theme : prise en main des normes archvistiques

Transcription

JOURNEES D’ETUDES DE L’ASSOCIATION POUR LE
DEVELOPPEMENT DES ACTIVITES DOCUMENTAIRES AU
BENIN
THEME : PRISE EN MAIN DES NORMES
ARCHVISTIQUES
PRESENTE PAR
Eloïse DEDEGBE-ZOUNHON
Archiviste, Administrateur/Conseiller culturel
Spécialiste en Communication publique et organisationnelle
Le 17 Septembre 2011
Journée d’Etude de l’ADADB sur le thème : la prise en main des normes archivistiques
PLAN
INTRODUCTION
I – DEFINTION DES CONCEPTS
A – Définition d’une norme
B – Définition de la normalisation
C- Les critères d’identification d’une norme
II –LES DIFFERENTES CATEGORIES NORMES ET LEUR ROLE
A – Utilité ou rôle des normes
B – Les différentes catégories de normes
C – Quelques exemples de normes
III – HISTORIQUE ET IMPORTANCE ORGANISMES DE
NORMALISATION EN ARCHIVISTIQUE
A – Historique de la normalisation
B – Importance de la normalisation des archives
C – Les organismes de normalisation
IV – PRATIQUE DE LA NORMALISATION
A- Les procédures d’élaboration d’une norme
B- Importance de l’utilisation d’une norme
C- Présentation de la structure des normes archivistiques :
cas de la norme ISDF
CONCLUSION
2
Communication présentée par Eloïse DEDEGBE-ZOUNHON
INTRODUCTION
Depuis des millénaires, les hommes ont senti la nécessité d’organiser leur
secteur d’activité afin avoir les mêmes niveaux de compréhension, les
mêmes manières d’aborder les situations, les mêmes manières de
procéder et d’aboutir à des résultats communs escomptés. L’utilisation de
règles fonctionnelles ou de prescriptions techniques relatives à des
produits ou à des activités s’est alors révélée incontournable.
L’utilisation de pratiques communes pour des résultats communs et de
qualité a amené les différentes institutions patrimoniales à se rendre
compte de nécessité de se rencontrer, de discuter et de s’entendre sur le
minimum de compréhension à avoir sur les aspects techniques de leur
secteur d’activité de façon à le rendre davantage opérationnel.
C’est ce même souci qui a guidé les professionnels du secteur des
archives, qui dans un premier temps, été confrontés à d’énormes
difficultés car ils ne voyaient comment mettre dans des cadres rigides les
œuvres
de
l’esprit
que
sont
pour
bon
nombre
d’archivistes,
les
instruments de recherche par exemple. Mais avec le temps, ces problèmes
ont connu un début de solution et les professionnels ont fini par accepter
de se plier à une certaine homogénéisation de leurs pratiques. Ce n’est
donc qu’au début des années 90 que les préoccupations relatives à la
normalisation ont fait jour en archivistique ;
ces préoccupations sont
depuis peu devenues celles de presque tous les instants, car avec
l’influence de la mondialisation et du besoin impérieux de se conformer à
ses exigences, la nécessité de normaliser est devenue plus évidente. Des
normes ont alors développé pour répondre à des besoins spécifiques et
sont relatives, soit à la description des documents, soit à la description
des fonctions, soit à l’identification des institutions de conservation, soit
encore à la description des institutions de conservation des archives etc…
La normalisation est enfin devenue la seule voie technique d’échanges et
de partages aisés et fiables des informations.
3
I – DEFINTION DES CONCEPTS
Qu’est-ce qu’une norme ?
Une norme, du latin norma
(« équerre, règle ») désigne un état
habituellement répandu ou un moyen considéré le plus souvent comme
une règle à suivre. De façon générale, le terme "normes" désigne les
règles, conventions et principes directeurs de toute nature à suivre. Ce
terme désigne un ensemble de caractéristiques décrivant un objet, un
être, virtuel ou non. Tout ce qui entre dans une norme est considéré
comme « normal », alors que ce qui en sort est « anormal ».
Déjà en 1946, Jacques Maily, l'un des premiers auteurs à avoir effectué un
travail juridique sur la normalisation, précise que : " Normaliser, c'est
simplifier,
unifier,
spécifier.
Les
deux
premières
opérations
conduisent à une normalisation des dimensions, la dernière, est
d'ordre qualitatif. "
La norme est donc un ensemble de règles fonctionnelles ou de
prescriptions techniques relatives à des produits ou à des activités,
établies par consensus entre spécialistes ou experts d’un domaine donné.
Ces règles fonctionnelles sont consignées dans un document produit par
une autorité légitime.
Les normes sont également des lignes directrices reflétant un consensus
d'associations commerciales ou d'organismes industriels, professionnels
ou gouvernementaux, reconnus au plan national ou au plan international
sur des produits, des pratiques ou des opérations. La norme résulte d’un
consensus entre des personnes les plus averties, les plus expertes dans
un domaine donné, et dont l’expérience, la formation et les intérêts
peuvent être très divers.
Définition de la norme par la l’ISO et CEI
L'ISO
se
définit
comme
(the
International
Organization
for
Standardization ou l’Organisation Internationale de Normalisation). La CEI
4
ou IEC en anglais (Commission électrotechnique internationale ou
International
Electrotechnical
Commission,
est
l’organisation
internationale de normalisation chargée des domaines de l'électricité, de
l'électronique et des techniques connexes. L'ISO et la CEI sont deux
structures complémentaires en matière de normalisation.
L’ISO et la CEI définissent la norme
comme étant : un « document
établi par consensus et approuvé par un organisme reconnu, qui
fournit, pour des usages communs et répétés, des règles, des
lignes directrices ou des caractéristiques, pour des activités ou
leurs résultats garantissant un niveau d'ordre optimal dans un
contexte donné. »
La norme est donc un document de référence sur un sujet donné. Dans ce
document est consigné des informations relatives à l'état de la science, de
la technologie et des savoir-faire dans un secteur d’activité donné au
moment de la rédaction.
Les normes sont élaborées par des experts travaillant au sein d'une
association professionnelle ou dans une institution ; l’archivistique par
exemple. Leur élaboration peut commencer par l'identification par un
individu du besoin d'une norme pour renseigner ou gérer un aspect de la
pratique archivistique. Les normes sont aussi élaborées par d'autres
professions ; ou elles peuvent être développées par secteur. Une norme
est enfin le résultat d'un consensus élaboré par un processus dit de
normalisation.
B - Définition de la normalisation
La normalisation désigne le procédé de standardisation d’un système.
C’est un processus qui atteste de l’existence et de la reconnaissance
nationale et internationale d’une norme puis de sa crédibilité.
5
C - Critères de considération d’une norme
La norme fait appel à la notion du pouvoir et à la loi de la majorité. En
effet, pour qu'une norme, une règle de vie entre en vigueur dans une
société, elle doit être acceptée par la majorité (loi du plus grand nombre)
ou imposée par un pouvoir. Pour être considéré comme une norme, le
document doit remplir deux conditions essentielles :

les moyens et méthodes décrits doivent être reproductibles en
utilisant et respectant les conditions qui sont indiqués,

la norme doit avoir reçu la reconnaissance de tous ; c’est-à dire que
tous les utilisateurs ou tous ceux qui l’ont testé doivent être
convaincus de sa fonctionnalité. Elle doit alors être incontestable.
Dans le cas général, un fabricant ou un prestataire de service n'est pas
obligé de suivre une norme. Elles peuvent cependant être imposées par
un donneur d’ordre pour la réalisation d’un contrat. Dans certains cas, le
droit peut imposer l'utilisation d'une norme industrielle (par exemple
normes pour les installations électriques, les jouets pour enfants, les
appareils à pression, les normes pour la fabrication des appareils
électroménagers, les normes pour la fabrication des chaussures etc…).
II – LES DIFFERENTES CATEGORIES NORMES ET LEUR
ROLE
A - Utilité ou rôle des normes
Les normes fixent des définitions, des dimensions, des procédures,
intéressant des produits ou des services. En termes d’utilité nous pouvons
dire pour l’essentiel que :
La norme rend compte de la qualité ou de la spécification d’un objet
ou un processus peut être testé ou mesuré ;
L’utilisation de normes garantit aux utilisateurs que les procédures
et les produits répondant à des exigences résultant de ce consensus
6
d’experts, sont dignes de confiance, sont uniformes et peuvent être
reproduits à volonté ;
La norme permet de décrire une entité archivistique grâce à
l’identification, à la hiérarchisation et à l’individualisation des
informations pertinentes ;
La norme est un référentiel incontestable commun (parce que ayant
été accepté et attesté par le plus grand nombre) qui offre des
solutions techniques et commerciales.
Les normes sont utilisées pour simplifier les relations contractuelles.
La norme est enfin l’instrument nécessaire à la conception de
nouveaux outils informatiques. Les normes apparaissent aujourd’hui
comme le meilleur outil pour appliquer concrètement dans chaque
domaine de compétence.
Les différentes catégories de normes
On distingue quatre catégories de normes :
Les normes fondamentales : elles donnent les règles en matière
de terminologie, sigles, symboles, métrologie (ISO 31 : grandeurs et
unités) ;
Les normes de spécifications qui indiquent les caractéristiques et
les seuils de performance d'un produit ou d'un service ;
Les normes d'analyse et d'essais qui présentent les méthodes et
les moyens nécessaires pour la réalisation d'un essai sur un produit
et enfin
Les normes d'organisation qui elles, décrivent les fonctions et les
relations organisationnelles à l'intérieur d'une entité.
C – Quelques exemples de normes
Il existe des normes dans plusieurs domaines d’activité
à savoir les
domaines de la linguistique, du livre et de la bibliographie, le domaine de
l’industriel, la mécanique, le domaine architectural, celui de la géographie,
le domaine des archives, celui de la technologie de l’information et de la
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communication etc… Les normes sont élaborées soit par des organismes
nationaux ou des organismes internationaux.
Quelques normes du Conseil international des archives (CIA):
Nous pouvons retenir entre autres normes, les normes ci-après :

La norme ISAD(G) pour la description des documents d’archives,

La norme ISAD(G): Norme générale et internationale de description
archivistique - Deuxième édition ;

La norme ISAAR (CPF) : Norme Internationale sur les notices
d’autorité utilisées pour les Archives relatives aux collectivités, aux
personnes ou aux familles, 2ème édition ;

La norme ISAAR(CPF) pour les producteurs d’archives,

La norme ISDF pour la description des fonctions des producteurs,

La norme ISDIAH pour la description des institutions de
conservation : il s’agit ici des rôles respectifs et de la procédure de
mise en œuvre de la norme à partir de cas concrets, les
perspectives d’évolution ont aussi été abordées.
Quelques normes ISO
La norme ISO 690 relative aux références bibliographiques ;
La norme ISO 15489 sur le records management
La norme ISO 2108 par rapport au Numéro international normalisé
du livre (ISBN) ;
La norme ISO 3297 relatif au Numéro ISS ;
La norme ISO 23081-1 2006 : Information et documentation :
processus de gestion des enregistrements ;
La norme ISO 15489 : elle constitue une directive pour la gestion
des documents des organisations tant privées que publiques afin de
garantir que tous les documents d'archives (records) bénéficient de
l’attention et de la protection appropriées, et que leurs valeurs de
8
preuve et d’information sont susceptibles d’être mises en évidence
plus efficacement et plus facilement, en ayant recours à des
pratiques et procédures normalisées.
III – HISTORIQUE ET IMPORTANCE ORGANISMES DE
NORMALISATION EN ARCHIVISTIQUE
A – Historique de la normalisation
La
normalisation
électrotechnique
électrotechnique
internationale
avec
la
a
création,
internationale
commencé
en
(CEI).
1906,
dans
de
Les
la
le
domaine
Commission
premiers
travaux
fondamentaux dans d’autres domaines furent entrepris par la Fédération
internationale des associations nationales de normalisation (ISA), créée en
1926. Les Etats-Unis sont alors le seul pays à disposer d'un système de
normalisation documentaire efficace.
Pendant ce temps déjà en bibliothéconomie, avec la Révolution française,
l'histoire des normes documentaires a pris corps avec les tentatives
d'organiser un catalogue collectif national. Après 1918, naissaient alors les
premiers organismes de normalisation : la France se dote d'organismes de
normalisation
Standardisation,
nationaux
puis
avec
avec
la
Commission
l'Association
Française
Permanente
de
de
Normalisation
(AFNOR) en 1926, sans toutefois parvenir à mettre en place un système
efficace. Dans le même temps, les associations de bibliothécaires unissent
leurs efforts, sans recourir à l'aide des états, pour créer la Fédération
Internationale des Bibliothécaires en 1929. De leur côté, documentalistes
et éditeurs fesaient de même.
Après la seconde guerre mondiale, à la suite d’une réunion tenue à
Londres en 1946, les délégués de 25 pays décidèrent de créer une
nouvelle organisation internationale dont l’objet serait de faciliter la
coordination et l’unification internationales des normes industrielles. La
9
nouvelle organisation, ISO, fut ainsi créée puis entra officiellement en
fonction le 23 février 1947.
La méthode utilisée par l’UNESCO et l’ISO est faite de pragmatisme, de
prudence et de concertation, ce qui a permis d'élaborer un réseau de
normes internationales afin de réagir promptement aux problèmes posés
par les nouveaux supports et la révolution de l'informatique. Toutefois les
normes restent susceptibles d'évoluer pour s'adapter à toute nouvelle
évolution technique.
Les premiers efforts de normalisation furent observés au niveau des
bibliothèques et dans les années 1980, dans les pays anglo-saxons. Ce
n’est qu’en 1986 que les normes de description en archivistique se sont
révélées indispensables. Les archives ont très tardivement enclenché le
processus de normalisation des documents qu’ils considéraient comme des
œuvres de l’esprit et pour lesquels il leur a été pendant longtemps difficile
de définir les contours.
B - Importance de la normalisation
La recherche de la qualité, de la compatibilité et de la sécurité sont les
éléments de motivations
ainsi que les objectifs de la normalisation. La
normalisation permet donc :
d’établir des niveaux d’uniformité, de conformité et de qualité
évaluables ou mesurables ;
Avec l’évolution technologique, seule l'introduction de normes, de
politiques et de procédures permet aux documents générés par les
organisations d’assurer :
 la continuité dans la gestion,
 de
satisfaire
aux
exigences
de
leur
environnement
réglementaire et enfin
 d’assumer leurs responsabilités.
En archivistique (seul un haut degré de normalisation) permet aux
systèmes
de
gestion
des
dossiers
mis
en
œuvre
10
dans
les
organisations de respecter les quatre caractéristiques indispensables
à savoir : être fiable, être intègre, conforme et systématique,
La normalisation en archivistique rend possible le respect des
exigences de ces caractéristiques qui garantissent la gestion des
dossiers ou des documents d’archives :
1 - La Fiabilité : la crédibilité à donner à la gestion des
dossiers doit reposer sur des caractéristiques qui doivent :
permettre
dans un premier
classification
et
temps
l’identification
documents et des métadonnées
de
l’intégration,
l’ensemble
la
des
produits ou reçus par
l’organisation au cours de ses activités puis ;
protéger les documents et leurs métadonnées contre
toute modification ou élimination abusive.
En un mot, on devrait s’assurer que l’ensemble des documents d’archives
sont pris en compte dans leur intégralité et ils sont protégés contre toute
destruction abusive.
2 - L’Intégrité : elle est relative à une gestion des dossiers
qui devrait assurer :
la protection des documents essentiels à la bonne
marche et à la survie de l’organisation en cas de
sinistre ;
le contrôle de la circulation et de l’accès aux documents.
3 - La Conformité : il est ici question du respect de la
réglementation
(interne
et
externe)
dans
lequel
évolue
l’organisation. On devra donc tenir compte des exigences des
règlements, des politiques et procédures en vigueur au sein de
l’organisation et de l’ensemble des textes législatifs existants.
4 - La Systématisation :une gestion « systématique » des
dossiers devrait assurer le traitement complet des documents
11
dès leur création ou leur réception par l’organisation. Cette
opération passe par :
l’identification du document (typologie des documents) ;
l’intégration du document dans le dossier auquel il réfère
(le principe du respect des fonds) ;
la détermination du délai de conservation et du sort final
du dossier (tr,i élimination, conservation) ;
la localisation du dossier au stade courant, intermédiaire
et, le cas échéant, définitif (bureau, dépôt d’archives
intermédiaires, institution d’archives définitives).
C - Les Organismes de normalisation
Les organismes de normalisation peuvent être constitués soit par des
États, soit par des consortiums internationaux de professionnels. En
Europe, la norme émane des organismes officiels de normalisation. Les
organismes de normalisation sont des organismes reconnus au niveau
national ou international.
Quelques organismes de normalisation
Il existe des organismes nationaux et internationaux de normalisation
parmi lesquels nous pouvons citer :
Les Organismes internationaux de normalisation :
La CEI : Commission électrotechnique internationale ;
Le CEN : Comité européen de normalisation ;
L’ISO : L'Organisation internationale de normalisation,
Les comités techniques (TC) et les Sous-comités (SC). Les
plus importants dans les domaines des archives et de la
documentation sont :
les JTC1 à savoir le Joint Technical Committee spécialisé en
Technologie de l’information, TC37 (Terminologie), TC42
(préservation des informations électroniques) ;
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le comité technique 46 (Information et Documentation)
constitué
pour
touchant
au
examiner
domaine
et
de
normaliser
les
l’information
pratiques
et
de
la
documentation. Ce comité aborde des sujets tels que la
conversion
des
langues
écrites,
la
terminologie,
la
modélisation conceptuelle des données, les réseaux et
interconnexions,
l’information,
les
la
documents,
la
méthodes
et
numérotation
et
structure
moyens
d’accès
l’identification
logique
et
physique
à
des
de
l’information, l’évaluation des résultats, la conservation des
documents (papier, encres, conditions de conservation,
reliure,
boîtes
d’archives,
exposition
de
documents
graphiques), l’évaluation de l’état physique des fonds et le
Records management ou la gestion des archives courantes
et intermédiaires
le
comité
technique
171
(applications
en
imagerie
documentaire) ;
Le JTC1, unique (Joint Technical Committee) de l’ISO et de
l’IEC (organisme de normalisation international dans le
domaine de l’électricité), contient le sous-comité 23 (SC23)
qui
traite
des
supports
optiques
pour
l’échange
d’information. Le SC33 traite des Services de distribution
d’applications.
Le CIA : Conseil International des Archives est une
organisation professionnelle mondiale de la communauté
archivistique qui a pour but de promouvoir la préservation, le
développement et l’utilisation du patrimoine archivistique
mondial. Le CIA est de plus en plus impliqué dans la rédaction
de
normes. Plusieurs
de
ses
comités y travaillent,
en
particulier sur les normes de description (ICA/CDS). Le CIA
collabore
avec
des
organisations
intergouvernementales
13
comme l’UNESCO et le Conseil de l’Europe à travers le
Programme général d’information (PGI) de l’UNESCO, destiné
à promouvoir l’importance de la gestion des archives dans
l’organisation et l’administration des systèmes d’information.
Avec le thème axé sur la «promotion et diffusion de méthodes,
de règles et de normes pour le traitement de l’information»,
ce
programme
(PGI)
œuvre
pour
la
normalisation
en
archivistique.
CENELEC : Comité Européen de Normalisation Electronique ;
Les organisations pour l’internet : l’outil internet est de plus
en plus utilisé de nos jours et les archivistes ne sont pas restés
en marge de cette technologie ; c’est pourquoi des normes en ce
domaine sont peu à peu définies grâce aux travaux de trois
grandes
associations
internationales
telles
que
l’Internet
Engineering Task Force (IETF) ; l’Internet Society (ISOC)
et l’Internet Engineering Steering Group. Les normes sont
élaborées par l’IETF, elles sont examinées par l’Internet
Engineering Steering Group qui en réfère aussi à l’Internet
Architecture Board et sont promulguées par l’ISOC comme
normes internationales.
Les Organismes nationaux de normalisation :
En France nous avons :
AFNOR :
L’Association
française
de
normalisation
est
responsable de la production de normes françaises et des
versions françaises des normes internationales applicables à
divers secteurs d’activité. Les commissions générales (CG) et
comités nationaux (CN) de l’AFNOR sont des structures miroirs
des Technical Comitees (TC) et de leurs Sub-Comitees (SC) au
sein de l’ISO. ; plusieurs commissions générales existent dans
14
le domaine des archives mais la plus importante est la CG
« information et Documentation »
Au Canada nous avons :
CGSB : Le Canadian General Standards Board ou Office
des normes générales du Canada (ONGC), organisation
gouvernementale de rédaction de normes, coexiste avec des
organisations non-gouvernementales comme l’Association
canadienne de normalisation et la Canadian Information
and Image Management Society (CIIMS). Le Canada est
représenté au sein de l’ISO par le Conseil canadien des
normes (CCN).
Aux Etats-Unis plusieurs organisations existent parmi lesquelles
nous pouvons citer :
ANSI : American National Standards Institute ; membre
fondateur de l’ISO
NISO : National Information Standards Organization, qui est
l’association de développement des normes dans le domaine de
l’information ;
AIIM : L’Association for Information and Image Management
International (AIIM) conduit des projets pour l’industrie de la
gestion électronique des documents ;
AES : L’Audio Engineering Society se consacre à la technologie
de l’audio-visuel ;
NCITS : Le National Committee for Information Technology
Standards élabore des normes pour le multimedia (MPEG/JPEG),
la communication entre systèmes d’information, le stockage des
données, la sécurité, les langages de programmation.
ASTM International : American society for testing and material
travaille sur le papier et les produits papier ;
BSI : British Standards Institute ;
DIN : Deutsches Institut für Normung ;
15
NBN : Institut belge de normalisation ;
JSA : Japanese Standards Association.
IV – PRATIQUE DE LA NORMALISATION
Processus d'élaboration d'une norme
Les normes archivistiques sont élaborées par des experts travaillant au
sein
d'une
association
professionnelle
ou
dans
une
institution
archivistique. Leur élaboration peut commencer par l'identification par un
individu du besoin d'une norme pour renseigner ou gérer un aspect de la
pratique archivistique.
L’élaboration des normes archivistiques commence donc d’abord par
l’élaboration
de
bonnes
pratiques
dans
le
domaine.
Les
bonnes
pratiques sont des techniques ou des méthodologies qui, par l'expérience
et/ou la recherche, se sont révélées fiables pour atteindre un résultat
souhaité.
Les bonnes pratiques sont élaborées par les mêmes groupes et individus
tels que les associations professionnelles, les professionnels travaillant
dans une institution ou à la Direction des archives nationales. Ce
document
contenant
les bonnes pratiques archivistiques relatives à la
pratique archivistique est porté à l'attention du Comité des normes et
bonnes pratiques (CBPS), organisme professionnel chargé du suivi et
de l'élaboration des normes et des bonnes pratiques et de toute activité
apparentée au sein de l’ICA. Si elles sont considérées comme utiles pour
les professionnels des archives, elles sont enregistrées dans la base de
données des normes. Elles servent de guides ou de modèles.
Suite à la réalisation des normes de description, toutes les activités
professionnelles et apparentées susceptibles de bénéficier de l'élaboration
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de normes et de bonnes pratiques, tels que l'évaluation des archives, la
législation
Archipaedia,
archivistique,
les
les
bâtiments
dictionnaires,
d'archives,
le
etc…
glossaire
multilingue
ont
l’objet
fait
de
normalisation archivistique.
Processus d'élaboration d'une norme ISO suivant Directive
ISO/CEI
L'élaboration d'une norme ISO est divisée en plusieurs étapes. Les
éléments de base de ce processus sont les comités techniques (TC) ou
leurs sous comité (SC). Le bureau technique de l'ISO est divisé en environ
200 comités techniques comme par exemple : le TC 216 chaussure, le TC
148 machine à coudre, le TC 176 Management et assurance de la qualité
etc…) dont le rôle principal est l’élaboration des normes. Les différentes
étapes du processus de l’élaboration d’une norme sont les suivantes :
1ère étape : la phase Proposition de la norme
Une proposition de rédaction ou de révision d’une norme est rédigée à
partir d’une demande d’un organisme national adhérent à l’ISO, d’un
comité technique ou d’un sous-comité technique, du secrétariat général de
l’ISO ou d’une organisation en liaison avec l’ISO. Cette proposition est en
général effectuée parce qu’un besoin a été exprimé par un secteur
d’activité.
2ème étape : la phase de la préparation de la norme
C’est la phase de rédaction proprement dite. À partir de la proposition, le
Comité Technique (TC) ou le Sous-comité (SC) forme un groupe de travail
(WG) constitué d’un chef de projet et d’experts nommés par les comités
nationaux. Ce groupe de travail rédige le projet de norme qui est appelé
CD (Comittee Draft : projet de comité).
3ème étape : le projet du Comité
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C’est le stade principal où les observations et les remarques des
organismes nationaux sont prises en compte. C’est une phase de
recherche de consensus. Le secrétariat du comité fait parvenir aux
comités nationaux et aux participants le projet. Les comités disposent de
trois mois pour émettre des observations et peser sur le contenu de la
future norme.
A partir des résultats de la consultation et sur la base du consensus, le
secrétariat du comité peut :

proposer
un
projet
révisé
aux
observations
des
organismes
nationaux ;

examiner le projet en réunion et enfin

valider le projet et le faire avancer au stade suivant.
Le procédé est itératif jusqu’à obtention d’un consensus. Une fois, le
projet validé, il est appelé DIS, le document porte la référence ISO/DIS
XXXX.
4ème étape : la phase de l’enquête
Le projet dénommé « DIS » est diffusé aux comités nationaux qui
disposent de cinq mois pour voter (positivement, négativement ou
abstention) et émettre des observations. Le vote positif peut être
accompagné d’observations (souvent rédactionnelles). Le vote négatif doit
être systématiquement accompagné de remarques techniques. Dans le
cas contraire, le vote sera rejeté.
Le projet est adopté si une majorité des deux tiers des votes exprimés
sont favorables et si les votes défavorables ne dépassent pas le quart des
votes exprimés. S’il n’y a aucun vote négatif, la norme est alors publiée.
Si le projet est adopté et qu’il y a cependant des votes négatifs, il doit
passer par un stade d’approbation. Le projet DIS validé devient un projet
FDIS : ISO/FDIS XXXX.
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En cas de vote défavorable, le secrétariat peut soit diffuser un projet
révisé pour vote au stade enquête, soit renvoyer un projet en comité ou
examiner le projet en réunion.
5ème étape : la phase de l’approbation de la norme
Le projet FDIS est de nouveau soumis pour une durée de trois mois au
vote des organismes nationaux. Avec les mêmes règles que pour le stade
de l’enquête. Le projet est soit adopté et envoyé à la publication, soit
renvoyé en comité pour réexamen. Le comité peut alors décider soit de
proposer un nouveau projet, soit d’annuler le projet.
19
Procédure d’élaboration d'une norme : l'exemple des normes internationales ISO
20
STRUCTURE ET UTILISATION DE LA NORME
La norme comprend 23 éléments répartis en 4 zones de description.
Comme pour les autres normes du Conseil international des archives, la
numérotation des éléments dans la norme est purement indicative et ne
doit pas être utilisée pour prescrire l’ordre ou la structure de fonctions. De
même, seuls trois des 33 éléments sont considérés comme essentiels pour
l’échange des informations : le type et la ou les forme(s) autorisée(s) de
nom de la fonction (dans la zone d’identification) ainsi que l’identifiant de
la description de fonction (dans la zone du contrôle de la description). Les
dates ne sont pas obligatoires. Si une fonction se poursuit, aucune date de
fin n’est requise.
Présentation de la structure de la norme ISDF
1 - LA ZONE D’IDENTIFICATION
Elle sert à identifier de manière unique la fonction en cours de description
et à définir un point d’accès normalisé. Elle comprend les cinq éléments ciaprès :
1 – le Type : on devra indiquer si la description est une fonction ou
une de ses subdivisions (sous-fonction, procédure
opérationnelle, activité, tâche ou transaction) ;
2 - la ou les Forme(s) autorisée(s) de nom : établir un point
d’accès normalisé qui identifie de manière univoque la fonction
décrite.
3 – la ou les Forme(s) parallèle(s) de nom : indiquer les
différentes formes sous lesquelles la(les) forme(s) autorisée(s)
de nom apparaissent dans d’autres langues et systèmes
d’écriture.
4 - la ou les Autre(s) forme(s) de nom : indiquer tout autre nom
pour la fonction décrite et enfin
5 - Classification : classer la fonction conformément à un cadre de
classement.
21
2 - LA ZONE DE CONTEXTE
Cette zone contient les informations propres à la nature et au contexte de
la fonction décrite. Elle est composée des éléments suivants :
1 – les Dates :il s’agira d’identifier la date ou les dates extrêmes de
la fonction ;
2 - la Description : fournir des informations sur les finalités de la
Fonction ;
3 - l’Histoire : on devra donner un résumé de l’histoire de la
Fonction et enfin
4 - la Législation : identifier la base légale de la fonction.
3 – LA ZONE DES RELATIONS
La zone des relations sert à enregistrer et à décrire les relations avec
d’autres fonctions. Elle contient cinq éléments répétables à chaque fois
que l’on veut créer une relation avec une autre fonction :
1 – la Forme de nom autorisée/Identifiant de la fonction
associée : fournir la forme autorisée de nom et tout identifiant
univoque de la fonction associée.
2 – le Type : indiquer si la fonction avec laquelle la relation est
établie est une fonction ou une de ses subdivisions.
3 - Catégorie de relation : identifier la nature générale de la
relation entre la fonction décrite et une autre fonction
(hiérarchique, temporelle, d’association).
4 - Description de la relation : donner une description précise de
la nature de la relation entre la fonction décrite et la fonction
avec laquelle cette relation est établie.
5 - Dates de la relation : indiquer les dates de la relation avec une
autre fonction.
22
4 – LA ZONE DU CONTROLE DE LA DESCRIPTION
La
zone
du
d’ISAAR(CPF),
contrôle
avec
le
de
la
description
numéro
international
est
analogue
d’identification
à
celle
de
la
description de fonction, et les informations précisant comment, quand et
par quel service cette description a été créée et mise à jour.
CONCLUSION
Les normes constituent des outils indispensables pour la pratique, la
compréhension et la fiabilité des services et des produits offerts dans
chaque domaine d’activité.
Ces textes de portée internationale donnent des informations générales à
suivre pour s’assurer que la pratique archivistique est bien appliquée et
que les documents d’archives sont gérés selon les règles de l’art.
Néanmoins la diversité des normes ne permet parfois pas aux archivistes
de se retrouver vu la multiplicité des catégories d’archives auxquels ils
sont quotidiennement confrontés dans l’exercice de leur fonction. Malgré
tout cela, les archivistes ont intérêt à s’approprier les normes, à se
conformer à leurs prescriptions pour une meilleure organisation et gestion
des documents d’archives. Cette présentation n’est pas exhaustive. Elle
sera suivie lors d’une prochaine journée d’étude de cas pratique sur
l’application des normes dans la pratique archivistique.
23
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pratiques archivistiques: un instrument de l’ère de l’information [texte de
conférence, deuxième séance plénière, communication principale] XIIe
Congrès international des Archives, Montréal.
25

theme : prise en main des normes archvistiques

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