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SELARL CVF BIOLAB Laboratoire de biologie médicale 41-43 Quai Gorin 85800 Saint-Gilles Croix de Vie BIOLOGISTES CO-RESPONSABLES : Thierry COLAS, Biologiste médecin Christine FREVILLE, Biologiste pharmacien Didier VERGNOT, Biologiste pharmacien HORAIRES D’OUVERTURE : Du lundi au vendredi : 8h00-12h30 14h00-18h30 Le samedi : 8h00-12h30 COORDONNEES : 41-43 quai Gorin 85800 Saint-Gilles Croix de Vie Téléphone : 02.51.55.03.36 09.79.07.58.76 (Numéro réservé aux professionnels de santé) Fax : 02.51.54.59.18 Site internet : cvfbiolab.e-monsite.com Courriel : [email protected] Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 1 SOMMAIRE INTRODUCTION .................................................................................................... 3 REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES .................................................................. 4 PRESENTATION DU LABORATOIRE .................................................................. 4 LISTE DES ANALYSES ......................................................................................... 5 DEMARCHE QUALITE ....................................................................................... 5 CONTENT / PAS CONTENT ............................................................................... 5 1-LIRE L’ORDONNANCE ...................................................................................... 6 2-S’ASSURER QUE LES CONDITIONS PRE-ANALYTIQUES SONT RESPECTEES ........................................................................................................ 8 2.1-LE JEUNE ........................................................................................................ 8 2.2-ANALYSES NECESSITANT LE CONSENTEMENT DU PATIENT ................................. 9 2.3-ANALYSES DECONSEILLEES EN DEHORS DU LABORATOIRE .............................. 10 2.4-ANALYSES NECESSITANT DES RENSEIGNEMENTS PARTICULIERS ...................... 11 2.5-ECHANTILLONS NECESSITANT APRES RECUEIL DES CONDITIONS DE TEMPERATURE ET DE DELAI D’ACHEMINEMENT STRICTS ......................................... 13 3-CHOISIR LE MATERIEL ................................................................................... 14 3.1-MATERIEL A DISPOSITION DES PRELEVEURS POUR LES PRELEVEMENTS SANGUINS ........................................................................................................................... 14 3.2-NATURE DES TUBES ET ORDRE DE REMPLISSAGE ............................................ 15 3.3-MATERIEL POUR PRELEVEMENTS BACTERIOLOGIQUES .................................... 18 3.4-MATERIEL PERIME ......................................................................................... 18 4-LE PRELEVEMENT .......................................................................................... 19 4.1-LE PRELEVEMENT SANGUIN............................................................................ 19 4.2-AUTRES PRELEVEMENTS ............................................................................... 20 4.3-LES PERSONNES HABILITEES A EFFECTUER LES PRELEVEMENTS ..................... 20 5-HYGIENE ET SECURITE .................................................................................. 21 5.1-ELIMINATION DU MATERIEL ............................................................................ 21 5.2-CONDUITE A TENIR EN CAS D’AES (ACCIDENT D’EXPOSITION AU SANG) ......... 22 5.3- CONDUITE A TENIR EN CAS DE MALAISE VAGAL .............................................. 23 5.4-CONDUITE A TENIR EN CAS D’HEMATOME AU POINT DE PONCTION .................... 24 6-IDENTIFIER L’ECHANTILLON PRIMAIRE ...................................................... 25 6.1- IDENTIFICATION DU PATIENT ET DE L’ECHANTILLON ........................................ 25 6.2- LA FICHE DE PRELEVEMENT .......................................................................... 26 7-TRANSMETTRE L’ECHANTILLON ................................................................. 27 7.1-CONSERVATION............................................................................................. 27 7.2-TRANSPORT .................................................................................................. 28 7.3-HORAIRES DE PASSAGE AUX POINTS DE COLLECTE ......................................... 29 8-RECEPTIONNER LE PRELEVEMENT ............................................................ 30 8.1- EXAMENS URGENTS ...................................................................................... 30 8.2-STOCKAGE DES ECHANTILLONS ET AJOUT D’ANALYSE .................................... 30 8.3-ACCEPTATION / REFUS D’ECHANTILLONS ........................................................ 30 8.4 LE RENDU DES RESULTATS :.......................................................................... 32 9-AUTRES MISSIONS DU LABORATOIRE ........................................................ 32 10- ANNEXES ...................................................................................................... 32 Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 2 INTRODUCTION Le laboratoire de biologie médicale SELARL CVF BIOLAB est heureux de vous adresser la nouvelle version de son Manuel de prélèvement. Ce document a été élaboré pour vous offrir le meilleur service dans la prise en charge de nos patients communs. L’objectif de ce manuel de prélèvement, qui comporte l’ensemble des analyses réalisées dans notre laboratoire, est d’expliciter le plus simplement possible les différentes informations nécessaires à la phase pré-analytique selon les exigences réglementaires. Parmi ces exigences, et notamment celles de la norme ISO EN NF 15189, les conditions de réalisation et de transmission des prélèvements biologiques constituent une étape importante impliquant une étroite collaboration entre les préleveurs et le laboratoire. Le respect de ces exigences est essentiel pour garantir l’obtention d’un résultat analytique fiable. Les changements majeurs de cette version concernent : • L’ordre de remplissage des tubes prélèvement cf. page 16, • La mise en place d’un « tube sérothèque », cf. MEMO joint • La mise en place d’un serveur de résultats cf. page 32 • La mise à jour de la liste des analyses les plus fréquentes, tubes et conditions particulières. Cette liste se présente désormais sous la forme d’un document « MEMO » à part entière pour simplifier les éventuelles mises à jour. Ils sont signalés par le symbole suivant : Votre implication et votre participation à cette étape pré-analytique nous permettent, ensemble, d’améliorer le service rendu aux patients. Nous souhaitons donc que ce Manuel de prélèvement vous apporte une aide utile et précieuse dans votre pratique professionnelle. Nous restons à votre écoute pour toute remarque ou suggestion qui pourrait contribuer à faciliter notre partenariat. Vous pouvez également consulter et éditer ce manuel de prélèvement sur notre site internet : www.cvfbiolab.e-monsite.com. Des mises à jour pourront y être diffusées. NB : Merci de détruire toute version antérieure. La version électronique des documents fait foi. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 3 REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES Norme NF EN ISO 15189, Laboratoires d’analyses de biologie médicale – Exigences particulières concernant la qualité et la compétence. AFNOR, décembre 2012 Société Française de Microbiologie, Rémic 2010 GEHT : Groupe d’étude en hémostase RÉFÉRENTIEL DES EXAMENS DE BIOLOGIE MEDICALES, BIOMNIS Décret n° 97-1048 du 06/11/97 (Article R.44-1 du c ode de la Santé Publique) ADR 6.2. Accord européen relatif au transport international des marchandises dangereuses par route p. 650 PRESENTATION DU LABORATOIRE Le laboratoire CVF BIOLAB est un laboratoire de Biologie Médicale indépendant. Initialement situé quai Rivière, il a intégré ses nouveaux locaux quai Gorin en novembre 2006. Avec une équipe d'une vingtaine de personnes, il est dirigé depuis janvier 2008 par trois Biologistes co-responsables : Thierry COLAS, Didier VERGNOT et Christine FREVILLE. Laboratoire polyvalent, il assure l’exécution de nombreux examens dans les domaines de l’Hématologie, l’Hémostase, la Biochimie, l’Immunologie, l’Immuno-hématologie, la Bactériologie, et la Parasitologie. Le Laboratoire est ouvert au public, du lundi au vendredi, de 8h00 à 12h30 et de 14h00 à 18h30, le samedi, de 8h00 à 12h30. Le laboratoire est fermé les dimanches et jours fériés. Equipé d'automates de dernière génération, doté de techniques de référence, CVF BIOLAB assure un rendu de résultats analytiques fiable et rapide, facilitant ainsi le diagnostic du médecin et la mise en route, au plus tôt, d’un traitement approprié. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 4 LISTE DES ANALYSES La Liste des analyses les plus fréquentes, tubes et conditions particulières, classées par ordre alphabétique figure dans le document annexe joint à ce manuel C2-FI-004. Vous pouvez y retrouver les analyses réalisées au laboratoire ainsi que les méthodes utilisées et les délais usuels de réalisation. DEMARCHE QUALITE Le laboratoire CVF BIOLAB est engagé dans une démarche qualité. Il a obtenu la qualification, délivrée par l'organisme BIOQUALITE, en septembre 2011. Il est inscrit dans une démarche d'accréditation selon la norme NF EN ISO 15189. CONTENT / PAS CONTENT Toutes vos remarques, satisfactions ou réclamations contribueront à l’amélioration des prestations du laboratoire. Un questionnaire de satisfaction est à votre disposition sur le site internet du laboratoire www.cvfbiolab.e-monsite.com Il ne vous faudra que quelques minutes pour y répondre. Vous pouvez aussi nous faire part d’une réclamation ou de votre satisfaction par courrier, à l’intention du biologiste responsable de la qualité ou via la rubrique contact du site Internet. Toutes les réclamations seront étudiées attentivement et feront l’objet d’une réponse. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 5 1-LIRE L’ORDONNANCE Etape initiale d’un dossier biologique, la prescription doit être valablement établie. Le préleveur vérifie successivement les items propres au document et au patient afin de valider la prescription avant de l’exécuter. Les données médicolégales sont-elles présentes ? POUR LE PRESCRIPTEUR : • Nom, prénom, N°ADELI/RPPS • Téléphone • Date de prescription délai légal de validité est de 1 an. • Signature POUR LE PATIENT : • Nom d’usage, Prénom • Nom de naissance • Date de naissance • Sexe • Adresse CONCERNANT LES ANALYSES DEMANDEES : • Liste des analyses demandées • Renseignements cliniques nécessaires à l’interprétation du résultat Cf. rubrique 2.4 « ANALYSES NECESSITANT DES RENSEIGNEMENTS CLINIQUES PARTICULIERS » Son contenu est-il cohérent ? Les documents complémentaires à joindre sont-ils présents et complets ? Attestation de consentement éclairé du patient datée et signée, Documents pré-imprimés spécifiques exigés d’un laboratoire sous-traitant, Attestation de consultation du praticien prescripteur. Y a-t-il concordance des tests prescrits avec les exigences pré analytiques ? Vérifier auprès du patient, par des questions simples, que les modalités particulières propres à certaines analyses ont bien été respectées comme : • Le statut physiologique (repos, effort) et la durée du jeûne observé, le cycle ovarien, etc. • Le régime a-t-il été suivi et adapté ? • Rechercher l’existence de traitements médicamenteux interférant avec les analyses à pratiquer. Cf. rubrique 2 "S'ASSURER QUE LES CONDITIONS DE PRELEVEMENT SONT RESPECTEES" La notion d’urgence est-elle mentionnée ? Pour tout dossier biologique classé urgent (mention sur la prescription ou test intrinsèquement urgent Troponine, D-Dimères, paludisme) : mentionner l’urgence sur la feuille de prélèvement et transmettre sans délai au laboratoire. Il sera identifié comme tel dans le système informatique du laboratoire et traité en priorité par les techniciens. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 6 Cas particuliers : Analyses demandées par le patient (sauf mineurs) : Selon l’article L.6211-10 du Code de la santé publique, un examen de biologie médicale peut être réalisé à la demande du patient, dans les conditions de remboursement et d’information déterminées à l’article L. 162-13-2 du Code de la sécurité sociale ». Le laboratoire accepte de réaliser ces prélèvements. Le patient doit bénéficier d’une information spécifique et signer un document de renoncement à toute démarche pour en obtenir le remboursement. Analyses hors nomenclature Certaines analyses spécialisées sont hors nomenclature, c'est-à-dire qu'elles ne font pas l'objet d'un remboursement par la sécurité sociale ou par les mutuelles. Le montant de ces analyses sera donc à la charge du patient. Il doit bénéficier d’une information spécifique par le prescripteur et signer un document d’information de non remboursement de l’analyse au laboratoire. Le montant des analyses hors nomenclature les plus fréquentes est indiqué dans la liste des analyses les plus fréquentes, tubes et conditions particulières annexé à ce document. Prise en charge des mineurs La prise en charge des mineurs, lors des demandes d’analyses, de prélèvement et de rendu de résultats est réglementée par Loi 2001-588 du 4 juillet 2001 et le Décret n°92-784 du 6 août 1992 . Dans le cas d'analyses prescrites par le planning familial, les analyses pour un suivi de contraception, les analyses en rapport avec une interruption volontaire de grossesse ou pour les résultats d’analyses relatives aux infections sexuellement transmissibles, les résultats sont remis uniquement au médecin prescripteur, et en aucun cas ceux-ci peuvent être remis aux parents. Pour les autres examens, les résultats sont transmis uniquement au représentant légal ou au médecin prescripteur. Toute non-conformité sera traitée selon les modalités décrites dans la rubrique 8.3 «CRITERES D’ACCEPTATION ET DE REFUS DES ECHANTILLONS » Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 7 2-S’ASSURER QUE LES CONDITIONS PREANALYTIQUES SONT RESPECTEES 2.1-Le jeûne Que signifie être à jeun ? Cela signifie ne rien avoir mangé depuis la veille au soir (10 à 12 heures). Le patient peut toutefois boire un verre d’eau, un café ou un thé sans sucre et sans lait. En cas de prise de médicament, le patient peut prendre son traitement, excepté les sirops. Les analyses sanguines nécessitant un jeûne strict : DUREE DU JEUNE = 10 A 12 HEURES Exploration d’une anomalie lipidique Cross laps ou CTX Cryoglobuline Electrophorèse des protéines sériques Gastrine Homocystéine Test à l’urée marquée (HELITEST, HELIKIT) Prolactine Testostérone biodisponible Triglycérides Cas de la glycémie : DUREE DU JEUNE = 2 HEURES On peut considérer que classiquement la glycémie revient à sa valeur basale deux heures après un repas, sauf chez le diabétique. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 8 2.2-Analyses nécessitant le consentement du patient Le décret 2000-270 du 23 juin 2000, applicable au 26/12/2000 fixe les modalités de prescription et de réalisation d’examens en vue d’études moléculaires (diagnostic d’une maladie génétique ou lors des recherches de facteurs de susceptibilité) et en vue d’études chromosomiques faisant appel à des techniques de cytogénétique. Les prélèvements pour ces prescriptions doivent impérativement être accompagnés : Du consentement du patient ou de son tuteur légal. De l’ordonnance du médecin prescripteur. De l’attestation de consultation signée par le médecin. Analyses concernées : Dépistage de la Trisomie 21 au cours de la grossesse Alpha 1 antitrypsine (génotypage) Caryotype constitutionnel Déficit en MTHFR (mutation C667T) Facteur II (mutation G20210A) Facteur V LEIDEN (mutationG169A ou Q506) Hémochromatose héréditaire (C282Y, H63D) Génotype de l’apolipoprotéine E PCR pour HLA B27, HLA de classe I, HLA de classe II. Hybridation in situ en Fluorescence (recherche de micro délétion) Maladie de l’ X fragile Micro délétion du chromosome Y et étude du gène SRY Mucoviscidose (19 et 17+ Tn mutations) NB : les formulaires vierges (consentement et attestations de consultation) sont remis sur demande aux prescripteurs par le laboratoire. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 9 2.3-Analyses déconseillées en dehors du laboratoire Analyses déconseillées en dehors du laboratoire en raison du délai d'acheminement très court avant prétraitement de l’échantillon : Ac. Anti LUPIQUE ( < 1heure) ACIDE LACTIQUE (< 1heure) ACTH ( < 1heure) AMMONIEMIE (< 30 min) ANGIOTENSINE II (< 1heure) CALCIUM IONISE (< 1heure) FACTEUR DE COAGULATION ISOLE (< 2 heures) GASTRINE (< 1heure) HEPARINEMIE (< 1heure) SEROTONINE SANGUINE (< 1heure) Analyses déconseillées en dehors du laboratoire en raison de la procédure de vérification de l'identité du patient : le laboratoire doit attester de l’identité du patient, à partir d’une pièce d’identité : CANNABIS ou THC dans les urines, si demande du tribunal ou du parquet. DROGUES URINAIRES, si demande du tribunal ou du parquet CDT, GAMMA GT, VGM, si commission permis de conduire Analyses demandées par une compagnie d’assurance ou la médecine du travail. Examens d’immuno-hématologie : Groupes, RAI Analyses déconseillées en dehors du laboratoire en raison d’une méthodologie stricte : AGGLUTININES FROIDES, CRYOGLOBULINE : Manipulation à 37°C QUANTIFERON, TEST RESPIRATOIRE A L’UREE MARQUEE (Helikit®, Test Infai®) : Epreuves standardisées PROLACTINE POOLEE (3 échantillons à prélever en 1 heure, 1 toutes les 20 minutes). Spermogramme, spermoculture : Sur rendez-vous uniquement et après rendez-vous avec un biologiste. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 10 2.4-Analyses nécessitant des renseignements particuliers Cette liste non exhaustive, cite les analyses pour lesquelles des renseignements cliniques ou thérapeutiques sont nécessaires à l’exécution et/ou à l’interprétation des résultats des examens biologiques prescrits. Les données recueillies doivent être reportées sur la fiche de prélèvement transmise avec les échantillons. Tout renseignement confidentiel jugé sensible peut également être rédigé sur papier libre et transmis sous pli fermé à l’intention du biologiste. ANALYSES BACTERIOLOGIE (ECBU, PUS, PV, PLAIE, COPRO, GORGE, HEMOC, etc.) PARASITOLOGIE MYCOLOGIE PARA des Selles, Amibes, Ongles MEDICAMENTS (Digoxine, Dépakine, Tégrétol, Lithium …) Renseignements à obtenir et/ou questions à poser. Mode de recueil (appareillage en place, ponction, miction volontaire, etc.) et site anatomique d’origine. But de l’analyse : diagnostic étiologique, contrôle d’efficacité thérapeutique, bilan systématique préopératoire… Traitement anti-infectieux en cours ou récent ? Lequel ? Une grossesse est-elle en cours (trimestre ?) Sujet immunodéprimé connu, traitement anticancéreux ? Voyage récent dans un pays avec risque d’épidémie ? Préciser le numéro de l’échantillon (hémoculture, selle). Site anatomique d’origine Origine géographique ou ethnique du patient ? Voyage récent en zone tropicale ou équatoriale ? Sujet immunodéprimé connu, traitement anticancéreux ? Pathologies associées (diabète, insuffisance rénale…)? Principaux signes cliniques (fièvre, diarrhées, lésions cutanées…) A prélever avant une nouvelle prise de médicaments, sauf pour les anti-rejets (Rapamune®, Néoral®, Tacrolimus®, …) où il faut se conformer à la demande. But du dosage (suivi du traitement, éventuelle toxicité) ? Nom de spécialité, date de début de traitement, heure et posologie de la dernière prise. Posologie, fréquence, mode d’administration du médicament. er HORMONOLOGIE (TSH, LH, FSH, HCG, PROLACTINE, CORTISOL, etc.) Test au SYNACTENE Date des dernières règles, jour exact du cycle (1 jour des er règles = 1 jour du cycle), Ménopause. HCG : demande itérative ? (IVG, ITG, Grossesse évolutive), traitement hormonal (Lévothyrox, Cortisone, etc.) Prolactinémie : faire respecter un repos de 20 minutes. Aldostérone : préciser la station (debout, couché) durant l’heure précédant le prélèvement. Donner la liste des médicaments de fond associés... Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 11 ANALYSES MARQUEURS (CA 199, CA 153, CA 125,PSA, ACE, AFP, etc.) HEMOSTASE COAGULATION (TP, TCK, FIBRINOGENE) BIOCHIMIE (sang, urines, selles) HEMATOLOGIE CYTOLOGIE SANGUINE (NFS, Réticulocytes, Formules lymphocytaires, etc.) IMMUNO HEMATOLOGIE (GROUPE ABO, RAI) SEROLOGIES Bactériennes Virales ou Parasitaires TESTS GENETIQUES Renseignements à obtenir et/ou questions à poser. La prise en charge étant limitée au suivi thérapeutique, veiller à ce que le suivi soit réalisé dans le même laboratoire. Notion de résection par chirurgie, de radiothérapie ou de chimiothérapie en cours, à préciser Surveillance d’un traitement anticoagulant ? Nom de la spécialité ? Pour les AVK préciser la cible thérapeutique. Notion de prise d’aspirine ou d’anti-inflammatoires ? Notion d’antécédents hémorragiques, de troubles familiaux de l’hémostase ? Respect du jeune de 12 heures? Régime respecté ? Perfusion en place ? Effort physique récent ? Inscrire la liste des médicaments de fond associés (très nombreuses interférences). Urines : préciser s’il s’agit d’un échantillon pris à la volée ou si les urines ont été recueillies sur 24 Heures. Le volume transmis est-il complet sinon noter la diurèse (en litre). Traitement cytostatique actuel ou usage de médicaments aplasiques, radiothérapie en cours ? Transfusion récente de concentrés de globules rouges et/ou de plaquettes ? Est-ce un suivi d’hémopathie ? Laquelle ? Injection de NEUPOGENE, d’EPO… Existence d’une anomalie constitutionnelle des globules rouges ? Y a t-il lieu de signaler un tabagisme chronique ? Le nom de naissance est obligatoirement recueilli. Recueillir la notion de transfusion récente (inférieure à 4 mois) ou d’injection de médicaments dérivés du sang comme les immunoglobulines anti-D. Préciser la date d’injection du produit ou de la transfusion. Toujours indiquer si c’est une demande initiale ou un suivi itératif (Toxo, Rubéole, CMV) Demander s’il s’agit d’un contrôle vaccinal (Hépatites B, A, Rubéole). Traitement anti infectieux en cours ? Joindre le consentement du patient signé et la fiche de renseignements cliniques, dûment complétée Attention : certains tests ne se pratiquent que sur RDV. Toujours éviter de prélever le vendredi ou veille de férié. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 12 2.5-Echantillons nécessitant après recueil des conditions de température et de délai d’acheminement stricts L’importance du report sur la fiche du prélèvement de l’heure du recueil est primordiale pour la qualification du prélèvement. Exigence de T° 37°C T° ambiante (15-30°C) Délais Pas de délai admis, traitement extemporané < 1 heure < 4 heures 4°C -22°C Placer les échantillons à +4°C au réfrigérateur jusqu’au départ vers le laboratoire. Pas de délai admis, traitement extemporané Tests concernés Recherche d’une cryoglobuline, d’agglutinine froide. Hémogramme chez un patient présentant des agglutinines froides. Recherche de gonocoque, recherche d’amibes dans les selles. Demodex sur les cils, Spermogramme. Ces prélèvements seront réalisés au laboratoire. Seul le spermogramme peut déroger à condition d’être acheminé dans les 30 minutes. Héparinémie, Anti Xa, Protéines C et S, Facteurs VIII et IX. Tout paramètre labile ou spécialisé à décanter et congeler avant sa transmission vers le laboratoire sous-traitant spécialisé. ACTH, PTH, Rénine, Sérotonine, CDT…… TP, TCK, Médicaments, Toxiques, Marqueurs, Ionogramme (K+), Biochimie du sang, enzymologie, Hormonologie féminine, VS. Examens pour Bactériologie ne pouvant être transmis dans l’heure (ECBU, Clostridium difficile, pus, crachats ....) Les tests urinaires réclamant une durée de recueil portant sur tout le nycthémère (24 H ou plus). Protéinurie des 24 H, VMA, Catécholamines… Les urines pour recherche de sucre et d’albumine Seul le laboratoire est habilité à préparer et conserver des échantillons sous forme congelée. Le préleveur externe au laboratoire ne peut pas nous adresser un échantillon congelé. Pour les autres analyses, l’acheminement est réalisé au plus tard dans la demijournée qui suit le prélèvement. Les échantillons sont conservés à température ambiante 15-30°C. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 13 3-CHOISIR LE MATERIEL 3.1-Matériel à disposition des préleveurs pour les prélèvements sanguins Coffrets conformes à la réglementation comprenant : 1 aiguille stérile à prélèvement sous vide 1 porte aiguille (Quick-Fit) TERUMO® 1 tube Citrate –bouchon bleu 1 tube EDTA - bouchon violet 1 tube Fluorure– bouchon gris (glycémie) 1 tube Hépariné - bouchon vert 1 tube sec (sans anticaogulant) bouchon rouge 1 tube sec avec séparateur gel (sérothèque) bouchon rouge et jaune 1 sparadrap 1 lingette de désinfection 1 fiche de prélèvement Il est également possible de mettre en place un système où l’ensemble des fournitures est fournie en « vrac » sur commande. Les prélèvements sont adressés dans des sachets spécifiques via des mallettes dédiées. Articles fournis sur commande : Tubes standards et spéciaux (cf. liste en page 18) Adaptateur LUER (Quick-Fit) TERUMO® Epicrâniennes (facturées au demandeur) … Pour obtenir les fournitures : Par demande au laboratoire en appelant ou en se déplaçant au secrétariat ou via la collecte des prélèvements (demande auprès du coursier) Un bon de commande est à disposition sur le site Internet. IMPORTANT • Conserver le matériel à prélèvement à température ambiante (1530°C) : PAS DE STOCKAGE DANS LES VEHICULES. • Le matériel fourni est la propriété du laboratoire. Ne le dirigez pas vers un autre laboratoire. • La gestion des dates de péremption est de la responsabilité du préleveur. Retourner tout matériel périmé au laboratoire. • Chaque coffret est à l’usage exclusif d’un seul patient : Ne jamais grouper à l’intérieur d’une même boite les échantillons provenant de patients différents. Pour les groupes sanguins, utiliser un coffret pour chaque détermination ABO Rh. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 14 3.2-Nature des tubes et ordre de remplissage Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 15 ORDRE DE REMPLISSAGE Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 16 TUBE GRIS Fluorure de sodium TUBE VIOLET EDTA K3 TUBE VERT Héparinate de Lithium (S) (sérum) (ROUGE) Sans anticoagula nt TUBE SERUM GEL TUBE SEC TUBE BLEU Citrate de sodium − Protéine C, Protéine S − TP, INR, Facteurs de la coagulation, TCK, TCA, Fibrinogène, D- Dimères A REMPLIR IMPERATIVEMENT JUSQU’AU MILIEU DU TRAIT NOIR − Biochimie : Acide urique, Bilirubine, Cholestérol, HDL, Triglycérides, Fer sérique, Gamma GT, LDH, Lipase, Magnésium sérique, Phosphatases alcalines, Transaminases, Urée, créatinine, calcium, Protéines. − Protéines spécifiques : β2 Microglobuline, CRP, Haptoglobine, Transferrine, Albumine, pré albumine, orosomucoide. (S) − Auto-immunité généralement − Hormonologie : β-HCG , FSH, tous les Anticorps sauf les Anti LH, Oestradiol, Progestérone, lupiques. Prolactine, Parathormone (PTH), TSH, T3L, T4L, Testostérone, − Dosage de médicaments : Cortisol, AMH, IGF1. Digoxine, Lithium, Tégrétol, (S) Phénobarbital, Acide Valproique, − Marqueurs tumoraux : ACE, CA 15-3, CA 19-9, AFP, CA 125, − Électrophorèse et/ou PSA total et libre. Immuno fixation, IgG,IgA,IgM. (S) − Allergie : IgE, IgE − Facteurs rhumatoïdes : Latex, spécifiques, Phadiatop Waaler-Rose, fractions du complément. − Divers : Vitamine B12, SDHEA, (S) − Sérologies virales, Ferritine, Vitamine D. Folates (S) sériques, CDT, T21 bactériennes, parasitaires. − Ionogramme (Sodium, Potassium, Chlore, − CRP Bicarbonates), urée, créatinine − Parathormone (PTH) − NT pro BNP − Calcium, Magnésium globulaire. − Troponine Ic, − HBA1c Hémoglobine − Anticorps anti Plaquettes. − Phénotypage des lymphocytes, glycosylée. HLAB 27, GENE HFE − Vitamine B1, B6, B9. − NFS – Plaquettes – VS, − BNP − Recherche de parasites Réticulocytes. sanguicoles. − Tacrolimus, Ciclosporine − Groupe sanguin, RAI, Test de − Charge virale HIV − Homocystéine.. Coombs direct. − Alcoolémie − Glycémie isolée, − Acide lactique − Cycle glycémique − D Xylose − Activité anti-Xa − Antithrombine III (AT III) − Ac Anti lupiques (2 tubes) − Numération des plaquettes en complément d’un tube EDTA. Nature et ordre de remplissage des tubes de prélèvement TUBES SPECIAUX : (se les procurer au laboratoire) A Conserver à +4°C au réfrigérateur EDTA + APROTININE Spécial − ACTH − VIP Héparinate de sodium Spécial Tube sec+ gel − Caryotype − Cuivre − Zinc − Lithium érythrocytaire − Calcium ionisé Les règles de bon prélèvement Le recueil d’une hémoculture est prioritaire sur toute autre demande car elle réclame une asepsie rigoureuse. Un tube à bouchon bleu (citrate liquide) doit toujours être rempli jusqu’au trait de jauge noire. Insuffisamment rempli les facteurs de la coagulation seront trop dilués et l’échantillon sera déclaré non conforme. Un tube à bouchon gris doit toujours être prélevé ou complété en dernier. Ne jamais compléter un tube avec du sang recueilli sur une autre nature de tube = INCOMPATIBILITE. Eviter de prélever sur un site implantable (hémodilution, caillot) Ordre à respecter pour TP/ INR ou un bilan de coagulation Si le geste se révèle simple et que la ponction est franche : 1 seul tube Bouchon Bleu (Citrate de sodium) Si le geste est difficile et/ou que la ponction a été hésitante : prélever un tube de purge (citrate) puis le tube citrate : donc prélever 2 tubes citrate. Utiliser un tube citrate d’un autre coffret ou commande possible de tubes Citrate « en vrac » Ordre à respecter pour la confirmation d’une thrombopénie Dans certains cas, les plaquettes s’agrègent au contact de l’anticoagulant EDTA K3. Pour les rares patients concernés il est nécessaire de prélever un tube citrate complémentaire pour lever l’anomalie. Cette recommandation doit ensuite être suivie pour chaque nouvelle prise de sang du même patient. L’inscrire éventuellement dans son dossier infirmier. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 17 3.3-Matériel pour prélèvements bactériologiques Flacons pour ECBU urines de 24 h, recueil des selles, Vacuette Kit Urines Ecouvillons pour prélèvements de plaie/prélèvements vaginaux (Minimum 2 écouvillons) 1 écouvillon avec un milieu de culture 1 écouvillon sec tige plastique si Mycoplasme (PV) 1 écouvillon sec tige bois (systématiquement) Écouvillons secs : préconisés pour une durée de transport n’excédant pas 4 heures. Ecouvillons avec milieux de transport : préconisés pour une durée de transport et de conservation jusqu’à 72 heures Flacon pour Hémoculture Système SIGNAL OXOID Conditionnement : Chaque kit de prélèvement comprend une fiche de prélèvement, et éventuellement une fiche d’instruction pour le prélèvement. Ils sont conditionnés dans des sachets plastiques. Un bon de commande est disponible sur demande ou sur le site Internet. 3.4-Matériel périmé Le matériel de prélèvement vous est remis avec une date de péremption éloignée. En cas d’usage peu fréquent ou de stock non renouvelé, il se peut que les dates de péremption soient dépassées. Nous vous rappelons qu’il est de votre responsabilité de vérifier que le matériel ne soit pas périmé au moment de son utilisation. En présence de matériel périmé, remettre celui-ci à la coursière du laboratoire ou le rapporter directement au laboratoire en spécifiant bien qu’il s’agit de matériel périmé Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 18 4-LE PRELEVEMENT 4.1-Le prélèvement sanguin Le patient doit être confortablement installé. Le prélèvement doit être effectué sur un sujet au repos, assis de préférence. Vérifier la prescription médicale et la concordance entre l’identité du patient et celle mentionnée sur la prescription. Vérifier que les conditions pré-analytiques nécessaires sont respectées (jeûne, régime, etc.) Choisir soigneusement le site de ponction. Ne jamais prélever sur un bras qui est perfusé. Le port de gants est recommandé. Poser le garrot afin de favoriser un gonflement par veinostase. Réaliser le prélèvement : Ponctionner la veine avec l’aiguille de façon tangentielle (30°). Enfoncer le tube au fond du corps du porte tube dès que l’aiguille est en place de façon à percer le bouchon. Réaliser le prélèvement en respectant l’ordre des tubes. Respecter le volume de remplissage du tube (bouchon bleu). Cas particulier : En cas de prélèvement sur cathéter, il est nécessaire de purger avant le remplissage du premier tube Ce type de prélèvement n’est pas recommandé. Desserrer le garrot dès que le sang s’écoule dans le tube ; Sa pose ne doit pas dépasser 1 minute. Attendre l’arrêt de l’écoulement du sang dans le tube pour changer de tube. Pendant que le 2ème tube se remplit, homogénéiser le 1er tube par retournements lents. Enlever l’aiguille à la fin du prélèvement puis appliquer une compresse sèche sur le point de ponction. Maintenir une pression ferme pendant 1 minute ou plus suivant le cas puis mettre un pansement sec sur le point de ponction. Eliminer l’ensemble du matériel de prélèvement dans les collecteurs adaptés au plus près du geste. Identifier l’échantillon. Vérifier si la demande est urgente et la traiter comme telle. Identifiez-vous (enregistrement de l’acte de prélèvement et du préleveur sur la fiche de prélèvement). Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 19 4.2-Autres prélèvements Pour tout prélèvement bactériologique, mentionner : la nature exacte du site prélevé, si possible, les renseignements cliniques, si une antibiothérapie est déjà en cours la date et l’heure du prélèvement. Ces éléments sont essentiels pour l’interprétation des résultats. Comme pour les prélèvements sanguins, l’identification des prélèvements bactériologiques doit être complète et sans équivoque. Points de non conformités Les échantillons dont les garanties de qualité sont insuffisantes ne seront pas acceptés et, conformément à la réglementation, les motifs du refus seront portés à la connaissance du prescripteur et du patient Pour les prélèvements réalisés par le patient lui-même, les préconisations sont décrites au verso des fiches de prélèvement fournies avec le kit de prélèvement. Il est impératif que le patient suive ces recommandations. Le laboratoire se tient à la disposition de chaque patient pour lui fournir de plus amples explications. Les fiches patient comprenant les modalités de régime préalable et de recueil sont consultables et imprimables sur le site Internet. 4.3-Les personnes habilitées à effectuer les prélèvements Prélèvements sanguins : Infirmiers diplômés d’Etat, Techniciens de laboratoires, Médecins, sages-femmes, biologistes Prélèvements bactériologiques (gorge, nez, plaie…), mycologiques (cheveux, peau, ongles…) : Infirmiers diplômés d’Etat, Médecins, sages-femmes, biologistes Prélèvements gynécologiques : Médecins, sages-femmes, biologistes Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 20 5-HYGIENE ET SECURITE 5.1-Elimination du matériel Conformément à la législation en vigueur, l’élimination des déchets à risque infectieux (DASRI) est à la charge du préleveur (décret n° 97-1048 du 6 novembre 1997). La filière d’élimination des déchets doit être conduite de manière à ne pas compromettre la santé et la sécurité des préleveurs, du personnel de collecte, du personnel de laboratoire et à ne pas polluer l’environnement. Pour leur élimination, les matériels utilisés pour les prélèvements sont classés en deux catégories : les matériels piquants ou coupants doivent être obligatoirement recueillis dans des récipients conformes à la réglementation (Réf. NF X 30-500) (décret précité) ; les autres matériels qui constituent des déchets d’activités de soins à risque infectieux au sens du décret n° 97-1048 doiv ent être éliminés conformément à la réglementation en vigueur (décret précité). Points de non conformités L’absence d’élimination du matériel piquant ou coupant dans un récipient conforme à la réglementation (collecteur à aiguille). L’absence d’élimination des déchets d’activités de soins à risque infectieux. Aucune lingette souillée, aucune aiguille non recapuchonnée ne doivent être retrouvées dans les coffrets transmis au laboratoire. Le non-respect de l’élimination du matériel utilisé expose le personnel du laboratoire au risque d’Accident d’Exposition au Sang Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 21 5.2-Conduite à tenir en cas d’AES (Accident d’Exposition au Sang) 1-Effectuer les premiers soins : DANS LES 5 MINUTES Cesser immédiatement toute activité. Ne pas faire saigner, ne pas presser la plaie. • Exposition cutanée : Laver immédiatement à l'eau et au savon puis rincer. Désinfecter au moins 5 minutes avec un soluté chloré stable fraichement préparé (type Dakin), ou Polyvidone iodée en solution dermique (type Bétadine) ou à défaut de l'alcool à 70°. • Exposition des muqueuses : Rincer immédiatement et abondamment pendant 5 minutes au moins avec du sérum physiologique ou à défaut de l'eau. 2-Consulter en urgence DANS LES 4 HEURES un médecin référent pour évaluation du risque : CH Challans : 02.51.49.50.35 (urgences) Dr RAMBAUD Ou CH Les Sables d’Olonne: 02.51.21.86.23 (urgences) Dr LEGAL Ou CHD La Roche sur Yon : 02.51.44.61.79 Dr PERRE (MPU en journée), ou urgences 02.51.44.62.05 3-En parallèle, rechercher le statut sérologique du sujet source 4-Déclarer l'accident du travail dans les 24 heures. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 22 5.3- Conduite à tenir en cas de malaise vagal Le malaise vagal est un malaise bénin et fréquemment observé lors d’un prélèvement. Ce malaise entraine un ralentissement du rythme cardiaque (bradycardie), associé à une chute momentanée de la tension artérielle. Il peut survenir pendant le prélèvement, immédiatement après ou de façon retardée. Les symptômes à connaître par tout préleveur afin de minimiser les conséquences : Une grande sensation de faiblesse, des bâillements, nausées, sueurs, maux de tête, L’apparition d’un voile gris ou de brouillard devant les yeux. Dès que les signes annonciateurs sont repérés ou que le malaise s’installe : Eviter la chute, allonger la personne, de sorte que sa tête soit en position déclive et les jambes surélevées. Lui parler en lui demandant ce qu’elle ressent et faire en sorte qu’elle garde les yeux ouverts. Lui tapoter les joues pour stimuler sa conscience. Ne pas quitter la personne et continuer de lui parler jusqu’au retour à la normale : ce qui prend généralement entre 3 à 4 minutes. Si la conscience ne revient pas rapidement : Evaluer l’état de conscience et de respiration. Prendre la tension artérielle (si possible) et le pouls. Appeler un médecin (centre 15 / médecin établissement). Dès que la conscience revient : Proposer de croquer un sucre qui peut être imbibé de liqueur de menthe ou de boire de l’eau. Ne laisser pas la personne sans surveillance tant qu’elle n’a pas totalement récupéré En cas de malaises récidivants et handicapants : Conseiller au patient d’en parler avec son médecin et, à l’avenir, de prévenir le préleveur qu’il est sujet aux malaises. NB : l’absence de signe annonciateur avant une perte de connaissance brutale doit inciter à prendre un avis médical. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 23 5.4-Conduite à tenir en cas d’hématome au point de ponction Au cours du prélèvement Desserrer le garrot si cela n’est pas encore fait. Compléter au plus vite le ou les tubes échantillons. Stopper la ponction en retirant l'aiguille et en faisant compression avec du coton en appuyant avec le pouce exactement à l’endroit de la ponction. Maintenir la compression, sans relâcher, pendant 2 à 3 minutes. Vérifier l’arrêt du saignement. Attendre quelques minutes et ne pas repositionner de garrot au bras concerné. Prélever si possible sur l'autre bras, sinon différer. Après le prélèvement L’hématome peut-être facilement prévenu si le préleveur informe systématiquement tout patient traité par anticoagulant en lui demandant de réaliser une compression locale pendant 2 à 3 minutes après le prélèvement et de ne le libérer qu’une fois constatée la fin du saignement.. Lorsqu’ un patient revient en montrant un hématome au point de ponction réalisé plusieurs heures avant Appliquer une pommade de type Hémoclar® Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 24 6-IDENTIFIER L’ECHANTILLON PRIMAIRE 6.1- Identification du patient et de l’échantillon Chaque échantillon biologique doit être parfaitement identifié : Noter au stylo nom, prénom et date de naissance sur l’échantillon primaire et remplir de façon complète la partie identification du patient de la fiche de prélèvement qui comporte les informations complémentaires obligatoires (nom, prénom, date de naissance, sexe, nom de naissance). Les bonnes pratiques d'identification Identifier les récipients (tubes, flacons...) contenant l'échantillon biologique au moment du prélèvement par la personne ayant réalisé le prélèvement en présence du patient. N'identifiez jamais vos tubes ou flacons à l'avance. Vérifier l’identité auprès du patient en lui demandant de la décliner. En cas d’impossibilité, une tierce personne (proche ou tuteur) peut le faire à sa place. En cas de doute, lui faire épeler, et décliner à nouveau. Pour les examens d’immuno-hématologie (groupes, RAI), la présence du nom de naissance est impérative. Pour certains examens une preuve d’identité doit être apportée : faites-vous présenter une pièce d’identité récente et reporter son numéro sur la feuille de prélèvement (cf.rubrique 2.3). En cas de possession d'étiquettes informatisées fournies par le laboratoire, procéder de même pour la vérification et apposer l’étiquette sur les échantillons. Cette étiquette doit être collée sur l’étiquette blanche du tube, au ras du bouchon, de haut en bas, en laissant impérativement un espace permettant de vérifier le niveau de remplissage du tube. Une vérification ultime par présentation au patient lui-même de l'identité reportée est un gage supplémentaire de sécurité. Soyez particulièrement vigilant dans le cas où vous prélevez plusieurs patients dans un même lieu : cas d'un couple à domicile, de deux patients dans une même chambre à l'hôpital, de jumeaux,... Points de non conformités Toute ambiguïté dans l’identification des échantillons primaires entraînent une non-conformité qui peut aboutir à la non réalisation des analyses. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 25 6.2- La fiche de prélèvement Conformément au décret n° 2002-660 du 30 avril 2002 relatif aux conditions de transmission de prélèvements biologiques aux laboratoires d'analyses de biologie médicale, une fiche de prélèvement est mise en place pour chaque type d’échantillon (sang, urine, selles, sperme ou divers. Il est impératif de renseigner l’ensemble des items, tant pour des raisons administratives que cliniques (interprétation des résultats). Comment renseigner la fiche de prélèvement (exemple) : Les noms d’usage et de naissance, prénom, sexe et date de naissance sont à renseigner pour des raisons d’identitovigilance Renseigner les coordonnées et le mode de rendu des résultats Le numéro de sécurité sociale et la caisse sont à renseigner pour que le patient puisse bénéficier du tiers payant. NB le patient devra nous présenter sa carte de mutuelle une fois par an L’horodatage du prélèvement et l’identification du préleveur sont des champs réglementaires. Identifier l’urgence, le prescripteur et les renseignements cliniques nécessaires à l’interprétation. Points de non conformités Toute ambiguïté dans l’identification du patient, toute fiche de prélèvement incomplète, l’absence de prescription, entraînent une non-conformité qui peut aboutir à la non réalisation des analyses. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 26 7-TRANSMETTRE L’ECHANTILLON 7.1-Conservation En dehors des conditions particulières, les échantillons sanguins sont conservés à température ambiante (15-30°C) jusqu’à l’acheminement au laboratoire. Les échantillons d’urines et de selles sont conservés au réfrigérateur (28°C) avant transport. L’acheminement du prélèvement doit être réalisé, sauf exigence spécifique mentionnée ci-après, dans la demi-journée qui suit le prélèvement. Conditions particulières Le catalogue des analyses ci-joint en annexe 2 ainsi que le chapitre « S’ASSURER QUE LES CONDITIONS PRE-ANALYTIQUES SONT RESPECTEES » listent tous les prélèvements et échantillons pour lesquels nous réclamons la réception dans nos locaux avec des délais et des températures de transmission compatibles avec la stabilité des paramètres. Le préleveur doit prendre les dispositions nécessaires pour assurer l’acheminement des échantillons au laboratoire : Anticiper tout prélèvement spécifique. • Fixer l’heure du prélèvement en fonction du passage du coursier, • Faire acheminer l’échantillon directement par le patient ou son entourage, L’importance du report sur la fiche du prélèvement de l’heure du recueil est primordiale pour la qualification du prélèvement. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 27 7.2-Transport Le transport des échantillons doit respecter des règles qui assurent l’intégrité de l’échantillon et la sécurité des personnels. En dehors des conditions particulières, le transport s’effectue à température ambiante (15-25°C). Il doit être le plu s court possible. Evitez de laisser les coffrets et échantillons dans vos véhicules surtout en période de forte chaleur ou de grand froid. Tout échantillon biologique transporté par route doit respecter l’arrêté ADR : Accord européen relatif au transport international des marchandises dangereuses par route. L’échantillon biologique est considéré comme une matière infectieuse de catégorie B. Son emballage doit porter la mention "UN 3373" - Matière infectieuse de catégorie B. Lors de son transport par la route, il doit respecter les instructions d’emballage P650 et notamment être conditionné dans un triple emballage répondant à la norme en vigueur. LES COFFRETS PLASTIQUES QUE NOUS VOUS PROPOSONS REPONDENT A CES EXIGENCES. Une fois qu’ils sont remplis, veiller, à toujours les transporter de manière verticale et idéalement dans un sac isotherme. Ces coffrets sont identifiés au nom de notre laboratoire. Ils ne doivent en aucun cas être dirigés vers un autre laboratoire. Les sachets plastiques remis avec les flacons de recueil répondent également à la réglementation. Une zone externe est dédiée aux documents, qui ne sont pas au contact des échantillons, placés eux à l’intérieur du sachet. REFUS D’ECHANTILLON Tout acheminement d’échantillon, se faisant hors délai ou à une température inadaptée, pourra conduire au refus de son traitement. Il est donc primordial de s’assurer avant l’acte de prélèvement de sa faisabilité en terme d’acheminement, et dans tout cas contraire, d’inciter le patient à réaliser le prélèvement au laboratoire. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 28 7.3-Horaires de passage aux points de collecte COLLECTE SECTEUR N°1 : Tél. Portable du coursier 1 : 06 09 63 02 51 1 seul passage 11h05 11h25 11h45 12h05 12h20 12h35 SAINT-GILLES L’AIGUILLON SUR VIE COEX LE FENOUILLER NOTRE DAME DE RIEZ SAINT HILAIRE DE RIEZ COLLECTE SECTEUR N°2 : Tél. Portable du coursier 2 : 06 11 33 28 23 GIVRAND LA CHAIZE GIRAUD BRETIGNOLLES SUR MER BREM SUR MER 1er passage 10h30 10h15 - 2ème passage 11h45 12h00 12h15 12h30 Ces horaires sont indicatifs, ils peuvent varier en fonction des conditions de circulation BON A SAVOIR Certaines analyses spécialisées sont traitées à Lyon ou à Paris, le transporteur chargé de les acheminer part tous les jours de Saint Gilles vers 11h30, Aussi, les demandes d’analyses spécialisées réceptionnées des tournées du secteur 1 et du secteur 2 ne pourront être acheminées vers le laboratoire sous-traitant que le lendemain, au mieux, après leur enregistrement dans nos locaux. Les vendredi, samedi et veille de férié : Ne pas prélever certains tests qui ne supporteront pas de délai supérieur à 24 heures de conservation avant analyse comme le groupage HLA, les tests génétiques, les lymphocytes CD3, CD4, CD8 et les formules lymphocytaires. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 29 8-RECEPTIONNER LE PRELEVEMENT 8.1- Examens urgents Lorsqu’un examen est urgent : le prescripteur le signale sur l’ordonnance Le préleveur coche la case « URGENT », sur la fiche de prélèvement, Pas d’exigence de jeûne ou d’horaire : Les examens étant prescrits dans le but d’une action rapide face à une éventuelle perturbation majeure, les modalités d’interprétation sont adaptées à l’urgence, Acheminement immédiat au laboratoire afin de traiter les échantillons et communiquer les résultats le plus rapidement possible. 8.2-Stockage des échantillons et ajout d’analyse Le détail du stockage des échantillons est décrit dans un document à disposition du personnel du laboratoire. Dans ce document sont énoncés la température de stockage des échantillons après analyses, les analyses complémentaires éventuellement réalisables, les délais pour prescrire ces analyses complémentaires. Ces informations sont disponibles sur appel au laboratoire. Le prescripteur peut rajouter des examens à une demande après réception des échantillons par le laboratoire, y compris par téléphone, cette information sera tracée par écrit par le laboratoire. Le stockage des échantillons permet également de pouvoir répéter les analyses en cas de : Défaillance analytique d’un automate, défaillance détectée après la validation analytique des résultats, Pour vérification des résultats ou de l’identité inscrite sur le tube. 8.3-Acceptation / refus d’échantillons Des critères réglementaires ou normatifs sont à vérifier à réception des échantillons au laboratoire. Ils vous ont été décrits au fil des pages de ce manuel de prélèvement. Le tableau suivant en présente la synthèse. Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Page 30 Synthèse des critères d’acceptation / de refus des échantillons Critères vérifiés Identification de l’échantillon et/ou de la demande Délais, conditions et température de transport Problème rencontré − Absence de nom ou identification illisible − Absence de prénom, date de naissance et nom de naissance pour un groupe sanguin − Inadéquation entre le contenant et l’analyse demandée − Absence de prénom ou de date de naissance (hors groupes sanguins) − Renseignements cliniques absents ou incomplets − Site anatomique non renseigné pour toute demande d’examen de bactériologie − Document légal absent (attestation de consultation…) − Délai entre le prélèvement et la réception des échantillons non compatible avec la réalisation des analyses − Température de transport non compatible avec la réalisation des analyses − Date et/ou heure de prélèvement non renseignée − Triple emballage non respecté − Conditions d’hygiène non respectées (aiguille non recapuchonée, souillure) − Tube coagulé pour analyse nécessitant du sang total ou du plasma Qualité / Quantité du prélèvement − Hémolyse, lactescence − Volume non respecté ou insuffisant Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 Décision Refus du prélèvement. Acceptation du prélèvement sous réserve d’obtention de l’information (*) Refus du prélèvement. Acceptation du prélèvement sous réserve d’obtention de l’information (*) Acceptation sous réserve d’absence de risque pour le personnel Refus du prélèvement. Demande d’un nouveau prélèvement ou Rendu des résultats sous réserve de la qualité du prélèvement Page 31 (*): Si il y a incertitude quant à l'identification de l’échantillon, et en cas d'instabilité des analytes de l’échantillon primaire, ou dans le cas d'un échantillon primaire irremplaçable ou critique, le laboratoire procède à l'analyse, mais ne délivre le résultat qu'après avoir obtenu du médecin prescripteur ou de la personne responsable du prélèvement la confirmation qu'il/elle assume la responsabilité de l'identification et qu'il/elle fournisse les informations nécessaires. Le nom de la personne responsable est reporté sur le compte rendu des résultats. Une fiche de non-conformité pourra être ouverte. Elle pourra être adressée à l’auteur de la non-conformité. 8.4 Le rendu des résultats : Délais : Se référer à la liste des analyses et conditions particulières annexées à ce document ou sur le site internet. Modalités : Tous résultats transmis au patient ou au prescripteur est validé par un biologiste médical. Le patient et le prescripteur sont destinataires d’un exemplaire. Un certain nombre de cas spécifiques (mineurs, compagnie d’assurances, autorités judiciaires…) nécessitent des conditions particulières. Les modalités sont précisées au patient. Les résultats sont communiqués sous format papier ou électronique (Fax, HPRIM ou via le serveur de résultats). NB : Le serveur de résultats est une fonctionnalité offerte aux patients, prescripteurs et préleveurs depuis le mois de mars 2014. Contactez-nous pour plus d’informations. 9-AUTRES MISSIONS DU LABORATOIRE Le laboratoire et notamment les biologistes ont une mission de conseil, tant auprès des médecins pour la prescription des analyses et l’interprétation des résultats, que des préleveurs externes pour les différentes techniques de prélèvement, ou bien des patients pour une aide à la compréhension de leurs résultats. Ils participent également à certaines instances au sein des établissements de santé (CLIN…). 10- ANNEXES ANALYSES LES PLUS FREQUENTES, TUBES PARTICULIERES (Fascicule indépendant C2-FI-004). ET Manuel de prélèvement des échantillons primaires CVF BIOLAB Juillet 2014 CONDITIONS Page 32