« AUDIT DU CYCLE ACHATS/FOURNISSEURS »

Institut National des Sciences Comptables et de l’Administration d’Entreprises
« AUDIT DU CYCLE ACHATS/FOURNISSEURS »
Présenté par :
MF1 301 ANDRIANASOLO Nirisoa Mireille
MF1 305 ANDRIANONY Sylvia Henintsoa
MF1 319 RAHARISON Fitia Henintsoa
MF1 322 RAJAOFERA Alain Chan
MF1 342 RASOLOMALALA Joan Lalaina
MF1 344 RAMANAMIZAO Ioby Nirina
MF1 350 RANDRIAMILANDY Barinjaka
MF1 354 RALISON Johary Lalaina
MF1 360 RAZAFIMAHAY Murielle Prisca
Enseignant : Mme RATEFINJATOVO Nivomboahangy
Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS
TABLE DES MATIERES
I. LE CYCLE ACHATS ........................................................................................... 4
Les services intervenants ....................................................................................................... 4
Déclenchement de la commande ........................................................................................... 4
Acceptation des livraisons ..................................................................................................... 5
Constatation des dettes .......................................................................................................... 5
Aspect fiscal ......................................................................................................................... 5
Paiement des factures ............................................................................................................ 6
II. L’AUDIT DU CYCLE ACHATS ............................................................................ 7
A. LES PRINCIPAUX COMPTES CONCERNES ............................................................ 7
Dans le compte de résultat : .................................................................................................. 7
Dans le bilan : ....................................................................................................................... 7
B. PRINCIPAUX OBJECTIFS D’AUDIT DU CYCLE ACHATS .................................... 7
Toutes les charges et dettes sont enregistrées......................................................................... 8
Toutes les charges et dettes enregistrées concernent bien l’entreprise .................................... 8
Les charges sont enregistrées dans le bon exercice ................................................................ 8
Les paiements sont correctement suivis et comptabilisés ....................................................... 9
C. PREPARATION DU PROGRAMME DE VERIFICATION........................................ 9
Toutes les commandes sont fondées ...................................................................................... 9
Toutes les marchandises ou tous les services recus ont été commandés ................................. 9
Toutes les factures concernent des marchandises ou services recus et sont correctement
autorisées à être enregistrées ............................................................................................... 10
Toutes les dépenses sont correctement autorisées et comptabilisées..................................... 11
III. L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES ............. 13
Objectifs ............................................................................................................................. 13
Les contrôles à effectuer sur le compte fournisseurs ............................................................ 13
a) Procédures d’examen analytique .................................................................................. 13
b) Procédure de base ........................................................................................................ 13
c) Procédures générales .................................................................................................... 13
Les erreurs possibles ........................................................................................................... 14
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Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS
INTRODUCTION
L'audit quelle que soit sa nature, légal ou contractuel devient une nécessité pour
certaines entreprises et une obligation pour d'autres.
Au niveau de sa mission, l'auditeur traite les différents cycles relatifs à l'activité de
l'entreprise notamment les postes du bilan et du compte de résultat pour essayer d’avoir une
vision générale sur l’entreprise et ses différents cycles.
Nous pouvons citer à ce titre :
•
Le cycle Immobilisations
•
Le cycle Stocks
•
Le cycle Achats - Fournisseurs
•
Paie
•
Charges - Créditeurs etc....
Les entreprises consacrent environ 68 % de leur chiffre d'affaires aux achats. La
fonction achats se présente donc comme stratégique dans l’entreprise. Elle est le garant de la
qualité des produits achetés et elle constitue un centre de profit pour l'entreprise.
A cet effet, nous allons nous pencher de près sur la section Achats-Fournisseurs qui
représente une section importante dans la vie d'une entreprise car elle doit régulièrement gérer
son approvisionnement ainsi que ses relations avec ses fournisseurs et le cycle achatsfournisseurs revêt un caractère vital pour l’entreprise sans lequel une estimation exacte de ses
besoins ne peut être faite.
Afin de contrôler le cycle, l’auditeur doit obligatoirement s’assurer de l’existence des
procédures et leur respect pour pouvoir mesurer son degré de tolérance au niveau des
ajustements relevés.
Quels sont donc les principaux objectifs du contrôle interne du cycle AchatsFournisseurs dans une mission d'audit ? Et quelles sont les techniques pratiquées à ce stade de
la mission ?
C’est essentiellement ce que nous allons essayer de traiter dans cet exposé.
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Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS
I.
LE CYCLE ACHATS
Dans le cas d’absence de manuel de procédures, il est important d’établir le narratif des
procédures concernant le cycle achat afin d’acquérir le maximum d’information pour une
meilleur compréhension des circuits de traitement d’informations. Ceci est possible par des
entretiens avec l’ensemble des intervenants dans le circuit avec une vue plus détaillée du
circuit.
1) Les services intervenants
A ce cycle, il faut s’assurer de la séparation des tâches. Dans le cadre d'un bon contrôle
interne, on rencontre généralement les services suivants : (ou une séparation entre différentes
personnes des tâches correspondantes à accomplir)
-
Services initiateurs de la commande. Ils émettent des « demandes d'achat » dans des
limites strictement définies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer
directement aux fournisseurs.
-
Service "Achats". Il établit les bons de commande sur la base soit des
demandes d'achat, soit des besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les
fournisseurs et surveille les délais de livraison.
-
Service "Réception". Il s'assure de la conformité de la livraison avec la commande
(quantité et qualité).
-
Service "Stocks". Il reçoit la marchandise du service "Réception" et fait les
enregistrements correspondants.
-
Service "Comptable". Il enregistre les factures lorsque celles-ci ont été approuvées.
-
Service "Trésorerie". Il règle les factures en s'assurant de leur approbation par les
personnes compétentes (approbation sur la facture, la date et le moyen de paiement)
2) Déclenchement de la commande
Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner
l'assurance que les commandes d'achat de marchandises ou de biens et services sont faites en
fonction des besoins de l'entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes
autorisées à le faire.
En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces objectifs sont
indissociables des problèmes de gestion des stocks'.
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Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS
Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière
satisfaisante aux questions suivantes :
-
qui peut déclencher la commande ?
-
quand passer la commande ?
-
quelle quantité faut-il commander ?
-
à quel fournisseur doit-on s'adresser ?
3) Acceptation des livraisons
Les objectifs du contrôle interne en ce domaine sont de garantir principalement que :
-
les délais de livraison prévus sont respectés ;
-
les livraisons (ou les services reçus) ne peuvent être acceptées que si elles
correspondent à une commande ;
-
les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.
4) Constatation des dettes
Le contrôle interne doit garantir que :
-
les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des
services ;
-
la comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.
5) Aspect fiscal
Pour une entreprise assujettie à la TVA, enregistrer :
- le montant hors taxe des achats au débit des comptes d’achats correspondants ;
- le montant de la TVA correspondante, au débit du compte 4456 « ETAT : TVA
déductible » ;
- le montant TTC des achats au crédit du compte de tiers correspondant.
Pour une entreprise non assujettie à la TVA, enregistrer :
- le montant TTC des achats au débit des comptes d’achats correspondants ;
- le même montant TTC au crédit du compte de tiers correspondant.
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Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS
6) Paiement des factures
Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la
mise en paiement sont les suivants :
-
les factures sont contrôlées avant mise en paiement';
-
la mise en paiement est dûment autorisée ;
-
les factures ne sont pas payées plusieurs fois.
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Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS
II.
L’AUDIT DU CYCLE ACHATS
A. LES PRINCIPAUX COMPTES CONCERNES
1) Dans le compte de résultat :
Ce sont les comptes 60 « Achats consommés » et subdivisions :
-
601
Achat de matières premières
-
602
Achat d’autres approvisionnements
-
604
Achats d’études et de prestations de services
-
605
Achat de matériels, équipements et travaux (de faible valeur)
-
606
Achats non stockés de matières et fournitures
-
607
Achats de marchandises
-
609
Rabais, Remises, Ristournes obtenus sur achat
2) Dans le bilan :
Ce sont les comptes de tiers correspondants aux comptes d’achats cités ci-dessus,
essentiellement les comptes 40 « Fournisseurs » et comptes rattachés
-
401
Fournisseurs de biens et services
-
403
Fournisseurs de biens et services : effet à payer
-
404
Fournisseur d’immobilisation
-
405
Fournisseur d’immobilisation : effet à payer
-
408
Fournisseurs, factures non parvenues
-
409
Fournisseurs débiteurs
B. PRINCIPAUX OBJECTIFS D’AUDIT DU CYCLE ACHATS
-
Toutes les commandes sont fondées ;
-
Toutes les marchandises ou services reçus ont été commandés ;
-
Toutes
les
factures
concernant
les
marchandises
ou
services
correctement autorisées et enregistrés ;
-
Tous les paiements sont correctement enregistrés et comptabilisés.
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reçus
sont
Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS
Les objectifs peuvent être regroupés de la façon suivante :
-
Toutes les charges et dettes sont enregistrées ;
-
Toutes les charges et dettes enregistrées correspondent à des faits réels ;
-
Les achats sont enregistrés dans le bon exercice ;
-
Les paiements sont correctement suivis.
1) Toutes les charges et dettes sont enregistrées (exhaustivité des enregistrements)
Les risques pouvant exister :
-
Omission de l’enregistrement d’une facture reçue ;
-
Réception des marchandises (ou services rendus) sans enregistrement de la facture à
recevoir ;
-
Omission de l’enregistrement d’un avoir ;
-
Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes fournisseurs.
2) Toutes les charges et dettes enregistrées concernent bien l’entreprise (Réalité des
enregistrements)
Les risques pouvant exister :
Il peut s'agir d'enregistrement fictif, d'enregistrement d'une opération irrégulière ou non
autorisée, d'enregistrement entaché d'irrégularité, etc. Ces risques peuvent se traduire de la
manière suivante :
-
Enregistrement d'achats non effectués (ou de services non rendus à l'entreprise) ;
-
Enregistrement de charges ou de dettes non autorisées ;
-
Non détection d'erreurs qui peuvent entacher les factures ;
-
Non détection d'erreurs d'enregistrement.
3) Les charges sont enregistrées dans le bon exercice
Le risque pouvant exister est le mauvais rattachement des charges à un exercice
(entraînant une surévaluation ou une sous-évaluation des résultats).
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Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS
4) Les paiements sont correctement suivis et comptabilisés
Les risques pouvant exister :
-
Double paiements ;
-
Paiements illicites.
C. PREPARATION DU PROGRAMME DE VERIFICATION
1) Toutes les commandes sont fondées
Compte tenu du contrôle interne existant, l’auditeur devra considérer les points suivants :
-
Si les bons de commandes sont prénumérotés, vérifier la séquence numérique et
pointer aux achats correspondants (test de conformité)
-
S’ils ne sont pas prénumérotés, s’assurer, par d’autres moyens qu’ils ont tous été
pris en compte et ont été honorés : s’assurer qu’il y a eu appels d’offres et analyser
les dossiers
-
Pour certains bons de commandes sélectionnés, s’assurer que l’achat a été
correctement approuvé. Les commandes ainsi choisies doivent couvrir à la fois des
achats de stocks, de fournitures et services et les acquisitions d’immobilisations.
Au final, revoir le contrôle interne, étendre, le cas échéant, les tests pour couvrir la
période allant de l’intérim au final.
2) Toutes les marchandises ou tous les services recus ont été commandés
-
Si les bons de réception sont numérotés, vérifier la séquence numérique et s’assurer
qu’ils ont tous été pris en compte. S’ils ne sont pas prénumérotés, s’assurer par
d’autres moyens que les marchandises recues ont fait l’objet d’une entrée en stock et
que la dette correspondante a été enregistrée.
-
Choisir certains bons de réception et s’assurer que : les marchandises recues ont été
vérifiées (description, quantité et prix) ; les marchandises recues ont été comparées
aux marchandises commandées ; la facture correspondante a été recue ou
provisionnée.
-
Tester certaines opérations telles que : marchandises retournées ou en litige ;
réception partielle ; articles en dépôt, consignation, réparation.
Au final, revoir le contrôle interne, étendre, le cas échéant, les tests de conformité
jusqu’à la fin de clôture.
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Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS
3) Toutes
les
factures
(y
compris
les
achats
d’immobilisations
et
des
frais
généraux)concernent des marchandises ou services recus et sont correctement autorisées à
être enregistrées
Compte tenu du contrôle interne existant, procéder aux contrôles suivants :
-
Tester les procédures pour s’assurer que toutes les factures recues sont enregistrées
(par exemple si les factures sont numérotées en séquence au service courrier, pointer
la séquence numérique au journal des achats)
-
Choisir certaines factures et s'assurer que :
les factures ont été comparées aux bons de réception correspondants
les prix ont été comparés avec ceux figurant sur 1es bons de commandes, les
tarifs, catalogues, etc
l’exactitude
-
arithmétique
a
été
vérifiée
En matière d'imputation des factures, faire les sondages suivants :
pointer l’enregistrement de la facture avec le journal d’achat (ou d’OD) et sa
contre-partie (fournisseurs, créditeurs divers, immobilisations, etc ).
Additionner les journaux d’achat en lignes et en colonnes
Sélectionner des écritures au grand livre et pointer aux journaux d’achat, de
trésorerie, etc
Choisir certaines factures et s’assurer que les contrôles en matière
d’imputation comptable ont été effectués et matérialisés
Vérifier l’imputation de certaines factures
Sélectionner quelques litiges et retour de marchandises. Vérifier aux pièces
justificatives et s’assurer qu’un avoir a été obtenu et enregistré
Vérifier les procédures en matière de vente directe
-
Parcourir les journaux d’achats de l’exercice et du début de l’exercice suivant,
relever et tester les opérations très importantes ou inhabituelles.
Au final, revoir le contrôle interne et, le cas échéant, étendre les tests de conformité
jusqu’à la date de clôture.
Les procédures qui suivent doivent être envisagées pour vérifier que toutes les dettes
sont enregistrées :
-
Obtenir une balance individuelle fournisseurs à la date de clôture et rapprocher du
grand livre.
-
Comparer avec l’exercice précédent et analyser les comptes qui n’apparaissent
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Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS
plus à la clôture de l’exercice sous revue.
-
Analyser les importants soldes débiteurs. Envoyer des demandes de confirmation
et, le cas échéant, proposer une écriture de reclassement.
-
Analyser les dettes anciennes ou en litige.
-
Pointer les soldes aux pièces justificatives (factures, etc …).
-
Choisir les fournisseurs principaux (soldes importants et importants crédits
cumulés, y compris des soldes nuls) et envoyer des demandes de confirmation de
solde à la date du bilan. Confirmer également les effets à payer.
-
En cas de non réponses, envoyer des relances.
-
Pour les fournisseurs importants qui n’ont pas répondu, les joindre au téléphone,
éventuellement, aller sur place, obtenir leurs relevés.
-
Vérifier les réponses reçues. Faire rapprocher les réponses en désaccord et vérifier
ces rapprochements aux pièces justificatives. Souvent les réponses reçues font
apparaître des passifs non enregistrés (ou non provisionnés par ailleurs) qui
donnent lieu à des écritures d’ajustement.
-
Préparer une statistique des confirmations fournisseurs et effets à payer.
-
S’assurer que les procédures de cut-off sont correctes (tous les bons de réception
sans facture ont été provisionnés et toutes les factures enregistrées pour lesquelles
la marchandise n’est pas reçue ont pour contrepartie, selon les cas, un compte de
régularisation actif ou un compte de marchandises en transit)
-
S’assurer de la validité des provisions de fin d’année par une recherche des passifs
non enregistrés. Cette revue comprend une analyse des opérations de l’exercice
suivant (factures reçues, paiements effectués, etc…), ainsi qu’une revue des procès
verbaux d’assemblées et de conseils d’administration (ou comités de gestion),
communication directe avec les avocats, etc…
4) Toutes les dépenses sont correctement autorisées et comptabilisées
Compte tenu du contrôle interne existant, envisager les tests suivants :
-
Vérifier en lignes et en colonnes les totaux des journaux de trésorerie (caisse et
banque)
-
Vérifier les reports (ou contreparties) des journaux de trésorerie aux comptes
fournisseurs, effets à payer et autres journaux, y compris le grand livre.
-
Pointer certains paiements (par chèque, par caisse et par virements) aux pièces
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Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS
justificatives.
-
Revoir les rapprochements de banque et s’assurer que les chèques émis et non
présentés y figurent bien. Analyser les chèques émis depuis plusieurs mois et non
encore présentés.
-
Si les factures sont en séquence, vérifier la séquence des factures payées (les
manquants doivent être en comptes fournisseurs, effets à payer, etc …). S’assurer
que le paiement a été approuvé et que la facture a été annulée après paiement.
-
Revoir les journaux de trésorerie et de caisse de l’exercice et de l’exercice suivant
et :
Pointer aux pièces justificatives les paiements ayant pour contrepartie
directe un compte de charges (qui donc n’ont pas transité par un compte de
tiers).
Analyser les opérations inhabituelles ou peu fréquentes ou très importantes.
S’assurer que les escomptes, rabais, remises et ristournes sont correctement
comptabilisés.
Au final, revoir les contrôles internes et, le cas échéant, étendre les tests de conformité
jusqu’à la date de clôture.
Aspects légaux et règlementaires
En matière d’importations, l’auditeur doit s’assurer que les formalités légales et
règlementaires ont été respectées et, en particulier, que :
Les demandes de quota ont été faites en bonne et due forme ;
Les licences d’importation ont été demandées et obtenues ;
Un crédit bancaire (presque toujours un crédit documentaire) a été
demandé et obtenu ;
Un dossier d’importation est tenu et tous les documents nécessaires y
figurent ;
Les paiements ont été faits conformément à la règlementation des changes.
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Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS
III.
L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES
1) Objectifs
-
Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent à des dettes
réelles dues aux fournisseurs ou autres créditeurs de l’entreprise ;
-
Toutes les dettes fournisseurs à la clôture sont comptabilisées au bilan
(exhaustivité) ;
-
Obtenir l’assurance que les soldes au bilan sont correctement évalués,
essentiellement pour les dettes en devises étrangères ;
-
Les comptes fournisseurs et comptes rattachés reflètent les sommes dues à la date
de clôture.
2) Les contrôles à effectuer sur le compte fournisseur
a) Procédures d’examen analytique
-
Comparer la balance des comptes individuels avec celle des exercices
précédents et enquêter sur les changements inattendus.
-
Comparer le ratio de rotation de l’exercice avec celui des exercices précédents
b) Procédure de base
-
Examiner les rapprochements bancaires de l’entreprise afin de vérifier le délai
d’encaissement et de décaissement
-
Vérifier la séparation des exercices en examinant le journal des achats; les
bons de réception; les factures de fournisseurs sur des périodes précédant
immédiatement et suivant immédiatement les dates de clôtures et vérifier que
les opérations ont été comptabilisées sur le bon exercice
-
Effectuer une recherche des passifs non enregistrés à la date de l’inventaire
physique ou celle de clôture; les factures fournisseurs reçues et non
enregistrées et les bons de réception émis avant la clôture et non rapprochés
des factures
-
Procéder à une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets à payer
c) Procédures générales
-
Comparer les natures des produits achetés avec les intitulés des comptes
-
Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes rattachés avec le grand livre
et les comptes annuels
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Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS
-
Pointer le solde des comptes fournisseurs et effets à payer avec la balance
fournisseurs ou éventuellement avec le total de l’échéancier des effets à payer
-
Vérifier que les comptes fournisseurs débiteurs correspondent à des avances et
acomptes versés et sont classés à l’actif du bilan
-
S’assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clôture que la
différence de change figure dans le compte 666 « Pertes de changes » ou 766
« Gains de changes »
-
Revoir les principaux contrats signés avec les fournisseurs afin de s’assurer
qu’il n’existe pas d’engagement d’achats avec des prix excédents leurs valeurs
probables de réalisation
3) Les erreurs possibles
-
Les produits et les prestations reçus des fournisseurs ne sont pas comptabilisés
-
Les crédits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas à des réceptions de
produits ou de prestations
-
Les dettes fournisseurs ne sont pas calculées correctement
-
Les charges de l’exercice sont comptabilisées dans l’exercice suivant
-
Des achats effectués après la date de clôture sont comptabilisées dans l’exercice
-
Les montants dus aux fournisseurs ne correspondent pas à des dettes fournisseurs
-
Des achats effectués la date de clôture sont comptabilisés dans l’exercice
-
Les montants dus aux fournisseurs ne correspondent à des dettes fournisseurs
-
Le journal des achats n’est pas correctement totalisé
-
Les montants du journal des achats ne sont pas correctement centralisés au niveau
du grand livre
-
Les factures fournisseurs ne sont pas correctement enregistrées dans le journal des
achats
-
Des décaissements concernant des fournisseurs et des effets à payer ne sont pas
comptabilisés
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Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS
CONCLUSION
La fonction achat devient de plus en plus importante dans l’entreprise d’aujourd’hui
du fait des changements économiques qu’a connu cette fin du siècle et qu’a créé une
concurrence non seulement sur les produits finis mais aussi sur l’allocation des ressources. La
nouvelle perception de l’entreprise prétend que l’avantage concurrentiel peut être créé sur
toutes les parties de la chaîne de valeur de l’entreprise, notamment la fonction achat.
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