formation - Réseau Ecole et Nature

FORMATION :
INITIATION AU CATALOGAGE ET A L’INDEXATION
DANS PMB
I / CONTEXTE
I.1 LE GRAINE LANGUEDOC-ROUSSILLON
Le GRAINE LR, Groupe Régional d'Animation et d'Initiation à la Nature et l'Environnement,
association loi 1901 créée en 1991 a pour objet la promotion et le développement de l'Education à
l'Environnement vers le Développement Durable (EEDD) en Languedoc-Roussillon.
Le GRAINE LR est un réseau d’acteurs éducatifs en Languedoc-Roussillon. Il adhère au Réseau Ecole
et Nature, échelle nationale des réseaux territoriaux d’EEDD. Le GRAINE se décline à l’échelle
départementale en 5 réseaux, suivant les 5 départements de la Région : Gée Aude (11), Coopère 34,
MNE RENE 30, REEL 48 et la Tram’66. Le GRAINE et ses réseaux départementaux sont composés de
membres individuels, d’associations, de collectivités, de directions de l’Etat et d’entreprises.
I.2 LE CENTRE DE RESSOURCES DU GRAINE
Le GRAINE LR dispose depuis 16 ans d’un Centre de Ressources dans ses locaux de Montpellier. Ce
Centre de Ressources reçoit environ 500 personnes par an. Plus de 80 % de ces personnes sont des
animateurs EE ; 10 % sont des professeurs ou formateurs ; le restant étant constitué d'étudiants, de
demandeurs d'emploi, du grand public et des représentants de collectivités locales. Nous répondons
également à une centaine de sollicitations par téléphone ou courriel. Les demandes des usagers se
ciblent principalement sur les thèmes suivants : biodiversité, eau, littoral, déchets, énergie,
patrimoine, jardins, changement climatique, éco-gestes, santé-environnement. Le GRAINE prête
plus de 1000 documents et outils par an.
Par ailleurs, le GRAINE anime un dispositif d'information sur Internet à travers sa plateforme
internet http://grainelr.org
Cette plateforme, commune aux 6 réseaux EEDD du Languedoc-Roussillon, propose aux acteurs
éducatifs un ensemble de ressources dont une base de données documentaires mutualisée de plus
de 7000 références http://www.grainelr.org/biblio/opac_css/index.php?%20lvl=index.
Cette base de données documentaires est gérée sous le logiciel libre pmb.
I.3 LE THESAURUS ENVIRONNEMENT « THES’ENVIR »
Le GRAINE a produit un Thésaurus environnement « Thes’Envir ». Cet outil d'indexation des
ressources en environnement est d'une grande spécificité et est unique en France. Il est disponible
en version informatisée et / ou en version papier. Plus de 35 structures ont fait l’acquisition de
Thes’Envir.
On voit qu'au-delà de la gestion et du développement de son propre centre de ressources, le GRAINE
répond à son objet social de réseau en produisant des outils spécialisés à l'usage de l'ensemble des
centres de ressources en région et au national. Le GRAINE anime ainsi le réseau LIEN, qui rassemble
une quinzaine de centre de ressources en Languedoc-Roussillon. Ce sont cinq acteurs (association,
établissements publics et collectivités) du réseau LIEN qui ont mutualisé leur savoir et savoir-faire
pour créer le Thésaurus.
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Formation “Initiation au catalogage et à l’indexation”
dans pmb
II / OBJECTIFS
L’objectif de la formation est de permettre aux participants d’aborder l’utilisation de l’OPAC
(Online Public Access Catalogue / catalogue en ligne) d’un centre de ressources EEDD et de
s’initier au traitement documentaire (indexation et catalogage) de documents liés à
l’environnement.
Compétences acquises en fin de formation
En fin de formation, les stagiaires doivent être capables :
- de rechercher des documents dans l’OPAC,
- de créer un plan de classement adapté à leurs fonds documentaire lié à l’environnement,
- d’indexer et de cataloguer des documents,
- de découvrir et être capables d’utiliser un thesaurus lié à l’environnement « Thes’Envir »,
- de bulletiner des périodiques,
- de gérer les prêts et restitutions des documents, de procéder aux relances
- de procéder aux sauvegardes nécessaires du logiciel.
Ils doivent être en capacité de gérer le fonds documentaire d’un petit centre de ressources en
éducation à l’environnement.
Le traitement des documents sous PMB est un savoir-faire à part entière pouvant faire l’objet de
formations longues. La formation proposée par GRAINE ne prétend pas en elle-même permettre aux
participants de mettre en œuvre leur centre de ressources en autonomie complète, si ces
participants ne disposaient auparavant d’aucune connaissance particulière dans le domaine.
III / PUBLICS CIBLES
Cette formation est une initiation pour des personnels non spécialisés dans le domaine de la
gestion de bibliothèque. Elle vise un public constitué de salariés de structures environnementales
(associations, collectivités, entreprises), chargé de mettre en œuvre ou de développer des centres
de ressources environnement. Elle est adaptée aux structures souhaitant monter ces centres de
ressources dans le cadre d’une dynamique multi-acteurs sur leur territoire.
IV / CONTENUS
1ER JOUR
MATIN
L’organisation d’un centre de ressources
La notion de plan de classement
Découvrir l’OPAC dans PMB : les différentes zones
Découvrir une notice
bibliographique et son/ses exemplaire(s) : les différents champs,
présentation format ISBD ou public, tags, réservations
• Rechercher des documents dans l’OPAC :
recherche simple,
recherche multi-critères : les opérateurs booléens
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APRES-MIDI
• Recherche par terme : le thesaurus THES’ENVIR
• Réaliser des bibliographies dans l’OPAC, les diffuser
• Découvrir la partie Administration dans PMB : les différents onglets
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Formation “Initiation au catalogage et à l’indexation”
dans pmb
• Les droits des différents utilisateurs, en particulier dans une base mutualisée
• L’onglet « catalogue » :
catalogage des monographies : récupération de notices via Z 39-50
exercices pratiques
2E JOUR
MATIN
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•
catalogage de rapports d’étude, d’actes, de tirés à part
exercices pratiques
catalogage de DVD et cédéroms
exercices pratiques
Gérer les tags
Les périodiques dans PMB
Dépouiller un périodique : exercice pratique
Découvrir le bulletinage
APRES-MIDI
• Paniers et étagères
Création de paniers de notices, de paniers d’exemplaires
Actions sur les paniers
Réaliser des étiquettes de côtes
A partir des étagères, afficher les nouveautés dans l’OPAC
• L’onglet « Autorités »
Liste d’autorités auteurs, éditeurs, collections, sous-collections
Les catégories : le thesaurus THES’ENVIR dans PMB
L’indexation décimale : le plan de classement
3E JOUR
MATIN
• L’onglet « Editions »
Les différents états (états du fonds, …)
Générer des codes barres : exercice pratique
Traiter les réservations
• L’onglet « Circulation »
Prêt de documents
Retour des documents
Créer un lecteur
Créer un groupe de lecteurs
APRES-MIDI
• L’onglet « Administration »
Sauvegarde
Nettoyage de base
Importer des notices : exercices pratiques
• Bilan de la formation et évaluation
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Formation “Initiation au catalogage et à l’indexation”
dans pmb
V / METHODES
V.1 L’ALTERNANCE ET LA FORMATION INDIVIDUALISEE
La formation aura une durée de 7 heures par jours, sur trois jours. Elle se déroulera sous un format
d’alternance entre des exposés théoriques et méthodologiques en groupe (environ 20 % du temps),
et des séquences importantes d’application personnalisée (environ 80 % du temps). Chacun des
participants se verra mettre à disposition un ordinateur connecté au logiciel de gestion PMB du
Centre de Ressources du GRAINE. Les exercices pratiques permettront donc à chacun des
participants d’appliquer les savoirs acquis lors des exposés en groupe et de vérifier leur bonne
intégration.
V.2 PERSPECTIVES SUITE A LA FORMATION
Le traitement des documents sous PMB est un savoir-faire à part entière pouvant faire l’objet de
formations longues. La formation proposée par GRAINE ne prétend pas en elle-même permettre aux
participants de mettre en œuvre leur centre de ressources en autonomie complète, si ces
participants ne disposaient auparavant d’aucune connaissance particulière dans le domaine.
VI / INTERVENANT
La formation « Initiation au catalogage et à l’indexation dans le logiciel libre de gestion de
bibliothèque PMB » sera portée par Véronique Delattre, documentaliste du GRAINE LR. Mme
Delattre dispose d’un Master I dans le domaine. Elle a créé le Centre de Documentation du GRAINE
et a assuré son développement depuis 16 ans. Mme Delattre a coordonné la conception et
réalisation du Thésaurus Environnement, ainsi que la mise en place de la base de gestion
documentaire PMB mutualisée en Languedoc-Roussillon. Mme Delattre met en place des formations
à la gestion documentaire sous PMB depuis 2008. Ces formations ont bénéficié d’excellents retours
d’évaluation.
VII / MODALITES PRATIQUES
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Date : 16, 17, 18 novembre 2015
Durée : 21 heures
Lieux : dans nos locaux, à Montpellier
Coût pédagogique : 840 € pour les 3 jours
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Formation “Initiation au catalogage et à l’indexation”
dans pmb