Règlement intérieur de location de salles du Forum de Nivillac

Règlement intérieur
de location de salles du Forum de Nivillac
1) La location des salles du Forum Nivillac est possible de 8 heures à 2 heures du matin.
Les manifestations à caractère exceptionnel peuvent dépasser l’horaire. Dans ce cas il sera appliqué une
majoration de 10 % des tarifs par heure dépassée sur le montant de la location des locaux.
2) L’installation du matériel est assurée par l’organisateur et après la manifestation l’organisateur devra tout
remettre en place, même si le nettoyage est prévu par le personnel de la commune.
3) Les organisateurs des locations doivent vérifier le nombre d’entrées. Il est interdit de dépasser la capacité
des salles :
-
le théâtre
- 403 places
-
l’espace forum
- 210 places
-
la salle polyvalente
- 447 places
Pour respecter l’interdiction absolue d’entrer dans le théâtre avec de la nourriture, des bonbons, de la
boisson et chewing-gum, l’organisateur est tenu de contrôler l’entrée pendant l’entracte / particulièrement
pendant les manifestations avec les enfants /.
Pour veiller à la concentration des artistes et à l’attention des autres spectateurs voici quelques précisions
utiles:
- Une fois le spectacle commencé, l’accès au théâtre ne sera plus possible,
- Il faut éviter de quitter la salle avant la fin du spectacle,
- Éteindre les téléphones portables,
- Ne pas prendre de photos ni filmer pendant le spectacle sans autorisation de l’organisateur.
4) Les prix de la location des salles sont revus chaque année par décision du Conseil Municipal.
5) L’organisateur peut utiliser le parking place de l’église. Pour les grandes manifestations nous vous
conseillons d’utiliser le parking derrière le Forum Nivillac. Il est interdit de stationner à côté de la route. Un
fléchage doit être mis en place par l’organisateur.
6) Les personnes handicapées peuvent accéder à l’entrée du Forum par la rampe d’accès est (devant l’école
maternelle) ou à la salle du théâtre par la porte du studio située à l’arrière du Forum, conformément à la
signalisation.
7) Il est strictement interdit de fumer dans toutes les salles, les mégots de cigarettes doivent être jetés dans
les bacs extérieurs près de l’entrée principale… et non pas parterre.
8) La consommation de boissons alcoolisées est interdite 1 heure avant la fermeture du complexe, soit à 1
heure du matin au plus tard. Lors d’un concert, les boissons seront servies impérativement dans des
gobelets en matière plastique ou cartonnée. Les contenants en verre ou métalliques sont interdits dans les
locaux loués.
9) Il faut laisser les issues de secours libres.
10) Le téléphone situé dans l’espace forum ne peut être utilisé que pour les appels de secours.
11) Une trousse de premiers secours, située à coté du bar est à la disposition de l’organisateur.
12) Le nettoyage qui est assuré par l’organisateur comprend :
 le balayage du parquet (pas de lavage du parquet !),
 le balayage et lavage du carrelage,
 le nettoyage des toilettes (Abattants, cuvettes, carrelage, lavabos, corbeilles),
 le nettoyage des tables et des chaises,
 le balayage de l’entrée et des escaliers extérieurs
 le nettoyage des abords (Parkings et espaces verts)
La commune se réserve le droit de faire effectuer les travaux de nettoyage aux frais du locataire si le
nettoyage n’est pas fait convenablement, y compris les sanitaires.
Le nettoyage du théâtre / uniquement / est fait par la commune.
Le traiteur devra nettoyer le grand four après utilisation, la chambre froide, les éviers ainsi que le sol de la
cuisine et de la laverie si utilisation.
Fait à Nivillac, le 03/10/2013
Les sacs plastiques avec les ordures et les bouteilles doivent être déposés dans les containers qui sont
situés dans le local poubelle à côté de la laverie. Tout le nécessaire pour l’entretien (balais, serpillières,
produits, seaux, etc.) est à la disposition de l’organisateur.
13) Un état des lieux est effectué avec un membre de l’équipe du Forum Nivillac avant et après la
manifestation lors de la remise des clés.
14) L’organisateur devra veiller à la bonne utilisation des lieux et du matériel et suivre les consignes
suivantes:
 ne rien modifier dans la distribution des locaux,
 aucune forme de violence ne doit être tolérée,
 une tenue correcte est exigée,
 interdiction de faire du commerce dans l’enceinte du bâtiment et en dehors,
 utiliser les extincteurs et organiser l'évacuation par les issues de secours en cas d’incendie,
 observer les consignes de sécurité.
 Vérifier la fermeture de toutes les portes, notamment les portes anti-paniques.
15) Sont interdits:
 l’utilisation des confettis,
 les bruits gênants,
 les pétards ou autres pièces d’artifice.
Les organisateurs doivent prendre toutes précautions pour que le voisinage ne soit pas troublé par
les bruits émanant du Forum. Il est interdit de déposer les bouteilles vides dans les containers après
22H00. Passé cette heure, l’organisateur devra ramener son verre. Il doit également surveiller pendant la
durée de la manifestation les abords immédiats du Forum particulièrement les espaces verts.
16) Les fournisseurs devront prendre contact avec le responsable du Forum pour les jours et heures de
livraison.
17) Lors d’un concert, l’organisateur doit prévoir un service de sécurité composé de personnels capables de
canaliser mouvements de foule et habitués à ce type de manifestation. Une équipe de secouristes sera
également présente sur les lieux. Une surveillance accrue doit être effectuée dans la salle et aux abords
de celle-ci en vue d’assurer la sécurité des personnes et des biens.
Règlement
Le règlement de la location s’effectue comme suit : 50% du montant de la location en acompte à la date de
réservation et 50% à la remise des clés avant la manifestation. L’acompte ne sera restitué qu’en cas
d’annulation de réservation pour force majeure (maladie grave, décès…). La restitution s’effectuera
uniquement par mandat administratif.
Caution
En garantie des dommages éventuels, une caution est demandée (montant indiqué sur le devis)
sous forme de chèque à l’ordre du Trésor public. Elle sera déposée à la remise des clés d’entrée, sans être
encaissée, et sera consignée dans un registre extra comptable avec la signature de l’organisateur. Le chèque
de caution sera restitué à la remise des clés après l’état des lieux de sortie. En cas de dommages
occasionnés, celui-ci sera conservé jusqu’au remboursement émis par l’assurance ou sera encaissé lorsqu’il
aura été détenu plus de 30 jours.
Si le cautionnaire est différent du titulaire du contrat de location, celui-ci devra co-signer le règlement et les
conditions nommées ci-dessus s’appliqueront à lui en cas de déficience du locataire.
Assurance
L’organisateur déclare avoir souscrit une assurance de responsabilité civile avec extension de
garantie dommage aux biens confiés (sinistres et/ou dégradations), couvrant aussi les invités.
Une photocopie de l’attestation délivrée par l’assureur sera déposée avec le devis signé.
Le présent document dûment signé
est à retourner
au Forum Nivillac.
Les clés des salles seront remises la
veille de la manifestation.
L’organisateur
Le cautionnaire
(Si différent de l’organisateur)
Le directeur du Forum
Frédéric VASSE
Fait à Nivillac, le 03/10/2013