Règlement intérieur de la maison des associations

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Règlement intérieur de la maison des associations
 Villers Bocage Intercom Place Maréchal Leclerc 14 310 Villers Bocage Tél : 02 31 25 50 30 Fax : 02 31 77 34 02 Mail : [email protected] REGLEMENT INTERIEUR DE LA MAISON DES ASSOCIATIONS Validé par délibération n° 37 du Conseil Communautaire du 10 juillet 2012 PREAMBULE Vu la délibération du Conseil Communautaire du 10 juillet 2012, Considérant que Villers‐Bocage Intercom met à disposition des associations un bâtiment à usage collectif. Considérant que le respect des installations et du matériel nécessite le rappel de quelques règles élémentaires de discipline, d’hygiène et de sécurité, contenues dans le règlement intérieur ci‐après. Considérant la diversité des publics utilisateurs, un règlement intérieur établi par chaque structure sera annexé au règlement de la maison des associations. Règlement intérieur de la maison des associations Page 1 sur 13 SOMMAIRE DU REGLEMENT INTERIEUR Article 1. Généralités ........................................................................................................................ 3 1.1 LES UTILISATEURS ......................................................................................................................... 3 1.2 DESCRIPTION DU BATIMENT ............................................................................................................ 3 1.3 MATERIEL................................................................................................................................... 4 Article 2. Conditions d’utilisation ...................................................................................................... 4 2.1 UTILISATION REGULIERE ................................................................................................................. 4 2.2 UTILISATION PONCTUELLE ............................................................................................................... 4 Article 3. Encadrement ..................................................................................................................... 5 Article 4. Cahier de Liaison ................................................................................................................ 5 Article 5. Sécurité et utilisation du matériel entreposé dans la maison des associations .................... 5 5.1 SECURITE .................................................................................................................................... 5 5.2 MATERIEL................................................................................................................................... 6 5.3 LES CLES ..................................................................................................................................... 6 5.4 FERMETURES DES VOLETS ............................................................................................................... 7 5.5 FERMETURES DES TOILETTES EXTERIEURES ........................................................................................... 7 Article 6. Tenue, hygiène, respect des locaux et d’autrui .................................................................. 7 Article 7. Conditions d’entretien des locaux ...................................................................................... 7 Article 8. Réparations des dégâts causés, infractions, sanctions ......................................................... 7 Article 9. Urgence – force majeure .................................................................................................... 8 Article 10. Visites de contrôle ............................................................................................................. 8 Article 11. Assurances ......................................................................................................................... 8 Article 12. Règlement des litiges ......................................................................................................... 8 Article 13. Engagement des associations ............................................................................................. 8 Article 14. ANNEXE 1 ‐ FICHE DE RESERVATION DU LOCAL DES ASSOCIATIONS .................................... 9 Article 15. ANNEXE 2 – MOBILIER MIS A LA DISPOSITION DES ASSOCIATIONS ...................................... 10 Article 16. ANNEXE 3 ‐ FICHE DE RESERVATION DU MATERIEL ............................................................. 12 Article 17. ANNEXE 4 – Règlement intérieur du Local Ados .................................................................. 13 Règlement intérieur de la maison des associations Page 2 sur 13 Article 1. Généralités La Maison des Associations est un équipement situé 7, rue de l’Ecanet, propriété de la Communauté de Communes de Villers‐Bocage Intercom. Les installations sont réservées à un usage collectif, leur utilisation ne peut donc pas être autorisée à titre individuel. 1.1
Les utilisateurs o
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Les associations, L’école de musique, Le local des jeunes, L’accueil collectif des mineurs, Le relais assistants maternels (RAM). Les usagers de la Maison des Associations peuvent être : ‐ soit des associations utilisant de façon habituelle les locaux (associations qui disposent de salles attitrées), ‐ soit des associations utilisant de façon occasionnelle les locaux, ‐ soit des personnes fréquentant la maison des associations pour participer aux activités proposées par les associations. Les locaux peuvent être utilisés pour des réunions, des cours, des animations culturelles ponctuelles ou permanentes. Toutes activités autres que celles précédemment définies seront interdites, sauf autorisations exceptionnelles de la Communauté de Communes. Dans tous les cas, les locaux doivent être rendus en parfait état par respect de l'établissement et pour ne pas perturber les animations ou activités existantes. 1.2
Description du bâtiment La Maison des Associations comprend : ‐ des locaux dédiés : Locaux Local Ados Club house Salle de musique et RAM Salle de piano Rangement (école de musique et RAM) Salle individuel (école de musique) Salle des professeurs (école de musique) Bureau de l’école de musique Bureau des associations Superficie Capacité d’accueil 83.18 m² 83.43 m² 73.88 m² 10.29 m² 13 m² 10.90 m² 10.94 m² 9.71 m² 20.83 m² 84 84 55 26 Règlement intérieur de la maison des associations Page 3 sur 13 ‐ capacité d’accueil totale : 249 personnes ‐ des locaux non‐dédiés: o toilettes extérieures à lavage automatique, o toilettes intérieures, o 3 locaux techniques (à usage exclusif de la Communauté de Communes). 1.3
Matériel Le matériel, acquis par la communauté de communes, est mis à disposition des associations selon l’attribution fixée dans l’annexe 2. Les chaises et les tables de chaque local pourront en concertation être mises à disposition avec l’association référente. Durant cette période, l’association utilisatrice en deviendra responsable (à ce titre, les associations utiliseront l’annexe 3). Article 2. Conditions d’utilisation 2.1
Utilisation régulière Certaines salles sont attribuées à des associations. La reconduction de l'attribution des salles est tacite jusqu’à décision contraire de la communauté de communes. 2.2
Utilisation ponctuelle Toute occupation en dehors des salles allouées est interdite, sauf demande de réservation (voir Article 14). Toute demande de réservation d’une salle à la Maison des Associations se fera sur un formulaire type, qui sera adressé au Président de l’Intercom de Villers‐Bocage au minimum un mois avant la date souhaitée. Toute réservation sera confirmée au moins deux semaines avant la date fixée par le demandeur. Pour le club house, le formulaire type devra être adressé au Président de l’USVB Foot. Une clé de la salle sera alors prêtée au demandeur la veille de l’utilisation, celui‐ci devra impérativement la rendre au plus tard 48 heures après la manifestation ; étant entendu que la duplication des clés est interdite. L’association s’engage à restituer les locaux prêtés dans l’état prêté. Elle sera tenue responsable des dégâts occasionnés. Règlement intérieur de la maison des associations Page 4 sur 13 Article 3. Encadrement 
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Chaque créneau doit être encadré par une personne habilitée (dirigeants, entraîneurs, professeurs, adhérents le cas échéant). La personne habilitée doit prendre connaissance des consignes générales de sécurité (Emplacement du matériel de premier secours, de l’emplacement du téléphone d’urgence, des issues de secours...) et les faire respecter. La personne habilitée doit, en outre, respecter et faire respecter le présent règlement aux membres du groupe dont elle a la charge. Le dernier utilisateur de la journée doit éteindre l’ensemble des lumières et veiller à la fermeture de l’ensemble des portes et des volets du local utilisé et des communs. 
La personne habilitée doit veiller au maintien en bon fonctionnement et à la propreté des locaux. 
Tout manquement aux obligations précitées peut conduire à une exclusion temporaire de l’utilisateur, voire définitive, de la maison des associations. 
En cas de problème : o
pendant les heures de services, contacter le service technique :  09 63 45 70 30, o
le week‐end, le service d’astreinte :  06 33 23 36 59 Article 4. Cahier de Liaison 
Un cahier de liaison est à disposition : o Pour consigner toutes observations sur d’éventuelles dégradations constatées. Il conviendra de préciser le nom du rédacteur, l’association de référence, les circonstances des faits, la date et le jour du constat. Article 5. Sécurité et utilisation du matériel entreposé dans la maison des associations o La personne habilitée et les utilisateurs sont tenus de veiller à la compatibilité entre les activités pratiquées et les installations utilisées. 5.1
Sécurité Issues de secours : o Ne pas déposer d’objet devant les portes ou dans les couloirs qui puisse gêner l’utilisation des issues de secours ; o Ne pas stationner de véhicule devant les issues de secours. Règlement intérieur de la maison des associations Page 5 sur 13 o Se conformer aux consignes de sécurité affichées. Chaque porte est équipée d’un groom permettant sa fermeture ; ne pas bloquer les portes en position ouverte. o Les véhicules doivent stationner sur les places de parking matérialisées. o Ne pas fumer à côté de la vanne d’arrêt gaz. En cas de nécessité, un téléphone de secours est à la disposition des utilisateurs pour contacter les services d’urgence : o SAMU : 15 o GENDARMERIE : 17 o POMPIERS : 18 5.2
Matériel 
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Avant tout utilisation, la personne habilitée doit s’assurer du bon état de fonctionnement des équipements et matériels mis à disposition. En cas d’anomalie, la Communauté de Communes doit en être informée via le Cahier de Liaison (voir Article 4). La personne habilitée doit veiller à la bonne utilisation du matériel. 
Les utilisateurs doivent respecter les consignes exprimées par les représentants de la Communauté de Communes de Villers‐Bocage. 5.3
Les clés Une clé de l’entrée du local attribuée sera remise à chaque président. Ces clés seront rendues si l'utilisation des salles attitrées ne se fait plus de façon régulière. Celui‐ci ne devra en aucun cas la dupliquer, l'utiliser à des fins personnelles ou la prêter à une tierce personne autre qu'un membre responsable de l'association. La communauté de communes se tient à disposition des présidents pour dupliquer les clés, pour l’attribution à des responsables de l’association. Aucune serrure ne devra être changée ou ajoutée sans accord préalable du Président, cette opération étant assurée par les services de la communauté de communes. Les utilisateurs disposent d’une clé dont ils sont tenus responsables. La perte ou le vol de cette clé devra être signalée au Président de la Communauté de Communes de Villers‐Bocage dans les 24 heures qui suivent la constatation des faits. Toute nécessité de remplacement des clés sera facturée à l’utilisateur. Règlement intérieur de la maison des associations Page 6 sur 13 5.4
Fermetures des volets La fermeture automatique des volets roulants est programmée à partir de 22h30. En cas d’utilisation après ces horaires, l’association devra effectuer une utilisation manuelle des volets roulants et veiller à la fermeture des volets avant tout départ. 5.5
Fermetures des Toilettes extérieures Les toilettes extérieures seront automatiquement :  ouvertes le matin à 08h00,  fermées le soir à 22h00. Leur entretien est automatisé et assuré par les services de la communauté de communes. Article 6. Tenue, hygiène, respect des locaux et d’autrui  Il est interdit de pénétrer dans les locaux en état d’ivresse ou de consommer des boissons alcoolisées.  Il est interdit de pénétrer avec des chiens ou tout autre animal, même tenu en laisse ou sur les bras, dans le bâtiment.  Il est rappelé qu’il est interdit de fumer dans le bâtiment.  Afin de ne pas détériorer les murs, la pose d’agrafe ou de clou est interdite, sauf avis contraire de la Communauté de Communes. 
D’une manière générale, tout utilisateur doit adopter un comportement ne portant pas atteinte à autrui et à l’équipement. Article 7. Conditions d’entretien des locaux L'association s'engage à assurer la propreté des locaux qui lui sont confiés. L’entretien des espaces verts et des communs est assuré par la communauté de communes. Article 8. Réparations des dégâts causés, infractions, sanctions 
Toute réparation de dégradation ou bris de matériel est à la charge de l’utilisateur. 
Toute infraction au présent règlement, dûment constatée, entraînera, sur décision du Président de la Communauté de Communes, le retrait temporaire ou définitif de l’autorisation d’utilisation des locaux. Règlement intérieur de la maison des associations Page 7 sur 13 Article 9. Urgence – force majeure En cas de nécessité, l’autorisation d’accès aux installations peut être suspendue, reportée ou annulée. Article 10.
Visites de contrôle La mise à disposition ne confère aucun droit privatif à l'association. Ainsi, la Communauté de Communes de Villers‐Bocage, propriétaire, se réserve le droit de procéder à tout moment à une visite des locaux et reconnaît à ses représentants habilités le droit de visiter les lieux quand elle le souhaite au moyen des clés conservées à la Communauté de Communes de Villers‐Bocage. Article 11.
Assurances Chaque utilisateur doit souscrire un contrat d’assurance dommages aux biens (en tant qu’utilisateur et pour les biens lui appartenant) et de responsabilité civile, couvrant ses activités (matériel, personnes adhérentes, les salariés ou bénévoles intervenant au nom et pour le compte de l’utilisateur). Il devra fournir une attestation chaque année à la demande de la Communauté de Communes. Article 12.
Règlement des litiges Il appartiendra à la Communauté de Communes de Villers‐Bocage de faire appliquer cette convention par l’occupant. Tous les litiges pouvant résulter de l’application de la présente convention relèvent de la compétence du Tribunal Administratif de Caen. Article 13.
Engagement des associations Le/la président(e) de toute association utilisatrice de la Maison des Associations doit remettre à la communauté de communes un règlement de la maison des associations dûment signé afin de certifier la prise de connaissance et l’application des dispositions du présent document. Le Président, Gérard LEGUAY Règlement intérieur de la maison des associations Page 8 sur 13 VILLERS BOCAGE INTERCOM PLACE MARECHAL LECLERC 14 310 VILLERS BOCAGE  : 02 31 25 50 30 Fax : 02 31 77 34 02 [email protected] Article 14.
ANNEXE 1 ‐ FICHE DE RESERVATION DU LOCAL DES ASSOCIATIONS Association : ……………………………………………. Nom Prénom de l’interlocuteur : …………………………………………….  : __ /__ /__ /__ /__  __ /__ /__ /__ /__ MAIL : SALLE RESERVEE Date réunion : ………………………………………. Heure d’occupation : ………………………………. Encadrée par : ………………………………………………………………………. Locaux Local Ados Club house Salle de musique et RAM Salle de piano Rangement (école de musique et RAM) Salle individuel (école de musique) Salle des professeurs (école de musique) Bureau de l’école de musique Bureau des associations Superficie Capacité d’accueil 83.18 m² 84 83.43 m² 84 73.88 m² 10.29 m² 13 m² 55 10.90 m² 10.94 m² 9.71 m² 20.83 m² 26 Date et Signature Fiche transmise le ............................................................ à ................................................................................................. Nota : Cette fiche doit être retournée avant chaque réservation de salles à la communauté de communes ( au plus tard 4 semaines) ou au Président de l’USVB football pour le Club House. Règlement intérieur de la maison des associations Page 9 sur 13 Article 15.
ANNEXE 2 – MOBILIER MIS A LA DISPOSITION DES ASSOCIATIONS 1 ‐ LOCAL ADOS LOCAUX Local Ados DETAILS MOBILIERS QUANTITE fauteuil d'appoint (beige/vert) table basse rectangulaire (80X60 cm) cloison modulable avec pied de stabilité pied stabilisateur p/cloison isolée (2 par cloison) table pliante ronde table pliante rectangulaire (152X76 cm) chaise coque (bleu) tableau blanc mural tabouret haut (vert) armoire porte battante bureau avec caisson table informatique (90X60 cm) chaise de bureau (pistache) meuble de rangement 4 cases meuble de rangement 3 cases porte battante en verre 4 1 4 8 2 2 18 1 4 1 1 3 4 2 2 1 2 ‐ CLUB HOUSE LOCAUX Club house DETAILS MOBILIERS table pliante rectangulaire (160X80 cm) chaise coque (vert anis) chariot de manutention pour chaise chariot de manutention pour table table pliante (120X80 cm) Bureau des associations armoire métallique 4 tablettes bureau chaise de bureau (noir) trieur courrier tablette supplémentaire réglable tablette horizontale réglable QUANTITE 10 26 1 1 4 4 4 4 1 4 3 Règlement intérieur de la maison des associations Page 10 sur 13 3 ‐ ECOLE DE MUSIQUE LOCAUX Ecole de musique Espace accueil Salle de piano Salle de cours collectif Salle de cours individuels Salle des professeurs Bureau administratif 2 ‐ ECOLE D E MUSI DETAILS MOBILIERS chaise coque (rouge) table basse rectangulaire (60X60 cm) panneau d'affichage présentoir tableau blanc mural table monoplace pliante (80X60 cm) chaise coque (rouge) bibliothèque 5 tablettes patère murale 5 têtes tableau blanc mural table pliante (120X80 cm) chaise coque (rouge) armoire portes battantes bibliothèque 5 tablettes patère murale 5 têtes meuble de rangement 4 cases tableau blanc mural table monoplace rectiligne (80X60 cm) chaise coque (rouge) bibliothèque 5 tablettes patère murale 5 têtes tableau blanc mural trieur courrier tablette horizontale réglable tablette supplémentaire réglable table stackable (160X70 cm) chaise coque (rouge) patère murale 5 têtes bureau avec caisson armoire + tablettes patère murale 5 têtes chaise de bureau (rouge) QUANTITE 4 1 1 1 1 1 2 1 1 1 11 26 1 1 1 2 1 1 2 1 1 1 1 1 3 1 4 1 1 2 1 4 Règlement intérieur de la maison des associations Page 11 sur 13 VILLERS BOCAGE INTERCOM PLACE MARECHAL LECLERC 14 310 VILLERS BOCAGE  : 02 31 25 50 30 Fax : 02 31 77 34 02 [email protected] Article 16.
ANNEXE 3 ‐ FICHE DE RESERVATION DU MATERIEL Association : ……………………………………………. Nom Prénom de l’interlocuteur : …………………………………………….  : __ /__ /__ /__ /__  __ /__ /__ /__ /__ MAIL : MATERIEL RESERVE Date de retrait : ……………………………………. Date de remise : ………………………………. Locaux Matériels
Quantité réservée
Local Ados ‐ table basse rectangulaire (80X60 cm)
‐ table pliante ronde ‐ table pliante rectangulaire (152X76 cm) ‐ chaise coque (bleu) ‐ tabouret haut (vert) ‐ table informatique (90X60 cm) ‐ chaise de bureau (pistache) Espace accueil ‐ chaise coque (rouge)
‐ table basse rectangulaire (60X60 cm) Salle de piano ‐
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table monoplace pliante (80X60 cm)
chaise coque (rouge) Salle de cours collectif (école de musique / RAM) Salle de cours individuels ‐
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chaise coque (rouge)
table pliante (120X80 cm) table monoplace rectiligne (80X60 cm)
chaise coque (rouge) table stackable (160X70 cm)
chaise coque (rouge)
Salle des professeurs Club house ‐ table pliante rectangulaire (160X80 cm)
‐ chaise coque (vert anis) ‐ table pliante (120X80 cm) L’association s’engage à remettre le matériel dans son espace de référence en bon état, et dans les délais indiqués ci‐
dessus. Elle certifie disposer d’une assurance qui couvrirait, le cas échéant, les dégâts occasionnés lors de la manifestation. Date ..................................................................... Nom du signataire ................................................................................. Fiche transmise le ............................................................ à ................................................................................................. Nota : Cette fiche doit être retournée avant chaque réservation de matériel à la communauté de communes après accord de l’association référente pour le matériel. Règlement intérieur de la maison des associations Page 12 sur 13 Article 17.
ANNEXE 4 – Règlement intérieur du Local Ados Ce règlement intérieur est réalisé par les jeunes avec l’aide de leurs animateurs. Il est soumis à des modifications au fur et à mesure de la vie de l’accueil. Entretien de l’espace Les jeunes ont rappelé l’importance de maintenir cet espace propre est en parfait état. Il est convenu avec eux que le matériel de chaque activité (jeux de société, peinture, paper toys, etc...) devra être rangé après utilisation et les accessoires remis à leur place. Respect Les jeunes ont tout d’abord rappelé la nécessité de respecter les usagers du local des associations. Ils ont su mesurer qu’ils ne seraient pas les seuls dans ce lieu et qu’ils seraient souvent amenés à rencontrer ou croiser d’autres utilisateurs. Ils ont donc rappelé qu’ils devraient faire preuve de respect comme par exemple saluer les personnes qui les entourent et veiller à utiliser un langage correct. Les jeunes ont souligné que le respect commence au sein du local : il est important qu’ils se respectent entre eux. Ainsi les animateurs ont bien souligné que le fait d’accueillir de nouveaux jeunes était un exemple de respect très important pour la bonne ambiance générale du lieu et la cohabitation des différents groupes. Cohabitation Les jeunes ont souligné le fait que la réussite de cette cohabitation résidait essentiellement sur le point évoqué précédemment c’est‐à‐dire le respect des utilisateurs. Les jeunes seraient tout à fait volontaires à l’idée de venir en aide ou de réaliser un projet en commun avec les autres utilisateurs du lieu. Les jeunes ont aussi abordé le problème des nuisances sonores et se disent vigilants à ce que la musique ou que les différentes activités réalisées au local jeunes ne viennent pas gêner les autres utilisateurs. La cigarette Les animateurs ont accentué l’importance de ce thème et la gêne susceptible d’être occasionnée à l’égard des autres usagers. Les jeunes fumeront sous l’abri qui leur est attribué et mettront leurs mégots de cigarette dans le cendrier prévu à cet effet. De plus les jeunes et l’équipe ont rappelé l’importance de ne pas inciter les non‐fumeurs ou les plus jeunes. Il est rappelé par ailleurs, l’absolue nécessité de ne pas fumer à côté de la vanne d’arrêt gaz pour des raisons évidentes de sécurité. Règlement intérieur de la maison des associations Page 13 sur 13