batiments temporaires congres mondial ifac2017 - Nouba

BATIMENTS TEMPORAIRES
CONGRES MONDIAL IFAC2017
1. OBJET DE LA CONSULTATION – DISPOSITIONS GENERALES
1.1. Objet des marchés
Les stipulations du présent cahier des clauses particulières (C.C.P.) concernent l’organisation
de la conférence internationale IFAC World Congress 2017 (IFAC’2017), pour le compte du
CNRS. Le présent marché a pour objet des prestations techniques nécessaires à l’organisation
matérielle de la conférence IFAC’2017.
L’organisation est assurée par le CNRS, représenté par la délégation régionale Midi-Pyrénées,
sis 16 Avenue Édouard Belin, BP 24367, 31055 Toulouse Cedex 4. Le nombre de participants
attendu à ce congrès se situe autour de 3000 personnes.
Lieu d’exécution du marché : Toulouse
Le lieu principal de déroulement du congrès a déjà été choisi par le CNRS. Il s’agit du centre
de congrès Pierre Baudis (CCPB - www.centre-congres-toulouse.fr). Les lieux annexes incluent
le Palais des Sports ainsi que les hôtels Atria Mercure et Novotel Compans Caffarelli, et d’autres
lieux annexes : 6 bâtiments temporaires qui seront installés à proximité du Palais des Sports, Le
Manoir du Prince, et Francazal.
1.2. Description globale de l’événement
La SEE (www.see.asso.fr) association représentant la France au sein de l’IFAC (Fédération
internationale de l’Automatique, www.ifac-control.org), s’est vue confier l’organisation de son
congrès mondial en 2017 en France, à Toulouse. Le projet impliquant la totalité de la
communauté française de l’Automatique est porté financièrement par le CNRS, représenté
par la délégation régionale Midi-Pyrénées, sis 16 Avenue Édouard Belin, BP 24367, 31055
Toulouse Cedex 4. L’interlocuteur principal est Dimitri Peaucelle, chercheur au LAAS-CNRS
([email protected]).
Le site web du congrès est www.ifac2017.org
Le congrès mondial IFAC’2017 sera la 20ième édition d’une série de congrès initiée en 1960 à
Moscou. Ce congrès s’est tenu à Séoul en 2008, à Milan en 2011 et a été accueilli par Le Cap
en 2014. À la clôture du congrès au Cap le 29 Août 2014, la France a pris pour 3 ans la
présidence de l’IFAC. Le congrès rassemble un panel de scientifiques et d’industriels de
l’Automatique. Le congrès est le lieu pour échanger les dernières avancées dans ce domaine.
Il rassemble environ 3000 personnes qui participent aux sessions techniques (présentations
orales, interactives et démonstrations) ou à l’exposition qui rassemble plusieurs dizaines de
stands industriels ou institutionnels.
Le congrès se déroulera du 9 au 14 juillet 2017, avec un accueil et une cérémonie d’ouverture
le 9 juillet en fin de journée. À cela s’ajoutent des workshops qui se dérouleront les 8 et 9 juillet
ainsi que des réunions des comités de l’IFAC les 7, 8, 9 et 15 juillet.
Le
calendrier
provisoire
www.ifac2017.org/schedule.
du
congrès
est
donné
à
l’adresse
suivante
Les cérémonies d’ouverture et de clôture ainsi que les sessions plénières se dérouleront dans le
palais des sports qui devra être configuré en salle de conférence pouvant accueillir 3000
personnes.
Les sessions techniques se dérouleront dans les salles configurées pour des présentations orales
avec vidéo projecteur, ainsi que dans un espace configuré pour des présentations interactives
avec écran vidéo et une autre dédié à des sessions interactives et démonstrations. Le nombre
total de présentations sera d’environ 2600. Le taux de sélection moyen des congrès IFAC est
de 70% aussi cette estimation est sur la base de 3700 soumissions d’articles. 14 créneaux de 2
heures sont prévus pour les sessions techniques. Les présentations orales durent 20 minutes,
questions comprises, et doivent impérativement respecter les horaires annoncés dans le
programme. Ceci de façon à permettre aux participants d’aller d’une salle à une autre en
fonction des présentations qu’ils souhaitent suivre. Le respect des horaires et des ordres de
passage est assuré par deux participants désignés par le CO, les chair-persons. Ces chairpersons sont choisies également pour leur capacité à animer les séances de question qui
suivent les présentations.
En prévoyant environ 2100 présentations orales, 40 présentations démonstrateur et 460
présentations sous forme interactive, le congrès nécessite 26 salles pour les sessions orales, deux
salles pour les sessions démonstrateurs ainsi qu’une grande salle pour les sessions interactives
(trois zones de 12 présentations sur créneaux de deux heures). Les salles pour les sessions orales
auront une capacité d’environ 30 personnes ou plus. Le programme sera établi par le CO sur
la base de prévisions de nombres d’auditeurs de façon à ce que les salles les plus grandes
soient utilisées pour les sessions avec le plus d’affluence.
Les salles sélectionnées pour les sessions orales sont :

14 salles au centre de congrès pierre Baudis :
o
Niveau 0,5 : Latécoère (30p), Mermoz (30p)
o
Niveau 1 : Cassiopée (300p), Spot (92p), Diamant (50p), Argos (60p), Ariane 1
(147p), Ariane 2 (55p)
o
Niveau 2 : Auditorium St Exupéry (500p), Guillaumet 1 (100p), Guillaumet 2
(100p)
o
Niveau 3 : Daurat (30p), Servanty (50p), De Marnier (28p)

6 salles de l’hôtel Mercure Atria : Gavarnie (180p), Toulouse (40p), Conques (40p),
Cordes (65p), Lourdes (50p), Pic du Midi (50p). Ces salles sont déjà équipées du matériel
suivant : écran mural, 1 vidéoprojecteur, 1 paper board, 1 table orateur.
L’amphithéâtre Gavarnie est équipé de : régie intégrée, écran 3mx4m, espace
scénique avec estrade, 1 pupitre avec col de cigne, 1 micro fil, 4 micros HF,
vidéoprojecteur Christie 5000 lumens résolution supérieur au full HD, retour 28’’ switch
VGA.

6 salles temporaires à installer sur le parking intérieur du Palais des Sports.
Les sessions interactives se dérouleront en salle Caravelle du centre de congrès.
Les sessions démonstrateur se dérouleront dans les salles VIP du Palais des Sports. Certaines
seront localisées (les mercredi 12 et jeudi 13) au Manoir du Prince et sur la base aérienne de
Francazal.
Les conférences plénières se dérouleront le matin au Palais des Sports. Des sessions semiplénières se dérouleront en fin de journée en parallèle : une au Palais des Sports, une autre
dans l’Auditorium St Exupéry avec retransmission en direct dans la salle Cassiopée.
Les salles du centre de congrès seront également utilisées les samedi 8 et dimanche 9 juillet
pour des mini-cours (workshops and tutorials).
L’espace Concorde du centre de congrès sera utilisé comme lieu de rencontre, pause café
et pour héberger des exposants. Environ 200 mètres carrés de stands sont prévus. D’autres
stands pourront également être mis en place dans l’espace démonstrateur des salles VIP du
Palais des Sports.
Les bureaux et salles du premier étage de l’hôtel Mercure Atria seront utilisés pour entreposer
du matériel et héberger les organisateurs.
Au Novotel, se dérouleront des réunions de l’IFAC (de 1 à 12 par jour avec des jauges
différentes) et une salle sera aménagée pour accueillir le secrétariat de l’IFAC (avec matériel
informatique, photocopieuses, fax, téléphone, etc. fourni par le CNRS). Les 5 salles de réunion
du Novotel seront dédiées à cela et ce du jeudi 6 juillet au samedi 15.
Les cérémonies d’ouverture et de clôture se dérouleront au Palais des Sports et comprendront
des discours ainsi que des interventions culturelles (musique ou autre).
Le diner de gala (jeudi 13 juillet) et le diner du président (samedi 8) se dérouleront dans des
lieux appropriés hors centre de congrès. Le dîner de gala est prévu dans le hall 7 sur la base
aérienne de Francazal. Ce hall n’est pas équipé et sera loué nu. Le lieu pour le dîner du
Président est en cours de bouclage.
Les pauses café (2 par jour) seront mises en place dans le patio du Mercure Atria, dans les
salles Concorde, Caravelle et chapiteau du centre de congrès, ainsi que dans les espaces
démonstrateur (salles VIP du Palais des Sports).
Aucune restauration n’est fournie aux congressistes le midi, mais il est envisagé de proposer à
des « food trucks » de s’installer sur la place de l’Europe.
Un plan du site de Compans Caffarelli avec les différents lieux et usages des lieux est donné
en page suivante.
1.3. Structure organisatrice principale
Un comité d’organisation (CO) est en charge de la gestion administrative et est décisionnaire
sur l’ensemble des questions d’organisation. Il est présidé par Dimitri Peaucelle, assisté par
Ascension De Sousa et
constitué comme décrit
sur la page
internet :
www.ifac2017.org/national-organizing-committee.
1.4. Rôle du titulaire dans l’organisation de la manifestation
Le titulaire devra assurer la prestation prévue par son marché en ayant comme objectif le bon
déroulement de la manifestation globale. Pour ce faire, le titulaire peut se coordonner avec
les autres prestataires et faire appel à des sous-traitants qu’il choisit et coordonne sous son
entière responsabilité. Le titulaire coopère pleinement avec le CO, avec le titulaire du lot
« Régie Générale » ainsi qu’avec le Palais des Sports.
Par conséquent, le titulaire devra remplir toutes ses contraintes techniques pour la mise en
place de la prestation afin que la coordination soit optimisée.
2. Le marché « bâtiments temporaires »
Le titulaire a à sa charge la fourniture de l’ensemble des composants et/ou services
nécessaires à la satisfaction du besoin tel que décrit par le CNRS, quand bien même ils
n’auraient été décrits spécifiquement ni dans le présent CCTP, ni même dans l’offre du titulaire.
Le titulaire pourra contacter la Direction des Sports, Service Manifestations/Relations clubs de
la Mairie de Toulouse pour prendre connaissance des contraintes techniques à respecter au
Palais des Sports. La Direction des Sports est informée du congrès IFAC2017.
La mention « Option » signifie qu’il s’agit d’une option, qui sera retenue ou non lors de la
notification de l’accord du CNRS. L’exécution ne peut en être demandée ultérieurement
 1 box de 15 mètres carrés pour le gardiennage des valises : OPTION
 4 salles de réunion de 45 mètres carrés climatisées
 Ces bâtiments temporaires seront à installer sur le parking du Palais des sports (voir plan
général). Le titulaire devra faire une proposition de plan d’implantation des bâtiments
temporaires sur le site défini, en tenant compte des contraintes techniques.
Le titulaire devra fournir un tarif sur les quantités demandées mais également communiquer
le tarif de la prestation supplémentaire par tranche de 1 salle supplémentaire, jusqu’à 8
salles de réunion au total maximum.
 Le titulaire devra également faire une proposition de plan d’implantation pour la
configuration comprenant le maximum de salles qu’il considère possible d’installer
(sans dépasser le nombre de 8) et fournir une proposition tarifaire sur cette base.
OPTION
 Le titulaire devra indiquer la date et la durée d’installation et de démontage des
bâtiments temporaires.
 Exploitation du matériel : du lundi 10 juillet 2017 8H au Vendredi 14 juillet 2017 18H.
 Démontage dès le 15 juillet matin.
La proposition tarifaire du prestataire devra comprendre tous les éléments annexes nécessaires
à la mise en œuvre, mise en service et utilisation optimum des bâtiments temporaires, comme
par exemple :

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


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Fourniture des structures complètes de modulaires (châssis, plancher, menuiseries,
revêtements au sol, électricité….)
Le transport,
Montage, démontage
La pose et l’assemblage des modules
Tous les matériels et installations de levage nécessaires à la mise en place
Tous les raccordements aux réseaux (eaux, électricité….)
Préparation des sols si besoin
Assurance garantie multirisques
Etc…
Nous attendons du titulaire, un suivi de la prestation en amont, pendant et après le congrès.
Le titulaire devra fournir un descriptif des moyens mis en œuvre pour ces suivis ainsi qu’un
descriptif des engagements qu’il prend pour garantir une réactivité optimum pendant
l’exploitation des bâtiments temporaires.
Le titulaire pourra communiquer toute information jugée utile pour appuyer son offre afin de
réaliser la prestation (par exemple : moyens humains et matériels mis en œuvre pour réaliser la
prestation).
Dates :
Date limite de réception des offres : Lundi 23 janvier 2017
Date limite de prise de décision et de commande de la part du CO : 1er février 2017
Contact :
[email protected]
Ascension De Sousa : 05 61 33 78 58