mise en œuvre du controle interne au sein de l`entreprise

MISE EN ŒUVRE DU CONTROLE INTERNE AU SEIN DE L’ENTREPRISE
Sommaire
1. Préambule
2. Identification des actions
3. Les outils
4. Organisation
5. Mise en œuvre
6. Plan d’action
7. Analyse des risques
8. Reporting
9. Conclusion
Plus d’informations
1. PREAMBULE
Le contrôle interne est une action de management qui doit être maîtrisée et intégrée à la
culture professionnelle de l’entreprise. L’objectif principal est d’obtenir, par la mise en
place de procédures simples, une réponse adaptée aux risques engendrés par les activités
de l’entreprise mais aussi un ensemble réactif face aux évolutions de ceux-ci. Si la
décision de formaliser le contrôle interne appartient à la conduite de l’entreprise,
l’ensemble des acteurs doit impérativement être associé à la manœuvre des procédures de
gestion des risques et de leurs suivis.
La mise en œuvre du contrôle interne au sein de l’entreprise conduit à un
questionnement spécifique ; il intègre une connaissance des activités, des actes métiers
mais aussi de l’environnement législatif et réglementaire propre à l’activité
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professionnelle. Le contrôle interne doit être bâti sur une maîtrise des risques
raisonnable, acceptable, probable et ajustable :
 Raisonnable : les mesures prises pour couvrir un risque doivent être
réalisées sur l’objectif de sa suppression ou sur celui d’en diminuer la
gravité ou sa fréquence ; ainsi, pour une entreprise n’ayant pas à maîtriser
la chaîne du froid ou à réaliser des actions de soins, le risque d’être
victime d’une coupure électrique ne doit pas entraîner nécessairement
l’installation d’un groupe électrogène garantissant la continuité de
l’activité.
 Acceptable : les mesures de couverture des risques doivent être
supportables pour tous les acteurs concernés : si la suppression du risque
intègre de réaliser, à nouveau, toutes les étapes de fabrication ou de
production, le coût sera difficilement supportable.
 Probable : les mesures prises pour supprimer un risque doivent intégrer sa
probabilité car la cartographie des risques, la plus complète, ne pourra
jamais inclure tous les événements (exemple : décès de tous les employés
le même jour de la même maladie…).
 Ajustable : le risque évolue quotidiennement et il est indispensable d’en
tenir compte (exemples : arrivée d’un nouvel agent, augmentation de la
production, changement de fournisseur, accident dans une entreprise du
même secteur qui révèle un nouveau risque…).
2. IDENTIFICATION DES ACTIONS
L’entreprise peut-elle supporter la mise en place du contrôle interne sur ses propres
ressources ? L’appel à une structure professionnelle peut-il apporter une valeur ajoutée
génératrice de confort mais aussi de qualité ? La solution retenue par l’entreprise dépend
de plusieurs facteurs et chaque entreprise a un environnement « risques » qui lui est
propre. Solliciter un intervenant extérieur pour assurer la mise en place du contrôle
interne et, éventuellement, la sélection et la formation des acteurs retenus est une piste
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équilibrée. Néanmoins, dans tous les cas, la consultation de toute la chaîne contrôlée est
un incontournable dans l’étape de la construction de la cartographie des risques.
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3. LES OUTILS
Les principaux outils de création de cartographie des risques sont très accessibles. Si les
solutions logicielles peuvent apporter une solution, l’appropriation d’une méthodologie
bâtie sur des outils simples présente un intérêt pédagogique :

La matrice d’objectifs est une action préalable formalisée dans l’étape de gestion
de projet liée à la mise en place du contrôle interne. Sous forme de tableau
basique reposant sur la graduation d’un risque connu, il permet la formalisation
des objectifs. La documentation accessible sur Internet est suffisante pour réaliser
cette étape.
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
La matrice des risques peut être réalisée dans un cadre collégial au cours d’une
séance de remue-méninges (brainstorming). Chaque risque identifié doit être
évalué sur les critères de fréquence et de gravité.
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
Le diagramme de Pareto permet d’identifier les actions prioritaires
Diagramme de Pareto sur les causes des retards au travail (les données sont
hypothétiques)
Source : http://fr.wikipedia.org/wiki/Diagramme_de_Pareto
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4. ORGANISATION
Au sein d’une entreprise, les opérations de contrôle sont :



ordonnées par la direction,
réalisées par l’ensemble du personnel,
valorisées par une structure spécifique.
Une structure spécifique indépendante, de préférence directement rattachée au chef
d’établissement, doit être chargée du contrôle interne. Cette indépendance est essentielle
pour assurer une conduite efficiente des actions de contrôle qui ne doivent pas être
« polluées » par une quelconque hiérarchie ou dépendance.
La mission principale de cette structure est le conseil et elle ne doit pas être perçue
différemment au sein de l’entreprise. Dans ce cadre, les qualités demandées au personnel
exerçant le contrôle interne doivent comprendre l’esprit d’écoute, la diplomatie, la
pédagogie tout en alliant la rigueur, la persévérance et la réactivité.
Enfin, le personnel exerçant la conduite du contrôle interne doit être attaché aux valeurs
de l’entreprise et conscient de l’importance de son action.
La qualité, la régularité et la traçabilité du contrôle interne réalisé au sein de l’entreprise
permettent de présumer de l’existence et de l’efficacité du dispositif de maîtrise des
risques et limitent les missions d'expertises organisationnelles extérieures.
5. MISE EN OEUVRE
Définition des objectifs
Le contrôle interne a pour objectifs :

de garantir la certitude que les risques propres à l’entreprise font l’objet de
procédures adaptées qui s’appuient sur l’objectif de la suppression d’un risque
connu ou de mettre en œuvre les actions limitant sa fréquence ou sa gravité ;

de s’assurer de l’application du cadre législatif, réglementaire, jurisprudentiel
ou coutumier propre à l’entreprise ;

d’atteindre un niveau d’efficience et de veiller à l’adéquation des moyens aux
missions.
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Planification
La planification des opérations de contrôle et leur périodicité peuvent être fixées
dans une note interne, du directeur de l’entreprise, sur proposition de la cellule
contrôle interne et, en ce qui concerne les contrôles de supervision, sur
proposition des chefs de service.
Méthodologie
Le contrôle peut porter :









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le respect du cadre législatif et réglementaire,
la conformité de l’application d’une procédure,
la comptabilité,
la facturation,
l'existant d'un matériel,
la séparation des tâches,
la réalisation d'une prestation,
la vérification d'un droit (numérique ou autre),
une délégation de signature (et habilitations informatiques).
L’efficacité du contrôle interne implique qu’il soit réalisé de façon :




systématique selon une périodicité programmée,
dirigé selon l’évaluation des risques liés à l’activité du service,
aléatoire et inopiné afin de prévenir les dérives entre les contrôles planifiés,
organisationnel car il intègre des actions élémentaires telles que la vérification de
la délégation de signature, habilitations informatiques, l'historisation et
l'archivage des actions de contrôle interne.
Valorisation
Les résultats de contrôle interne doivent être présentés au cours de réunions
régulières qui intègrent :




les éventuelles actions correctives à réaliser dans le contrôle de supervision,
l'identification des évolutions nécessaires pour les grilles de supervision,
la diffusion de conseils adaptés aux spécificités du service (rappel des enjeux,
bonnes pratiques, simplifications, facilitations, lutte contre les actions
chronographes et inutiles...).
l’analyse de paramètres extérieurs relatifs au contrôle interne (veille
informationnelle).
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La circulation et la communication des informations relatives au contrôle interne sont
primordiales. L'enjeu est ici d'intégrer aux contrôles de supervision et au contrôle
interne, une procédure basée sur la simplicité et l'efficience.
Pilotage
Le pilotage des actions de maîtrise des risques constitue une action qui repose sur un
socle de compétences et une actualisation de celles-ci. Suivant la taille de l’entreprise, le
pilotage du contrôle interne peut constituer une activité principale.
Le service contrôle interne doit bénéficier d’échanges réguliers avec l’expert-comptable
(ou d’autres professionnels) qui peut apporter son conseil dans l’actualisation de la
manœuvre de pilotage.
Traçabilité
Toutes les actions de contrôle interne qui ne font pas l'objet d'une traçabilité sont
réputées n'avoir jamais été réalisées.
L’historisation de l’activité de contrôle interne doit permettre d’argumenter un
ajustement ultérieur da la manœuvre de contrôle.
Résistance
Conduite et appuyée par la direction de l’entreprise, la manœuvre de contrôle interne doit
être expliquée à tous les acteurs de l’entreprise. L’approche doit être pédagogique et
apporter une vision plus préventive que corrective. Le contrôle interne ne doit pas être
ressenti comme une action inutile et chronophage mais comme une action intégrée à la
politique de performance de l’entreprise.
Les exemples d’entreprise performantes qui se sont retrouvées en difficulté suite à des
risques mal maîtrisés peuvent être commentées (encaissement de chèques sur le compte
personnel du comptable, détournement de matériel, pas d’alternative à l’arrêt d’un
fournisseur mais aussi absence de formation du personnel ou geste métier pouvant
générer un accident ou une maladie professionnelle…). Cet environnement se traduit par
un concept très simple à intégrer au discours managérial : « la confiance n’exclut pas le
contrôle). Par ailleurs, un salarié contrôlé peut se sentir valorisé par l’intérêt qui lui est
porté dans son poste de travail et par sa possibilité de contribuer à l’actualisation de ses
procédures de travail.
Les acteurs du contrôle interne devront valoriser toutes les actions de contrôle auprès des
autres acteurs de l’entreprise que sont les CE, les syndicats et les comités spécifiques.
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6. ANALYSE DES RISQUES
L'identification des risques est réalisée à tous les niveaux de l’entreprise mais fait l’objet
d’une analyse au niveau du service ou de la cellule contrôle interne. Chaque risque fait
l'objet d'une évaluation conduisant aux actions à engager pour supprimer le risque ou
pour limiter sa fréquence et/ou sa gravité.
Une réunion tour de table, organisée régulièrement, porte sur la veille stratégique et la
veille informationnelle : tous les dysfonctionnements ou évolutions majeures connus
concernant le milieu professionnel de l’entreprise font l'objet d'une analyse succincte qui
intègre les faits, les conséquences et les actions à mener pour supprimer ou limiter le
risque. Cette veille informationnelle peut mener à conduire des actions de contrôle
interne ciblées et à modifier, éventuellement, la cartographie des risques de
l'établissement.
7. PLAN D'ACTION
Le plan d'action définit les objectifs et les modalités de réalisation des opérations de
contrôle. Il est établi annuellement à partir de la cartographie des risques locale et prend
en compte les priorités définies dans le plan d'action organique. Les analyses des
opérations précédentes de contrôle interne conduisent à actualiser le plan d'action
régulièrement en fonction de l'évolution des risques identifiés et de l'impact réel des
mesures mises en œuvre.
Le plan d'action local fixe les mesures à prendre afin de fiabiliser les processus et tâches
identifiés comme prioritaires, identifie les personnes responsables de leur mise en œuvre
et fixe les échéances de réalisation.
8. REPORTING
L'efficacité et la pertinence du dispositif de contrôle interne comptable doivent être
analysées périodiquement. Les opérations de reporting du contrôle interne de
l'établissement font l'objet d'un travail spécifique programmé.
Un arbitrage permanent entre risques et mesures de contrôle interne : le rôle de
l’encadrement consiste en permanence à s’interroger sur l’utilité d’une mesure de
contrôle interne au regard du coût que peut induire son adoption et des enjeux du risque
couvert (source DGAFP).
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9. CONCLUSION
La taille de l’entreprise (PME) ne fait pas obstacle à la notion de performance, objectif
final de la mise en œuvre du contrôle interne.
Le contrôle interne s’intègre sans difficulté au fonctionnement de toutes les entreprises
s’il est mis en œuvre dans un cadre :




directif (appuyé par la direction),
pédagogique (le personnel réalisant une étape de contrôle interne doit être
en mesure d’expliquer l’intérêt de suivre les procédures fixées dans les
plans d’actions visant à supprimer ou lutter contre un risque),
collaboratif (tous les acteurs, au sein de l’entreprise, doivent avoir la
possibilité de faire évoluer les procédures),
dynamique (le risque évolue et il s’agit d’y apporter une réponse proactive
ou réactive).
Le contrôle interne ajoute une valeur à l’entreprise et sa mise en place peut être valorisée
en parallèle d’une démarche certificative.
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Plus d’informations :
Sur Internet :
PME :

Les bonnes pratiques en matière de contrôle interne dans les PME – ordre des
experts comptables région île de France – Cahiers de l’académie n° 13 – octobre
2008

Contrôle interne et prévention des fraudes dans les PME : une nécessité ? dossier
réalisé par Olivier Crette - ledouble.fr - septembre 2014

Contrôle interne et gouvernement d’entreprise – IFGE Lyon-finance.org –
décembre 2010

Contrôle interne et organisation comptable de l'entreprise - Procomptable.com 2002

Analyse du contrôle interne dans les PME - CRCC de Paris - mars 2008
Secteur public :

Guide du contrôle interne comptable et financier dans le secteur public local –
DGFP – septembre 2010

Rapport 2013 sur le contrôle interne comptable et financier de l’Etat et de ses
établissements publics – DGFIP

Référentiel de contrôle interne du processus de la commande publique dans
les collectivités locales - Comité national de fiabilité des comptes locaux –
octobre 2013
Divers
 Manuel du contrôle interne - République et canton de Genève - décembre
2006
Dans les librairies :

Comprendre et mettre en œuvre le contrôle interne – Jacques Renard – Edition
Eyrolles – Juillet 2012 (environ 40 euros).

Contrôle interne des risques - Henri-Pierre Maders et Jean-Luc Masselin –
Éditions d’Organisation - 2004 – (environ 30 euros).
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