SECRETAIRE DE DIRECTION BILINGUE (FRANÇAIS/ANGLAIS)

TERME DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN(E) SECRETAIRE DE
DIRECTION BILINGUE (FRANÇAIS/ANGLAIS)
CONTEXTE DU PROJET
Les Centres Internationaux de Formation des Autorités/Acteurs Locaux (CIFAL) sont
des centres de renforcement des capacités et de partage des connaissances entre
les autorités locales et régionales, les organisations internationales, le secteur
privé et la société civile.
Le CIFAL Ouagadougou fait parti d’un réseau de Neuf (9) Centres de formation mis
en place par le Programme Développement Local de l’Institut des Nations Unies
pour la Formation et la Recherche (UNITAR)
Le Réseau CIFAL a pour principal objectif d’améliorer la capacité des acteurs
locaux à mettre en œuvre des approches intégrées du développement urbain
durable dans un contexte de responsabilités croissantes au niveau local, en lien
avec les Objectifs du Millénaire pour le développement.
Le CIFAL Ouagadougou est placé sous la tutelle administrative de la Mairie de
Ouagadougou et couvre les pays francophones d’Afrique.
Le Conseil d’Administration de la Fondation pour le Renforcement des Capacités en
Afrique (ACBF) a approuvé en Avril 2012, à Washington (Etats-Unis d’Amérique), un
don pour la mise en œuvre de la phase II du « projet de renforcement des
capacités du Centre International de Formation des Autorités/Acteurs Locaux
(CIFAL) Ouagadougou.
Le but de la phase II du CIFAL Ouagadougou est d’améliorer et de rendre plus
efficace la gouvernance locale dans les pays francophones d’Afrique.
Cet accord de Don N°281 entre la Commune de Ouagadougou et la Fondation pour
le Renforcement des Capacités en Afrique (ACBF) relatif au financement du projet,
a été signé le 21 Août 2012 et est entré en vigueur le 27 Août 2012 pour une durée
de quatre ans.
Dans le cadre de la mise en œuvre de la phase II du Projet, le CIFAL Ouagadougou
recrute un (e) Secrétaire de Direction bilingue, pour le complément de son
personnel.
1) Définition du poste
Sous l’autorité du Coordonnateur du CIFAL Ouagadougou, le(la) secrétaire de
Direction Bilingue sera engagé(e) en qualité d’appui administratif au
Coordonnateur et aux autres responsables. Il/ Elle est responsable a part entière
des missions déclinées ci-dessous et devra rendre compte a qui de droit.
2) Description des
exhaustives
tâches
et
responsabilités
essentielles
mais
pas
a) Recevoir et trier le courrier ordinaire et E-mail
Réceptionner et envoyer les courriels ;
Trier, diffuser et faire suivre les mails aux personnes concernées ;
Préparer les réponses aux demandes de renseignements ;
Transmettre les propositions de réponse ;
Rédiger des correspondances administratives et en assurer le suivi ;
Veiller à l’actualisation des adresses mail des partenaires individuels et
institutionnels ;
Veiller au fonctionnement du mailing.
b) Réaliser les activités de secrétariat
Enregistrer le courrier arrivé et départ ;
Participer à la finalisation des rapports (relecture et mise forme) ;
Elaborer des documents administratives en interne (TDR, agenda, Ordre de
Mission, etc.) à partir des éléments écrits ou oraux reçus ;
Assister le Coordonnateur dans la gestion journalière des activités
Administratives ;
Apporter l’appui Administrative à l’organisation des formations, ateliers et
séminaires ;
Préparer tous les courriers relatifs aux sessions de formation ;
Envoyer toutes les informations administratives à tous les participants ;
S’assurer de la disponibilité des kits pour les sessions de formation ;
Etablir une base de données relative aux participants des sessions de
formation ;
Transmettre la base de données par mail à tout le personnel du centre et à
chaque mise à jour ;
Gérer quotidiennement l’agenda du Coordonnateur ;
Prendre les RDV pour des personnes internes et externes ;
Mettre les informations à la disposition du Coordonnateur ;
Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes courant de renseignement ;
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Assurer le standard (Effectuer et recevoir les appels téléphoniques) ;
Assurer la production et la multiplication de documents de travail ;
Suivre l’enlèvement régulier du courrier au niveau de la boîte postale du
centre.
c) Préparer les missions, les réunions
Préparer les voyages du personnel CIFAL Ouagadougou (TDR, courriers, Ordre
de Mission, etc.) ;
Préparer les réunions, (l'ordre du jour, les comptes rendus, les salles pour les
réunions etc.) ;
Participer aux réunions de la Coordination ;
Assurer la prise de notes lors des différentes réunions du CIFAL et rédiger les
CR ;
Diffuser les CR de réunion (intranet) ;
Procéder à la classification et à l’archivage des documents et dossiers du
centre ;
Mettre les documents en bibliothèque.
d) Traduire les documents administratifs
Traduire en français tous les documents officiels reçus des partenaires ;
Traduire en anglais tous les documents officiels à envoyer aux partenaires ;
Assurer le rôle d’interprète lors des missions de revue.
e) Gestion de la caisse menue dépenses et des stocks
Assurer la gestion de la petite caisse ;
Etablir l’état de la caisse mensuellement ;
Gérer le stock des fournitures de bureau ;
Recueillir et classer toutes les demandes en fournitures de bureau;
Faire le rapport trimestriel des consommations en fournitures de bureau.
f) Autres
Gérer le cyber du centre en collaboration avec le spécialiste chargé de
l’information, de la communication et du suivi-évaluation;
Gérer les salles de formation et des travaux en collaboration avec la
Comptable.
Evénementiel (pot projets, départs, séminaires, repas d’équipe…)
Exécuter au besoin d’autres tâches de même nature.
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3) Qualification requise
Le poste de Secrétaire De Direction Bilingue est ouvert aux candidats des deux
sexes âgés de 35 ans au plus et justifiant des qualifications et expériences
suivantes :
a) Niveau d’étude
être titulaire du DUT ou BTS en secrétariat obtenu dans l’un des systèmes
Anglophone ou Francophone.
b) Expérience
Etre parfaitement bilingue aussi bien à l’oral qu’à l’écrit ;
Etre capable de traduire les documents;
Avoir la bonne maîtrise de l’outil informatique (les logiciels Word, Excel,
PowerPoint, Publisher, Outlook, Internet et les courriers électroniques etc.) ;
Avoir une expérience professionnelle prouvée dans un domaine similaire serait
un atout ;
Etre immédiatement disponible.
c) Aptitude
Excellente capacité rédactionnel en Anglais (bien) et en Français (très bien) ;
Posséder des dispositions interpersonnelles et une capacité prouvée à travailler
en équipe ;
Avoir le sens de l'organisation, des relations, de la tenue et de la courtoisie dans
le comportement ;
Etre motivé (e)pour son travail, faire preuve d’autonomie et avoir des aptitudes
à gérer les priorités ;
Etre capable de travailler sous pression dans un environnement multiculturel et
faire preuve d’une grande discrétion ;
Etre de bonne moralité ;
Etre méthodique, accueillante et ordonnée ;
4) Procédure de recrutement
Le recrutement se fera par voie de présélection sur dossier suivie d’une épreuve
d’entretien avec un jury.
Les candidats ou candidates se présenteront à l’épreuve d’entretien munis du
récépissé d'inscription et de la carte nationale d'identité burkinabè ayant servi au
dépôt du dossier, faute de quoi, ils seront éliminés.
5) Composition des dossiers
Les dossiers de candidature devront obligatoirement comprendre :
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Une demande manuscrit adressée à Monsieur le Maire de la commune de
Ouagadougou timbrée à 300 FCFA (timbre communal) et comportant les
contacts téléphoniques ;
Un curriculum vitae détaillé daté et signé ;
Une lettre de motivation ;
Les copies légalisées des diplômes et attestations de travail ;
Un extrait ou jugement supplétif d’acte de naissance ;
Une photocopie légalisée de la carte nationale d’identité Burkinabè ;
Un certificat de nationalité Burkinabè ;
Un casier judiciaire datant d’au moins trois mois ;
6) Dépôt des dossiers de candidature
Les dossiers de candidature devront parvenir sous pli fermé contre un récépissé
au plus tard le Mardi 16 Octobre 2012 à 17 h 00 Temps universel au secrétariat
du CIFAL Ouagadougou sis au secteur 07, entre la gare SKV et l’Eglise Jean
XXIII face au théâtre populaire avec la mention « recrutement d’un (e)
Secrétaire de direction bilingue ».
NB : Seuls les candidats ou candidates présélectionnés sur dossiers seront
contactés pour subir l’épreuve d’entretien.
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