La dématérialisation des pièces comptables

Solutions Gestion Electronique
des Documents &
Dématérialisation de Factures
Les nouveaux services IGA
Offre de services
La dématérialisation des pièces comptables (scanner) et autres
documents administratifs
La lecture et la reconnaissance automatique des informations
nécessaires à la construction des écritures comptables
L’envoi du message comptable dans le logiciel de comptabilité et
la création du lien entre l’image du document et l’écriture
comptable
Le stockage dans la GED
Le pointage automatisé CRF
La recherche documentaire simplifiée et facilitée
Gain de temps pour accéder aux documents (recherche
multicritère et plein texte)
L’archivage des documents : pièces commerciales clients (factures,
avoirs, relevés) émises par le Back Office.
L’agence pourra ainsi permettre à ses clients :
-
de consulter
-
de récupérer en ligne des documents : factures clients
notamment
-
d’intégrer un fichier comptable des données facturées vers
tout type de logiciel comptable du client
Le classement papier simplifié : archiver tout simplement le lot
scanné (date + n° de lot)
Notre solution
Côté Client
Tri et préparation
des factures fournisseurs
Côté IGA
Dépôt des pièces
sur un serveur de fichiers
Utilisateurs
Autres documents
papier ou numériques
à archiver
Dématérialisation &
envoi automatique
des pièces numérisées
Composant
LAD / RAD
Consultation
des documents
GED
Contrôle &
Vidéocodage
Applications hébergées
Back Office Gestion
(factures clients)
Comptabilité
(lien image facture et écriture)
Lecture & Reconnaissance Automatique
La LAD RAD(1) est une application qui permet de reconnaître et de lire
automatiquement les factures qui viennent d’être scannées.
Cette opération peut être réalisée par un service IGA dédié.
Identité
Société
(1) LAD RAD = Lecture Automatique de Documents / Reconnaissance Automatique de Documents
Gestion Electronique de Documents
La GED est une application qui englobe les fonctions de numérisation,
de stockage de documents et de workflow (circuit de traitement /
validation), accessible via un navigateur web.
Page d’accueil de la solution GED
Cette application est optimisée pour faciliter l’accès aux informations
stockées et pour archiver rapidement tout nouveau document.
La recherche avancée est multicritère : objet du document, plein texte
dans le document, type de document, date d’enregistrement, etc.
Lors de l’affichage du résultat de recherche, il est possible de trier
l’affichage selon divers critères.
Gestion Electronique de Documents
Une fois le fichier désiré retrouvé, le document peut être visualisé par
un simple clic.
Exemple de
visualisation
Eléments constitutifs du workflow, les corbeilles vous permettent
d’aviser les utilisateurs de la réception de documents pour actions
et/ou informations.
Exemple : circuit de validation d’une facture jusqu’au paiement.
Les corbeilles regroupent tous les documents qui sont affectés à
l’utilisateur pour actions. Ex. : Accord bon à payer, saisie code
analytique.
Prise en charge par IGA des paramétrages types
Les paramétrages à mettre en place sont :
Le plan de classement,
Les utilisateurs et les groupes (droits et restrictions),
Les corbeilles et workflow.
Visualisation des factures
Depuis la GED, les factures sont consultables à partir de la fonction de
recherche avancée.
Depuis le Back Office IGANET, la restitution est intégrée dans
l’affichage du détail des comptes. Sur chaque écriture provenant de la
GED, une icône indique que l’image de la facture est stockée et peut
donc être visualisée.
Visualisation des factures
Depuis BRIOS COMPTA, la restitution est intégrée dans l’affichage des
extraits de compte. Sur chaque écriture provenant de la GED, une
icône indique que l’image de la facture est stockée et peut être
visualisée.
Informations
fournisseur