Plus de ressources en ligne sur www.KiwanisOne.org (anglais).

J'ai appris que les gens oublieront ce que vous avez dit, les gens oublieront ce que vous avez fait, mais
les gens n'oublieront jamais ce que vous leur avez fait ressentir. —
Maya Angelou
Plus de ressources en ligne sur www.KiwanisOne.org (anglais).
PRÉSIDENT
Votre club Kiwanis vous a élu président parce que vous avez les qualités requises pour
diriger. En tant que président, vous vous assurerez que votre club fonctionne de manière
efficace. Vous impulserez des projets qui profitent à votre ville. Vous développerez des
initiatives pour augmenter les effectifs de votre club. Surtout, vous serez chargé de former
des responsables qui rempliront la mission de Kiwanis au niveau du club et au-delà.
Préparez-vous bien et vous serez un directeur qui inspire, conseille et oriente votre club
en matière de renforcement des effectifs et de service.
RESPONSABILITÉS
En tant qu'officier placé à la tête du club et du conseil, le président travaille en étroite collaboration avec
le conseil de direction et les présidents de comité. Il établit et suit un plan stratégique, fixe des objectifs afin
d'améliorer l'expérience des membres et renforce l'impact du service du club au sein de la ville en intégrant
de nouveaux membres dans le club. Les présidents de club trouveront une liste de ressources
sur www.KiwanisOne.org/clubpresident (anglais).
QUALIFICATIONS
Inspire les membres et leur insuffle un esprit d'initiative
Gère bien son temps
Noue des relations avec les représentants de la ville
Veille au bon déroulement des réunions du club
PRÉSIDENT
••
••
••
••
••
Donne l'exemple
FONCTIONS
• Établit un plan stratégique pour le club incluant des objectifs de renforcement des effectifs et de service au sein de la ville
• Motive les membres et les comités à atteindre ces objectifs
• Organise une équipe de leadership efficace en nommant et en formant des présidents de comité compétents
• Incite les responsables de club à participer à la formation proposée pour leur poste
• Soutient l'activité des comités pour assurer une bonne expérience au sein du club
• Veille à ce que le club reste pertinent pour la ville et pour les membres en réalisant périodiquement des évaluations
• Comprend ce qu'implique le parrainage des programme de service et de leadership
• Fournit aux membres du club les directives Kiwanis de protection de la jeunesse
• Veille à ce que les réunions du club soient conviviales, instructives et efficaces
• Préside des réunions de conseil efficaces
• Met en place un plan de succession pour les futurs responsables afin de faciliter la transition
• Communique régulièrement avec les membres du club pour les tenir au courant des affaires et des activités du club
• Récompense et rend hommage aux réalisations des membres et des comités
• Remplit toutes les autres fonctions mentionnées dans le texte standard des statuts du club
GUIDE DE LEADERSHIP DE KIWANIS INTERNATIONAL
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Vous êtes un Kiwanien parce que vous vous souciez des autres. Imaginez ce qui arriverait si votre club pouvait faire
encore plus. Imaginez tous les sourires sur les visages. La Formule est votre opportunité pour construire l’avenir de
votre club.
La Formule est une initiative pluriannuelle dirigée par les membres. Elle vise à renforcer les effectifs de Kiwanis dans les
clubs existants et à étendre la portée de Kiwanis aux villes qui n’ont pas encore de club. La Formule fait partie d’un plan
stratégique qui s’appuie sur une structure pour préparer Kiwanis à son prochain siècle d’existence. Elle vise à améliorer
de manière continue les conditions dont jouissent les membres et les clubs.
Lorsque nous partageons Kiwanis avec les autres, nos clubs sont renforcés, de nouveaux clubs sont créés et les villes
profitent d’un service Kiwanis encore plus fort et encore meilleur. Mettez donc l’accent sur vos effectifs. Faites de votre
club et de votre ville un lieu meilleur grâce à La Formule. C’est simple :
Prenez quelque chose que vous aimez
Partagez-le avec d’autres
Faites-en une partie intégrante de votre vie
La Formule, ce sont des membres qui aiment, partagent et vivent leur expérience Kiwanis.
En tant que président du club, votre priorité dans le domaine des effectifs consiste à nommer le président du comité
d’adhésion. Cette personne sera le premier point de contact lorsqu’il s’agira de coordonner les initiatives en matière
d’adhésion, de recevoir des informations sur les nouvelles ressources et de tenir le conseil au courant des activités en
cours et prévues.
À mesure que cette campagne progressera, des informations et des ressources centrées sur l’adhésion seront publiées
sur www.kiwanis.org/laformule.
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+1-317-875-8755
Les comités de club et leur leadership
Commencer à constituer votre équipe de leadership en choisissant des présidents de comité fiables et collaboratifs.
Vos comités de club prévoient des événements de collecte de fonds, invitent et informent les nouveaux membres et
développent des projets de service – voilà pour l'essentiel de leurs activités. Vos présidents de comité de club jouent un
rôle clé en intéressant les membres nouveaux et chevronnés au travail que fournit votre club dans votre ville et au-delà.
Il faudra donc que vous réfléchissiez bien aux personnes que vous nommerez à ce poste. Vous et vos présidents de
comité fixerez ensemble des objectifs pour l'année. Vous leur donnerez des directives, définirez des attentes générales
et ferez le point régulièrement. Lorsque vous les nommerez, examinez ces listes énumérant les fonctions générales d'un
président de comité.
FONCTIONS GÉNÉRALES DES PRÉSIDENTS DE COMITÉ
FF
Suivre la formation des présidents de comité de club.
FF
Se familiariser avec les statuts, les règlements et les procédures du club.
FF
Fixer une réunion organisationnelle en août.
FF
Sélectionner les membres du comité.
FF
Créer des sous-comités si nécessaire.
FF
Élaborer un budget du comité (demander l'approbation du conseil si nécessaire).
FF
Élaborer un plan de communication pour l'année.
FF
Déterminer si le comité actuel a encore des objectifs à atteindre ou des engagements à respecter.
FF
Revoir et établir les objectifs annuels et à long terme avec le nouveau président.
FF
Élaborer un plan d'action basé sur des objectifs.
PRÉSIDENT
LISTE DE TÂCHES : avant leur année de service
LISTE DE TÂCHES : pendant le mandat
FF
Prévoir et organiser des réunions et des activités régulières pour le comité.
FF
Gérer le budget du comité.
FF
Travailler avec les autres comités du club.
FF
Suivre les progrès dans la réalisation des objectifs du comité.
FF
Rédiger et soumettre des rapports mensuels au président et au secrétaire.
FF
Assister aux réunions du conseil du club et informer sur les projets et les réalisations du comité.
GUIDE DE LEADERSHIP DE KIWANIS INTERNATIONAL
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En commençant par cette liste générale, rencontrez chaque responsable de comité pour négocier des objectifs, des
responsabilités et des échéances spécifiques. Ensemble, examinez ces questions.
••
••
••
••
••
Quel est le rôle d'un président de comité ?
Existe-t-il une description écrite du poste ?
Quelles sont les informations contenues dans les statuts ou les règlements et procédures du club ?
Quels sont les objectifs annuels et à long terme du comité ?
Quelles sont les ressources disponibles pour les responsables de comité ?
Encouragez également vos présidents à suivre la formation de leadership du club destinée aux présidents de comité
lors de votre congrès de district ou en ligne sur www.KiwanisOne.org/leadertools (anglais).
LES COMITÉS DE VOTRE CLUB
Chaque club a une liste de comités permanents stipulés dans ses statuts. De nombreux clubs ont continué à
ajouter des comités pour assurer différentes fonctions, comme soutenir des collectes de fonds et des activités de
service spécifiques.
Vos comités permanents incluent probablement :
Examen financier *
Adhésion
Invitation
Fidélisation
Sensibilisation
Relations publiques
Programmes
Réunions de club
Événements spéciaux
Service et collectes de fonds
Services à la ville
Programmes de service et de leadership
Campagne planétaire en faveur des enfants
Ces thèmes peuvent être répartis entre différents comités ou sous-comités, en fonction des préférences de votre club.
*Le seul comité exigé par les textes standard des statuts de club Kiwanis International est un comité chargé de procéder à un examen financier annuel, à
moins que le club n'ait recours à une société comptable qualifiée.
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+1-317-875-8755
Quels sont les autres comités de votre club ?______________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
Est-ce que certains de ces comités spéciaux auront terminé leur tâche d'ici la fin de l'année ? D'autres comités seront-ils
ajoutés durant votre année de présidence ? ______________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
ÉCHÉANCE
PRÉSIDENT
D'ici le 15 juillet, nommer tous les présidents de comité.
D'ici août, les présidents choisissent des membres pour chaque comité.
Dans le courant du mois d'août, les comités se réunissent pour examiner les documents, les objectifs et les échéances.
Ils établissent les calendriers des projets et soumettent une proposition de budget au conseil avant fin septembre.
Si vous prévoyez une analyse des besoins de la ville, demandez au comité service et collectes de fonds de la réaliser
avant le 1er octobre. Envisagez l’utilisation de l’outil « Redécouvrir votre ville » pour vous aider dans ce processus.
Celui-ci est disponible sur le site : www.kiwanis.org/outilsVRC.
GUIDE DE LEADERSHIP DE KIWANIS INTERNATIONAL
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Président élu /vice-président du club
Les rôles du président élu et du vice-président sont déjà définis dans les statuts et les règlements de votre club.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
••
••
••
••
••
Participe au conseil de direction en tant qu'officier
Assure un mandat d'un ou deux ans, selon le règlement du club
Assiste aux réunions du conseil de direction
En l'absence du président, préside les réunions du club et du conseil de direction, conformément au règlement du
club
Assure d'autres fonctions pouvant lui être assignées par le président ou le conseil de direction
Tout au long de l'année, le président élu ou le vice-président se prépare à assumer le rôle de président en collaborant
étroitement avec le président du club et en assistant aux réunions du conseil de division, au congrès du district et
éventuellement au congrès de Kiwanis International. Le président de club a pour rôle d'intégrer ces responsables aux
discussions et aux réunions, de leur déléguer des tâches et de les encourager à participer à la formation de leadership
de club.
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Conseil de direction
LE RÔLE DU PRÉSIDENT DU CLUB AU SEIN DU CONSEIL
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••
••
••
Préside les réunions du conseil
Fixe l'ordre du jour des réunions du conseil
Convoque le conseil pour des réunions spéciales, si nécessaire
Élabore, en consultant le conseil de direction du club, des objectifs alignés sur le plan stratégique du club
Est membre de droit de tous les comités permanents et spéciaux
MISSION DU CONSEIL DU CLUB
Chaque club Kiwanis possède un conseil de direction chargé d'assurer la fluidité des opérations du club,
de créer et de promouvoir la vision du club — le tout en gardant présent à l'esprit l'intérêt du club. La plupart des
tâches du conseil concernent les domaines suivants : administration, prise de décision et planification stratégique. Les
tâches administratives incluent :
••
••
••
••
••
S’assurer que les membres ont un statut « en règle » conformément au règlement du club
Fixer un budget annuel (avant le 15 octobre chaque année)
S'assurer que le club est en conformité avec la législation en vigueur
Superviser la mise en œuvre du règlement du club
S'assurer que le club s'acquitte de ses obligations financières, y compris de l'examen annuel des comptes via un
comité permanent chargé de l'examen financier ou via une société comptable qualifiée
PRÉSIDENT
REMARQUE : Un membre du conseil ne peut faire également partie du comité chargé de l'examen financier.
D'autres fonctions peuvent être assignées au conseil dans les statuts et les règlements de votre club.
STRUCTURE DU CONSEIL DU CLUB
Comme stipulé dans le texte standard des statuts et des règlements du club, le conseil du club inclut les membres
suivants :
••
••
••
Officiers
••
••
••
••
••
••
Président
Président élu
Président sortant
Vice-présidents (le cas échéant)
Trésorier
Secrétaire ou secrétaire-trésorier si une même personne exerce les deux fonctions
Administrateurs
D'autres postes, en fonction de la législation locale en vigueur*
*En général, cela s'applique uniquement aux clubs d'Europe et de la région Asie-Pacifique.
GUIDE DE LEADERSHIP DE KIWANIS INTERNATIONAL
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Le mandat des officiers du conseil est de durée variable, mais il commence toujours le 1er octobre. Les officiers
du club assurent un mandat d'un ou deux ans et les administrateurs d'un, deux ou trois ans. Cependant, si votre
club choisit d'élire les administrateurs pour un mandat de deux ou trois ans, échelonnez les mandats de sorte que
seulement une moitié ou un tiers des administrateurs soient élus chaque année.
RÉUNIONS DU CONSEIL
Le conseil se réunit régulièrement dans un lieu et à une heure désignés. Des réunions spéciales peuvent également
avoir lieu sur convocation du président via un vote de la majorité du conseil, à condition que tous les membres
du conseil soient informés au moins 48 heures à l'avance de la date, de l'heure, du lieu et de l'objet. Le conseil
peut se réunir et traiter les affaires via toute méthode permettant à l'ensemble des participants de communiquer
simultanément. Cela peut inclure les technologies en ligne comme GoToMeeting ou Skype, les conférences
téléphoniques ou les e-mail. La participation à la conversation, quelle que soit la méthode choisie, est considérée
comme une présence. C'est une donnée importante pour déterminer l'existence d'un quorum lorsqu'une mesure est
prise. Le quorum correspond à plus de la moitié des membres du conseil.
En cas de doute, Kiwanis se référera aux « Robert’s Rules of Order » pour fixer le déroulement de la réunion du conseil.
Si un vote à main levée manque de clarté, faites l'appel pour bien prendre en compte chaque voix.
Le conseil n'est autorisé à prendre aucune mesure pouvant être contraire aux intérêts du club et de ses membres.
À l'exception des mesures disciplinaires, toute mesure prise par le conseil peut être abrogée ou amendée via une
majorité des deux tiers des membres du club présents et ayant le droit de vote, à condition que tous les membres du
club soient informés au moins 14 jours à l'avance.
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+1-317-875-8755
Réunion du conseil de direction
Nous vous proposons deux formats d'ordre du jour pour les réunions du conseil. Vous pouvez également créer le vôtre.
L'objectif est d'avoir un ordre du jour défini.
Exemple de format : option 1
Appel nominal pour confirmer l'existence d'un quorum*
Rapport du secrétaire
••
••
Procès-verbal de la réunion précédente (officiellement accepté par le conseil après examen)
Correspondance officielle
Rapport du trésorier (officiellement accepté par le conseil après examen)
••
••
Comptes administratif et de service
Approbation des paiements en dehors du budget annuel approuvé
Rapport du comité d'adhésion
••
••
Demandes d'adhésion
Démissions ou changements parmi les membres du club
Rapports d'autres comités
PRÉSIDENT
Éléments laissés en suspens lors d'un conseil précédent
Nouvelles affaires
Discussion stratégique concernant les domaines qui posent problème
Affaires de la division
Affaires du district
Affaires de Kiwanis International
*Le quorum correspond à plus de la moitié des administrateurs. Si le quorum n'est pas atteint, le conseil ne doit pas
prendre de mesure officielle.
GUIDE DE LEADERSHIP DE KIWANIS INTERNATIONAL
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Exemple de format : option 2
Confirmer que le quorum est atteint*
Points d'accord : Les points d'accord regroupent tous les points non controversés qui exigent une action du conseil
mais pas de discussion ni de débat. Si un membre du conseil souhaite discuter un point d'accord, il doit demander de
l'inscrire à l'ordre du jour du programme d'action. Une fois que les éléments demandés ont été déplacés, les points
d'accord font l'objet d'un vote global pour gagner du temps.
••
••
Rapport et procès-verbal du secrétaire
Rapport du trésorier
Programme d'action : Le programme d'action inclut des éléments susceptibles de donner lieu à une discussion et une
délibération normales. Cela inclut tous les éléments qui ont été spécialement retirés des points d'accord. Chaque point
du programme d'action est discuté et voté individuellement.
••
••
Rapports du comité exigeant une action
Demandes de financement en dehors du budget approuvé
Programme d'information **: Le programme d'information se compose d'éléments fournis à titre de référence
uniquement et ne nécessitant aucune action du conseil. Les membres du conseil pourront demander que des points
soient déplacés du programme d'information vers le programme d'action s'ils pensent qu'une action est nécessaire lors
du conseil.
••
Rapports du comité ne nécessitant pas d'action
Affaires futures
*Le quorum correspond à plus de la moitié des administrateurs. Si le quorum n'est pas atteint, le conseil ne doit pas
prendre de mesure officielle.
**Option 2 : Toutes les affaires, en suspens ou nouvelles, sont classées dans la catégorie Points d'accord, Programme
d'action ou Programme d'information. Si le temps manque, les éléments du programme d'information pourront être
partagés par voie électronique après la réunion.
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Réunion du club
Protocole
Le protocole de Kiwanis consiste dans le respect des bonnes manières, de la dignité et du respect. En tant que
président, vous donnez le ton à votre club. Ces directives doivent vous aider à planifier et à organiser les réunions de
votre club. Vous n'avez pas à effectuer toutes les tâches vous-même, mais vous devez vous assurer que rien n'est oublié.
••
••
••
••
••
••
••
Désignez des personnes qui accueilleront les membres à leur arrivée.
Prévoyez des drapeaux, une bannière, une cloche, un maillet, des badges avec les noms, un pupitre et les badges
des invités. Consultez les aides audiovisuelles avant la réunion.
Placez les responsables Kiwanis invités (gouverneur, lieutenant gouverneur, etc.) à la table de la direction, s'il y
en a une, et rendez-leur hommage une fois pendant la réunion ; il n'est pas nécessaire que chaque participant au
programme leur rende hommage. Si votre club a invité le gouverneur où le lieutenant gouverneur, prenez à votre
charge tous les frais à l'exception du transport.
Prévoyez d'offrir le repas aux membres et organisez-le à l'avance.
En général, les membres se lèvent et applaudissent quand leur lieutenant gouverneur ou leur gouverneur, un
membre du conseil de Kiwanis International, un ancien président de Kiwanis International ou un autre Kiwanien
distingué se présente. Informez-en à l'avance quelques membres du club afin qu'ils puissent impulser
le mouvement.
Lorsque le gouverneur de district et le lieutenant gouverneur sont présents à une réunion du club,
en tant que président vous présenterez le lieutenant gouverneur qui, à son tour, présentera le gouverneur.
Présentez les délégations interclubs, les Kiwaniens invités, les membres potentiels, les représentants des
programmes de service et de leadership et les autres invités.
PRÉSIDENT
••
••
Élaborez un ordre du jour standard avec les heures, désignez les personnes qui interviendront, expliquez son rôle à
chaque participant et veillez à commencer et à terminer la réunion à l'heure (voir exemple d'ordre du jour page 59).
À chaque réunion, rendez hommage aux réalisations des membres et des comités et exprimez votre
reconnaissance au nom du club.
ACCUEIL DES PORTE-PAROLE
Cette liste de contrôle doit faciliter l'accueil des porte-parole, pour vous ou pour le membre chargé de cette tâche,
et vous aider à présenter vos invités.
••
Informez le porte-parole de :
– la date, l'heure et le lieu de la réunion
– toute demande concernant la teneur des discours à l'avance ou après la réunion
– la taille approximative de l'auditoire
– l'ordre du jour, le temps alloué au discours et la fin de la réunion
– l'équipement mis à la disposition du porte-parole (projecteur, écran, pupitre, etc.)
••
Informez-vous sur l'orthographe et la prononciation du nom du porte-parole et demander un CV pour la publicité
et une présentation.
GUIDE DE LEADERSHIP DE KIWANIS INTERNATIONAL
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••
••
••
58
Demandez à un membre d'accueillir le porte-parole et de le présenter à vous et aux autres membres. Veillez à ce
que l'on donne au porte-parole un badge d'invité ou de porte-parole et à ce qu'il soit assis à la table de la direction.
Prévoyez un verre ou une bouteille d'eau à la place qu'il occupe (ou sur le podium).
Présentez brièvement et de manière officielle le porte-parole. Remerciez-le en lui offrant un petit cadeau peu
onéreux. Considérez la possibilité de faire un don en son nom au profit d'une cause qui reflète l'engagement
du club dans les activités de service et au sein de la ville. Un jour ou deux après sa visite, envoyez une note de
remerciement de la part du club.
Dans de nombreux clubs, il est d'usage de se lever et d'applaudir lorsqu'on présente le porte-parole ou après
lui avoir rendu hommage. Si cela ne se fait pas spontanément et que vous souhaitez introduire cette coutume,
suggérez l'idée aux membres de votre club lorsque l'occasion se présentera.
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Réunions de club
Programme
PERSONNE RESPONSABLE DÉBUT
HEURE FIN
HEURE
Activité d'ouverture
____________________________ _____________ ____________
(Cela peut inclure une chanson, un message d’inspiration, une invocation ou un simple message de bienvenue)
Présentations
____________________________ _____________ ____________
(officiers de division et de district invités, nouveaux membres, membres d'autres clubs, autres invités)
Communications reçues ____________________________
_____________ ____________
• Actions du conseil ____________________________
_____________ ____________
• Projets ____________________________
_____________ ____________
• Réunions ____________________________
_____________ ____________
Rapports des présidents de comité ____________________________
_____________ ____________
• Cérémonie d'intronisation ____________________________
_____________ ____________
• Récompenses reçues ____________________________
_____________ ____________
• Publicité dans les journaux ____________________________
_____________ ____________
• Anniversaires ____________________________
_____________ ____________
• Célébration d'événements ____________________________
_____________ ____________
• Réalisations des clubs ____________________________
_____________ ____________
• Remercier aussi les visiteurs pour leur présence
___________________________
_____________ ____________
• Certificats et autres récompenses ____________________________
_____________ ____________
Spot informatif d'une minute ____________________________
_____________ ____________
• Introduction ____________________________
_____________ ____________
• Programme ____________________________
_____________ ____________
• Remerciements
____________________________
_____________ ____________
• Remercier les visiteurs pour leur présence
____________________________
_____________ ____________
Fin de la réunion ____________________________
_____________ ____________
Annonces
PRÉSIDENT
Reconnaissance des membres
Remise de récompenses
Programme
GUIDE DE LEADERSHIP DE KIWANIS INTERNATIONAL
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Intronisation des nouveaux membres
L'intronisation des nouveaux membres vous offre l'occasion de leur souhaiter la bienvenue au sein de votre club. Cette
étape est une expérience mémorable qui donne aux nouveaux membres le sentiment de faire partie de quelque chose
d'important : votre club. En prenant la peine de les présenter, vous témoignez aux nouveaux membres votre intérêt et
votre reconnaissance.
Certains clubs ont une tradition officielle, qui peut leur être propre, pour accueillir les nouveaux membres. C'est
fantastique ! Quelle que soit la méthode de votre club, vous pouvez vous inspirer de ces idées pour personnaliser
l'événement. Dans tous les cas, veillez à ce qu'il ait lieu, de manière ponctuelle et conforme au style et à l'esprit de
votre club.
IDÉE N° 1 : OUVREZ AVEC LES OBJECTIFS KIWANIS
Demandez aux membres parrains et aux nouveaux membres de venir sur le devant de la scène. Présentez le nouveau
membre à toutes les personnes présentes (ou demandez au nouveau membre de se présenter) Pour réaffirmer
l'engagement de chacun envers les idéaux du club, lisez les six Objectifs de Kiwanis. Ces Objectifs n'ont pas changé
depuis 1924 et tous les membres qui ont rejoint l'organisation se sont engagés à respecter ces principes communs.
Remettez au nouveau membre son badge et son certificat d'adhésion Kiwanis.
IDÉE N° 2 : SUIVEZ UN SCRIPT
Voici une suggestion pour les clubs qui préfèrent suivre un protocole.
PRÉSIDENT :
Les Kiwaniens aiment leur ville. Ils adhèrent à des clubs pour entrer en relation avec d’autres leaders du service, pour
multiplier leur impact et pour rendre leur ville meilleure. Ils consacrent leur temps et leurs talents à rendre la vie des
enfants plus belle.
Aujourd’hui nous sommes heureux d’accueillir _______________ (nouveau membre) dans notre club. Il/elle est
parrainé(e) par __________________________ (Kiwanien parrain). _________________________ (parrain), pourriezvous s’il vous plaît nous présenter __________________________ (nouveau membre) ?
PARRAIN :
Merci. Je suis très fier de présenter notre nouveau membre_____________________ (nouveau membre). (donner des
informations sur le nouveau membre avec son accord)
Je suis honoré de partager les avantages de l’adhésion à Kiwanis − un service pertinent, de belles amitiés et beaucoup
de bons moments − avec ______________ (nouveau membre). Je sais que vous tirerez une immense satisfaction de
votre activité de service. Au nom de notre club, j’aimerais remercier de l’amour que vous portez à notre ville et d’avoir
rejoint Kiwanis pour la rendre meilleure. Merci de consacrer votre temps et vos talents à rendre la vie des enfants
plus belle.
60
WWW.KIWANISONE.ORG
+1-317-875-8755
PRÉSIDENT :
________________ (Nouveau membre), vous rejoignez une organisation internationale vieille de 100 ans − une
organisation qui se prépare à servir encore plus d’enfants du monde entier au cours de son deuxième siècle d’existence.
Êtes-vous prêt à rejoindre des milliers de personnes dans cette quête ? (attendre la réponse)
Êtes-vous prêt à rêver ? Êtes-vous prêt à vous amuser ? Êtes-vous prêt à apporter de la gaieté aux enfants et de l’espoir
aux familles dans notre ville ? Êtes-vous prêt à faire bouger les choses ? (attendre la réponse)
_____________________________ (parrain), merci de remettre le badge Kiwanis et le certificat d’adhésion à
_________________________ (Nouveau membre).
_____________(Nouveau membre), en vous remettant ce certificat d’adhésion, je vous souhaite la bienvenue, de la part
de tous les membres, au sein du club Kiwanis de___________________________(nom du club).
_______________________ (parrain), le club vous remercie de votre engagement à transmettre les valeurs de service
et de fraternité de Kiwanis à ____________(nouveau membre). Un nouveau membre pour notre club, cela veut dire de
nouvelles idées, un nouvel enthousiasme, plus de fraternité, et un meilleur service. Les nouveaux membres contribuent
à renforcer notre impact et notre pertinence et à apporter une plus grande diversité.
(Si une récompense est prévue pour le parrain, elle peut être remise à ce moment-là.)
À partir d’aujourd’hui, notre club compte de nouvelles bonnes volontés au service de la ville. Levons-nous tous et
souhaitons la bienvenue à ______________________________ (nouveau membre) ! (Applaudissements) Je vous invite
à vous présenter à__________________________________ (nouveau membre) et à lui expliquer pourquoi vous aimez
notre club et ce que vous aimez faire pour notre club et notre ville. Merci !
PRÉSIDENT
Transition : calendrier
Votre année de service en tant que président du club implique deux grandes transitions pour votre club : votre préparation en
tant que nouveau président et votre passage au statut de président sortant. Voici un résumé de certaines des tâches que le
président de club devra coordonner pour faciliter les transitions.
D'ici le 30 septembre , organisez votre conférence planning du président de club pour planifier la prochaine année
Kiwanis (voir pages 62 et 63 pour plus d'informations).
Lors de la première ou de la deuxième réunion ordinaire du club en octobre, prévoyez votre discours de président
de club pour présenter le nouvedu leadership du club et pour communiquer les principaux objectifs, le budget annuel
et un calendrier des événements pour l'année à venir (voir page 64 pour plus d'informations).
Pendant une réunion de club ordinaire organisée entre le 1er janvier et le 15 mai, tenez votre réunion de club
annuelle pour élire les officiers et administrateurs pour l'année suivante et écoutez les rapports annuels du président,
du secrétaire et du trésorier du club (voir pages 65 à 67 pour plus d'informations).
Fin septembre ou début octobre, procédez à la passation de pouvoir des officiers de club et des administrateurs (voir
pages 68 à 72 pour plus d'informations).
GUIDE DE LEADERSHIP DE KIWANIS INTERNATIONAL
61
Ressources
Conférence planning du président de club
(formation par l'ancien président du club des nouveaux officiers et des nouvelles personnes nommées )
Cette conférence doit aider les responsables de club à planifier la prochaine année Kiwanis.
PERSONNE RESPONSABLE
Nouveau président de club
OBJET DE LA CONFÉRENCE
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••
••
••
••
Faire le point sur l'organisation du club et les responsabilités spécifiques de tous les responsables élus et
nommés au sein du club
Examiner et finaliser les objectifs, les actions et les échéances pour l'amélioration générale du club ainsi
que pour chaque comité et pour chaque poste spécialement créé
Examiner les objectifs de Kiwanis International, du district et de la division pour le club et les intégrer
dans les objectifs du club
Examiner le budget préliminaire (revenus et dépenses) pour que le club atteigne ses objectifs (le conseil
de direction approuve le budget définitif le 1er octobre, ou au plus tard le 15 octobre.)
Présenter un calendrier des événements du club, de la division, du district et de Kiwanis International
CALENDRIER
Organiser la conférence d'ici le 30 septembre.
RÉUNION EN PRÉPARATION DE LA CONFÉRENCE
••
••
••
••
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Nominations, objectifs, actions, échéances (juin – août). Utilisez ce guide comme outil pour vous
aider à travailler individuellement avec chaque responsable de club élu et nommé afin de clarifier les
responsabilités et de convenir d'un ensemble d'objectifs et d'échéance.
Formation de leadership de club (août – septembre). Avant le début de votre mandat, incitez
les membres du conseil et les présidents de comité à participer à la formation en ligne prévue pour
leur poste spécifique, à votre congrès de district ou pendant une session de formation déterminée.
Organiser cette formation avant votre année de service aide chacun à comprendre comment son rôle
s'inscrit dans la stratégie du club.
Réunions organisationnelles des comités (août). Assurez-vous que les comités de club prévoient des
réunions organisationnelles pour élaborer des objectifs dans le cadre de plans d'action préliminaires
et pour préparer un budget net de fonctionnement. Chaque président de comité communiquera
ses résultats de réunion et sera préparé à présenter les objectifs, les échéances et les propositions de
budget aux responsables du club.
Congrès de district (avril – septembre) et congrès de Kiwanis International (juin/juillet). Participez
en tant que délégué de club. Les ateliers organisés pendant ces congrès fournissent de nombreuses
informations utiles au club dans les domaines du service, des effectifs et des opérations du club.
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TÂCHES À EFFECTUER EN PRÉPARATION DE LA CONFÉRENCE
••
••
Faites la synthèse des objectifs de Kiwanis International, du district et de la division pour les présenter à
la conférence.
Demandez au nouveau secrétaire de club d'apporter ces documents pour la conférence :
••
••
••
••
les dates de remise officielle des rapports et des formulaires
un calendrier des activités et des événements de Kiwanis International, du district, de la division et
du club
Un exemplaire des statuts du club
Des informations actuelles sur les « critères distingués »
Demandez au nouveau trésorier d'apporter le budget préliminaire.
PRÉSIDENT
••
GUIDE DE LEADERSHIP DE KIWANIS INTERNATIONAL
63
Ressources
Discours du président de club
(appelé auparavant « conférence du président du club »)
PERSONNE RESPONSABLE
Nouveau président de club
CALENDRIER ET OBJET
Le président de club s'adresse aux membres du club durant la première ou la deuxième réunion ordinaire du
club en octobre, pour présenter le nouveau leadership du club et communiquer les principaux objectifs, le
budget annuel et un calendrier des événements pour l'année à venir.
TÂCHES ET THÈMES
Remercier le président sortant et l'équipe de leadership sortante.
Présenter et rendre hommage à la nouvelle équipe de leadership du club :
••
••
••
••
Officiers
Conseil de direction
Présidents de comité
Postes spécialement créés
Annoncer les principaux objectifs du club et les projets pour l'année ainsi que la contribution nécessaire et
attendue de la part des membres pour que l'année soit fructueuse.
Annoncer les objectifs de l'année pour Kiwanis International et pour le district.
Demander au secrétaire de présenter son rapport.
Distribuer la liste des effectifs du club.
Distribuer et examiner les statuts du club.
Distribuer le calendrier du club.
Distribuer et examiner les directives de protection de la jeunesse Kiwanis. Vous les trouverez sur
www.kiwanis.org/youthprotection (anglais).
Demander au trésorier de présenter le budget annuel.
Demander aux présidents de comité et aux autres d'annoncer les événements ou les projets spéciaux à venir.
64
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Ressources
Réunion annuelle du club (élection des officiers)
Directives
Extrait du texte standard des statuts du club, article 3.3 et règlement E, www.KiwanisOne.org/newclubbylaws (anglais)
OBJET
Élire les officiers et les directeurs et entendre les rapports annuels du président, du secrétaire et du trésorier du club
CALENDRIER
Organiser la réunion annuelle de votre club pendant une réunion ordinaire du club entre le 1er janvier et le 15 mai.
Veiller à annoncer la date au moins 30 jours à l'avance.
Cinq semaines à l'avance : Le président désigne un comité chargé de désigner les candidats et de préparer un
vote pour élire les officiers et les administrateurs.
Deux semaines à l'avance : Le comité soumet une liste de candidats. Pour les officiers, cela signifie pas plus
de deux candidats pour chaque poste. Pour les administrateurs, cela signifie pas plus du nombre de postes de
directeur à remplir plus trois candidats. Le président élu est le seul candidat au poste de président désigné par
le comité.
Une semaine à l'avance : L'assemblée peut désigner des candidats pour tout poste vacant.
PRÉSIDENT
Pendant la réunion durant laquelle sont organisées les élections : Des volontaires sont nommés pour préparer
le vote, compter les voix et certifier les résultats. (L'assemblée peut éventuellement désigner d'autres personnes
durant cette réunion.)
COMMENT SONT DÉSIGNÉS LES CANDIDATS
Pour les désignations, suivez l'ordre indiqué dans l'article 4.1 :
••
••
••
••
••
••
••
Président
Président sortant
Président élu
Trésorier
Secrétaire
Vice-président(s)
Administrateurs
Voici des exemples de phrases pour les désignations effectuées par différents publics.
Par le comité chargé de désigner des candidats
Président : « Nous allons entendre le rapport du comité chargé de désigner les candidats. »
Président du comité chargé de désigner des candidats : « le comité propose les candidats suivants : au poste de
président, Bob Adams ; au poste de président sortant » (etc., pour chaque poste à remplir).
GUIDE DE LEADERSHIP DE KIWANIS INTERNATIONAL
65
Par l'assemblée
Président : « Au poste de président, Bob Adams est nommé par le comité chargé de désigner des candidats.
Y a-t-il d'autres candidats au poste de président ? »
Membre : « Je propose Shanice Walker. »
Président : « Shanice Walker est candidate. Y a-t-il d'autres candidats au poste de président ? »
S'il n'y a pas d'autres candidats au poste de président :
Président : « Sinon, les candidatures au poste de président sont closes. » (Suivez la même procédure jusqu'à ce
que tous les candidats aient été nommés par l'assemblée pour tous les postes d'officier et de directeur et que
les candidatures soient closes.)
PROCÉDURE DE VOTE
Les élections de votre club constituent l'une des réunions les plus captivantes de l'année. C'est le jour où, en tant
que président de club, vous investissez dans l'avenir de votre club – ainsi que des membres – en élisant la nouvelle
équipe des responsables du club. Pour assurer le bon déroulement de l'élection, il est utile de suivre une procédure.
Fort heureusement, Kiwanis en a une. Et elle est facile à suivre.
Étape n° 1 : Assurez-vous de l'existence d'un quorum. Un quorum est généralement défini comme plus de la
moitié. Cependant, pour que les élections du club soient valides, le quorum requis est d'au moins un tiers des
membres. Étant donné que tous les membres en règle peuvent voter en ligne ou en déposant un bulletin pour les
élections annuelles du club, ces membres sont inclus dans votre quorum.
Étape n° 2 : Le président annonce les postes à pourvoir et les candidats qui ont été désignés.
Étape n° 3 : Quatre méthodes de vote sont possibles : scrutin, vote électronique, commun accord ou vote de vive
voix. Les votes ne sont pas cumulatifs. Les candidats qui obtiennent une majorité de voix sont élus.
Quand le nombre de candidats pour un poste est égal au nombre de postes vacants, le président peut déclarer les
candidats élus d'un « commun accord » ou par un « vote de vive voix ». Voici comment cela fonctionne.
D'un commun accord
Président : annonce le poste et le candidat. Par exemple : « S'il n'y a pas d'objection, le président déclare Laura
Conoway élue présidente. »
De vive voix
Président : « Toutes les personnes qui souhaitent que Laura Conaway soit élue présidente, dites oui. Celles qui y
sont opposées, dites non. Le oui l'emporte et Laura Conaway est élue présidente. »
Si l'assemblée n'a pas désigné d'autres candidats, toute la liste recommandée par le comité chargé de désigner des
candidats peut être élue de la même manière, une personne à la fois.
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CONSEILS POUR LE JOUR DES ÉLECTIONS
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••
Seuls les membres actifs en règle peuvent voter.
Pour toute fonction pour laquelle il y a plus de candidats que de postes vacants, votez par scrutin.
Les candidats qui obtiennent une majorité de voix sont élus.
Vous pouvez définir les modalités du vote par procuration ou par correspondance dans le règlement de votre club.
Votre club peut donner aux membres la possibilité de voter en ligne sur un site web sécurisé ou en déposant un
bulletin. (Le vote par e-mail n'est pas autorisé. Et pour l'instant, concernant les affaires du club, le vote en ligne
n'est autorisé que pour les élections).
En fonction de vos statuts et règlements, le secrétaire peut être (1) soit élu lors des élections annuelles par les
membres du club, soit (2) nommé dans un délai d'une semaine après la tenue des élections.)
PRÉSIDENT
Vous souhaitez plus d'informations sur le processus électoral ? Vous en trouverez dans les statuts de votre club ou dans
le Texte standard des statuts du club sur www.KiwanisOne.org/newclubbylaws (anglais).
GUIDE DE LEADERSHIP DE KIWANIS INTERNATIONAL
67
Ressources
Passation de pouvoir des membres du conseil et
des officiers de club
Feuille de travail organisationnelle
Cette feuille de travail doit vous aider à assigner les tâches de chacun à l'occasion de cet événement qui se
tiendra fin septembre ou début octobre. Tandis que le président de club est chargé de la passation de pouvoir
des membres du conseil et des officiers du club, il est d'usage qu'un invité d'honneur — comme le lieutenant
gouverneur— préside la cérémonie.
PERSONNE RESPONSABLE
ORGANISATION PRÉLIMINAIRE
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••
••
••
••
Planifiez le budget.
Convenez d'une date avec votre lieutenant gouverneur.
Sélectionnez et louez le lieu.
Prévoyez le repas et les divertissements.
Commandez les badges et les récompenses.
PROGRAMMES
••
••
••
••
Composez le programme.
Déterminez la quantité et passez votre commande.
Emportez les programmes sur le lieu de votre événement.
Distribuez les programmes.
PARTICIPANTS
••
••
••
••
68
Préparez la liste des invités auxquels il est rendu hommage.
Préparez la liste des officiers et directeurs sortants et nouveaux
en indiquant comment prononcer les noms à l'officier qui
procède à la passation de pouvoir.
Invitez les conjoints et les invités spéciaux, y compris les
présidents et le(s) conseiller(s) académique(s) du CKI, du club
Key, du club Builders, du Kiwanis Kids ou du club Aktion.
Confirmez la participation et faites les réservations pour les
participants attendus.
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PERSONNE RESPONSABLE
PLAN DE TABLE
••
••
••
Référez-vous à la tradition du club pour déterminer le plan
de table. En général, la table de la direction inclut le nouveau
président et le président sortant, le lieutenant gouverneur (ou
d'autres officiers chargés de procéder à la passation de pouvoir),
le maître des cérémonies et les porte-parole (le cas échéant). Si
les conjoints sont invités, ils seront également placés à la table de
la direction.
Utilisez des cartons de table pour les invités auxquels il est
rendu hommage.
Remplissez et disposez des badges nominaux sur la table de
la direction.
DÉCORATIONS
Commandez des composition florales pour décorer les tables.
Choisissez et disposez les décorations.
PRÉSIDENT
••
••
GUIDE DE LEADERSHIP DE KIWANIS INTERNATIONAL
69
Ressources
Passation de pouvoir des membres du conseil et des officiers
Programme
ACTIVITÉ D'OUVERTURE
BIENVENUE
PRÉSENTATION DE LA TABLE DE DIRECTION
PRÉSENTATION DES AUTRES INVITÉS
PRÉSENTATION DES DIVERTISSEMENTS
PRÉSENTATIONS SPÉCIALES
Reconnaissance des directeurs et des officiers sortants
Reconnaissance du président sortant
Récompenses et reconnaissance
PASSATION DE POUVOIR
Suggestion d'ordre pour les passations de pouvoir :
••
••
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••
••
••
••
Nouveaux administrateurs
Vice-président(s)
Trésorier
Secrétaire
Président élu
Président sortant
Président
REMERCIEMENTS
CONCLUSION
FIN DE LA SÉANCE
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Ressources
Passation de pouvoir des membres du conseil et
des officiers du club
Suggestion de scripts
Rendez hommage aux directeurs et officiers sortants qui n'assureront pas un nouveau mandat cette année.
Voici le déroulement. L'officier qui procède à la passation de pouvoir demande aux officiers et aux membres
du conseil sortants de se lever. Il remercie ensuite chaque responsable sortant pour sa ou ses contributions
au cours de l'année passée. Pour finir, il demande aux membres d'applaudir les responsables.
Le moment est venu maintenant de présenter les nouveaux officiers. Voici quelques suggestions de
présentation pour chaque poste. Notez que si l'officier chargé de procéder à la passation de pouvoir est
membre du club, vous remplacerez « votre » par « notre » dans les exemples.
Administrateurs
Demandez aux nouveaux administrateurs de s'avancer lorsqu'on annonce leur nom.
« Le conseil de direction d'un club est composé de vous, directeurs élus et officiers. Le conseil de direction gère
la plupart des affaires du club, ce qui représente une responsabilité importante. Vous déterminerez la direction
stratégique, ferez appliquer les règlements du club, approuverez le budget du club, soutiendrez les activités des
comités et superviserez les tâches administratives du club. Je sais qu'en acceptant ces responsabilités, vous aurez
à cœur que cette année soit la meilleure que votre club ait jamais connu. Merci d'accepter ce rôle important.
C'est un plaisir pour moi d'introniser officiellement chacun d'entre vous dans ses fonctions de directeur du club. »
PRÉSIDENT
Vice-président
Demandez au vice-président de s'avancer lorsqu'on annonce son nom.
« En tant qu'officier du club, vous apportez votre vision et vos idées au sein de l'équipe de leadership du club. Je
vous demanderais de considérer les remarques faites à votre nouveau président comme s'adressant également à
vous. Je vous intronise officiellement dans vos fonctions de vice-président de ce club. »
(Si le club a plus d'un vice-président, ces remarques doivent être adaptées en conséquence.)
Trésorier
Demandez au nouveau trésorier de s'avancer lorsqu'on annonce son nom.
« En tant que trésorier, vous avez été élu à un poste qui exige une totale intégrité ainsi que des compétences
financières et comptables. Vous avez pour rôle de déposer et de distribuer les fonds du club à la demande du
conseil de direction. Vous ferez également un rapport sur la situation financière du club à chaque réunion du
conseil. Merci d'assumer ce rôle considérable. Je vous intronise officiellement dans vos fonctions de trésorier du
club. »
Secrétaire
Demandez au nouveau secrétaire de s'avancer lorsqu'on annonce son nom.
Chez Kiwanis, le secrétaire du club est le maître du détail. Votre rôle dans la gestion des affaires – détail des réunions
du club et du conseil, rapports, correspondance et archives – est essentiel au bon fonctionnement du club. Merci
d'accepter ce rôle important. Je vous intronise officiellement dans vos fonctions de secrétaire du club. »
GUIDE DE LEADERSHIP DE KIWANIS INTERNATIONAL
71
Président élu
Demandez au président élu de s'avancer lorsqu'on annonce son nom.
« Vous avez été choisi pour diriger votre club au cours de l'année prochaine. Je vous demande, comme au
vice-président, de considérer les remarques faites à votre nouveau président comme s'adressant également
à vous. Pendant cette année au sein du conseil, profitez des opportunités qui vous sont offertes de vous
instruire sur le rôle de président, de nouer des relations et de vous préparer à votre année en tant que
président. Merci pour votre leadership et votre dévouement. Je vous intronise officiellement dans vos
fonctions de président élu du club. »
Président sortant
Demandez au président sortant de s'avancer lorsqu'on annonce son nom.
« Votre club profitera de la présence du président sortant pendant une année supplémentaire au sein
du conseil de direction. Votre expérience en tant que président du club l'année passée vous permettra
d'assumer un rôle essentiel de mentor et de collègue auprès de votre successeur et de fournir des conseils
précieux concernant les affaires du club. J'ai le plaisir de vous remettre votre badge de président sortant,
et ce faisant, de vous confier la charge de transmettre votre expérience et d'apporter votre contribution
pendant une année supplémentaire en tant que membre du conseil. Félicitations pour l'excellent travail et le
service dévoué que vous avez fournis cette année. Nous vous remercions pour votre engagement fidèle
au sein de votre club. »
Président
Demandez au président de s'avancer lorsqu'on annonce son nom.
Vous avez été élu au plus haut poste de votre club. Ce poste représente un grand honneur – et de grandes
responsabilités. Le succès de votre club au cours de l'année à venir dépendra de votre leadership lors des
réunions du club et du conseil ainsi que du soutien et de l'inspiration que vous apporterez aux comités
du club. Dans notre ville, vous serez l’ambassadeur de Kiwanis et de votre club. Guidés par la vision
de votre club, vous et votre conseil fixerez des objectifs pour améliorer l'expérience des membres et
augmenter l'impact du service au sein de la ville. Merci de vous consacrer à ce poste de leadership. Je vous
intronise officiellement dans vos fonctions de président du club et j'espère sincèrement que votre année
administrative dépassera toutes vos attentes. »
CONCLUSION
« Je félicite votre club pour la qualité du conseil de direction et des officiers intronisés aujourd'hui, et je leur
souhaite ainsi qu'à votre club une année extrêmement fructueuse. Merci à chacun d'entre vous d'accepter
ce rôle de leadership. Et merci aux membres du club de soutenir ces responsables. Je peux vous assurer de la
totale coopération et assistance des officiers de la division, du district et de Kiwanis International, ainsi que
des présidents de comité. »
REMARQUE : Parfois, le temps imparti ne permettra qu'une très courte cérémonie de passation de pouvoir.
Dans ce cas, modifier le programme en conséquence.
72
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Ressources
Liste de contrôle mensuelle du président
Avril – juin (avant la fin de votre mandat)
FF
Annoncez la date, l'heure et le lieu de la formation aux responsables du club dès que ces informations sont
connues.
FF
Prévoyez une réunion planning en été avec les responsables de club Kiwanis, le(s) conseiller(s) académique(s) de
club Kiwanis pour tous les programmes de service et de leadership ainsi que les officiers du club parrainé.
FF
Demandez l'avis des officiers actuels pour l'année prochaine et aidez-les à rendre l'année la plus fructueuse
possible.
FF
Assistez au congrès de Kiwanis International et prévoyez de participer au congrès de votre district.
FF
Notez dans votre agenda les dates de réunion du conseil de division et des créations de nouveaux clubs pour
l'année.
FF
Envoyez les demandes de subventions à la Fondation de Kiwanis International d'ici le 15 avril.
FF
Choisissez les présidents de comité et les personnes nommées à des postes spéciaux. Rencontrez chaque
président pour fixer les objectifs et les attentes.
FF
Encouragez tous les présidents de comité à suivre une session de formation pour leur poste.
FF
Collaborez avec le président du comité adhésion pour élaborer un plan de renforcement des effectifs solide.
Consultez www.kiwanis.org/laformule pour trouver des ressources et des conseils.
FF
Organisez une rencontre avec le président actuel. Demandez conseil concernant les aspects à améliorer au sein du
club. Proposez d'effectuer une analyse des besoins de la ville et une évaluation du club pour élaborer les objectifs
au cours de l'année à venir. Vous pourrez télécharger l’outil « Redécouvrir votre ville » sur le site
www.kiwanis.org/outilsVRC pour vous aider.
FF
Faites le compte rendu à votre club de votre participation au congrès de Kiwanis International.
FF
Réglez les derniers détails de votre participation au congrès de district en tant que l'un des trois délégués de
votre club.
PRÉSIDENT
Juillet (avant la fin de votre mandat)
Août (avant la fin de votre mandat)
FF
Suivez une session de formation de président de club avant le 30 septembre.
FF
Travaillez en étroite collaboration avec le futur secrétaire et veillez à ce qu'il suive la formation de secrétaire de club
(avant le 30 septembre).
FF
Fournissez au président du comité programme le calendrier des dates des réunions et incitez-le à élaborer un
calendrier de répartition du programme pour l'année civile
FF
Finalisez un plan de renforcement des effectifs avec le comité adhésion.
GUIDE DE LEADERSHIP DE KIWANIS INTERNATIONAL
73
Août (suite)
FF
Prévoyez une session de planification budgétaire avec les présidents du conseil et du comité pour la fin septembre.
Approuvez le budget du club avant le 15 octobre (de préférence d'ici le 1er octobre).
••
••
••
••
Déterminez la nécessité d'une assurance responsabilité civile pour les administrateurs et les officiers avec le
conseil du club.
Examinez l'aide financière qui sera fournie aux délégués et aux remplaçants qui assisteront au
congrès de Kiwanis International.
Examinez l'aide financière qui sera fournie aux délégués qui assisteront à votre congrès de district.
Considérez la possibilité pour le club de faire un don à la campagne annuelle de la Fondation de
Kiwanis International.
FF
Veillez à ce que le nouveau secrétaire fournisse au trésorier du club les informations pertinentes.
FF
Prévoyez une réunion avec les trésoriers actuel et futur. Faites le point sur les responsabilités et les procédures
mises en œuvre lors de cette réunion.
FF
Accompagnez les conseillers club Key, clubs Builders et Kiwanis Kids lors de leur visite aux chefs d'établissement
afin de renforcer le soutien au club parrainé pour l'année à venir. Confirmez également les besoins en termes de
parrainage pour les clubs Circle K International et Aktion.
Septembre (avant la fin de votre mandat)
74
FF
Élaborez un ordre du jour pour la conférence planning du président de club. Voir pages 62 et 63 pour plus
d'informations. Organisez cette session avant le 30 septembre.
FF
Consultez les programmes de récompense de Kiwanis International ainsi que les éventuels programmes de
récompense proposés par votre division ou votre district. Vous trouverez des informations dans la section des
documents de référence de ce guide.
FF
Préparez d'éventuelles activités communes (de service, des activités sociales et/ou des collectes de fonds) pour
l'année avec les clubs proposant des programme de service et de leadership que vous parrainez.
FF
Préparez le Mois de la famille Kiwanis (novembre).
FF
Veillez à ce que tous les officiers, membres du conseil et présidents de comité soient fin prêts le 1er octobre.
FF
Préparez le discours du président de club, qui sera prononcé lors de la première ou de la deuxième réunion du club
en octobre. Voir page 64 pour plus d'informations.
FF
Faites le compte rendu de ce que vous avez appris à votre congrès de district devant votre club.
FF
Envoyez des invitations au(x) président(s) du ou des clubs proposant des Programmes de service et de leadership
que vous parrainez et au(x) conseiller(s) académique(s) pour qu'ils participent à l'événement de passation de
pouvoir des officiers du club.
FF
Incitez les représentants de votre club Key à participer au week-end des responsables Key Leader.
FF
Faites un travail de sensibilisation dans votre ville en utilisant la marque Kiwanis de manière cohérente. Assurezvous que votre comité adhésion suit les dernières directives de la marque Kiwanis, consultables sur
www.KiwanisOne.org/awareness (anglais).
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Octobre – septembre
Pour toutes les réunions du conseil :
••
••
••
Travaillez avec le secrétaire de club pour préparer l'ordre du jour des réunions.
Suivez la progression pour chaque objectif et chaque projet.
Collectez les rapports des comités.
Pour toutes les réunions du club :
••
••
••
••
••
Travaillez avec le secrétaire de club pour préparer l'ordre du jour des réunions.
Confirmez le programme/porte-parole (le cas échéant).
Évaluez les réunions des derniers mois et faites les ajustements nécessaires.
Confirmez les intronisations de nouveaux membres pour la réunion et assurez-vous que vous avez le matériel
nécessaire.
Commencez et terminez la réunion à l'heure.
FF
Avant votre première réunion du conseil, examinez le procès-verbal de la réunion du conseil du mois dernier.
FF
Finalisez les objectifs et le budget de cette année lors de cette réunion du conseil. Envoyez les objectifs du club à
votre lieutenant gouverneur.
FF
Avant votre première réunion de club, examinez un exemple d'ordre du jour, inclus dans ce guide.
FF
Annoncez la visite du lieutenant gouverneur et faites les préparatifs nécessaires.
FF
Demandez au comité adhésion de soumettre au journal local un communiqué de presse au sujet de la passation
de pouvoir des officiers du club. Incitez le président à diffuser les nouvelles du club tout au long de l'année.
FF
Réfléchissez à toutes les propositions d'amendements ou de résolutions aux Statuts de Kiwanis International que
votre club souhaiterait présenter lors du congrès de Kiwanis International. Soumettez vos propositions au siège de
Kiwanis International d'ici le 31 octobre.
FF
Soyez le premier à introniser un nouveau membre. Incitez les autres à suivre votre exemple.
FF
Envisagez la possibilité de faire une demande de subvention à la Fondation de Kiwanis International d'ici le 15
novembre.
PRÉSIDENT
Octobre
Novembre
FF
Assurez-vous que toutes les actualités, les projets et les événements du club, de la division, du district et de Kiwanis
International sont communiqués via des lettres d'information et des annonces. Veillez à ce que les membres
apprennent quelque chose sur Kiwanis chaque semaine.
FF
Célébrez le Mois de la famille Kiwanis. Choisissez des semaines pour rendre hommage aux clubs
(Circle K International, Key, Builders, Aktion et Kiwanis Kids) que parraine votre club.
FF
Participez au Mardi du don. Pour plus d'informations, consultez www.kiwanis.org/foundation (anglais).
GUIDE DE LEADERSHIP DE KIWANIS INTERNATIONAL
75
Décembre
FF
Prévoyez des interactions avec les Programmes de service et de leadership de votre club de janvier à mai.
FF
Incitez les membres à assister aux congrès semestriels.
FF
Continuer à inciter les membres du club à s'inscrire et à assister au congrès de Kiwanis International.
FF
Faites le point avec les présidents de comité sur la progression en termes de réalisation des objectifs.
Janvier
FF
Avec le secrétaire du club, faites le point sur les réunions du club et du conseil du premier trimestre, sur les
programmes/projets des comités et sur la participation aux événements et aux programmes de la division, du
district et de Kiwanis International. Observer ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré.
FF
Préparez la participation de votre club à la Journée mondiale de Kiwanis.
FF
Organisez la réunion annuelle de votre club/l'élection des officiers entre le 1er janvier et le 15 mai. Voir pages 65 à
67 pour plus d'informations.
Février
FF
Assurez-vous que votre Circle K International et vos clubs Key élisent de nouveaux officiers et en informent votre
district ainsi que le siège de Kiwanis International.
FF
Nommez un comité chargé de désigner des candidats au moins cinq semaines avant la réunion annuelle du club.
FF
Assurez-vous que vos clubs Key et Circle K International sont représentés aux congrès de district.
FF
Rappelez aux clubs Key et aux clubs Circle K International de suivre leur session de formation de district.
Mars
76
FF
Assurez-vous que tout est prêt concernant la participation à Kiwanis One Day.
FF
Consultez les programmes de récompenses de Kiwanis International ainsi que les programmes de récompense
proposés par votre division, votre district et votre club. Déterminez si votre club est au point. Recherchez d'autres
opportunités sur www.kiwanis.org/récompense.
FF
Invitez les membres du club qui prévoient d'assister au congrès de Kiwanis International à soumettre leur
formulaire d'inscription sur www.kiwanis.org/convention.
FF
Élisez deux délégués principaux et deux délégués remplaçants pour représenter le club au congrès de Kiwanis
International au moins 60 jours avant le congrès.
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Mars (suite)
FF
Réfléchissez aux questions concernant les affaires de votre club que vous pourriez évoquer au congrès de district.
FF
Au moins 30 jours avant votre congrès de district, élisez trois délégués pour représenter votre club lors de l'événement.
Encouragez le Circle K International et les clubs Key que vous soutenez à assister à leur congrès de district.
FF
Envisagez la possibilité de faire une demande de subvention à la Fondation de Kiwanis International d'ici le 15 avril.
FF
Assurez-vous de la participation du club à la Journée mondiale de Kiwanis. Célébrez vos succès !
FF
Élisez deux délégués principaux et deux remplaçants pour représenter le club au congrès de Kiwanis International.
FF
Soutenez vos clubs proposant des programmes de service et de leadership via des activités de reconnaissance de
fin d'année. Invitez les parents des membres du club et mettez à leur disposition la documentation concernant
l'adhésion à Kiwanis. Offrez des souvenirs aux officiers et aux conseillers académiques sortants.
FF
Rencontrez le nouveau président. Donnez des conseils concernant les aspects à améliorer au sein du club.
FF
Participez à l'initiative de la Fondation Kiwanis International Skip-a-Meal (sautez un repas).
FF
Rappelez au nouveau président de suivre la formation de leadership de club proposée dans votre région.
Contactez le bureau du district pour plus d'informations.
PRÉSIDENT
Avril
Mai
FF
Faites les dernières mises au point concernant la participation au congrès de Kiwanis International des délégués,
des remplaçants et des autres membres du club.
FF
Réfléchissez aux questions concernant les affaires de votre club que vous pourriez évoquer au congrès de district.
FF
Élisez trois délégués pour représenter votre club lors du congrès de district.
FF
Assurez-vous que vos clubs Key et Circle K International sont représentés lors de leurs congrès.
Juin
FF
Consultez les programmes de récompense de Kiwanis International ainsi que les programmes de récompense
proposés par votre division, votre district et votre club. Déterminez si votre club est au point. Recherchez d'autres
opportunités sur www.kiwanis.org/récompense.
FF
Impliquez votre successeur dans les activités et les procédures du club et incitez-le à se préparer suffisamment tôt
pour l'année à venir.
GUIDE DE LEADERSHIP DE KIWANIS INTERNATIONAL
77
Juin (suite)
FF
Faites les dernières mises au point concernant la participation au congrès de votre district des délégués et des
autres membres du club.
FF
Incitez les représentants de votre club Key à participer aux week-ends Key Leader.
Juillet
FF
Faites le bilan des réalisations du club et des membres et rendez hommage aux différentes contributions.
FF
Demandez aux membres du club qui ont assisté au congrès de Kiwanis International de faire à votre club le
compte rendun des questions traitées et de leur expérience.
FF
Rappelez au président élu d'accompagner les présidents des comités des clubs Builders, Key et Kiwanis Kids
lorsqu'ils rendent visite aux directeurs des établissements scolaires afin de s'assurer de la mise en place des
programmes parrainés pour l'année scolaire à venir. Par ailleurs, prévoyez une réunion avec les responsables des
facultés/universités sur les campus des clubs Circle K International que vous parrainez.
FF
Préparez la cérémonie de passation de pouvoir, qui a lieu généralement fin septembre ou début octobre. Assurezvous avec votre secrétaire qu'a bien été envoyée la commande d'articles traditionnellement utilisés par votre club
pour rendre hommage aux officiers nouveaux et sortants et aux autres responsables du club (badges d'officiers,
plaques, certificats, etc.) et prévoyez trois à six semaines plus le délai d'expédition pour les articles devant être
personnalisés. Invitez le nouveau lieutenant gouverneur à procéder à la passation de pouvoir des nouveaux
officiers.
Août
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Aidez le nouveau président à planifier l'année à venir.
Septembre
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En collaboration avec le secrétaire, commandez les récompenses à décerner aux membres du club.
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Demandez aux membres du club qui ont assisté au congrès de district de faire à votre club le compte rendu
des questions traitées et de leur expérience.
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Organisez une cérémonie de passation de pouvoir.
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Incitez les représentants de votre club Key à participer aux week-ends Key Leader.
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Envoyez un don de la part du club à la Fondation de Kiwanis International d'ici le 30 septembre soit en ligne soit
par courrier affranchi à cette date par la poste pour recevoir la récompense appropriée.
WWW.KIWANISONE.ORG
+1-317-875-8755
Octobre (suivant la fin de votre mandat)
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Remettez la documentation du président au nouveau président du club.
Félicitations pour votre année fructueuse !
PRÉSIDENT
Votre district a besoin de responsables forts. Envisagez la possibilité de devenir lieutenant gouverneur.
GUIDE DE LEADERSHIP DE KIWANIS INTERNATIONAL
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