manuel de l`exposant 2016 - Salon mieux vivre de Gatineau

MANUEL DE L’EXPOSANT 2016
27 & 28 février 2016
Hilton du Lac Leamy
231 rue Main, Gatineau, QC
J8P 5J7
Téléphone : (819) 955-7400
Télécopieur : (819)
Site Internet : www.salonmieuxvivre.com
Table des matières
Coordonnées du promoteur ...................................................................................................................................... 3
Lieu de l’événement ................................................................................................................................................. 3
Accréditation ............................................................................................................................................................ 3
Heures d’ouverture du salon .................................................................................................................................... 3
Heures de montage ................................................................................................................................................... 4
Heures de démontage ............................................................................................................................................... 5
Adresse de livraison ................................................................................................................................................. 5
Électricité ................................................................................................................................................................. 6
Entreposage .............................................................................................................................................................. 7
Admissibilité des exposants ..................................................................................................................................... 7
Sécurité .................................................................................................................................................................... 7
Règlements généraux ............................................................................................................................................... 8
Bruit ......................................................................................................................................................................... 9
Murs, plafond et sol de l’édifice ............................................................................................................................... 9
Autocollants ............................................................................................................................................................. 9
Assurances ............................................................................................................................................................... 9
Activités promotionnelles ...................................................................................................................................... 10
Hébergement .......................................................................................................................................................... 10
Conférences ............................................................................................................................................................ 11
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Coordonnées du promoteur
Le Salon Mieux-Vivre
231 rue Main, Gatineau,
QC, J8P 5J7
Téléphone : (819) 643-4721
Cellulaire : (819) 271-8091
Cellulaire : (819) 955-7400
Jean-François Leblanc
Président du salon de Gatineau
[email protected]
Ericka Moreau
Adjointe à la planification
d’événements
[email protected]
Site Internet : www.salonmieuxvivre.com
Lieu de l’événement
Hilton Lac Leamy - Salle de Bal
3, boulevard du Casino
Gatineau, (QC) J8Y 6X4
Téléphone : 819-790-6444 Sans frais : 1-866-488-7888
Stationnement
Le stationnement est gratuit pour tous les exposants et visiteurs à moins que vous utilisiez
le service du Valet Parking (Frais de 20.00$ par jour)
Accréditation
Aucune accréditation n’est nécessaire puisque le salon est gratuit. Il est
exposants de se munir d’une identification personnalisée
libre aux
Heures d’ouverture du salon
Samedi
Dimanche
27 février 2016 de 9h00 à 17h00
28 février 2016 de 9h00 à 17h00
***Les portes seront ouvertes dès 8h00 chaque matin pour les exposants.
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Heures de montage
La période de montage des kiosques débutera vendredi le 26 février 2016 à 12h00 et
se terminera le même jour à 19h00. Les exposants doivent respecter l’horaire.
Vous pouvez nous joindre au 819 643-4721 ou au 819 271-8091 jusqu’à midi le jeudi 25
février 2016. Après cette date, veuillez nous joindre directement sur place au salon Ericka
Moreau (819) 271-8091
IMPORTANT ! Pour avoir accès au site, vous devrez avoir acquitté le solde final de
votre emplacement et de vos autres besoins.
A. Tout exposant ayant besoin d’outillage spécial : lifts truck, pour le déchargement
de son matériel, devra en informer la direction du Salon au moins 15 jours avant la
mise en place. Les frais de location seront assumés par l’exposant.
B. Toute main-d’œuvre requise pour assurer le déballage, remballage ou mise en
place des étalages est la responsabilité individuelle de chaque exposant.
NOTE IMPORTANTE
Aucune livraison ne sera acceptée en dehors de la date et des heures prévues à cette fin.
En cas de problèmes ou d’interrogations, veuillez téléphoner au (819) 643-4721 ou au
(819) 271-8091 ou encore Nadine Archambault (819) 968-3998
De façon à éviter les embouteillages lors de l’accès aux portes de réception, voici la
marche à suivre :
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Le stationnement à l’aire de réception est absolument interdit et les camions
doivent quitter les lieux aussitôt, à défaut de quoi ils seront remorqués aux frais de
l’exposant.
Le temps alloué pour décharger vos marchandises est de 45 minutes.
Des chariots à main seront mis à la disposition des exposants, sans frais, pour
effectuer le transport de leur matériel jusqu’à leur kiosque ; toutefois, vu le nombre
limité de chariots, il est fortement conseillé à l’exposant d’avoir son propre chariot
à main.
Les exposants doivent disposer de leur propre personnel pour décharger leur
matériel.
Les exposants pourront apporter du matériel à leur kiosque durant l’heure précédent
l’ouverture des deux journées du salon, en ayant recours à de l’équipement roulant léger.
Cependant dès l’ouverture, ces équipements ne seront plus tolérés dans le hall et le
transport dudit matériel ne se fera que de façon manuelle.
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Heures de démontage
La période de démontage des kiosques débutera dimanche le 28 février 2016 à compter
de 17h00.
Aucun exposant ne pourra démonter son kiosque, ni désassembler ses présentoirs avant
18h00 dimanche le 28 février 2016.
L’exposant devra libérer les lieux ainsi que la salle de toutes marchandises au plus tard à
22h00, dimanche le 28 février 2016, à défaut de quoi il devra rembourser à la direction du
Salon toutes les dépenses encourues pour libérer les dits lieux (incluant les frais
d’entreposage).
Afin de réduire les risques de vol au moment du démontage, il est recommandé que les
articles de valeur soient emportés par l’exposant dès la fermeture du Salon et que le reste
du matériel soit gardé sous la surveillance de l’exposant.
Adresse de livraison
Hilton Lac Leamy- Salle de bal et Grand Salon
3, boulevard du Casino
Gatineau (Québec) J8Y 6X4
Voir signalisation sur place Porte 31-32 (Au bout de la salle Mozart)
Aucune livraison ne sera acceptée avant vendredi le 26 février 2016 (12h00), jour du
montage.
IMPORTANT : Veuillez inscrire sur chacune de vos boites :
Nom de l’expéditeur (exposant)
Numéro de kiosque
SALON MIEUX-VIVRE DE GATINEAU
a/s Le Receveur 3,
boulevard du Casino
Gatineau, Québec
Madame Joanne Raby (Urgence seulement)
Téléphone : 819-790-6482
Les précautions seront prises, mais la direction du Salon ne sera pas responsable de la
perte ou du bris de matériel et d’accessoires confiés au receveur.
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Portes de livraison
Vous trouverez la signalisation sur place pour l’accès que vous devez emprunter lors du
montage et démontage (Voir signalisation sur place; après la voie ferrée, tournez à
gauche). Une fois votre véhicule déchargé, vous devez LIBÉRER immédiatement le quai
de déchargement.
Téléphone-Internet
Le service Internet sans fil est fourni sans frais par l’Hôtel du Lac Leamy. Aucun mot de
passe n’est requis.
Si vous désirez qu’un téléphone ou une ligne téléphonique soit installé(e) pour votre
ordinateur (ligne Internet) dans votre kiosque, S.V.P. voir en annexe le formulaire de
commandes de l’hôtel Hilton du Lac Leamy.
Électricité
Voir en annexe le formulaire de commandes de l’hôtel Hilton du Lac Leamy.
Service de soutien aux exposants
Services d’exposition, location de kiosques, meubles, etc. Vous trouverez ci-joint, en
annexe, les bons de commandes et les listes de prix. Prière de faire parvenir votre
commande à l’avance. Le fournisseur officiel pour tous les services d’expositions du Salon
Mieux-Vivre est :
Location d’équipements et autres services
Contactez Ericka Moreau du Salon Mieux-Vivre pour de plus amples détails
Tél.: (819) 643-4721 ou (819) 955-7400
Fax.:
Courriel: [email protected]
Bureau du promoteur
Le bureau du promoteur sera localisé au Hilton Lac Leamy du 27 février 28 février 2016
seulement. Téléphone : 819-790-6315 # 5205
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Entreposage
Les caisses, les boîtes et le matériel d’emballage doivent être retirés des kiosques. Ils
seront entreposés durant l’exposition. À la clôture, ils seront rapportés aux kiosques par
l’exposant lui-même.
1- Plier et attacher ensemble les boîtes vides.
2- Se procurer les étiquettes d’entreposage au bureau du promoteur, sur le site.
3- Apposer les étiquettes sur les boîtes en prenant soin d’indiquer en lettres
majuscules, le nom de votre compagnie et le numéro de votre kiosque. Numérotez
vos boîtes.
4- Aviser monsieur Ericka Moreau, au quai de réception, lorsque vos boîtes sont
prêtes à être entreposées.
Si ces étapes ne sont pas suivies et que les boîtes sont laissées telles quelles dans les
allées, elles seront automatiquement jetées.
Admissibilité des exposants
La direction se réserve le droit de refuser l’admission au hall d’exposition à tout visiteur,
exposant ou employé d’exposant qui, de l’avis de la direction, est indésirable ou ivre ou
qui d’une façon quelconque perturbe le bon fonctionnement des opérations.
Afin d’être autorisé à entrer sa marchandise et à monter son kiosque, un exposant devra
avoir payé entièrement le montant de sa location d’espace et de ses besoins.
Le personnel
Il est de la responsabilité de l’exposant de s’assurer de la présence d’au moins une
personne responsable dans son kiosque durant les heures d’ouverture du Salon.
Sécurité
Un service de sécurité de base est assuré en permanence par des agents pendant les
heures d’ouverture. La direction du Salon et l’hôtel Hilton du Lac Leamy n’assument
aucune responsabilité quant aux objets perdus, volés ou détruits.
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Règlements généraux
Les kiosques standards et préfabriqués, y compris les enseignes, ne doivent pas
dépasser:
Toute grandeur – 8 pieds de haut
Un exposant qui compte employer ou construire un mur préfabriqué doit s’assurer des
détails suivants :
1- Une allocation d’un pouce doit être laissée de chaque côté des cloisons du
kiosque. Pour toute dimension non-conforme, vous devez obtenir l’autorisation de
la direction.
2- La conception des kiosques doit permettre une ligne de vue, c’est-à-dire que la
hauteur maximale des murs fédéraux dans les cinq (5) premiers pieds à partir de
l’allée ne peut excéder quatre (4) pieds. La hauteur maximale acceptée pour toute
autre partie de mur est de huit (8) pieds.
Toute exception à ce règlement devra être approuvée au préalable par la direction du
Salon.
3- Toutes les parois des kiosques doivent être fabriquées de matériaux peints ou
recouverts avec bon goût sur toutes les surfaces exposées à la vue du public.
4- Tous les kiosques doivent avoir un revêtement de sol (moquette) dont les
dimensions maximales sont celles de l’espace loué.
5- Aucun kiosque ne devra dissimuler les déclencheurs d’alarme, les chambres
électriques, les panneaux de signalisation et l’accès des locaux.
6- L’exposant qui a un kiosque de type demi-lune doit fermer les côtés de façon
esthétique et avec un matériau rigide.
Toute demande spéciale concernant l’apparence d’un kiosque doit être soumise pour
approbation à la direction au plus tard 30 jours avant l’ouverture du Salon et être
accompagnée d’un plan ou d’un croquis illustrant la demande.
La direction du Salon permet l’utilisation de bannières et d’objets promotionnels, à
condition de suivre les règlements suivants :
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La superficie louée par l’exposant doit être de 400 pieds carrés (minimum).
Obtenir l’autorisation de la direction du Salon pour toutes les installations.
Laisser un espace minimum de 12 pieds (3,6 mètres) au-dessus du plancher.
La hauteur maximale d’une banderole autoportante est de 8 pieds (2,44 m).
Le matériel graphique peut apparaître sur les deux (2) côtés.
En tout temps, la distribution d’articles promotionnels doit être faite à l’intérieur de
l’espace loué par l’exposant.
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Bruit
L’exposant devra respecter les visiteurs et ses collègues exposants. Tout appareil qui
provoque du bruit de façon abusive est interdit et sera enlevé aux frais de l’exposant.
Tout exposant qui aura recours à l’utilisation d’un micro pour effectuer une démonstration
ou une séance d’animation devra obligatoirement prévoir un espace de huit (8) pieds (2,44
m.) entre l’endroit où l’animateur est installé et l’allée la plus proche et ce, de tous les
côtés.
Murs, plafond et sol de l’édifice
Il est interdit de perforer, peindre ou altérer les murs de l’édifice et les colonnes de béton
du hall d’exposition.
Le sol de l’édifice ne doit en aucun cas être perforé, peint ou altéré de quelque façon que
ce soit. Aucun adhésif autre que le ruban gommé ne peut être appliqué sur le sol.
L’exposant doit enlever le ruban gommé sur le lors du démontage, sinon des frais
additionnels lui seront facturés.
Autocollants
La distribution des autocollants est interdite. Les frais encourus pour les enlever du
plancher, des murs ou d’autres kiosques seront à la charge de l’exposant.
Assurances
La direction et le propriétaire du hall d’exposition ne sont pas tenus responsables des
dommages causés aux produits, kiosques, outils, par le feu, le vol ou toute autre cause.
Pendant le séjour dans l’édifice, l’exposant doit lui-même assurer son matériel contre tous
les risques.
La direction et le propriétaire du hall d’exposition ne sont pas tenus responsables pour les
coups et blessures subis par un exposant ou un membre de son personnel pendant son
séjour dans l’édifice.
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Activités promotionnelles
Toute sollicitation commerciale doit se faire à l’intérieur de votre kiosque. Les activités de
nature promotionnelle sont interdites dans les allées, restaurants et couloirs.
Les réclames commerciales et les concours organisés par les exposants en rapport avec
leur participation à l’événement ne doivent engager le promoteur d’aucune façon.
L’exposant devra fournir à la direction, sur demande, l’autorisation de la Régie des alcools,
des courses et des jeux du Québec obtenue en vue de l’organisation d’un tel concours.
Quelconque concours doit au préalable être approuvé par la direction de l’événement et
les coupons de participation devront être remis au promoteur à fin de l’événement.
Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec
560 Charest est, Québec (Québec) G1K 3J3
Téléphone : (418) 643-7667 / 1 (800) 363-0320
Télécopieur : (418) 643-5971
Hébergement
Un bloc de chambres a été réservé au Hilton du Lac Leamy du 27 février au 1er mars
2015 à un tarif négocié pour vous chers exposants.
Chambre classique 159$ + taxes (occupation simple ou double)
Chambre de luxe 179$ + taxes (occupation simple ou double) l’Hôtel
Hilton Lac-Leamy.
Cet hôtel est situé dans le même édifice que le Centre des congrès et cet hôtel est connexe
au Casino. Le bloc de chambre sera relâché le 18 février 2015 et le coût sera plus élevé
si vous réservez après cette date.
Places limitées : Vous devez réserver avant le 13 février 2016
Pour réservation appelez au 1-866-488-7888, n’oubliez pas de mentionner votre
participation à titre d’exposant au Salon Mieux-Vivre de Gatineau.
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Conférences
Il est possible de présenter des conférences lors du Salon, si vous êtes intéressés. Vous
devez remplir LE FORMULAIRE CI-JOINT et nous le retourner le plus tôt possible.
Par courriel : [email protected]
Deux semaines avant l’événement, nous vous confirmerons la date et l’heure de la
tenue de votre conférence. Il est donc obligatoire de remplir le champ Courriel lorsque
vous remplirez le formulaire en annexe.
Vos demandes concernant les dates et les heures de présentation seront respectées dans
la mesure du possible.
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