP ne peut actuellement pas les déposer. L’année commence avec un solde provisoire de 6971.20$ Enfin, Mme Collin mentionne qu’il doit y avoir une proposition afin que Mme Lapointe, à titre de nouvelle trésorière, puisse être signataire des chèques du compte du comité de parents. Par la suite, Mme Lapointe pourra présenter un formulaire à la Caisse populaire de St-­‐Hyacinthe (succ. D’Youville) afin d’officialiser le tout. Conséquemment, il est proposé par Mme Marie-­‐Claude Bernier et appuyé par M. Jean-­‐François Allard d’autoriser Mme Jacinthe Lapointe à être signataire des chèques du compte de banque du comité de parents de l’École secondaire St-­‐Joseph. Mme Cossette demande de quelle façon les surplus budgétaires vont être distribués pendant l’année étant donné que le sous-­‐comité consacré à l’étude des projets n’est pas encore sur pied. M. Winter lui répond qu’au courant de l’année les sommes vont être distribuées en fonction des différentes décisions qui seront prises. 9.
Correspondance Aucune correspondance. 10.
Questions diverses Il est demandé qui doit être avisé dans le cas où l’un ou l’autre des membres du comité de parents ne peut être présent à une réunion. M. Winter répond qu’il faut en informer la secrétaire de l’école Mme Louise Girard. 11.
Date de la prochaine réunion Il est entendu que les réunions du comité de parents se tiendront les 2e mercredis du mois. La prochaine réunion aura donc lieu le 9 novembre prochain à 19h15. Exceptionnellement, la réunion de décembre aura lieu le lundi 12 décembre. 12.
Fin de la réunion Mme Collin propose la levée de l’assemblée à 21 h15. Elle est appuyée par Mme Lapointe. Mireille Auger Secrétaire du comité de parents