1. DESCRIPTION DE FONCTIONS Poste : Chef comptable Division

DESCRIPTION DE FONCTIONS
Poste :
Chef comptable
Division de l’Administration et du Personnel
Grade :
B6 (selon le barème des Organisations coordonnées)
Affectation et objectif du poste
Le poste est rattaché à la Division de l’Administration et du Personnel (Service
comptable). Le/la titulaire sera responsable de la gestion et du contrôle rapides et efficaces
des opérations comptables, notamment la réalisation d'activités périodiques et de fin
d'exercice, telles que la liaison avec l'Auditeur externe, le suivi et l'ajustement des opérations
relatives aux comptes bancaires, la gestion des fonds en dépôt supérieurs aux besoins du
moment, la fourniture de rapports et de conseils de gestion à la direction concernant des
questions de comptabilité, la préparation d'estimations et de prévisions pour les réunions du
Comité financier, et la supervision de la comptabilisation adéquate des fonds versés par les
donateurs. En tant que Chef comptable du Service comptable de l'OMD 1, il/elle sera
responsable de la mise à jour du « Manuel comptable de l'OMD » qui définit les procédures
et processus journaliers en place au sein du Service comptable de l'OMD. De même, le/la
Chef comptable appliquera le Règlement financier 2 de l'OMD ainsi que les instructions
émises par le cadre hiérarchique de l'Administration, et, le cas échéant, formulera des
suggestions aux fins de leur amélioration. Le/la titulaire devra satisfaire aux conditions et
exigences définies dans le Manuel du Personnel de l'Organisation mondiale des douanes
(OMD).
Fonctions principales
1.
1
2
Assure la gestion du Service comptable de l'OMD à l'aide d'un PGI (progiciel de
gestion intégré) (Microsoft Navision Dynamics Suite 2016). Pendant la période
transitoire, préalable à l'adoption du nouveau progiciel, auquel il est prévu que le/la
titulaire contribue, un outil comptable Excel (Visual Books) sera utilisé. Doit savoir
gérer toutes les composantes du PGI et être capable d'interagir avec les équipes
responsables de la conception et de la mise en œuvre de ce denier (mises à jour,
mises à niveau, gestion des demandes de modifications, etc.).
L’OMD (Organisation mondiale des douanes), créée en 1952 sous le nom de Conseil de
coopération douanière, est un organisme intergouvernemental indépendant dont la mission est
d’améliorer l’efficacité des administrations des douanes. Elle compte actuellement 180 Membres
répartis dans le monde. Son Secrétariat se trouve à Bruxelles.
Le Règlement financier de l'OMD constitue le texte juridique de base aligné sur les Principes
comptables généralement reconnus (PCGR) de la Belgique en vertu duquel l'OMD, en tant
qu'organisation intergouvernementale, exerce sa responsabilité financière.
1.
2.
Maîtrise les arcanes de la comptabilité financière et de la comptabilité d'exercice,
notamment la préparation des tableaux prévisionnels, les contributions annuelles des
Membres à l'OMD, l'analyse des budgets, la gestion et la supervision au quotidien des
opérations financières et comptables, la supervision des activités de liaison du Service
comptable avec les coordonnateurs de projets de l'OMD en charge des programmes
financés par les donateurs et la clôture rapide des comptes relatifs aux projets et
budgets ordinaires de l'OMD. Doit également assurer le suivi des coûts et des factures
(à payer et à recevoir), le contrôle ou l'exécution des paiements et des entrées
comptables, et fournir un appui direct au Chef de l'Administration et du Personnel en
veillant à ce que les affectations budgétaires et les allocations des coûts soient
conformes aux accords et demandes de la direction.
3.
Travaille en concertation avec le responsable du Plan stratégique sur les questions
liées aux coûts et aux rapports et prépare les documents financiers relatifs au Plan
stratégique, ainsi que les différents états financiers périodiques et les mises à jour des
informations pertinentes à des fins de suivi, de contrôle et d'analyses statistiques
internes. En concertation avec le gestionnaire de portefeuille (fonction externalisée),
supervise les investissements, contrôle les fonds et comptes connexes, et prépare les
rapports financiers pertinents à l'intention du Chef de l'Administration et du Personnel.
Il/elle devra également être capable d'offrir des conseils en matière d'investissements
au Chef de l'Administration et du Personnel.
4.
Supervise les dispositions relatives aux audits financiers externes et prépare des
rapports sur la mise en œuvre des recommandations de l'audit financier.
5.
Fournit les informations de back-office adéquates à l'ensemble des membres de
l'équipe comptable.
6.
Fait usage des informations fournies par les diverses parties prenantes, par les
comptables et par les consultants externes afin d'actualiser et de documenter les
procédures comptables (création et examen régulier des procédures comptables, des
tâches et processus connexes contenus dans le Manuel comptable de l'OMD et dans
le Règlement financier de l'OMD).
7.
Est responsable au nom de l'Organisation de la clôture annuelle des comptes et
prépare les documents pertinents pour le Comité financier de l'OMD, spécifiant les
détails des charges générales d’exploitation de l'OMD ainsi que les dépenses au titre
des projets financés par les donateurs.
8.
Archive et conserve les références des rapports déjà rédigés, de la correspondance et
des statistiques, ainsi que des audits et des contrôles déjà menés. Fournit, à leur
demande, une assistance aux gestionnaires des fonds et aux cadres de l'OMD en
matière de questions financières et comptables, notamment dans le domaine de
l'établissement des rapports financiers.
9.
Préside les réunions organisées régulièrement avec le personnel du Service comptable
et en prépare les rapports.
10.
Contrôle et approuve les travaux menés par les membres de l'équipe (entrées
comptables, propositions de paiements, établissement de budgets au titre du Fond de
coopération douanière (FCD), etc.). Tient à jour des procédures comptables et de
contrôle interne efficaces, et, le cas échéant, procède à leur amélioration.
2.
11.
Le/la titulaire du poste devra également exécuter toutes les autres tâches qui
pourraient lui être confiées et pourra se voir attribuer une autre affectation au sein du
Secrétariat de l’OMD.
Exigences et qualifications
-
Master en finance et 10 années d'expérience en comptabilité générale et de gestion.
-
Une expérience pertinente en audit financier et en comptabilité ainsi qu'une
connaissance pratique des grands principes définis par le référentiel COSO
(Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) et des normes
d'audit internationales de la Fédération internationale des experts comptables (IFAC)
constituent un atout.
-
Etre capable d'interagir avec l'équipe comptable, les coordonnateurs de projets, les
gestionnaires de fonds et le cadre hiérarchique. Il/elle devra savoir faire preuve de tact
et d'un grand sens des responsabilités et posséder d'excellentes capacités en matière
de planification stratégique et organisationnelle.
-
Une expérience pratique de Microsoft Navision Dynamics Suite (2016) est nécessaire,
ainsi qu'une bonne maîtrise de Microsoft Office et des programmes MS Excel et
MS Access.
-
Capacité à travailler de manière indépendante lorsque les circonstances l'exigent, à
faire preuve d'une extrême méticulosité dans la gestion des opérations de routine et
d'un grand sens du détail, à identifier les solutions spécifiques requises et à faire
montre d’une bonne gestion du temps.
-
Excellentes compétences de communication, sens de l'initiative et de la diplomatie
conjugués à une grande capacité à travailler en équipe, à contribuer à l'analyse des
tâches et des processus et à préparer les documents pertinents.
-
De langue maternelle anglaise ou française, bonne connaissance orale et écrite de
l'autre langue officielle. La connaissance d’autres langues constitue un atout.
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Les candidats intéressés sont invités à envoyer leur Curriculum Vitae avant le 3 juin à
l’adresse électronique suivante : [email protected]. Seuls les
candidats ayant le profil recherché seront contactés.
3.