Guide pour le formulaire de demande de de financement d`une étude

23-02-2016
Guide pour le formulaire de demande de
de financement d'une étude de
faisabilité
Instructions: Résumé du projet
Lorsque vous enregistrez votre application via le web, vous-êtes demandé à écrire un
courte résumé de votre étude de faisabilité. Ici, vous ecrivé un bref résumé de vos
réponses aux questions 4-5 de demande de de financement. Indiquez également votre
noms d'organisations ainsi que où et quand l'étude de faisabilité aura lieu.
Les organisations et leurs expériences
antérieures
Question 1. Indiquez ici les expériences antérieures et résultats obtenus par
l'organisation suédoise dans le domaine de la coopération au développement. Dans le
cas où votre organisation n'a jamais travaillé sur le plan international dans le domaine
de la coopération au développement, décrivez d’autres expériences de projets pouvant
être bénéfiques dans votre futur projet.
Question 2. Dans un projet de développement, l'organisation suédoise a la
responsabilité principale de la mise en œuvre du projet. Il est donc important de vous
assurer de la capacité de votre organisation partenaire locale. Outre la capacité
administrative, il est également important d’analyser la manière dont l'organisation
locale coopère avec d'autres organisations et à sa relation avec le groupe cible.
Décrivez également les expériences antérieures et les résultats obtenus dans le domaine
de la coopération au développement de votre partenaire locale. Dans le cas où
l'organisation n'a jamais travaillé dans le domaine de la coopération au développement,
décrivez d’autres expériences de projets pouvant être bénéfiques dans votre futur projet.
Pour vous aider, vous pouvez vous servir des objectifs, de la vision et des exemples
tirés des rapports d’autres d'activités/projets pertinents pour le futur projet. Si
l'organisation partenaire a déjà fait une analyse SWOT de son organisation, vous
pouvez vous en servir dans votre description de l'organisation.
Question 3. La relation entre l'ONG suédoise et l'organisation partenaire est essentielle
pour la réussite du projet de coopération. Depuis combien de temps collaborez-vous et
dans quel domaine ? Comment se déroule le processus décisionnel dans la coopération
? Si vous avez collaboré précédemment sur des projets, décrivez-en les résultats et le
lien avec la nouvelle idée de projet.
Forum Syd | Katarinavägen 20 | Box 15407 | SE-104 65 Stockholm | Suède | tél. : +46(0)8 506 370 00 | fax : +46(0)8 506 370 99 | www.forumsyd.org
Analyse contextuelle et définition du projet
Question 4. Pour mener une étude faisabilité, il convient dès le départ d'avoir identifié
une idée de projet commune. L'objectif d'une étude de faisabilité est d’analyser
directement sur place si l’idée de projet est viable et si les conditions préalables sont
réunies L'étude de faisabilité permet de formuler concrètement et conjointement les
objectifs du futur projet et de décider d’un plan de projet détaillé qui sera la base d’une
nouvelle demande de financement du projet commun
Un projet de développement est mené dans l'objectif d'apporter un changement à un
problème ou une situation concrets qui impliquent une violation de certains droits.
Décrivez, dans la question 4, le problème pour lequel vous considérez, par votre idée de
projet, être en mesure de pouvoir apporter des changements. Vous procèderez à une
analyse contextuelle, une analyse des acteurs et des problèmes plus approfondie au
cours de l’étude de faisabilité. À ce stade, il convient cependant déjà de décrire la
situation que vous entendez changer (sans expliquer le comment).
Lisez le Guide pour la planification de projet pour vous assurer que l'idée de projet est
en corrélation avec les critères définis par Forum Syd. Munissez-vous du formulaire
pour la demande de financement et de la matrice des objectifs et des risques lors de
votre déplacement et planifiez vos réunions en fonction des informations dont vous
avez besoin pour remplir les formulaires de demande..
Tous les projets doivent inclure au moins un objectif visant à renforcer la capacité de
l'organisation partenaire ou/et à accroître l'organisation du groupe cible ; à savoir
renforcer la société civile dans la région du projet. Un projet doit également être
paritaire dans les méthodes comme dans les objectifs. Il convient également de prendre
en compte la situation environnementale dans la région du projet et la manière dont
l'organisation partenaire est engagée dans cette question. Réfléchissez à ce dont vous
avez besoin pour vous y préparer.
À garder à l'esprit : soyez concret et spécifique dans votre description du problème
que vous entendez changer. Utilisez différentes sources et faites-y référence pour que
nous sachions d'où provient l'information.
Étude de faisabilité
Question 5. Indiquez ici ce que vous planifiez de faire dans votre étude de faisabilité.
Pensez à inclure les points suivants :



quand planifiez-vous d'effectuer l'étude de faisabilité ?
pendant combien de temps l'étude de faisabilité va-t-elle être menée ?
quels groupes/personnes vont participer à l'étude de faisabilité (p.ex. l'ONG
suédoise/l'organisation partenaire, le groupe cible, les autorités locales, autres
organisations) ?
2 (18)


quelles méthodes allez-vous utiliser pour collecter l'information, inclure le
groupe cible, fixer les objectifs et décider de la répartition des rôles ?
allez-vous avoir recours à une expertise extérieure pour la planification du
projet ou l’étude des lignes de référence ?
À garder à l'esprit : lisez les questions auxquelles vous devez répondre pour le rapport
final de l’étude de faisabilité..
Question 6. La subvention attribuée par Forum Syd constitue 90% du budget total.
L'ONG suédoise doit toujours apporter un auto-financement à hauteur de 10% du
budget total. Cet auto-financement doit être constitué de liquidités levées en Suède.
L'auto-financement est régi dans les Conditions générales pour les subventions de
l'Asdi administrées par Forum Syd : « L'auto-financement doit être constitué de
liquidités levées en Suède. Les biens, qu’ils soient propres à l’organisation ou collectés,
ainsi que la valeur du propre labeur de l’organisation, ne doivent pas être inclus à
l'auto-financement. Il en va de même pour les recettes provenant de la vente de services
financés par des fonds publics. Les subventions des pays étrangers ou subventions
provenant directement ou indirectement d'autres fonds de subvention publics ne
peuvent pas non plus être inclus à l'auto-financement. Dans le cas où un autre bailleur
de fonds doit donner son accord sur le fait que ses subventions peuvent constituer une
partie ou l'intégralité de l'auto-financement pour des projets financés par des fonds
administrés par Forum Syd, il peut être demandé que ceci soit attesté par des certificats
fournis par l'organisation concernée, ce qui sera contrôlé lors de l'audit annuel du projet
(concerne notamment Radiohjälpen et Världens Barn).
Question 7. Cette question doit nous permettre de mieux comprendre les processus
décisionnels de vos organisations (l'ONG suédoise et l'organisation partenaire); ainsi
que la manière dont est effectué le contrôle financier. Soyez attentif au fait que si la
subvention est versée sur le compte bancaire de l'organisation partenaire, il est
important de décrire scrupuleusement la capacité de l'ONG suédoise et de l'organisation
partenaire de gérer la subvention.
La réalisation d’uneanalyse SWOT, pendant l'analyse de faisabilité, peut vous aider à
discuter notamment, des modalités de versement, d'invitation des participants, d'achat
de service et matériel. Le contrat entre Forum Syd et l’organisation suédoise comprend
une politique anti-corruption que vous devez lire avec vos partenaires. Ce document se
trouve également sur le site de Forum Syd.
Budget
Le budget doit être rempli dans le formulaire en ligne.
Les coûts standards inclus à une étude de faisabilité sont les déplacements à destination
et à partir du pays de coopération, l'hébergement, des indemnités journalières
éventuelles (conformément à la grille de l'Agence des impôts), des coûts de réunion
éventuels ainsi que les déplacements à l'intérieur du pays de coopération.
3 (18)
L'auto-financement doit être rempli comme les autres postes budgétaires. Le montant
de votre part d'auto-financement pour l'étude de faisabilité est indiqué dans le
formulaire en ligne.
Un montant forfaitaire est prévu pour les coûts administratifs des études de faisabilité
tout comme pour les autres projets de développement . Ce montant forfaitaire s'élève à
8% de la subvention totale et est calculé dans le formulaire en ligne. La subvention pour
les coûts administratifs ne comprend pas d'auto-financement, ce qui veut dire que
l'ONG suédoise n'a pas besoin d'apporter un auto-financement de 10% pour ce poste
spécifique.
Le études de faisabilité, tout comme les projets de coopération au développement,
doivent faire l'objet d'un audit. Celui-ci est effectué par un auditeur externe ou un
auditeur de l'association (et le système interne de contrôle de reddition de l'utilisation
des fonds). Dans le cas où vous optez pour un audit externe, n'oubliez pas de l'inscrire
au budget.
Il convient également d'effectuer un audit dans le pays de coopération si les fonds sont
versés par l'ONG suédoise à l'organisation partenaire.
Ci-dessous vous trouverez les postes budgétaires autorisés.
Seules ces dépenses pourront être couvertes par le projet.
Budget total du projet
En couronnes suédoises (SEK). L'arrondi se faisant Coût (SEK)
au millier le plus proche.
Transport Suède – pays d’implementation du projet
Transport dans le pays d’implementation du projet
Logement dans le pays d’implementation du projet.
Maximum de 2 semaines.
Indemnités journalières/Per Diem (selon les règles
de l’Agence suédoise des impôts). Maximum 2
semaines.
Réunion (local, etc…)
Audit en Suède
Financement (hors contribution administrative)
Une contribution administrative de 8% peut être
accordée
Contribution de l’organisation (10%)
4 (18)
15-04-2015
RAPPORT FINAL ÉTUDE DE
FAISABILITÉ
1ÈRE Partie Rapport descriptif
Veuillez lire les instructions relatives aux questions figurant dans le formulaire de
demande afin de fournir des réponses complètes. Celles-ci peuvent être téléchargées
sur le site de Forum Syd
Étude de faisabilité
1. L'ONG suédoise et l'organisation partenaire vont-elles envoyer une demande de
financement d’un projet de coopération au développement à Forum Syd ?
☐ Oui
☐ Non
Si ce n'est pas le cas, expliquez dans vos réponses aux autres questions pourquoi vous
choisissez de ne pas poursuivre la demande.
2. L'étude de faisabilité a-t-elle été menée conformément à ce qui était planifié ?
Cliquez ici pour insérer le texte.
3. Comment allez-vous poursuivre le travail conjoint pour terminer la demande ?
Cliquez ici pour insérer le texte.
Analyse des problèmes et des acteurs
4. Décrivez ce que vous avez appris des acteurs identifiés comme importants pour
votre futur projet.
Cliquez ici pour insérer le texte.
5.
Décrivez ce que vous avez appris des causes et conséquences du problème
identifié.
Cliquez ici pour insérer le texte.
Forum Syd | Katarinavägen 20 | Box 15407 | SE-104 65 Stockholm | Suède | tél. : +46(0)8 506 370 00 | fax : +46(0)8 506 370 99 | www.forumsyd.org
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2: _______
Partenariat et enseignements
6. Analysez la capacité de l'ONG suédoise et de l'organisation partenaire à mener
conjointement le futur projet.
Cliquez ici pour insérer le texte.
6 (18)
Cette page doit être signée par deux personnes : 1:_______
2: _______
2ème Partie Rapport financier
Gestion du budget approuvé
1. Décrivez les écarts au budget approuvé concernant :
a. tous les postes budgétaires ayant un écart supérieur à 10 pourcent
Cliquez ici pour insérer le texte.
2.
Avez-vous informé Forum Syd à l'avance des écarts supérieurs à 10 pourcent ?
(Indiquez la date de l'approbation.)
Cliquez ici pour insérer le texte.
3.
Indiquez ce qui suit :
a. les fonds transférés à l'organisation partenaire et la date du transfert
Cliquez ici pour insérer le texte.
b. dans quelle devise les transferts ont-ils été effectués
Cliquez ici pour insérer le texte.
c. taux de change en vigueur au moment du transfert
Cliquez ici pour insérer le texte.
d. taux de change lors de la budgétisation
Cliquez ici pour insérer le texte.
e. éventuels gains ou pertes de change (différence entre le taux de change
inscrit au budget et le taux de change réel)
Cliquez ici pour insérer le texte.
4. L'ONG suédoise a-t-elle transféré des fonds à une de ses organisations
partenaires ?
Cliquez ici pour rédiger le texte.
a. Ces transferts ont-ils été régis dans l'accord entre l'ONG suédoise et
son partenaire ?
Cliquez ici pour insérer le texte.
5. Comment avez-vous utilisé la contribution administrative ?
7 (18)
Cette page doit être signée par deux personnes : 1:_______
2: _______
Cliquez ici pour insérer le texte.
6. Comment avez-vous recueilli la part de l'auto-financement ?
Cliquez ici pour insérer le texte.
7. L'organisation suédoise et le(s) organisation(s) partenaire(s) ont-elles suivi les
principes comptables reconnus des pays concernés ? Si ce n'est pas le cas, quels
écarts ont-ils été commis ?
Cliquez ici pour insérer le texte.
8. Quel principe comptable a-t-il été utilisé pour le projet (comptabilité de caisse ou
de facturation) ?
Cliquez ici pour insérer le texte.
9. Vous êtes-vous procuré certains produits et/ou services pour un montant total
minimum de 50 000 SEK/an hors TVA ?
Cliquez ici pour insérer le texte.
a. Dans ce cas, les principes relatifs aux appels d'offre figurant dans les
conditions générales de Forum Syd ont-ils été suivis ? Décrivez
comment l'appel d'offre a été effectué.
Cliquez ici pour insérer le texte.
Coûts salariaux
Au cas où les coûts salariaux étaient inclus au budget du projet, veuillez répondre aux
questions suivantes.
10. Indiquez les coûts salariaux inclus au budget du projet pour l'organisation
suédoise et l'organisation partenaire.
Cliquez ici pour insérer le texte.
a. Indiquez le montant des coûts salariaux et la part de temps de travail
accordée par les employés au projet (en pourcentage d'un emploi à
plein temps).
Cliquez ici pour insérer le texte.
b. Indiquez les principes utilisés pour la répartition des coûts salariaux.
Cliquez ici pour insérer le texte.
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2: _______
Audit local
11. Tous les fonds attribués à l'organisation partenaire ont-ils fait l'objet d'un audit ?
Cliquez ici pour insérer le texte.
12. L'audit a-t-il été effectué conformément aux instructions figurant dans l'annexe 1
des conditions générales de Forum Syd et/ou dans l'accord de subvention ?
Cliquez ici pour insérer le texte.
a. L'auditeur local était-il externe, indépendant et qualifié ?
Cliquez ici pour insérer le texte.
13. Avez-vous analysé le rapport de l'auditeur local ?
Cliquez ici pour rédiger le texte.
a. L'auditeur a-t-il remis un certificat d'audit conformément à la norme
ISA 800 ou 805, y compris une partie faisant référence à SNT 4400 et
un promemoria d'audit séparé/rapport d'évaluation ?
Cliquez ici pour insérer le texte.
b. Indiquez les éventuelles lacunes principales ressortant de l'audit et
comment vous les avez gérées.
Cliquez ici pour insérer le texte.
Audit de l'organisation suédoise
14. L'audit suédois suit-il les instructions figurant dans l'annexe 1 des conditions
générales de Forum Syd ? Si ce n'est pas le cas, indiquez-en les raisons ?
Cliquez ici pour insérer le texte.
15. L'auditeur a-t-il remis un certificat d'audit conformément à la norme ISA 800 ou
805, y compris une partie faisant référence à SNT 4400 et un promemoria d'audit
séparé/rapport d'évaluation ?
Cliquez ici pour insérer le texte.
16. Décrivez comment vous avez géré les éventuelles lacunes principales mises en
lumière par le rapport d'audit (indiquez, dans une annexe séparée, un plan de
mesures possible).
Cliquez ici pour insérer le texte.
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2: _______
Les fonds non-utilisés et remboursables doivent être versés sur le compte de Forum Syd
55 07 79-3.
Indiquez toujours le numéro de projet et spécifiez la part respective des fonds
remboursables, des gains d'intérêts et des gains de change.
Le remboursement n'est pas nécessaire si le montant total des fonds non utilisés et des
gains d'intérêts/gains de change est inférieur à 500 SEK.
10 (18)
Cette page doit être signée par deux personnes : 1:_______
2: _______
Fonds remboursés :
Date du remboursement à Forum Syd :
Cliquez ici pour insérer le texte.
Cliquez ici pour insérer le texte.
Intérêts perçus cumulés :
Date du paiement à Forum Syd :
Cliquez ici pour insérer le texte.
Cliquez ici pour insérer le texte.
Gain de change cumulé :
Date du paiement à Forum Syd :
Cliquez ici pour insérer le texte.
Cliquez ici pour insérer le texte.
La demande doit être signée par deux signataires habilités.
Lieu et date
Lieu et date
Signature du signataire 1
Signature du signataire 2
Nom en toutes lettres
Nom en toutes lettres
11 (18)
Cette page doit être signée par deux personnes : 1:_______
2: _______
15-04-2015
Guide pour le rapport final
1ème Partie Rapport descriptif
Étude de faisabilité
Question 1. Cochez oui même si vous n'êtes pas sûr de la date à laquelle vous allez
remettre votre demande de projet. Si vous avez décidé de ne pas remettre de demande,
répondez aux autres questions afin d'indiquer quelles sont les difficultés que vous avez
rencontrées lors de l'étude de faisabilité et quels enseignements vous en avez tirés.
Question 2. Qu'est-ce qui a été le plus fructueux ? Quelles ont été les difficultés ? Y at-il eu quelque chose qui vous a fait changer vos plans ? Les procédures administratives
et financières ont-elles toutes fonctionné comme prévu ? Décrivez les enseignements
que vous considérez comme fructueux pour la coopération future.
Question 3. Avez-vous un plan et une répartition des rôles quand à l’élaboration de
demande de financement de votre projet?
Si vous avez choisi de ne pas poursuivre la demande, continuerez-vous de collaborer
par d'autres moyens ?
Analyse des acteurs et analyse des problèmes
L'objectif de l'étude de faisabilité a été d'élaborer un plan de projet concret. Afin de
fixer des objectifs pour un projet de développement basé sur les droits, il est nécessaire
de procéder à une analyse globale en particulier des acteurs et des problèmes. On
entend par acteurs les groupes cible ainsi que ceux qui sont actifs au sein du projet. Les
problèmes sont toujours liés à la violation d'un/de plusieurs droit(s) de l’homme.
Décrivez ici les conclusions des analyses approfondies que vous avez faites ensemble.
Ceci servira votre travail dans la finalisation de votre demande de financement du
nouveau projet.
Question 4. Forum Syd recommande que vous réfléchissiez aux acteurs selon trois
groupes : les détenteurs des droits, les responsables des droits et la société civile.
Commencez par décrire les organisations, autorités, personnes impliquées dans l'étude
de faisabilité et la manière dont elles l'ont été. Vous êtes vous également adressé à
d'autres acteurs, outre ceux qui étaient initialement prévus ?
Indiquez les acteurs impliqués dans le projet : Quels sont les acteurs avec lesquels vous
pouvez collaborer ? Quels sont ceux qui pourraient s'opposer au changement qu'un
projet futur devrait amener ? Quelle relation au projet ces groupes vont-ils avoir ?
12 (18)
Question 5. Une fois que vous aurez établi quels sont les acteurs avec lesquels votre
projet va collaborer (formation, impact, engagement, etc.) vous pouvez porter un regard
critique sur la définition du problème sur lequel l'idée de votre projet se base.
Le problème identifié dans l'étude de faisabilité est-il toujours celui que vous
considérez comme le plus actuel pour votre travail ? Si vous avez élaboré
conjointement un arbre à problémes conformément à la méthode du cadre logique
(durant l'étude préliminaire), veuillez le joindre au rapport.
La réalisation de cet arbre (avec le groupe cible et autres acteurs sur place) est
recommandée par Forum Syd comme méthode permettant d'analyser conjointement les
causes et forces motrices qui engendrent les violations de certains droits humains et
donc du probléme identifié par vos oganisations.
Gardez distinctes les causes et les conséquences du problème. Les causes (racines de
l’arbre) répondent à la question : pourquoi ? Il convient ensuite d’indentifer qui a la
responsabilité d'y remédier. Les conséquences (les branches de l’arbre) décrivent ce qui
pourrait se passer sur le moyen et long-terme si rien n’est fait pour remédier au
problème.
Partenariat et enseignements
Question 6. Avez-vous établi la répartition des rôles au sein de votre partenariat ?
Considérez-vous que l'ONG suédoise et l'organisation partenaire ont la capacité et les
compétences appropriées de travailler avec le problème identifié ? Si vous avez éprouvé
des difficultés dans votre collaboration ou si vous avez noté des lacunes de compétence
de l'organisation partenaire, veuillez l'indiquez dans la demande comme objectif de
renforcement des capacités.
13 (18)
2ème partie : Rapport
financier
Les instructions visent à
clarifier les termes
comptables nécessaires et à
spécifier, lorsque cela est
nécessaire, la manière
d'aborder la question.
Instructions : Gestion du budget
approuvé
Questions 1 et 3. Décrivez les écarts au budget approuvé.
Décrivez ici les postes budgétaires présentant des écarts au budget approuvé.
- Dans le cas où des gains de change ont été utilisés comme fonds
complémentaires, indiquez quelles sont les activités qui en ont bénéficié. Il en
va de même pour les éventuels gains d'intérêts qui ont été utilisés dans les
activités du projet.
- Dans le cas où il y a eu des pertes de change, indiquez l'impact que cela a eu
sur la mise en œuvre du projet.
- Si les gains de change ou les gains d'intérêts n'ont pas été utilisés pour les
activités du projet, ils doivent être reversés à Forum Syd lors de la remise du
rapport final. Le numéro de compte de Forum Syd est indiqué dans le
formulaire de rapport.
***
Effets de taux de change
Budgétisation des taux de change
La budgétisation des taux de change dans le projet est difficile et doit être faite de
manière précise et en bonne connaissance du contexte économique dans lequel le projet
se trouve. Il est difficile de prévoir l'évolution d'un taux de change mais il est possible
de faire quelques suppositions plus ou moins éclairées. Vous trouverez sur le site
http://www.oanda.com/lang/sv/currency/converter/ un historique des taux de change et
autres informations utiles. Il est important de ne pas seulement regarder le taux de
change de la devise locale avec la couronne suédoise mais également avec les autres
principales devises du marché tels que le Dollar, l'Euro, le Renminbi/Yuan, le Rubel, le
Rand, les Rupies, les Pesos. Nous vous recommandons aussi de vous adresser à votre
banque pour connaître le prix de vente à terme. L'achat de devises à terme implique
que l'on établit à l'avance le prix pour un change à une date ultérieure. Par exemple si 1
USD vaut aujourd'hui 6 SEK et que la banque estime que les dollars vont se renforcer
par rapport à la couronne suédoise, on peut s'engager à acheter 1 USD dans 3 mois à
une valeur de 6,2 SEK. Même si l'on n'a pas l'intention d'effectuer cette opération, cela
donne une idée de l'analyse de la banque sur les évolutions de taux de change.
Effets de taux de change
14 (18)
Des gains ou perte de change peuvent survenir à différents moments du cycle d'un
projet. Cela peut être au moment où les fonds versés à l'organisation partenaire sont
remboursés à l'ONG suédoise, lorsque les fonds sont retirés d'un compte en dollars et
changés dans la devise locale ou lorsque les fonds sont versés à une organisation locale
à un autre taux que celui prévu au budget. Voir la description ci-dessous.
Premier exemple
Le taux de change inscrit au budget est 6,1 USD/SEK.
Le premier versement a lieu en janvier 2014. Le taux de change est alors inférieur à
celui prévu au budget ce qui implique un gain de change. Davantage d'activités que
celles inscrites au budget peuvent alors être menées à condition que Forum Syd ait
donné son accord. Les gains peuvent sinon être économisés et reversés à la fin du
projet.
Le cinquième versement a lieu en juin 2016. Le taux de change est alors supérieur à
celui prévu au budget ce qui implique une perte de change. Moins d'activités que celles
inscrites au budget peuvent être menées à moins d'augmenter la part d'autofinancement.
À la fin du projet, nous pouvons établir qu'une perte de change est survenue par rapport
au taux de change prévu au budget. Les taux de change sont en moyenne inférieurs à
ceux prévus au budget. Ceci implique que nous avons reçu plus de dollars que prévu et
que les coûts du projet sont inférieurs à ce qui était attendu en couronnes suédoises.
Ces gains doivent être reversés à Forum Syd, à moins que leur réinvestissement dans le
projet ait été autorisé par Forum Syd.
Exchange rate
USD/SEK
nov-16
sep-16
jul-16
maj-16
mar-16
jan-16
sep-15
nov-15
jul-15
maj-15
mar-15
jan-15
nov-14
jul-14
sep-14
maj-14
Budgeted
exchange rate: 6,1
mar-14
8
7
6
5
4
3
2
1
0
jan-14
Exchange rate
Exchange rate
USD/SEK
jan-14
jun-14
dec-14
jun-15
dec-15
jun-16
dec-16
6
6,5
5,8
7
6
6,25
5,75
Deuxième exemple
15 (18)
Les effets de taux de change peuvent être particulièrement complexes à suivre
particulièrement si les fonds du projet sont gardés sur un compte en dollars d'où des
retraits en devise locale sont effectués. Imaginons qu'il y a 100 000 USD sur un compte
en dollars en Tanzanie et que l'organisation locale fasse plusieurs retraits par mois de ce
compte. À chaque retrait, les dollars sont changés en shillings, ceci implique que le
taux de change entre SEK - USD - TZS sera probablement différente de celui prévu au
budget entre SEK et TZS.
La procédure est dans ce cas la même que dans le premier exemple. Chaque transaction
donne lieu à un gain ou à une perte de change. Les effets peuvent être gérés en
comptant le taux de change moyen mensuel et en l'inscrivant dans la comptabilité
locale. De cette manière tous les coûts seront liés au taux de change approprié. À la fin
du projet, le taux de change moyen pour toutes les transactions sera calculé et utilisé
dans le rapport financier à l'organisation suédoise. Si la comptabilité mensuelle est
effectuée avec les taux de change appropriés, le taux de change moyen pour toutes les
transactions sera donné.
***
Question 7. L'organisation suédoise et le(s) organisation(s) partenaire(s) ont-elles
suivi les principes comptables reconnus des pays concernés ? Si ce n'est pas le cas,
quels écarts ont-ils été commis ?
Les principes comptables reconnus impliquent que la comptabilité de l'organisation est
effectuée conformément à la législation et aux normes comptables en vigueur.
Selon les instructions de l'Asdi Strategi för stöd genom svenska organisationer i det
civila samhället (Stratégie pour le soutien par le biais d'organisations de la société
civile), toutes les organisations recevant un soutien financier de l'Asdi doivent suivre
les principes comptables reconnus, que la législation nationale l'exige ou non.
Question 8. Quel principe comptable a-t-il été appliqué pour le projet (comptabilité de
caisse ou de facturation) ?
Selon la comptabilité de caisse les recettes et les coûts sont comptabilisés lorsque les
paiements sont effectivement perçus ou versés. Une facture est par exemple inscrite
comme coût au moment du paiement et non de l'enregistrement.
Selon la comptabilité de facturation ou méthode comptable, les recettes et les coûts
sont comptabilisés dans les périodes auxquelles elles appartiennent. Une facture est par
exemple inscrite comme dette lorsqu'elle est reçue par l'organisation, cette dette étant
annulée au moment du paiement et non de l'enregistrement. Même si la facture n'est pas
payée immédiatement, elle est donc traitée comme un coût.
Question 9. Vous êtes-vous procuré des produits ou des services ?
Il convient de suivre les principes relatifs aux appels d'offre, conformément aux
Conditions générales de Forum Syd. Ces principes s'appliquent également si l'on achète
un produit similaire à plusieurs reprises pour un montant total minimum de 50 000 SEK
par an, hors TVA. Il peut s'agir par exemple de billets d'avion provenant de la même
16 (18)
agence de voyage à plusieurs reprises, ou d'un évaluateur externe qui effectue son
évaluation du projet deux fois en un an.
Instructions : Coûts salariaux
Question 10. Indiquez les coûts salariaux inclus au budget du projet pour
l'organisation suédoise et l'organisation partenaire.
Répondez à cette question si des coûts de personnel sont inscrits au budget du projet.
L'objectif visé est d'élaborer des routines claires et transparentes pour l'attribution des
niveaux de coûts salariaux et la répartition des salaires. Les coûts salariaux doivent être
rapportés en pourcentage d'emploi à plein temps.
Expliquez la spécification des coûts salariaux. Combien de personnes travaillent dans le
projet ? Le personnel travaille-t-il a plein temps ou partiellement dans le projet ? Quel
pourcentage le personnel accorde-t-il au projet ? Comment le personnel reporte-t-il ses
heures de travail ? Y a-t-il des horaires de travail fixes ou d'autres arrangements du
temps de travail ?
L'auditeur peut utiliser la description des coûts salariaux pour évaluer s'ils ont été
distribués conformément à la description.
Instructions : Audit local et audit de l'organisation suédoise
Remarque Pour les subventions inférieures à 270 000 bénéficiant d'un accord spécifique
signé au plus tôt en 2014, il est possible d'utiliser un formulaire spécifique pour
l'utilisation des fonds. Il n'est dans ce cas pas nécessaire de suivre les instructions
indiquées dans l'annexe 1 des Conditions générales de Forum Syd. Consultez votre
accord pour vous assurer de ce qui s'applique dans votre cas.
Question 12. L'audit a-t-il été effectué conformément aux instructions figurant dans
l'annexe 1 des conditions générales de Forum Syd et/ou dans l'accord de subvention ?
L'auditeur doit être externe et indépendant de l'organisation pour laquelle il/elle effectue
l'audit. Cela veut dire que l'auditeur ne doit pas avoir d'intérêts pouvant influencer
l'audit. Les résultats de l'audit peuvent être remis en cause s'il y a des doutes sur
l'indépendance de l'auditeur.
L'adhésion à la Fédération internationale des comptables (IFAC) signifie que l'auditeur
ou le cabinet d'audit est contrôlé par l'IFAC, ce qui
constitue une assurance qualité. L'auditeur n'a pas
Voir les exemples figurant
nécessairement besoin d'être membre de l'IFAC
dans l'annexe de ce
mais il se doit de suivre les internationales d'audit
manuel 'Un rapport d'audit
(ISA), qui constituent les normes d'audit élaborées
conforme'
par l'IFAC.
Les systèmes de classification pour les auditeurs
diffèrent selon les pays. Une exigence générale pour tous les projets qui reçoivent une
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subvention de l'Asdi est que l'audit soit effectué par un auditeur approuvé ou agréé par
une autorité centrale compétence.
Question 13 a. Avez-vous analysé le rapport de l'auditeur local ?
L'ONG suédoise doit s'assurer que les instructions concernant l'audit figurant dans
l'annexe 1 des Conditions générales de Forum Syd ont été communiquées à
l'organisation partenaire et que l'auditeur les a suivies. L'ONG suédoise doit aussi
analyser le contenu du rapport d'audit et agir en conséquence. Dans le cas où le rapport
contient des commentaires particulièrement important, il convient de les communiquer
à Forum Syd dans le rapport annuel ou le rapport final. Le même principe s'applique
pour l'organisation partenaire si celle-ci verse des fonds à une tierce organisation.
Question 13 b. Indiquez les éventuelles lacunes principales ressortant de l'audit et
comment vous les avez gérées.
L'ONG suédoise doit gérer les éventuels écarts dans le rapport d'audit et présenter un
plan d'action pour empêcher que de tels écarts ne se reproduisent à l'avenir. Le plan
d'action doit être joint au rapport annuel ou final. Vous n'avez pas besoin de formulaire
spécifique.
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