JOB DESCRIPTION

JOB DESCRIPTION
JOB PROFILE
Job title:
Division/Department:
Reports to (Title:)
Director, Administrative Services
Director General
POSITION SUMMARY
Reporting to the Director General and supported by a team of managers, the Director, Administrative
Services is responsible for the management (planning, organization, leading, oversight, evaluation) of
all activities related to the financial, material, and technological resources of the College. The position
consists of providing, within the incumbent’s scope of competencies and delegation of powers, an
advisory role to all personnel of the establishment to promote the optimal management of its resources.
The Director, Administrative Services also plays a role of internal auditor, reporting directly to the
Executive Committee and/or Board of Governors.
GENERAL RESPONSIBILITIES

Participates in the development of College policies, objectives, and regulations

Participates on the Steering Committee and advises the Office of the Director General and
other College management with regard to the services under his/her responsibility

Represents the administration on committees and official bodies of the College, including the
Board of Governors and the Executive Committee

Represents the College at some outside organizations including bodies of the various
ministries and the Fédération des Cégeps

Ensures compliance with government laws, policies, and regulations as well as with College
policies and regulations
MANAGEMENT RESPONSIBILITIES

Sets departmental orientations

Sets the annual objectives of his/her department, manages their implementation, and
evaluates the results in keeping with the orientations of the College

Establishes budget forecasts for his/her department, administers the budget, analyzes
variances, and takes the appropriate corrective measures

Plans the human resources required for his/her department and participates in the selection of
personnel in accordance with the practices and policies in force

Keeps departmental staff informed and leads staff members in reception, work integration, task
content and distribution, professional development, and the application of staff policies and
working conditions

Oversees and evaluates the performance of departmental staff
JOB DESCRIPTION (cont’d)
SPECIFIC RESPONSIBILITIES

Develops, for approval, the policies relating to the management and optimal use of financial,
material, and technological resources and subsequent to their adoption ensures their
dissemination, updating and oversight

Participates in the evaluation of the needs of the College in terms of financial, material, and
technological resources and collaborates in staffing plans and budget allocation for the various
services

Oversees annual budget preparation and submits budget forecasts to the Office of the Director
General, prepares financial reports, monitors the use of funds and budgets, determines the
internal control procedures, negotiates agreements with banking institutions, and ensures the
application of taxation and accounting laws

Manages the IT systems development and operating plan, the maintenance of the computer
equipment, and the telecommunications of the College

Monitors the College’s technological needs

Manages the College’s material resources and all matters relating to capital projects, building
maintenance and safety, fire prevention, premises and facilities management, construction
projects and work, food services, etc.

Manages the College’s procurement process, collaborates in managing rental space, and
applies memoranda of understanding with internal and external partners. Ensures the
preventive and corrective maintenance of College facilities

Participates in the development of internal policies, regulations, and internal procedures,
oversees their implementation, and develops management tools to maximize administrative
practices

Performs internal auditing by examining College activities, systems, and functions to determine
whether internal controls and management practices are optimal, effective, and efficient.
Diagnoses certain actions, control mechanisms, or procedures and raises any related issues.
Conducts follow-up with the Executive Committee

Collaborates in developing an internal audit plan using methods based on governance and risk
management processes

Produces various quarterly and annual reports on internal audit activities

Ensures the completion of all administrative activities required to manage the College’s
financial, material, and technological resources

Participates in developing and implementing modes of communication and of transmission of
information both internally and externally with the services and departments under his/her
responsibility

Represents his/her administration on official bodies of the College and represents the College
at outside organizations upon the request of the administration, on matters within his/her
competency

Advises and supports the Office of the Director General and other directors and managers on
managing their financial, material, and technological resources
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JOB DESCRIPTION (cont’d)
REQUIREMENTS
Education: Bachelor’s degree in an appropriate discipline (finance, accounting, administration). Hold
a Master’s degree in administration or project management and a recognized accounting designation
(CPA).
Experience: Eight (8) years of relevant experience including five (5) years in a management position
with personnel management. Experience in a college or unionized environment would be considered
an asset
Certification/Special Training: Proficiency in written and spoken English and French. Proficiency in
accounting systems
PROFILE SOUGHT
The successful applicant must demonstrate
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a strategic vision, centred on the mission of the College
the ability to identify organizational priorities with regard to the strategic orientations of the
College
the ability to provide active support to the management groups in project realization
solid accounting competencies
inspirational leadership
decision-making and delegating ability
the ability to work as a team with managers of other functions
the ability to mobilize teams
strong ethical and political sense
a desire to develop the College
adherence to the values of the College
good communication abilities
SALARY
Commensurate with the norms provided by the Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche
et de la Science (MESRS), for a management position Class 10, from $85 577 to $114,103 per annum
APPLICATION
If you believe you have the profile we are seeking, please forward your résumé with a letter explaining
your interest to [email protected]. Deadline to apply: December 1, 2014.
All information received will be treated in the strictest confidence.
Vanier College is an equal opportunity employer.
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DESCRIPTION DE POSTE
PROFIL DU POSTE
Titre du poste :
Division/ département :
Relève de (titre du poste) :
Directeur/trice, Services administratifs
Directeur général
SOMMAIRE DU POSTE
Sous la supervision du directeur général et épaulé d’une équipe de gestionnaires, le Directeur/trice,
Services administratifs a pour fonction la responsabilité de gestion (planification, organisation,
direction, contrôle, évaluation) de l’ensemble des activités reliées aux ressources financières,
matérielles et technologiques du Cégep. L’emploi consiste à assumer, à l’intérieur de son champ de
compétences et de sa délégation de pouvoir, un rôle-conseil auprès de l’ensemble du personnel de
l’établissement pour favoriser la gestion optimale de ses ressources. De plus le titulaire joue un role de
verificateur interne, se rapportant directement au Comite executif et/ou au Conseil d’administration.
RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES

Participe directement à l’élaboration des politiques, des objectifs et des règlements du Cégep;

Participe au comité de direction et conseille la direction générale et les autres cadres du
Cégep relativement aux services sous sa responsabilité;

Représente la direction auprès des comités et instances officielles du Cégep, y compris le
conseil d’administration et le comité exécutif;

Représente le Cégep auprès de certains organismes externes, entre autres les instances de
différents ministères et de la Fédération des Cégeps;

S’assure du respect des lois, des politiques et règlements gouvernementaux et des politiques
et règlements du Cégep.
RESPONSABILITÉS DE GESTION

Détermine les orientations de son service;

Définit les objectifs annuels de son service, en gère la réalisation et en évalue les résultats en
lien avec les orientations du Cégep;

Établit les prévisions budgétaires de son service, administre le budget, questionne les écarts et
prend les mesures correctrices appropriées;

Prévoit les ressources humaines requises de son service et contribue à la sélection du
personnel conformément aux pratiques et politiques en vigueur;

Informe le personnel de son service et le dirige notamment quant à l’accueil, à l’intégration au
travail, au contenu et à la répartition des tâches, au perfectionnement, à l’application de
politiques de personnel et de conditions de travail;

Contrôle et évalue le rendement du personnel de son service;
DESCRIPTION DE POSTE (suite)
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

Élabore, aux fins d’approbation, les politiques relatives à la gestion et à l’utilisation optimale
des ressources, financières, matérielles et technologiques, en assure, après adoption, la
diffusion, la mise à jour et en contrôle l’application.

Participe à l’évaluation des besoins du Cégep en ce qui concerne les ressources financières,
matérielles et technologiques, collabore aux plans d’effectifs et à la répartition budgétaire des
divers services;

Supervise la préparation du budget annuel et soumet les prévisions budgétaires à la direction
générale, prépare les rapports financiers, veille à la l’utilisation des fonds et des budgets,
détermine les procédures de contrôle interne, négocie les ententes avec les institutions
bancaires, assure l’application des lois fiscales et comptables;

Gère le plan de développement et d’exploitation des systèmes informatisés ainsi qu’à
l’entretien du parc informatique et aux télécommunications du Cégep;

Assure une veille technologique pour les besoins du Cégep;

Gère les ressources matérielles du Cégep et tout ce qui a trait aux projets d’immobilisations, à
l’entretien et à la sécurité des bâtiments, la prévention des incendies, la gestion des locaux des
établissements, aux projets et travaux de constructions, aux services alimentaires, etc.

Gère le processus d’approvisionnement du Cégep, collabore à la gestion des espaces locatifs
et met en application les protocoles d’entente avec les partenaires internes et externes.
S’assure de l’entretien préventif et curatif des établissements du Cégep;

Participe à l’élaboration des politiques, des règlements, des procédures internes et voit à leur
application, et développe des outils de gestion afin de maximiser les pratiques administratives;

Assure la vérification interne, par l’examen des activités, des systèmes, des processus et des
fonctions du Cégep visant à déterminer si les contrôles internes et les pratiques de gestion
sont optimales efficaces et efficientes. Diagnostique certaines actions, mécanismes de
contrôles ou procédés et en soulève les enjeux; Effectue le suivi auprès du comité exécutif;

Collabore à la planification d’un plan de vérification interne au moyen de méthodes fondées sur
les processus de gouvernance et la gestion des risques;

Assure la production des différents rapports trimestriels et annuels relatifs aux activités de
vérification interne;

S’assure de la réalisation de l’ensemble des activités administratives requises pour la gestion
des ressources financières, matérielles et technologiques du Cégep;

Participe à l’élaboration et à l’implantation des modes de communication et de transmission de
l’information tant à l’interne qu’à l’externe concernant les services sous sa responsabilité;

Représente sa direction aux instances officielles du Cégep et représente le Cégep auprès
d’organismes externes à la demande de la direction, sur les dossiers relevant de sa
compétence;

Conseille et fournit le soutien à la direction générale et aux directrices ou directeurs et autres
cadres, sur la gestion de leurs ressources financières, matérielles et technologiques.
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DESCRIPTION DE POSTE (suite)
EXIGENCES DU POSTE
Formation académique : Détenir un diplôme universitaire de 1er cycle dans une discipline appropriée
(finance, comptabilité, administration). Détenir un diplôme de deuxième cycle en administration ou
gestion de projet et un titre comptable généralement reconnu (CPA).
Expérience : Posséder huit (8) années d’expérience pertinente, dont cinq (5) à un poste cadre avec
gestion du personnel. Une expérience au collégial ou dans un milieu syndiqué sera considérée comme
un atout.
Certification/Formation particulière : Maîtriser la langue française et anglaise, parlée et écrite.
Connaissances en systèmes comptables.
PROFIL RECHERCHÉ
Le candidat recherché devra démontrer :
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une vision stratégique, axée sur la mission du Cégep;
une capacité de dégager des priorités organisationnelles en regard des orientations
stratégiques du Cégep
un support actif aux directions dans la réalisation des différents projets;
de solides compétences en comptabilité;
un leadership mobilisateur;
une capacité décisionnelle et de délégation;
une capacité à travailler en équipe avec les directeurs des autres fonctions
une capacité à mobiliser ses équipes;
un grand sens éthique et politique;
une volonté de développement du Cégep;
l’adhésion aux valeurs du Cégep;
de bonnes capacités relationnelles et de communication.
SALAIRE
Selon les normes établies par le Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de la Science
(MESRS), pour un membre du personnel cadre, classe 10, soit de 85 577$ à 114 103$ par année.
CANDIDATURE
Si vous croyez posséder ce profil, n’hésitez pas à nous soumettre votre curriculum vitae accompagné
er
d’une lettre d’intérêt à [email protected]. Date limite: le 1 décembre 2014.
Les renseignements reçus seront traité en toute confidentialité.
L’emploi du masculin a pour but de faciliter la lecture du teste.
Le Cégep Vanier College pratique l’équité en matière d’emploi.
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