systeme d`information medical - Centre Hospitalier de Barentin

Transcription

MAISON DE RETRAITE DE PAVILLY
DOSSIER DE CONSULTATION POUR LE SIH MEDICAL DE SOINS
CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES
Remplacement du Système d’Information Médical
de la Maison de Retraite de Pavilly
Date limite de réception des offres :
4 Septembre 2013 à 16h00
PREAMBULE
La présente consultation s’inscrit dans le cadre de la généralisation du SIH Médical
à l’ensemble des services de l’établissement. Elle prévoit la mise en place d’un
système d’information médical qui devra remplacer le SIH médical en place et
permettre de gérer les applicatifs médicaux suivants :
-
Le dossier médical,
Le dossier de soins,
Le projet d’accompagnement individualisé
Le circuit du médicament.
Une réflexion a été réalisée au sein de l’Etablissement pour définir les besoins et les
attentes et élaborer un cahier des charges informatiques (C.C.T.P.).
Le contenu de ce cahier des charges constitue :
- La définition des spécifications fonctionnelles du nouveau système autour du
dossier médical commun (médical, soins, projet de vie), et le circuit du
médicament.
- Un document de référence pour la consultation des fournisseurs, le choix de
la solution et la mise en place du futur système. Il constitue également les
engagements contractuels du fournisseur.
Une liste de questions jointes (bordereaux de réponses et de prix) à la fin du cahier
des charges permettra à chaque candidat consulté de définir précisément la solution
proposée.
Les fournisseurs devront impérativement répondre à la totalité des questions
sous peine d’exclusion.
Ce cahier des charges, les questions et les réponses constitueront les bases
contractuelles de la relation Client / Fournisseur et feront partie intégrante des
contrats qui seront signés.
L'ensemble de ces documents matérialisera l'obligation de résultats du Fournisseur.
Les documents du présent avis de consultation sont communiqués aux différents
candidats consultés à titre confidentiel et ne peuvent être transmis ou
communiqués, par quelque moyen que ce soit, partiellement ou en totalité.
Les cahiers des charges et copies internes effectuées par les fournisseurs consultés
devront être restitués au Directeur de l’Etablissement, à sa demande.
SOMMAIRE
A - CONTEXTE
3
I.
OBJET DE LA CONSULTATION
3
II.
PRESENTATION DE L’ETABLISSEMENT
5
III. LE SYSTEME INFORMATIQUE DE L’ETABLISSEMENT
8
B - LE SYSTEME D’INFORMATION MEDICAL
10
I.
10
MAITRISE D’ŒUVRE – CONSEIL
II. DEPLOIEMENT
11
III. SECURITE et FONCTIONNEMENT
11
1. CONTROLE D’ACCES
2. SECURITE ET FONCTIONNEMENT
3. CNIL
11
12
12
IV. DESCRIPTION DU SYSTEME INFORMATIQUE EXISTANT
13
V. FOURNITURE DES APPLICATIFS – PRESTATIONS ET FORMATION
14
1.
2.
3.
4.
5.
CARACTERISTIQUES COMMUNES A L’ENSEMBLE DES APPLICATIFS
BASE DE DONNEES
AUTRES COMPOSANTS LOGICIELS
PRESTATIONS
FORMATION
14
15
15
15
16
VI. INFORMATISATION DES UNITES DE SOIN ET MEDICO-TECHNIQUE
17
17
19
19
28
30
31
1. OBJECTIFS
2. FONCTIONNALITES OBLIGATOIRES
2.1 DOSSIER DE SOINS
2.2 DOSSIER MEDICAL
3. ECHANGES AVEC L’EXTERIEUR
4. LES ECHANGES INTER-APPLICATIONS
1
VII. CIRCUIT DU MEDICAMENT
32
2. LES INTEGRATIONS ET LES INTERFACES INTER-APPLICATIONS
32
34
VIII. INTERFACAGE AVEC LES APPLICATIFS EXISTANTS
35
IX. GARANTIE et MAINTENANCE DES APPLICATIFS
39
2
A – CONTEXTE DU PROJET
I - OBJET DE LA CONSULTATION
La présente consultation s’inscrit dans la perspective d’un marché passé selon une
procédure adaptée ayant pour objet le choix et la mise en place d’un nouveau Système
d’Information Médical couvrant :
-
Le dossier médical,
Le dossier de soins,
Le projet d’accompagnement individualisé,
Le circuit du médicament.
Le candidat devra répondre aux fonctionnalités décrites et s’insérer parfaitement dans le
fonctionnement global des systèmes d’information existants de l’établissement.
La présente consultation est constituée d’un lot unique.
Le candidat devra renseigner les bordereaux concernés par son offre.
3
REMARQUES IMPORTANTES :
Il devra tenir compte de la spécificité de l’établissement pour concevoir et chiffrer la
solution.
Les candidats devront tenir compte également du fait que l’établissement ne désire
pas changer de logiciel de gestion administrative (La solution proposée devra tenir
compte des flux d’informations ascendants et descendants entre leur solution et les
modules CPAGE installés dans l’Etablissement (Interface, Intégration, Reprise et Mise
à jour des données…)).
Il devra proposer également des solutions cohérentes d’Interfaces entre le SIH
Médical qu’il proposera et le SIH Gestion existant.
Le candidat devra garantir une parfaite continuité de fonctionnement du système
d’information global de l’Etablissement, lors de l’implémentation de sa solution.
Le candidat devra proposer une solution d’intégration des données de l’ancien
système d’information médical.
Les réponses devront être obligatoirement réalisées selon un protocole sous la forme
de bordereaux de réponse et de prix, dont la description se trouve en annexe de ce
document
Les solutions proposées par les candidats devront être adaptables à l’organisation de
l’Etablissement et compatibles avec la plateforme matérielle existante (cf. Architecture
informatique).
Le système informatique proposé devra pouvoir communiquer avec les unités de soins de
l’Etablissement, les laboratoires d’analyse médicale (Norme Hprim Santé V2). Puis dès la
mise à disposition du DMP (Dossier Médical Partagé), il devra permettre une parfaite
compatibilité avec ce nouveau système.
4
II - PRESENTATION DE L’ETABLISSEMENT
II.1 RAISON SOCIALE
ADRESSE
RUE PAUL PAINLEVÉ 76570 PAVILLY
TELEPHONE
FAX
02 35 92 82 82
02 35 91 82 99
FORME JURIDIQUE
ETABLISSEMENT PUBLIC
DIRECTEUR DE
L’ETABLISSEMENT
Mme Gauthier Régine
COMPTABLE
ASSIGNATAIRE
Monsieur le Trésorier Principal
II.2 ACTIVITES PRINCIPALES
- EHPAD (personnes âgées dépendantes) : 86 lits
- Accueil de jour : 8 places
II.3 ACTIVITES SECONDAIRES
- Aucune
5
II.4 EFFECTIFS CONCERNES PAR LE DOSSIER MEDICAL INFORMATISE
Grade ou Fonction
Psychologue
Ergothérapeute
Animateur
Médecin Coordinateur
Cadre de santé
Infirmière EHPAD
AS EHPAD
ASH EHPAD
Administrateur
II.5 IMPLANTATIONS GEOGRAPHIQUES
LIEUX
Maison de Retraite
La Madeleine
Rue Paul Painlevé
76570 Pavilly
6
Nombre
1
1
2
1
1
4
14
21
1
II.6 RENSEIGNEMENTS AU SUJET DE LA PRESENTE CONSULTATION
Les coordonnées des personnes à contacter pour tout renseignement relatif à cette
consultation sont les suivantes :
Renseignements administratifs
Contacts : Thierry Harmand
02.35.92.52.63
[email protected]
Michael Morieux
02.35.92.83.11
[email protected]
7
III - LE SYSTEME INFORMATIQUE DE L’ETABLISSEMENT
Le système informatique utilisé actuellement
essentiellement des différents modules suivants :
par
l’établissement
est
composé
Service utilisateur
Application
Société
Nom du
logiciel et
Version
Facturation et bureau
des Entrées
Gestion administrative des patients
GIP CPAGE
CPAGE
Economat, Finances,
comptabilité, gestion
budgétaire et gestion
de stock
Gestion économique et financière
GIP CPAGE
CPAGE
Ressources humaines
PAYE
GIP CPAGE
PH7
Ressources humaines
Gestion des carrières
GIP CPAGE
CPAGE
Gestion des Planning
Gestion de planning
INSIGHT
PLANICIEL
Services de soins
Dossier médical informatisé
Dossier de soins
Circuit du médicament
ASC2I
PSI
EHPAD
Evaluation de l’autonomie
GIR
ASC2I
PSI
EHPAD
Evaluation de la dépendance
PATHOS
ASC2I
PSI
8
III.1 L’ARCHITECTURE ACTUELLE DU SYSTEME INFORMATIQUE
Répartition des postes concernés par le dossier médical informatisé :
-
EHPAD
1 poste « médecin coordinateur»
1 poste « cadre de santé »
8 postes « soins »
-
ADMINISTRATION :
1 poste « informatique »
1 poste « Accueil de jour »
Toutes les machines de la maison de retraite sont interconnectées par un réseau
Ethernet filaire (débit de 100 Mbps).
Le contrôleur de domaine est situé au Centre hospitalier de Barentin et est relié au
serveur de la Maison de retraite par une fibre de 4Mo.
Les systèmes d’exploitation des postes clients sont pour la plupart sous Windows XP
Pro SP3 et certain sous Windows 7 pro.
La suite bureautique utilisée est Microsoft Office 2002/2003.
Le serveur de production dédié au futur système d’information médical sera virtualisé sur
l’infrastructure du Centre hospitalier de Barentin.
9
B – SYSTEME D’INFORMATION MEDICAL
I - MAITRISE D’ŒUVRE - CONSEIL
Le titulaire du marché assurera la maîtrise d’œuvre de l’ensemble du projet et est soumis à
un engagement de résultat dans la limite des réserves exprimées par le soumissionnaire et
de bonne fin du projet.
Il lui appartient d’assurer la coordination du projet et de mettre en œuvre toutes les actions
nécessaires pour en assurer son bon déroulement.
Il doit donc se conformer à l’ensemble des obligations du marché, et conseiller
l’Etablissement à toutes les étapes, notamment :
- En matière d’organisation,
- Le mettre en garde de toute difficulté qu‘il pourrait percevoir,
- D’assurer toutes les actions utiles à la bonne fin d’exécution des travaux.
Le titulaire est responsable de la recherche et de l’analyse des causes et des solutions d’un
problème rencontré sur l’ensemble du projet, et de l’identification de la responsabilité de ce
problème, et de sa résolution.
Conduite de Projet – Conseil :
Le titulaire s’engage à désigner un Chef de Projet dont la mission globale sera :
- D’assurer l’interface entre toutes les équipes des parties prenantes et les représentants
de l’établissement, lors des réunions d’avancement,
- De veiller au bon déroulement du projet dans les délais prévus, à la bonne exécution des
travaux et d’assurer la coordination des intervenants.
Il devra plus particulièrement :
o Organiser et conduire le projet,
o Définir et évaluer les tâches à chaque phase du projet,
o Elaborer les rapports et les comptes rendus qui permettront d’obtenir l’approbation de
chaque fin de phase,
o Elaborer le plan d’assurance qualité du projet,
o Organiser les réunions et rédiger les comptes rendus d’avancement du projet,
o Réévaluer les risques en fonction de l’avancement du projet,
o Gérer les ressources affectées au projet (matériel, personnel, …),
o Assurer la coordination avec les ressources internes du maître d’ouvrage,
o Respecter les coûts et les délais de façon contractuelle,
o Planifier en collaboration avec les responsables de maîtrise d’ouvrage :
10
o
o
o
o
Les formations techniques nécessaires au parfait transfert des connaissances,
La formation des utilisateurs aux applications,
La coordination du déploiement,
La conduite du passage des jeux d’essai,
Le suivi régulier des postes pilotes en phase de vérification d’aptitude
vérification de service régulier,
Les conditions de passage à la maintenance des applications,
Les conditions d’une maîtrise autonome de l’exploitation du système.
et de
Dans ce chapitre, le titulaire devra développer sa méthodologie, les outils de gestion de
projets utilisés, les moyens tant humains que matériels qu’il mettra en place, le nombre de
jours de conduite de projet et d’accompagnement, un planning prévisionnel, etc.…
Il devra également définir la charge qu’il devra mettre en œuvre pour mener à bien le projet
(profil des intervenants et charge).
Le candidat devra joindre un exemplaire du plan qualité mis en œuvre dans un projet
similaire.
II - DEPLOIEMENT
Le candidat devra proposer un calendrier prévisionnel faisant apparaître les principales
phases du projet :
•
•
•
•
•
Installation des logiciels,
Prestation de paramétrage et d’assistance,
Transfert de compétence,
Formation des utilisateurs par module,
Etc.,
III - SECURITE et FONCTIONNEMENT
1. CONTROLE D’ACCES
Les droits d'accès au système pour les différents utilisateurs concernés sont définis et gérés
par un "Administrateur".
L'administrateur définit pour chaque utilisateur :
-
Son "profil",
Ses droits d'accès (lecture seule, mise à jour, éditions, suppressions...),
Son domaine d'intervention (fonctions du logiciel autorisées).
La reconnaissance de l'utilisateur par le système doit être la saisie d'un code et d'un mot de
passe associés.
Les mots de passe associés aux utilisateurs devront être conformes aux recommandations
de la CNIL :
Ils doivent être d'une longueur minimale de 6 caractères,
Ils sont modifiables par les utilisateurs,
11
Ils ont une durée de vie limitée,
Les anciens mots de passe ne sont pas réutilisés.
Une fois connecté, si l'utilisateur ne fait aucune action sur son poste de travail pendant un
laps de temps, paramétrable par nos soins, le système procédera à une déconnexion
automatique.
Le système devra être capable de détecter une tentative d'accès non autorisée et d'en
alerter immédiatement le gestionnaire du système ; par exemple : comptabilisation du
nombre d'erreurs de mot de passe lié à un utilisateur et déclenchement d'alerte si ce nombre
dépasse un seuil préalablement fixé.
L'accès au système, dans le cadre de la télémaintenance assurée par le fournisseur, doit
obéir à des règles strictes de déontologie.
En particulier :
Aucune connexion non motivée ne devra avoir lieu,
L'accès ne devra se faire qu'à la demande de l'établissement ou avec l'accord
préalable de celui-ci,
La connexion devra être limitée dans le temps et ne doit concerner que la
partie du système objet de l'action de maintenance,
A chaque opération de télémaintenance un nouveau mot de passe sera
utilisé.
2. SECURITE DE FONCTIONNEMENT
Fonctionnement en mode dégradé : en cas de panne, le fournisseur devra préciser les
solutions organisationnelles qu'il est en mesure de proposer.
3. CNIL
Le fournisseur devra également fournir un dossier « type » de déclaration CNIL pour chaque
module et pour l’établissement.
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IV - DESCRIPTION DU SYSTEME INFORMATIQUE EXISTANT
La Maison de Retraite de Pavilly exige du candidat un descriptif complet et détaillé des
moyens matériels à mettre en place pour faire fonctionner utilement la solution.
Cette analyse doit tenir compte de l’existant informatique de l’Etablissement (matériels et
logiciels).
L’achat des équipements supplémentaires ou ceux prévus par le candidat pour faire
fonctionner utilement la solution fera l’objet d’une consultation distincte.
Cette analyse comprend :
o Le ou les serveurs,
o Le système d’exploitation,
o Le ou les postes clients,
o Le ou les imprimantes,
o Et, de manière générale, tous les équipements ou périphériques nécessaires au bon
fonctionnement de la solution.
o Le paramétrage
o La formation
o Les logiciels tiers
1. Le serveur
Le candidat devra définir précisément la configuration optimale du serveur, en respectant les
contraintes demandées, pour que ses applications puissent permettre à l’Etablissement de
remplir sa mission. Ce serveur de production sera virtualisé et hébergé au Centre Hospitalier
de Barentin
Pour ce faire, il pourra se baser sur la liste des postes clients concernés par le dossier
médical informatisé, désignés précédemment.
2. LES POSTES DE TRAVAIL
Le candidat devra proposer la configuration souhaitable d’un poste client (RAM, Processeur,
Taille et Résolution écran …) nécessaire au bon fonctionnement des applicatifs et définir la
technologie utilisée (client léger ou client lourd)
3. LES IMPRIMANTES
Le prestataire devra indiquer les pré-requis techniques concernant les imprimantes
utilisables.
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V - FOURNITURE DES APPLICATIFS – PRESTATIONS et FORMATIONS
1. CARACTERISTIQUES COMMUNES A L’ENSEMBLE DES APPLICATIFS:
Le descriptif sur papier des différentes fonctionnalités demandées, exprime la majeure partie
des besoins de la Maison de Retraite de Pavilly.
Les questions posées sur les différentes fonctionnalités des logiciels ne prétendent pas être
exhaustives. L’offre du candidat devra être la plus complète et précise possible dans la
description de ses applicatifs. Elle devra notamment comporter des exemples de copies
d’écran et d’impressions papier.
Les outils de développement, la date de conception, l’examen des références complèteront
la démarche d’évaluation.
Le candidat devra donner une liste des filières informatiques administratives,
notamment avec CPAGE, avec lesquels il possède une expertise d’interfaçage ou des
projets d’intégration en cours.
• Le système doit être doté d’une grande disponibilité, si certains traitements devaient
bloquer les utilisateurs, le fournisseur devra fournir la liste exhaustive des transactions
bloquantes et la durée approximative du temps de blocage.
• L’administrateur doit pouvoir, directement à partir de son poste, suspendre et/ou arrêter
n’importe quelle transaction d’un utilisateur sans dommage pour l’applicatif et les
données.
• La solution proposée doit incorporer un outil de requête simple afin de pouvoir extraire
toute information saisie dans la base, lors d’études ou de rapports ponctuels. Il doit être
simple et accessible.
• Elle devra aussi intégrer une fonction d’export des données diverses vers différents
logiciels bureautiques en particulier la Suite Microsoft Office.
• Les applicatifs doivent permettre une gestion multi sites
• Edition et visualisation possible de toutes les informations de la base
• Il devra exister un système de raccourci pour minimiser les temps de saisie
•
Le système doit intégrer des opérations d’archivage, avec une consultation possible,
ultérieure de ces informations archivées.
• La solution proposée devra permettre les éditions sur les imprimantes standards du
marché (que ce soit des lasers ou des jets d’encre), et intégrer une gestion dynamique
du spooler (faire passer facilement une édition d’une imprimante à une autre, arrêt d’une
impression en cours, etc.…).
• Tout module devra être accompagné d’une documentation d’utilisation rédigée en langue
française (support papier et support CD-ROM).
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• Le fournisseur s’engage à fournir pour chaque module un descriptif de catalogue des
données.
2. LA BASE DE DONNEES
Le candidat devra présenter un Système d’information basé sur un SGBD/R standard et
courant du marché et dans un souci de pérennité et de performance.
Le candidat devra faire la meilleure proposition financière pour la fourniture des licences
SGBD/R. Pour le calcul du coût des licences, il pourra se reporter à la liste des postes clients
concernés.
Le système de licences devra être géré en volume.
Le prestataire doit être capable de fournir tous conseils utiles quant à l’optimisation des
performances de la base.
Les éventuelles expertises techniques nécessaires au bon fonctionnement et à l’optimisation
des performances de la base de données seront à la charge du titulaire pendant un an après
la date de mise en service du système.
3. AUTRES COMPOSANTS LOGICIELS
Le prestataire doit proposer l’intégralité des logiciels nécessaires au fonctionnement du
système applicatif proposé (générateur de document, outil d’interfaçage, de requête
d’informations). Il doit faire son affaire de l’installation des dits progiciels, de leur
paramétrage, de la formation des utilisateurs, et l’assistance téléphonique de premier niveau.
Les éventuelles expertises techniques nécessaires au bon fonctionnement et à l’optimisation
des performances de ces composants seront à la charge du titulaire pendant un an après la
date de mise en service du système.
4. PRESTATIONS
Le candidat doit prévoir l’ensemble des prestations nécessaires à la bonne fin de mise en
œuvre du système proposé. Il devra être présent lors des réunions de suivi de projet et ce
sans frais supplémentaires.
Il doit quantifier et chiffrer d’une façon forfaitaire, avec un engagement de résultat, les
prestations par module d’application en distinguant les prestations de conduite de projet,
d’installation, de paramétrage, d’assistance, de transfert de compétences, de hot line, de
télémaintenance, de maintenance.
Le candidat doit faire parvenir un exemplaire détaillé des programmes d’intervention
Le prestataire s’engage à mettre en œuvre pour ce projet des intervenants expérimentés et
qualifiés. La Maison de Retraite de Pavilly se réserve la possibilité de demander au titulaire
le remplacement d’un intervenant dès lors qu’il est capable de mettre en évidence des
manquements graves susceptibles de nuire à la bonne fin du projet (indisponibilité, manque
de compétence, trop faible expérience,…)
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5. FORMATION
Le candidat doit prévoir l’ensemble des formations nécessaires à la bonne fin de mise en
œuvre du système proposé.
Les formations devront être judicieusement planifiées et segmentées en jours ou en heures,
en reportant dans le temps des perfectionnements qui ne trouveraient pas à s’appliquer
avant certains délais de sorte qu’elles perdraient leur efficacité, tout en ayant surchargé
l’emploi du temps des stagiaires (ex : travaux annuels, outils de requêtes).
Un calendrier de formation sera décidé en commun entre le prestataire et la Maison de
Retraite de Pavilly, l’écart de date entre deux sessions ne devra pas dépasser le délai
raisonnable de deux semaines.
Le candidat devra donner un descriptif complet des moyens et des dispositions qu’il propose
pour la formation des utilisateurs notamment :
o . Les formateurs (nombre, compétences),
o . Les moyens pédagogiques (support de cours écrits, …),
o . Les horaires.
Une salle de formation sera mise à la disposition du fournisseur par l’établissement, mais
sera non équipée des moyens pédagogiques.
Il devra communiquer les programmes de formation.
Le candidat devra prévoir l’ensemble de la formation sur site par module pour un
groupe de 6 à 8 utilisateurs.
Il doit quantifier et chiffrer d’une façon forfaitaire les formations par module d’application pour
un groupe
16
VI - INFORMATISATION DES UNITES DE SOINS ET MEDICO-TECHNIQUES :
1. OBJECTIFS
4 objectifs sont à atteindre :
La Sécurité
-
Travail selon des protocoles validés,
Un dossier unique pour le patient,
La gestion d’alertes,
La traçabilité,
L’accès réglementé aux informations,
Identification par individu.
La qualité des soins
- Mise à disposition immédiate de l’information,
- Possibilité d’intégrer nos propres fiches de suivi dans le cadre de la certification
(accréditation), à partir d’un paramétrage aisé du système d’information,
- Planning d’action
La Productivité
-
Accès rapide aux actes à réaliser,
Accès rapide aux données du patient,
Vision globale du patient,
Démarche de soins infirmiers,
Maîtrise de la charge en soins,
Une saisie unique,
Utilisation de protocoles,
Optimisation des plannings d’actions.
L’accès aux données existantes
Le nouveau système d’information médical doit garantir l’accès aux données de l’ancien
système de façon rapide et synthétique (document texte pour les différentes observations de
l’ancien dossier, document de type tableur pour l’accès aux données de la pancarte et des
paramètres vitaux de PSI)
1.1. LES CARACTERISTIQUES TECHNIQUES
Ce logiciel devra permettre :
-
Tous types de prise en charge : Consultations de préadmission, EHPAD, accueil de
jour, …
17
- Le dossier médical devra reprendre le Numéro Individuel Permanent, le Numéro de
Dossier Administratif et la structure de localisation du logiciel de gestion administrative du
patient CPAGE.
- Une personnalisation par service,
Possibilité de développer nos propres dossiers de spécialité.
1.2. PLANIFICATION DES RENDEZ-VOUS
- Des patients, planning des examens radio, des séances de rééducation, d’ergothérapie,
d’animation, afin que l’infirmière ait une vision globale de la journée des patients dans les
services. Ces plannings devront pouvoir être visualisés par service, unités, médecins…
- Des médecins.
1.3. SECRETARIAT MEDICAL
- Liaison directe avec les produits de la gamme Microsoft Office 2003(WORD – EXCEL),
pour la production du courrier des malades hospitalisés : lettres de sortie, lettres
d’accompagnement, ordonnances, bons de transport, etc… avec récupération des données
saisies dans le dossier médical.
- Proposition d’un système de signature électronique,
1.4. LIAISON LABORATOIRE
- Transmission informatisée via la norme HPRIM Santé V2 des informations d’identité /
localisation des patients au laboratoire de ville (ce laboratoire utilise aujourd’hui la solution
PROGIMED), et retour des résultats par le même système, dans le système d’information
médical.
- Alerte à l’arrivée des résultats sur notre base.
- Liaison HPRIM au format texte et numérique avec présentation des
résultats en tableau comparatif.
1.5. STATISTIQUES
- Extraction et exploitation d’une ou d’un ensemble de données de la base grâce à un outil
d’interrogation multicritère simple d’utilisation afin d’être manipulé par un non informaticien.
1.6. BASE DE DONNEES OU PROTOCOLES A INTEGRER
-
Vidal,
CIM10,
CCAM
Livret du médicament de l’établissement
Génération par nos soins d’une liste de transmissions ciblées
Nos protocoles
Nos fiches bilan.
18
De manière générale : Le système devra alerter l’utilisateur pour saisir les
renseignements suivants selon la limite temps associé, et dès l’entrée du patient :
Ce système devra permettre à l’utilisateur de choisir certaines données qui seront
mises en alerte selon une fréquence temps définie par l’utilisateur.
2.1 LE DOSSIER DE SOINS
2.1.1 INFORMATIONS dites « ADMINISTRATIVES »
Certaines informations « administratives » seront reprises du logiciel du bureau des
entrées (CPAGE) vers le logiciel Dossier patient.
Ceux sont :
-
Le choix du patient
o Souhaite-t-il garder confidentiel sa présence dans l’établissement (Oui/Non). Si
OUI, cette information devra apparaître en alerte à l’ouverture du dossier
o En cas d’hospitalisation : le nom de l’ambulance
o Souhaite-t-il désigner une personne de confiance ? OUI/NON
SI oui, le nom, prénom, adresse, téléphones (fixe, mobile, professionnel) et indication
du lien de parenté.
- Les rubriques suivantes :
- Protection juridique : tutelle, date de la demande, nom, adresse et téléphone de
l’organisme, le nom du tuteur,
- Protection civile : curatelle, date de la demande, nom, adresse et téléphone de
- Sauvegarde de justice : date de la demande, nom, adresse et téléphone de
- Les noms des personnes à charge (avec un espace de saisie libre pour indiquer
éventuellement le lien de parenté, l’âge des personnes à charge, etc.…)
-
Retraite CRAM,
-
Le médecin traitant et le médecin adresseur (nom et numéro de téléphone)
-
Le mode d’entrée :
-
Provenance du patient : Institution : …..
Autre : …….(ex : SDF)
seul
Accompagné de ….
19
-
La situation sociale à l’entrée du patient (APA, Aidant à domicile, Portage de repas, Télé
assistance, service de soins à domicile, Conditions de vie etc. ….)
-
Prise en charge et prolongations de séjours
Destination du patient : Institution : …..
Autre : …….
-
Mode de sortie :
Seul
Accompagné de : ……………………
Ambulance ou VSL : ………………
Taxi : ………………
-
Décès :
Date : …………….. Et heure ………
Médecin responsable prévenu le ………….. à ……….. (Heure)
A défaut d’être reprise de CPAGE, ces informations dites administratives pourront être
saisies directement par le cadre de santé, la secrétaire médicale, l’infirmière sur le logiciel
Dossier patient.
2.1.2 LES SOINS INFIRMIERS
2.1.2.1. Fiche d’Identification de la personne
Les données dans le logiciel devront être strictement conformes aux rubriques issues du
logiciel d’Admission/Facturation (CPAGE).
Le fournisseur est libre quant à l’organisation des données, en respectant la chronologie et la
cohérence de présentation des données.
2.1.2.2. Fiche de Recueil des données
Les données dans le logiciel devront être strictement conformes aux rubriques présentes
dans la fiche de recueil de données utilisée par les services de soins. Il devra utiliser une
méthode de choix rapide afin de sélectionner un ou plusieurs items pour chaque besoin
(case à cocher, liste déroulante…).
2.1.2.3. Fiche de surveillance (observations de l’équipe soignante
et médicale)
Les transmissions bénéficieront d’une aide à la saisie (liste de phrase ou mots clé que
l’utilisateur pourra choisir) mais l’utilisateur restera libre dans son expression.
L’utilisateur pourra déclencher une alarme selon le degré d’importance de l’information.
Le système devra permettre à l’utilisateur de présenter une synthèse des évènements pour
une séquence de temps choisie par l’utilisateur, par patient et par groupe de patient.
20
2.1.2.4. Pancarte
Le système devra permettre la sélection d’un paramètre dans une liste de cotation d’échelle
et la durée.
La liste devra au minimum comporter les items repris dans la pancarte actuelle.
2.1.2.5. Diagramme de soins techniques –
Le système devra permettre la sélection dans une liste des soins techniques. La liste devra
au minimum comporter les items repris dans la fiche descriptive en annexe.
Le logiciel apportera une aide aux personnels infirmiers en proposant différents plans
d’administration et de soins :
- Par tranche horaire et par jour,
- Par patient,
- Par type de soins.
Ces éditions seront paramétrables pour chaque unité de soins.
2.1.2.6. L’Echelle de la douleur –EVS, EVA, ECPA
Le système devra permettre la sélection dans une liste de cotation d’échelle et la durée.
La liste devra au minimum comporter les items repris dans la fiche d’évaluation de la douleur
actuelle
2.1.2.7. Prescription médicamenteuse
Le système devra permettre de :
- Visualiser rapidement les nouvelles prescriptions (système d’alerte)
- Valider globalement le plan d’administration, impérativement au choix de
l’encadrement de santé.
- Ne pas valider un ou plusieurs items de la liste, en indiquant le motif de la
non administration,
- Valider par tranche horaire selon une séquence choisie par l’utilisateur,
21
2.1.2.8. Prescriptions d’examens « para-médicaux » (radios, labo,
kiné, psychologue, etc.…)
Le système devra permettre de :
- Visualiser rapidement les nouvelles prescriptions (système d’alerte)
- Valider globalement les actes, les prescriptions…,
- Ne pas valider un ou plusieurs items de la liste, en indiquant le motif de la
non validation,
- Valider par tranche horaire selon une séquence choisie par l’utilisateur,
2.1.2.9. Evaluation du risque d’escarre
Le système devra permettre la sélection dans une liste de cotation d’échelle et la durée.
La liste devra au minimum comporter les items repris dans la fiche descriptive.
Le logiciel apportera une aide aux personnels soignants en proposant une liste par :
- Patient,
- Type de soins à réaliser.
2.1.2.11. Spécificités pour l’EHPAD
Ce système devra être paramétrable par patient ou par groupe de patient.
Le système devra permettre de renseigner les fiches suivantes :
-
-
Feuille de suivi des besoins personnels pour les résidents sous tutelle ou
curatelle en renseignant les rubriques suivantes :
o Résident sous tutelle ou curatutelle ?
o Raison sociale et téléphone de l’organisme,
o Date de la demande,
o Nom du demandeur,
o Effets demandés
Feuille de la connaissance de la personne.
Existence d’un projet de vie
Reprise du projet de soins individuel actuel
22
2.1.2.12. Evaluation de l’autonomie
Le logiciel devra intégrer le calcul des groupes iso ressources à partir des grilles AGGIR. Il
devra permettre leur saisie très simplement.
Il sera entièrement exploitable pour des études, simulations et transmissions de fichiers :
- Statistiques sur les groupes iso ressources, sur le degré d’autonomie,
- L'étude par patient de l’autonomie,
- Etude par unité et par étage,
- Transmission des fichiers destinés au Conseil Général des fichiers
GALAAD selon la réglementation en vigueur.
Une aide à l’évaluation devra être intégrée sous forme d’un commentaire attaché à chaque
niveau.
Un lien direct entre le suivi de la dépendance et la gestion PMSI et les RHS devra exister.
Un historique des relevés devra être intégré permettant de voir l’évolution :
- d’un patient ou résident
- d’une population sélectionnée suivant des critères de choix (UF, âge, …)
La gestion de documents extérieurs au logiciel sera possible avec lien dans le dossier du
patient ou résident
Les transmissions bénéficieront d’une aide à la saisie (liste de phrase ou mots clé que
l’utilisateur pourra choisir) mais l’utilisateur restera libre dans son expression.
Le système devra permettre à l’utilisateur de présenter une synthèse des évènements pour
une séquence de temps choisie par l’utilisateur.
23
2.1.3 LE DOSSIER PARAMEDICAL DE KINESITHERAPIE
Il est composé des éléments suivants :
Le dossier administratif
Les renseignements d’état civil des patients seront repris automatiquement de la base
Le dossier médical – dossier de soins
Les informations médicales et de soins pourront être accessibles en lecture
uniquement
La prescription médicale du patient sera reprise du dossier médical et pourra être éditée
L’accès au dossier de soins et à la synthèse des transmissions infirmières sera immédiat, de
même que l’envoi d’instructions particulières de la part du service de kinésithérapie aux
services de soins
Dossier de kinésithérapie
a) Bilan initial – FICHES DE KINESITHERAPIE
Plusieurs bilans (Autonomie, Respiratoire, Traumatologie, Neurologie…) pourront être établis
selon le problème initial rencontré, pour chacun des problèmes un thésaurus sera proposé,
au minimum avec les informations figurant sur les bilans actuels.
b) Evaluation - Suivi des soins
Chaque séance pourra être commentée et sa validation décrémentera le nombre de séances
restant à réaliser.
Le programme de suivi des soins sera accessible en ligne pour une mise à jour en temps
réel.
c) Bilan final – FICHE KINE
Chaque bilan final sera établi avec une reprise automatique des données du bilan initial
concerné.
d) Le recueil d’information standard
Une liste d’actes élémentaires sera définie dans un catalogue spécifique au recueil.
Pour chacun des soins, c’est l’intensité du « temps intervenant » hebdomadaire qui sera pris
en compte et ce temps sera exprimé en minutes
Les séances seront valorisées en temps qui seront automatiquement repris pour le PMSI
24
e) Rapports médicaux – gestion des courriers
Une possibilité sera donnée soit :
• De créer une fiche synthèse spécifique
• Un accès à une fiche synthèse existante dans le dossier
médical ou
• dans le dossier de soins et de créer ainsi un événement dans
cette fiche.
2.1.4 LES DOSSIERS DE READAPTATION : ORTHOPHONISTE,
PSYCHOLOGUE, DIETETICIENNE, ASSISTANTE SOCIALE, LA
PODOLOGUE, L’EQUIPE MOBILE DE SOINS PALLIATIFS ET DE
GERIATRIE, ERGOTHERAPEUTE
Pour chacun de ces dossiers les éléments suivants seront repris de la base de données :
• Renseignements d’état civil du patient
• La prescription médicale du patient sera reprise du dossier
médical et pourra être éditée
• Les traitements,
• La feuille d’identification du patient et tous les éléments du
dossier médical et du dossier de soins
Partie pour le module Diététique
Le système devra permettre à l’utilisateur :
-
-
De consulter l’identification du patient avec en plus les informations suivantes :
• Poids,
• Taille,
• IMC,
• Analyses de laboratoire.
De noter quelques éléments d’information sous une forme libre à destination des
équipes (comme sur la feuille de surveillance),
Disposer d’un système d’alerte pour prévenir les soignants d’une information
importante,
L’ensemble des prescriptions en cours (médicaments, Kiné…),
Les éléments de l’hospitalisation à l’extérieur de l’établissement,
L’ensemble des comptes rendus,
Le suivi alimentaire (quantités) du patient (prise des repas, prise des produits
diététiques…)
Le médecin pourra alerter la diététicienne en notant des informations diverses ou
prescriptions comme sur la feuille « Para-Clinique », selon les rubriques suivantes :
- Régime particulier (Diabétique, sans résidu…),
- Prescriptions de complément alimentaire,
- Alimentation enrichie,
- …
25
Partie pour le module du Psychologue
Pour chacun de ces dossiers les éléments suivants seront repris de la base de données :
• Renseignements d’état civil du patient
• La prescription médicale du patient sera reprise du dossier médical
et pourra être éditée
• Les traitements,
• La feuille d’identification du patient et tous les éléments du dossier
médical et du dossier de soins
-
De noter quelques éléments d’information sous une forme libre à
destination des équipes,
Disposer d’un système d’alerte pour prévenir les soignants d’une
information importante,
De consulter l’identification du patient,
L’accès à ensemble des prescriptions en cours (médicaments, Kiné…),
L’accès aux éléments de l’hospitalisation à l’extérieur de l’établissement,
L’accès à l’ensemble des comptes rendus,
Noter des observations à destination de l’équipe soignante et des
médecins.
Le médecin pourra alerter le psychologue en notant des informations diverses.
Partie pour le module de l’Assistante sociale
-
-
La consultation de toutes les données administratives du patient,
La consultation de l’ensemble des séjours du patient,
La consultation des données médicales du patient,
La saisie d’informations :
o De nature confidentielle qui ne seront pas diffusée à l’ensemble
des acteurs dans une zone de commentaire libre,
o De nature ouverte et destinée à l’ensemble des professionnels).
Disposer d’un système d’alerte pour prévenir les soignants d’une
information importante.
Par ailleurs, le système devra permettre l’accès à la situation sociale du patient à l’entrée :
Les informations renseignées par l’assistante sociale concernent :
-
Le Projet de VIE :
o Retour à domicile,
o EHPAD,
o Foyer logement
o Accueil familial,
o Autres
26
-
Prise en charge financière :
o APA,
o Révision APA,
o ARDH (aide au retour à domicile après hospitalisation)
o Allocation logement,
o Mutuelles,
o Aide sociale,
o Autres
-
Mise en place des aides :
o IDE,
o SSIAD,
o Aide ménagère ou auxiliaire de vie
o Portage repas,
o Télé assistance,
o Aide technique.
-
Amélioration de l’habitat OUI/NON
-
Liaison avec les services de proximité :
o CLIC (centres locaux d’information et de coordination)
o Conseil Général,
o Assistance sociale de secteur,
o Association,
o Délégué à la tutelle,
o Autres
27
2.2 LE DOSSIER MEDICAL :
2.2.1 LE DOSSIER MINIMUM COMMUN
Le dossier minimum commun devra comporter toutes les informations médicales partagées
entre l’ensemble des acteurs de soins, selon les droits d’accès (création, modification,
lecture seule). Ces informations sont les suivantes :
-
-
-
-
-
-
L’identification du patient (état civil, personne de confiance, personne à
prévenir)…
Les antécédents (hospitalisations, diagnostics d’entrée et de sortie, les
allergies….)
Le système devra permettre la réalisation du bilan gériatrique standardisé
à l’entrée et en cours de séjour, à partir de l’ensemble des données
constituant le dossier médical et le dossier de soins.
Les observations médicales et maladies en cours
Les prescriptions (médicamenteuses en liaison avec le livret du
médicament de l’établissement, carnet de prescription, de dispensation et
administration de stupéfiants, actes de rééducation, actes extérieurs :
biologiques, de radiologie, pédicure, podologue, orthophoniste, dentiste,
opticien, prescriptions de consultations spécialisées…)
La récupération des résultats (de laboratoire, d’imagerie médicale, de
compte-rendu d’examen...) au format numérique avec présentation des
résultats en un historique comparable (tableau numérique)
La gestion de documents extérieurs au logiciel sera possible avec lien
dans le dossier du patient (courrier reçus scannés, lien vers image
radiologique, tracé d’ECG, etc.)
La visualisation, par patient ou pour un groupe de patients, et alerte sur
Des nouvelles prescriptions
Des prescriptions arrêtées
Des prescriptions modifiées
L’historique des prescriptions
L’édition :
Des ordonnances
Du ou des traitements en cours
De la synthèse des transmissions
De la synthèse d’admission et de sortie
Des courriers.
Pour toutes ces données, en cas de création ou de modification, les dates et auteurs devront
s’afficher par incrémentation.
2.2.2 LA PRESCRIPTION
Doit faire partie intégrante du logiciel dossier patient et/ou possibilité d’une interface avec un
autre logiciel de dispensation des médicaments
28
2.2.2.1 La gestion de la prescription médicale
Toutes les prescriptions médicales devront être saisies dans le logiciel, ce dernier devra
donc permettre la gestion de tous les types de prescription :
-
Médicaments, injections, perfusions
Traitement non médicamenteux et surveillances
Prescription de contention
Analyses biologiques
Examens et consultations
Actes paramédicaux
Prescription médicale de transport
Prescription sous forme de protocole
Prescription conditionnelle
…
La gestion de la prescription doit permettre au médecin prescripteur de disposer de toutes
les informations :
-
Accès au dossier médical commun,
Aux observations de suivi
Au serveur de résultats
Aux outils permettant de simplifier sa prescription
reprise de traitement arrêté
modification d’une ligne de prescription
accès aux protocoles prédéfinis
accès au livret thérapeutique de l’établissement
accès au VIDAL
aide à la recherche d’un médicament à partir d’un ou
plusieurs critères : sur toute ou partie du nom ou de la
spécialité…
Interactions médicamenteuses
Interactions avec pathologie (Antécédents formatés)
Lors de la saisie de la prescription, le logiciel devra, en priorité, proposé le livret
thérapeutique de l’établissement et seulement par défaut la base médicamenteuse du
VIDAL.
2.2.2.2 Un suivi de l’activité de prescription et analyses
statistiques devra être proposé de base :
-
Coût moyen d’un traitement
Une liste de médicaments selon le nombre de prescriptions réalisées
Pourcentage de prescriptions réalisées hors livret thérapeutique de
l’établissement
Evolution du coût des prescriptions sur une période donnée…
Pour chaque ligne de prescription, le médecin prescripteur devra avoir la possibilité d’ajouter
des informations qui seront visibles par l’équipe soignante pour une aide à la dispensation.
29
2.2.2.3 Un historique des prescriptions pour un patient donné
devra être réalisé.
2.2.2.4 Une sécurisation de l’ordonnance devra être décrite par le
fournisseur selon la réglementation en vigueur
2.2.2.5 La visualisation des prescriptions :
Dès la validation de l’ordonnance, le personnel soignant aura la possibilité de visualiser, par
patient, depuis une date donnée et pourra éditer :
-
La liste des nouvelles prescriptions
La liste des prescriptions arrêtées
La liste des prescriptions modifiées
L’ordonnance de sortie
Dans le dossier médical infirmier du patient seront présentées :
-
Le traitement en cours
L’historique des prescriptions
Le plan de soins individuel et/ou globalisé précisant les modes
d’administration, les soins à réaliser…par tranche horaire et par jour, par
type de soins avec validation par l’infirmière
Toutes les prescriptions médicales saisies seront visibles par la pharmacie pour :
-
Un contrôle des ordonnances par le pharmacien
La préparation des commandes à livrer aux services
Une analyse de l’activité à l’échelle des pathologies, des patients
3. LES ECHANGES AVEC l’EXTERIEUR
Le système, dès son implémentation ou à Moyen terme devra permettre d’intégrer les
éléments d’admission du système trajectoire. Puis dès la mise à disposition du DMP
(Dossier Médical Partagé), il devra permettre une parfaite compatibilité avec ce nouveau
système.
Le fournisseur devra décrire :
- Les normes utilisées par le logiciel proposé,
- La sécurisation des échanges mise en place.
30
4. LES ECHANGES INTER-APPLICATIONS
-
Les différents types d’admission (Admission complète, Pré-admission ou Admission
réduite) qui viendront alimenter le dossier Médical du Futur SIH Médical :
o
o
-
L’admission réduite réalisée en dehors des heures ouvrables du bureau des
entrées (CPAGE) et dont les données alimenteront le futur SIH Médical,
L’admission complète réalisée par le bureau des entrées (CPAGE) et dont les
données alimenteront le futur SIH Médical.
Récupération de l’identité et des mouvements depuis le module CPAGE vers le
dossier médical,
Envoi des données dans le module PMSI issues directement du Dossier Médical
En ce qui concerne la gestion de l’admission réduite : Il s’agira des données
nécessaires et suffisantes issue de CPAGE:
En ce qui concerne la gestion de l’admission complète : Il s’agira des données
complètes issues de CPAGE.
31
VII - LE CIRCUIT DU MEDICAMENT :
1.1
Prescription
a - Identification du patient
-
-
Récupération de l’identité et des mouvements dans la base de données,
Intégration des données cliniques et biologiques (poids, taille, surface corporelle,
terrain, allergie, port d'une sonde, créatinine, germes, antibiogramme, …). La
présence de ces données ne doit pas être bloquante, paramétrage par service
possible,
Historique par patient des prescriptions, de la prescription d’un médicament, des
modifications de prescription.
b - Identification du prescripteur
-
Interface avec le fichier des prescripteurs,
Gestion de la signature électronique.
A moyen terme : Identification par la Carte de Professionnel de Santé (CPS) de
l’établissement,
c - Saisie des prescriptions
-
-
A partir du livret et des protocoles thérapeutiques,
A l’aide d’un catalogue de substitution pour la gestion d’équivalences thérapeutiques
(pour les hors livret),
Gestion du livret thérapeutique paramétrable à partir d’une base Vidal,
Mise à disposition des références scientifiques Vidal,
Saisie soit par spécialité, par DCI, par protocole,
Posologies exprimées sous diverses formes : mg, ml, UI, … ; des posologies type
pourront être proposées par molécule,
Différentes voies d’administration,
Différents horaires et fréquences d’administration (5j/7, le 28 de chaque mois, tous
les jours sauf samedi – dimanche, avant les repas, tous les 3 mois, au lever, en
milieu de matinée, à midi, au cours du repas, en milieu d’après midi, au repas du soir,
au coucher, les jours pairs, les jours impairs, etc…),
Durée du traitement (facteur bloquant) avec une alerte tous les trois mois.
Contrôle des interactions médicamenteuses par une aide en ligne.
Le logiciel doit permettre :
-
Une surveillance du patient facilitée : paramètres à surveiller, conduites à tenir (texte
libre ou protocole suivi),
La réactivation d’un traitement antérieur ou la suspension provisoire d’un traitement,
Les prescriptions conditionnelles (ex : si douleur, si hyperthermie, …),
32
-
L’édition des prescriptions y compris les prescriptions de sortie (date et heure si
plusieurs prescriptions la même journée),
La consultation de l’historique des ordonnances d’un patient,
La visualisation des ordonnances en cours,
La notification des effets indésirables,
Le retour d’information vers la pharmacie.
1.2
Dispensation
a - Prescription nominative
-
-
Validation pharmaceutique systématique par ordonnance,
Utilisation d’un outil spécifique, validé et fréquemment mis à jour : analyse portant sur
les interactions médicamenteuses, posologies, terrain, âge, poids, durée de
traitement, contre-indications, incompatibilités physico-chimiques, doublons
thérapeutiques,
Saisie de commentaires (avis par le pharmacien à destination des médecins),
Suivi de la traçabilité de la validation,
Edition possible de l’analyse pharmaceutique et des alarmes,
Ordonnancier.
b - Commandes globales
-
Validation des commandes globales des services.
c - Aide à la dispensation
-
-
Edition paramétrable du plan de cueillette
• Par patient (nominatif),
• Par service (cueillette globalisée),
• Pour une période.
Gestion des sorties et des retours
1.3
Administration
a - Préparation de l’administration
-
-
Edition d’un plan d’administration paramétrable (par patient, pour tous les patients,
par jour, par période dans la journée, pour une semaine, par forme médicamenteuse,
par voie d’administration, …),
Accès disponible au livret thérapeutique.
b - Validation de l’administration
-
Validation électronique produits administrés (heure) ou non administrés (raison),
Remarques et observations,
33
1.4
-
Gestion des dispositifs médicaux
Consultation du livret des Dispositifs Médicaux,
Validation du bon de commande du service,
Validation des quantités à dispenser,
Edition d’un bon de livraison,
Gestion des retours.
1.5
Statistiques
Existence de requêtes déjà élaborées, fournissant divers tableaux et graphiques pour :
-
un suivi des activités « médicaments », dispositifs médicaux des services et de la
pharmacie :
o Consommations des médicaments et coûts par patient, par UF, par
pathologie, par prescripteur, par classe thérapeutique,
o Nombre d’ordonnances, de lignes d’ordonnances traitées par service,
o Consommations des dispositifs médicaux,
o Nombre de retours,
o Nombre de lignes de commandes,
o Nombre de lignes de sorties (globalement, par service, par famille de
produits),
1.6
Archivage
Archivage chronologique des prescriptions pendant 3 ans.
2. LES INTEGRATIONS ET LES INTERFACES INTER-APPLICATIONS
-
-
Intégration avec le module gestion économique pour la gestion des produits,
Intégration avec le dossier du patient :
o Pour connaître les mouvements des patients,
o Pour suivre les administrations des médicaments,
o Pour l’obtention des données du laboratoire (antibiogramme par exemple),
Intégration avec les dossiers de soins pour la gestion des commandes.
34
IX - INTERFACAGE AVEC LES APPLICATIFS EXISTANTS
Le prestataire s’engage à prendre en charge l’interfaçage de sa solution avec les applicatifs
existants, au sein de l’établissement, pendant la montée en charge du projet jusqu’à sa
phase finale.
Le candidat devra donner une liste des filières informatiques administratives avec lesquelles
il est interfacé ou avec lesquelles il a des projets d’intégration en cours.
Soit l’interface avec les applicatifs existe, en ce cas le soumissionnaire indiquera
obligatoirement le coût / applicatif interfacé.
Soit elle n’existe pas : le prestataire indiquera, obligatoirement, un coût forfaitaire de
réalisation.
L’interface devra :
- Fonctionner en quasi temps réel,
- Etre transparente pour l’utilisateur,
- Permettre une synchronisation des données redondantes entre les différents
applicatifs.
Le prestataire devra, pour la mise en œuvre de ces interfaces, prendre en compte les
différentes demandes faites dans les Paragraphes « 4 – Echanges inter-applications ».
Le candidat devra produire, à l’appui de son offre, une attestation écrite
garantissant l’interface avec les progiciels administratifs existants.
POUR LA PARTIE IDENTITES / MOUVEMENTS (CPAGE)
Lors d’une entrée validée dans le logiciel CPAGE les données décrites ci-dessous devront
être transférées automatiquement dans le dossier médical :
-
NIP et N° d’hospitalisation
Nom, Prénom, nom de jeune fille,
Sexe,
Date et lieu de naissance,
Adresse (N° et la rue, complément, code postal et la localité),
N° de téléphone du patient,
Situation familiale, nombre d’enfants
Situation professionnelle,
La caisse gestionnaire (Nom, adresse, code postal et ville),
Nom de la mutuelle,
N° de sécurité sociale,
La couverture sociale (80 %, ALD, CMU…),
Les personnes à prévenir (noms, prénoms et les adresses, Téléphones fixe domicile)
avec indication du lien de parenté,
Date et heure d’entrée
35
-
La protection juridique,
Les caisses de retraite,
La confidentialité de sa présence,
Provenance (Nom de l’établissement ou nom du médecin (si la personne vient de son
domicile))
Mode d’entrée (code : urgences, domicile, transfert, autres),
Transport (ambulance, voiture personnel, taxi),
Le médecin responsable de l’hospitalisation,
Service destinataire (UF destinataire),
Les modalités de sortie :
o Date et heure de sortie
o Mode de sortie (transfert, retour à domicile, décès, transfert même établissement,
Maison de retraite ou long séjour).
Lors du transfert, le système devra prévoir l’exportation du libellé clair et non la
codification associée (par exemple dans la table du mode de sortie : un retour à
domicile correspondant au code 04).
36
XI – GARANTIE et MAINTENANCE DES APPLICATIFS
Il ne doit y avoir aucune différence de couverture technique entre la période de garantie et la
période de maintenance. La période de garantie (l’année consécutive à l’achat) correspond
à une période de maintenance gratuite.
La garantie et la maintenance sont proposées pour une durée de 5 ans et couvrent :
Assistance :
Maintenance :
- Téléphonique.
- Télémaintenance.
- Préventive.
- Corrective.
- Evolutive.
- Légale.
Le candidat devra présenter l’aspect organisationnel et opérationnel de la maintenance :
. Nombre de personnes affectées au standard hot line,
. Nombre de personnes affectées à la hot line / module,
. Délai maximum de réponse,
. Délai maximum de résolution,
. Notion d’urgence,
. Existence de modalités particulières pour les demandes de modification,
. Existence de modalités particulières pour les demandes d’intervention.
Début de garantie :
En ce qui concerne les logiciels + interfaces, la garantie débutera à partir de l’admission
prévue à l’article du règlement de la consultation.
- Exclusions
Si le candidat prévoit des exclusions, celles-ci doivent être clairement exprimées dans la
réponse.
Ces réserves peuvent être des critères d’élimination directe lors du choix du candidat, si
l’établissement les juge trop restrictives à la conclusion du marché
37

systeme d`information medical - Centre Hospitalier de Barentin

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