Politique de communication - HEP

Politique de communication
Sous la direction du Rectorat
Édition 2010
1
Édition
©HEP-BEJUNE
Le générique masculin est utilisé dans les tableaux et les graphiques dans le
seul but d’alléger le texte.
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Table des matières
Avant-propos
4
Fondements
5
Objectifs
6
Valeurs
7
La politique de communication s’appuie sur les valeurs suivantes :
Reconnaissance et rayonnement
Transparence et accès à l’information
Cohérence et complémentarité
Professionnalisme et efficacité
7
7
7
8
8
Standards graphiques et linguistiques
9
Qualité visuelle
Qualité linguistique
9
9
Champ d’application
10
Intervenants externes
Intervenants internes
10
11
Champs d’intervention
12
Communication interne
Communication externe
12
13
Responsabilités et organisation
15
Responsabilités dans la communication
Rôle et organisation du service communication
15
17
Plan annuel
19
3
Avant-propos
Depuis sa création en 2001, la HEP s’est dotée d’un ensemble d’outils, de
ressources et d’activités de communication. Cependant, durant les premières
années, leur développement ne s’est pas réalisé de manière synergique. De
plus, leur réalisation a été souvent de qualité variable, faute de normes claires
ou simplement partagées. Enfin, la responsabilité de la communication a été
diffuse et répartie entre plusieurs intervenants agissant sans complémentarité, faute d’une politique de communication officielle.
C’est dans ce contexte que le Comité stratégique a choisi en 2005 de confier
au rectorat, dans le nouveau dispositif de conduite, la mission de définir et de
valider le plan de communication interne et externe (Cahier des charges du
recteur, art 4 et suivant). La présente politique est le fruit des consultations
et travaux menés par le rectorat auprès des personnes concernées par la communication au sein de la HEP.
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Fondements
Nous vivons dans une société de communication et les institutions qui n’y
participent pas sont vouées à s’étioler ou à sombrer dans l’anonymat le plus
complet : elles s’avéreront par conséquent incapables de s’affirmer et de
prospérer, faute de reconnaissance et d’interlocuteurs. Cela est vrai pour les
institutions d’enseignement supérieur.
C’est pourquoi, alors que l’enseignement supérieur, tant en Suisse qu’en
Europe, traverse une phase de transformations importantes, il est absolument fondamental que la HEP-BEJUNE fasse mieux connaître ses forces et
que ses activités gagnent en visibilité et en rayonnement. Tel est le fondement
de la présente politique de communication.
Cette politique est étroitement associée à la vision stratégique de la HEP et
en découle. En effet, il faut une représentation claire de notre institution
(notre identité, nos buts, nos ambitions) si nous voulons la communiquer
de manière efficace. De plus, une politique de communication doit refléter
les valeurs de notre HEP, c’est-à-dire les valeurs éducatives, pédagogiques et
professionnelles qui servent de guide à nos formations et à nos autres activités
(recherche, TICE, etc.).
Cette politique reflétera d’autant mieux les valeurs de notre HEP que sa
réalisation reposera sur les contributions, efforts et initiatives de tous nos
membres, à commencer par nos formateurs/trices et nos étudiant-e-s. Le
recteur entend donc confier à des formateurs/trices la responsabilité de
nombreuses activités de communication, tout en conviant les étudiant-e-s à
y participer.
Objectifs
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•
Faire connaître la HEP, rendre visible ses activités et réalisations auprès des
publics concernés et assurer son rayonnement auprès de l’ensemble de ses
partenaires actuels et potentiels dans l’espace BEJUNE, suisse et international.
•
Présenter tant en termes de formes que de contenus, tant à l’intérieur qu’à
l’extérieur, une image unifiée et cohérente de notre institution en accord
avec la vision stratégique.
•
Définir les divers registres de normes (professionnelles, graphiques, etc.)
garantissant la qualité de la communication institutionnelle, tant à l’interne
qu’à l’externe.
•
Regrouper au sein d’un seul service, placé sous l’autorité directe du recteur,
l’ensemble des intervenants (personnes, groupes, etc.), des ressources et des
activités concernés par la communication au sein de la HEP. Le mandat de
ce service communication est de définir un plan annuel de communication
avec des stratégies, cibles et moyens. Il a pour but de planifier la répartition
des responsabilités et tâches entre les diverses personnes impliquées dans
la communication. Enfin, il assure la réalisation de cette politique et son
évaluation continue.
•
Mettre en place à l’intérieur de la HEP des ressources et des moyens pour
favoriser la communication entre les membres de notre communauté éducative, notamment les formateurs/trices et les étudiant-e-s.
Valeurs
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La politique de communication s’appuie sur les valeurs suivantes :
Reconnaissance et rayonnement
En tant qu’institution d’enseignement supérieur de niveau tertiaire consacrée
à la formation initiale et continue des enseignant-e-s, la HEP-BEJUNE désire
légitimement faire connaître au plus grand nombre de personnes concernées
la valeur de ses activités et la qualité de ses réalisations. Elle considère que
l’ensemble de ses membres doivent soutenir cette valeur de reconnaissance et
contribuer à cette mission de rayonnement. Le sentiment d’appartenance et la
fierté qui en découle sont donc au cœur des relations qui unissent le personnel
et l’institution, ainsi que la HEP et l’espace socio-éducatif BEJUNE.
Chaque membre de notre institution est responsable de la reconnaissance et
du rayonnement de la HEP. Cela signifie qu’il est conscient de son rôle, de
ses responsabilités et des conséquences de ses actions sur l’image publique
de notre institution. Chaque membre de notre communauté éducative doit
donc agir en tant que représentant de nos valeurs institutionnelles, professionnelles et pédagogiques.
Transparence et accès à l’information
Parce que toutes les personnes contribuant à la vie de notre institution ont le
droit d’être informées, la HEP favorise l’accès à l’information et manifeste un
grand souci de transparence, tout en garantissant le respect et la protection
des renseignements personnels. Elle évite que ses différents niveaux hiérarchiques se transforment en autant de filtres nuisant à l’accessibilité de l’information. Ce droit d’être informé s’exerce dans le respect des dispositions à la
protection des données personnelles. Ce droit à l’information comporte aussi,
pour chacun, le devoir de s’informer et d’informer les autres.
Cohérence et complémentarité
La HEP recherche la cohérence et la complémentarité des services, ressources
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et actions de communication. Elle fixe des normes favorisant ces deux valeurs
et leur partage par l’ensemble des membres de l’institution. Elle veille à leur
respect et application.
Professionnalisme et efficacité
Comme institution vouée à l’enseignement supérieur et à la recherche, la
HEP a également une mission d’exemplarité, voire d’excellence en matière
de communication. Il est donc nécessaire que ses actions de communication atteignent un haut niveau professionnel, tant sur le plan du fond que
de la forme.
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Standards graphiques et
linguistiques
La HEP-BEJUNE accorde une grande importance à la qualité de sa communication avec les différents publics. Pour maintenir des standards élevés de
qualité visuelle et linguistique de la communication, normalisation et homogénéité sont nécessaires.
Qualité visuelle
Le programme d’identification visuelle constitue un instrument de normalisation. Il convient donc que :
•
la HEP révise et adopte officiellement le système d’identification visuelle
•
la HEP s’assure de la connaissance et du respect de ce système
Qualité linguistique
La langue de communication de la HEP-BEJUNE est le français. Cependant,
lorsqu’il est nécessaire, la HEP peut communiquer dans la langue du destinataire ou de ses partenaires.
L’usage du français est exclusif et obligatoire dans la dénomination officielle
de la HEP-BEJUNE, sur toute affiche ou signalisation placée à l’intérieur ou à
l’extérieur des bâtiments ou utilisée pour identifier la HEP lors d’événements
particuliers, d’expositions, de congrès, etc. Cette règle vaut également pour
l’identification de la HEP dans son site Web.
Toute personne appelée à communiquer par écrit au nom de la HEP est responsable de la qualité linguistique des communications de la HEP-BEJUNE.
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Champ d’application
La présente politique s’applique à toutes les activités, réalisations et relations
de la HEP-BEJUNE, aussi bien avec les personnes actives dans l’institution
qu’avec les groupes externes.
Intervenants externes
Départements de l'instruction publique: BE, JU, NE
Administrations cantonales BE, JU, NE
Autorités politiques
CDIP, CIIP,
COHEP, CDHEP
Syndicats et associations
Partenaires de la
formation initiale
Formateurs en
établissement-FEE
(stages pratiques)
Médias, presse
Institutions d'enseignement supérieur
Autres
HEP
HES
Universités
Intermédiaires
Écoles (publiques ou privées),
gymnases - lycées, universités
Offices d'orientation
Bénéficiares de prestations
Candidats potentiels, parents
Formation préscolaire - primaire et secondaire
Enseignants du terrain ou diplômés
Le schéma synoptique ci-dessus définit le réseau des relations de la HEP avec ses partenaires et
groupes d’intervenants externes.
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Intervenants internes
Etudiants en formation
Préscolaire
primaire
Commission
scientifique
Secondaire
Organes HEP
Recteur, doyens,
directeur, assistants
Chargés de mission, professeurs HEP,
chargés d'enseignement et de cours
Conseil des
formateurs
Comité stratégique
Direction
Formateurs en
établissement-FEE
(stages pratiques )
Continue
Conseil HEP
Ressources documentaires et multimédias
Conseil de direction
Le schéma synoptique ci-dessous définit le réseau des relations entre individus et groupes internes.
Commission
d'admission
Service de l'administration et des finances
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Champs d’intervention
Communication interne
Principes directeurs
La HEP affirme le principe selon lequel doit circuler une information régulière, accessible et pertinente entre les personnes et/ou les groupes de personnes.
Elle le fait notamment par des interfaces régulières du rectorat, du Conseil de
direction et des décanats avec les membres des différentes plates-formes et les
étudiant-e-s. Dans ces interfaces, la communication interpersonnelle directe
est privilégiée.
La HEP considère que les personnes accréditées d’une responsabilité, tant pédagogique qu’administrative, sont les premières responsables de la communication, aussi bien avec leurs collaborateurs qu’avec la direction de la HEP.
Outils de communication
Les outils officiels sont, entre autres :
Instruments de
communication directe
Instruments de
communication indirecte
les séances et notes de séances
Intranet
les discours, messages oraux
la base de donnée HEP et ses reports
les entretiens personnels
le courrier (électronique et standard)
les groupes de travail
l’affichage
les séminaires de formation
les documents sur l’organisation
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Communication externe
Principes directeurs
La HEP-BEJUNE reconnaît qu’elle vit en interaction avec son environnement
et qu’elle doit se préoccuper d’entretenir des relations de qualité avec ses divers publics et partenaires externes. Pour ce faire, là aussi, la HEP privilégie
le principe voulant que circule vers la société qui l’entoure une information
régulière, accessible et pertinente entre les personnes et/ou les groupes de
personnes. La communication de la HEP vise avant tout à faire connaître sa
mission, ses programmes, ses orientations et ses réalisations.
Ce faisant, la HEP :
•
entend attirer des étudiant-e-s, des formateurs/trices et du personnel administratif de qualité ;
•
expose ses positions et orientations en matière d’enseignement supérieur et
de recherche ;
•
met en évidence la qualité de ses formations et la valeur de ses réalisations ;
•
amène ses divers publics externes à prendre conscience de l’importance de
la contribution de la HEP au développement social, culturel et économique
de l’espace BEJUNE.
Avenues de la communication externe
La promotion des programmes de formation et de recherche
Il s’agit ici de faire connaître les programmes d’enseignement et de recherche, ainsi
que la valeur des diplômes délivrés par la HEP. Il s’agit également de mettre en
valeur la qualité de ses infrastructures, de ses activités et de son environnement.
L’image institutionnelle
Cet aspect vise à raffermir le positionnement de la HEP et à valoriser l’institution auprès du public. Les principaux agents de son positionnement sont les
membres du personnel enseignant, de recherche et de l’administration, ainsi
que les étudiant-e-s et les diplômé-e-s.
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Techniques, moyens et actions
Les techniques utilisées en matière de communication externe sont, entre
autres :
Instruments de
communication directe
Instruments de
communication indirecte
les relations publiques et gouvernementales
Internet
le guichet étudiant
le bulletin « Enjeux pédagogiques »
le guichet FEE
le courrier (électronique et standard)
la cérémonie de remise des titres
la brochure institutionnelle
les expositions
les brochures sur les formations
les conférences, colloques, débats publics
les programmes de formations
les événements à caractère protocolaire les publications officielles
les conférences de presse
les catalogues
les affiches
les mémoires professionnels
les annonces de presse
les communiqués de presse
les supports publicitaires
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Responsabilités et organisation
Responsabilités dans la communication
Comité stratégique
Le Comité stratégique est responsable de communiquer les changements
d’ordre structurel ou stratégique.
Recteur
Le recteur favorise un climat interne et une culture HEP – BEJUNE en conformité avec la présente politique de communication. Un service communication
est constitué par ses soins, afin de répondre aux objectifs fixés dans la présente politique.
Le recteur définit et supervise la politique ainsi que le plan d’action annuel
de communication. La planification d’une cellule de crise fait partie de ses
attributions. Il représente la HEP en favorisant son rayonnement extérieur et
ses partenariats. Avec la collaboration du Conseil de direction, il décide des
représentations et relations extérieures (conférences, colloques, groupes de
travail, etc.) qu’il souhaite créer et entretenir.
Le recteur décide également des contacts et partenariats qu’il souhaite développer avec les différentes universités, autres HEP, HES ou associations professionnelles. À ce titre, les relations avec les formateurs/trices en établissement (FEE) sont à soigner plus particulièrement.
Il donne son accord à l’organisation des conférences de presse. Le budget
communication fait partie de ses responsabilités.
Doyens
Les doyens assurent la transmission des informations au sein de leur plateforme. Ils favorisent ainsi un climat de confiance et de transparence avec les
professeurs, les chargés d’enseignement, les secrétariats et les étudiant-e-s.
Les bonnes relations avec les formateurs/trices en établissement sont une de
leurs priorités.
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Ils représentent la HEP dans le cadre de leur plate-forme. Plus précisément,
ils peuvent répondre à une interview télévisée, radiophonique ou d’un journaliste en informant au préalable le recteur.
Directeur de l’administration et des finances
Le directeur de l’administration et des finances assure la transmission des informations au sein du service. Il favorise ainsi un climat de confiance et de
transparence avec ses responsables et son secrétariat.
Il représente la HEP pour ce qui est de l’administration. Plus précisément, il
peut répondre à une interview télévisée, radiophonique ou d’un journaliste en
informant au préalable le recteur.
Directeur/trice des médiathèques
La directrice des médiathèques assure la transmission des informations avec
le personnel des ressources documentaires et multimédia. Elle favorise ainsiun climat de confiance et de transparence au sein des médiathèques.
Elle représente la HEP concernant son domaine d’activité. Plus précisément, elle peut
répondre à une interview télévisée, radiophonique ou d’un journaliste en informant
au préalable le recteur.
Membres du personnel
La présente politique insiste sur le fait que chaque membre du personnel de la
Haute École Pédagogique — BEJUNE est conscient du fait que la communication est de la responsabilité de chacun.
Chaque personne représente la HEP, à sa façon et dans son milieu. Lorsqu’un
membre de la HEP-BEJUNE participe à un congrès, à un colloque ou à une autre
activité à l’extérieur, il devient en quelque sorte un ambassadeur de la HEP.
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Rôle et organisation du service communication
Le service communication assure le pilotage et la régulation de la communication, son rôle est de faire connaître la politique en la matière et de contribuer
par des actions concrètes à la mise en œuvre des orientations stratégiques et
du plan d’action de la HEP-BEJUNE. Par ses activités, il contribue à la qualité
de la communication interne et externe. Dans son domaine de compétence, le
service apporte un soutien aux plates-formes de la HEP.
Le service communication favorise le rayonnement de l’institution et ses
bonnes relations avec ses membres et son environnement. Pour réaliser ces
objectifs, le service communication dispose des ressources nécessaires et
professionnalise ses pratiques afin d’offrir des prestations et des supports de
qualités. Font partie de ses attributions :
•
Le développement, la production et la diffusion de brochures d’information
et autres documents ou supports promotionnels
•
L’édition et la diffusion d’ouvrages pédagogiques issus de l’institution
•
La définition des normes graphiques afin de garantir une image positive et
unifiée de la HEP-BEJUNE
•
Le développement et la mise en œuvre d’outils de communication modernes
et adaptés
•
La mise en page et le développement graphique des productions à caractère
externe
Pour atteindre les objectifs précités, les membres qui composent le service
communication avec leur responsabilité, sont présentés dans l’avenant des
politiques.
Sur le plan du développement de l’amélioration continue, le sercvice communication est identifié au «Processus P7 - Communication». L’approche
processus définit les détails des activités du service, les ressources et les
indicateurs qualité.
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Plan annuel
Afin de mettre en œuvre la présente politique, la HEP se dote d’un plan
annuel de communication. Ce plan sera évalué chaque année, corrigé et
amélioré au besoin.
Le détail de ce plan se trouve dans le document Avenant à la politique de
communication et publier sur le site Internet de la HEP-BEJUNE
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