Colloque ou réunion en camp de vacances

 DOC THEMATIQUE
COLLOQUE OU REUNION EN CAMP
DE VACANCES
POUR BEAUCOUP, PARLER EN GROUPE EST NOUVEAU, INTIMIDANT ET DIFFICILE. CEPENDANT, POUR NÉGOCIER DES RÈGLES DE VIE, LES ADAPTER AUX SITUATIONS RENCONTRÉES, ELLES DOIVENT ÊTRE ÉLABORÉES PAR TOUS : POUR CELA, IL FAUT SE RENCONTRER, IL FAUT COMMUNIQUER ! LE RÔLE DE L’ANIMATEUR EST DONC DÉTERMINANT. DANS L’IDÉAL, SES QUALITÉS DOIVENT ÊTRE DES CAPACITÉS D’ÉCOUTE, DE PRÉSENCE AUX AUTRES, D’ESPRIT DE SYNTHÈSE. L’ANIMATEUR DOIT GARANTIR AUX PARTICIPANTS L’EXERCICE DE 4 DROITS ET POUVOIR FONDAMENTAUX : S’INFORMER, S’EXPRIMER, NÉGOCIER, DÉCIDER LE RÔLE DE L’ANIMATEUR (QUI PEUT ALTERNER) •
Organiser la rencontre : élaborer le programme et fixer les urgences •
Préciser, formuler et être garant du but de la réunion •
Faciliter les échanges d’opinions et suggérer à tous de parler en « je » (ou en « nous ») et non en « on » ou en « tu » •
Créer un climat vivant et convivial •
Donner une chance égale aux points de vue exprimés •
Recentrer la discussion sur le thème abordé •
Valoriser le groupe et faire en sorte que chacun se sente concerné par le problème •
Tempérer les bavards et encourager les timides •
Inviter à l’écoute et au calme •
Eviter les débordements émotionnels, dédramatiser les conflits •
Reformuler les interventions et relancer les questions non résolues •
Etre responsable de la production du groupe dans le temps imparti •
Synthétiser les idées et prendre des décisions équitables et acceptables par chacun •
Etre clair et le plus objectif possible : être directif sur la forme et non directif sur le fond •
ATTENTION AU PRESTIGE DE LA FONCTION (MANIPULATION !) DEROULEMENT D’UN COLLOQUE Préparation : •
Choisir le moment et le lieu : choisir et aménager un espace, c’est choisir un mode de communication ! •
Définir les objectifs et choisir la manière d’animer en tenant compte de l’état d’esprit des participants •
Préparer l’ordre du jour en faisant appel aux moniteurs •
L’absence de préparation risque des prises de pouvoir… 1 DOC THEMATIQUE
Ouverture de la réunion : •
Commencer à l’heure prévue : rassembler les personnes •
Communiquer la durée •
Communiquer ou rappeler les objectifs et les résultats attendus •
Désigner éventuellement un-­‐e secrétaire et quelqu’un chargé du respect de l’horaire Transmission d’informations : •
Demander à chacun de transmettre les informations qu’il possède par souci de clarification •
Susciter le maximum d’interventions •
Noter les idées Echange d’opinions, discussion, brainstorming : •
Aborder chaque point cité •
Contrôler la progression du travail vers les objectifs : ne pas cristalliser sur un point précis du sujet en perdant de vue sa globalité (les personnes non concernées par le sujet vont se manifester) •
Favoriser la participation de chacun : veiller à ce que les opinions puissent être exprimées, écoutées, discutées •
Recentrer le débat, assurer un minimum d’ordre sans éteindre la passion et l’engagement ! •
Etre conscient des sympathies/antipathies et des rapports de pouvoir Synthèse : •
Synthétiser les options dégagées par le groupe •
Vérifier que personne ne se sente trahi, oublié ou mal compris •
Vérifier que les enjeux ont été bien compris par les participants Prise de décision : •
Eviter une prise de décision précoce, prise en comptant sur la lassitude de l’assistance, un vote à l’emporte-­‐pièce •
Vérifier que la décision prise peut être applicable dans la réalité •
Il est plus indiqué de multiplier les groupes en fonction des options proposées, plutôt que d’opter pour une solution dite « démocratique » ou « à la majorité » •
Le fait d’être en camp de vacances permet de trouver des solutions plus souples que dans la vie de tous les jours ! Profitez-­‐en et essayer de prendre des décisions qui conviennent à tous, qui lèse le moins de monde possible QUELQUES AIDES TECHNIQUES Les questions : •
La forme des questions peut être ouverte (« Quelle est votre opinion ? ») ou fermée (« Avons-­‐nous le matériel ? ») => privilégier les questions ouvertes •
Préciser qui est le destinataire de la question : une personne, le groupe, en retour à la personne qui a parlé en dernier ou en relance (reprendre une question pour approfondir) •
Quel est l’objet de la question => recueillir des faits (qui, quoi, quand, comment, pourquoi, combien ?), des opinons, approfondir une idée (que veux-­‐tu dire ?), favoriser la cohésion (n’est-­‐ce pas le même objectif que… ?), permettre la décision (que proposes-­‐tu ?) •
Poser des questions de façon naturelle, qui favorisent la réflexion, avec clarté, sans hostilité et surtout adaptées aux compétences du groupe 2 DOC THEMATIQUE
La reformulation : •
Redire avec des mots différents l’essentiel de ce qui vient d’être dit par quelqu’un => moyen pour montrer son écoute, sa réceptivité aux idées et aux personnes et par conséquence établir la confiance et favoriser la progression du débat •
On peut reformuler lorsqu’une intervention : -
n’a pas été comprise par le groupe -
a été longue -
s’est faite sur un ton agressif -
provient d’une personne qui s’exprime peu ou difficilement -
n’a pas été entendue -
s’oppose à une ou plusieurs autres interventions -
semble hors-­‐sujet Le brassage d’idées : •
Faire la liste des idées du groupe (sur un tableau ou une grande feuille) •
Ne pas juger, ne pas évaluer à ce stade •
Ne pas discuter pas les idées •
Ne pas écarter les idées saugrenues •
Les répétitions sont acceptables. Ne pas perdre de temps à écarter les doublons •
Encourager la quantité (cela augmente la probabilité d’en trouver une bonne) •
Ne pas passer trop vite à la phase suivante, faire une pause et repartir à nouveau •
Trier, décider Ou : •
Chacun écrit les idées qui lui viennent à l’esprit et les écrit, une idée à la fois •
Noter les idées sur un tableau devant le groupe •
Lorsque tout le monde a terminé, le groupe est invité à rajouter les idées qui lui viennent alors à l’esprit •
Trier, décider La négociation et la recherche d’un consensus : 1. Définir le problème et l’objet de la négociation -
Fixer un objectif -
Etablir une relation de confiance entre les interlocuteurs 2. Exposer les besoins -
“Voilà ce dont j’ai besoin, voilà pourquoi je souhaite cela” -
Et indiquer les contraintes et les exigences -
“Voilà ce qui est impératif pour moi” -
Les marges de manœuvre de la négociation sont ainsi déterminées 3. Chercher des solutions possibles -
Varier les angles d’approche du problème -
Envisager tous les points de vue -
Imaginer des solutions compatibles avec les exigences des uns et des autres 3 DOC THEMATIQUE
4. Choisir une solution -
Satisfaire globalement aux objectifs : cahier des charges, attentes, contraintes, désirs des participants -
Accepter une solution réaliste permet d’obtenir un accord fiable 5. Etablir un plan d’action -
Formaliser pour assurer le respect des engagements LES SYNTHÈSES •
Peuvent jalonner la discussion •
Peuvent se faire en fin de réunion en reprenant les objectifs initiaux et les solutions suggérées 4