Lotus Notes 6

© IBM
Lotus Notes 6
Messagerie et Agenda
Formation avec exercices
Fac-similé contenant la table des matières et
quelques sections de chacune des parties.
Auteur
Frédéric Rouquié
Formation avec exercices
AVERTISSEMENT
Lotus Notes 6 est une marque déposée de la société IBM. Toutes les marques citées dans cet
ouvrage sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Cet ouvrage n’est pas la documentation officielle de Lotus Notes 6 et son contenu n’engage pas
la société IBM.
Ce document contient des informations protégées par copyright.
La loi du 11 mars 1957 n’autorisant aux termes des alinéas 2 et 3 de l’article 41, d’une
part, que les « copies ou reproductions strictement réservées à l’usage privé du copiste
et non destinées à une utilisation collective », et, d’autre part, que les analyses et les
courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration, « toute représentation ou
reproduction intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de l’auteur ou de ses
ayants droit ou ayants cause, est illicite » (alinéa 1er de l’article 40).
Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait
donc une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code pénal.
Réf : PK0241
Formation avec exercices
Lotus Notes 6 Utilisateur
Messagerie et Agenda
Auteur : Frédéric Rouquié
septembre 2003
Editeur
Tsoft
10, rue du Colisée
75008 Paris
http://www.tsoft.fr
Tél. : 01 56 88 29 64
Fax : 01 53 76 03 64
Avant-propos
Conçu par des formateurs expérimentés, cet ouvrage vous apporte des outils pour
apprendre à utiliser efficacement le logiciel Lotus Notes 6.
La première partie, Guide d’utilisation, présente sous forme de fiches
pratiques les fonctions de base de Lotus Notes 6 et leur mode d’emploi. Ces
fiches peuvent être utilisées soit dans une démarche d’apprentissage pas à pas, soit
au fur et à mesure de vos besoins, dans l’utilisation quotidienne de la messagerie.
Une fois les bases du logiciel maîtrisées, vous pourrez également continuer à vous
y référer en tant qu’aide-mémoire. Si vous vous êtes déjà aguerris sur une version
plus ancienne de Notes ou sur un autre logiciel de messagerie, ces fiches vous
aideront à vous approprier rapidement Notes 6.
Dans la deuxième partie, l’utilisation de la messagerie et de l’agenda de
Lotus Notes 6 est abordée à travers une succession de cinq scénarios correspondant
à des situations en entreprise. Ces scénarios sont progressifs : après avoir déroulé
Prise en main de la messagerie, le lecteur sait utiliser de façon opérationnelle et
efficace sa messagerie. Le scénario suivant, Gestion du contenu des messages,
capitalise sur l’expérience acquise et montre comment être encore plus efficace
dans la pratique quotidienne de la messagerie. Les objectifs de chaque scénario
prennent en compte le partage de l’information, la répartition des tâches, la gestion
du temps. Les cas pratiques sont conçus pour être utilisés par le lecteur en
autoformation de façon autonome.
Un formateur pourra aussi utiliser cette partie pour animer une formation à la
messagerie et à l’agenda Lotus Notes 6. Les cas pratiques sont particulièrement
adaptés en fin de parcours de formation, à l’issue d’un stage d’initiation ou d’un
cours de formation en ligne (e-learning) sur Internet, par exemple.
Les fichiers nécessaires à la réalisation de ces cas pratiques peuvent être
téléchargés depuis le site Web www.tsoft.fr. Vous accéderez à la page des fichiers
à télécharger où vous trouverez le lien vers le fichier ExosNotes6.zip. Une fois ce
fichier téléchargé sur votre poste de travail, il vous suffit de suivre la procédure
d’installation de la base d’exercices décrite au début du premier cas pratique : Prise
en main de la messagerie
SOMMAIRE
PARTIE 1 GUIDE D’UTILISATION
5
1 - ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ............................................................... 7
Lancer/Quitter Notes ............................................................................................... 8
Choix d’un site ......................................................................................................... 9
Fenêtre de Notes ................................................................................................... 10
Navigation.............................................................................................................. 11
Naviguer à l’aide des signets................................................................................. 12
Préférences utilisateur ........................................................................................... 14
Barre d’état ............................................................................................................ 15
Les barres d’outils ................................................................................................. 16
La page d’accueil................................................................................................... 19
Mot de passe et ID utilisateur ................................................................................ 20
Utiliser l’aide .......................................................................................................... 21
2 - CRÉER ET ENVOYER UN MÉMO ............................................................ 25
La base Courrier.................................................................................................... 26
Fenêtre de messagerie.......................................................................................... 27
Préférences de courrier ......................................................................................... 29
Créer un mémo - Principes.................................................................................... 30
Indiquer le/les destinataires ................................................................................... 31
Options de distribution........................................................................................... 33
Pièces jointes, fichiers et images........................................................................... 36
Envoyer/ Abandonner le mémo ............................................................................. 37
Brouillon................................................................................................................. 38
Réutiliser ou renvoyer un mémo............................................................................ 39
carnet d’adresses personnel.................................................................................. 40
3 - GESTION DES MÉMOS REÇUS .............................................................. 45
Notification de l’arrivée d’un mémo........................................................................ 46
Tri et identification des mémos .............................................................................. 48
Consulter les mémos ............................................................................................. 49
pièces jointes ......................................................................................................... 52
Impression des mémos.......................................................................................... 53
Exportation de mémos........................................................................................... 54
Supprimer des mémos........................................................................................... 55
Répondre à un mémo ............................................................................................ 56
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1
Faire suivre un mémo ............................................................................................ 58
Classer des mémos ............................................................................................... 59
4 - FONCTIONS AVANCÉES DE LA MESSAGERIE .....................................61
Groupes et listes de diffusion ................................................................................ 62
Modèle de mémo................................................................................................... 64
Modèle personnel de mémo .................................................................................. 65
Notification d’absence ........................................................................................... 66
Mémos spéciaux.................................................................................................... 68
Les règles .............................................................................................................. 69
Activer l’archivage ................................................................................................. 70
Personnaliser l’archivage ...................................................................................... 73
Délégation du courrier ........................................................................................... 74
5 - AGENDA ....................................................................................................77
Présentation de l’agenda....................................................................................... 78
Types d’affichage de l’agenda............................................................................... 79
Navigation dans l’agenda ...................................................................................... 80
Personnaliser l’agenda .......................................................................................... 81
Créer une nouvelle entrée d’agenda ..................................................................... 82
Créer un rendez-vous............................................................................................ 83
Evénement, rappel et anniversaire........................................................................ 86
Organiser une réunion........................................................................................... 88
Répondre à une invitation...................................................................................... 91
Gestion des réponses des invités.......................................................................... 95
Gestion de l’agenda............................................................................................... 97
Partage de l’agenda ............................................................................................ 100
Agenda de groupe ............................................................................................... 103
6 - TÂCHES ...................................................................................................105
Créer une tâche................................................................................................... 106
Répondre à une assignation de tâche................................................................. 110
Gestion des tâches.............................................................................................. 112
PARTIE 2 CAS PRATIQUES
115
1 - PRISE EN MAIN DE LA MESSAGERIE ..................................................117
Objectifs et plan................................................................................................... 118
Copier les messages des exercices .................................................................... 119
Consulter ses messages ..................................................................................... 120
Répondre, faire suivre des messages ................................................................. 127
2
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Envoyer un nouveau message ............................................................................ 131
Gérer les messages ............................................................................................ 134
2 - RÉVISION ET PUBLICATION D’UN DOCUMENT ................................. 139
Objectifs et plan................................................................................................... 140
Cycle de vie d’un document ................................................................................ 141
Révision d’un document ...................................................................................... 142
Publication d’un document .................................................................................. 147
Standard de mémo .............................................................................................. 150
3 - OPTIMISER LA MESSAGERIE............................................................... 153
Objectifs et plan................................................................................................... 154
Gestion des contacts ........................................................................................... 155
Classement automatique ..................................................................................... 157
Archivage automatique ........................................................................................ 158
Gestion d’absence............................................................................................... 162
4 - PRISE EN MAIN DE L’AGENDA ............................................................ 163
Objectifs et plan................................................................................................... 164
Agenda au quotidien............................................................................................ 165
Réunions ............................................................................................................. 172
Partager l’agenda ................................................................................................ 177
Agenda de groupe ............................................................................................... 180
5 - ORGANISATION DE RÉUNION ET PARTAGE DE TÂCHES ................ 183
Objectifs et plan................................................................................................... 184
Organiser une réunion......................................................................................... 185
Gérer les tâches .................................................................................................. 191
Créer une tâche depuis un autre élément ........................................................... 197
INDEX ............................................................................................................ 199
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3
PARTIE 1
GUIDE
D’UTILISATION
1 - Créer et envoyer
un mémo
2
LA BASE COURRIER
Chaque utilisateur de Notes dispose d’une base Courrier présente sur son serveur Domino,
base dans laquelle sont archivés les messages entrants et les messages sortants. Si vous
disposez d’un accès direct à Internet depuis votre poste, les messages provenant d’Internet
seront enregistrés dans votre base Courrier ou dans un lieu distinct sur votre poste. Notez
que votre base Courrier peut être accessible depuis un navigateur Web.
Votre base Courrier affiche dans la partie gauche de sa fenêtre un panneau de navigation
qui permet de passer rapidement de la liste des courriers reçus à celle des courriers
envoyés, des courriers classés et des brouillons (courriers que vous avez commencé à
rédiger, mais pas encore envoyés).
Pour faciliter l’adressage des mémos, Notes met à votre disposition au moins deux carnets
d’adresses : un carnet d’adresses public appelé Annuaire Domino et un carnet d’adresses
personnel. Le carnet d’adresses public regroupe les membres de votre entreprise. Le carnet
d’adresses personnel vous est propre et vous y placerez les coordonnées des personnes
avec qui vous communiquez régulièrement, celles de vos contacts extérieurs, ainsi que vos
listes de diffusion et vos groupes personnels.
De nombreuses options sont à votre disposition lors de la création des mémos : vous pouvez
lui donner un type (personnel, confidentiel, etc.), préciser un niveau d’importance et de
priorité, réclamer un avis de distribution (confirmation de distribution dans les boîtes aux
lettres) ou un accusé de réception (confirmation de lecture par le destinataire), insérer des
pièces jointes pour transférer des fichiers avec le mémo, etc.
1 - ACCÉDER À VOTRE BASE COURRIER
A partir de la page de bienvenue Général
Cliquer sur cette image ou sur le terme Courrier
A l’aide de la barre de signets
Cliquer sur cette icône dans la barre de signets.
A l’aide de la barre des tâches
• Cliquer sur son dernier bouton, à l’extrémité droite de la barre d’état
• Dans la liste qui se déroule, cliquer sur Ouvrir courrier
A l’aide d’un signet
Cliquer sur le signet affichant votre nom dans le dossier de signets Signets
favoris.
2 - QUITTER VOTRE BASE COURRIER
• Fichier/Fermer, ou appuyer sur
-F ou sur
Ou
Dans les boutons de tâches, cliquer sur la case de fermeture
associée au bouton affichant votre nom et le terme Courrier
en...
8
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FENÊTRE DE MESSAGERIE
Cette fenêtre vous donne accès aux mémos que vous avez reçus et envoyés. Ils sont
classés dans divers dossiers.
1 - ORGANISATION DE LA FENÊTRE
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(a)
(b)
(c)
(d)
Nom de l’utilisateur.
Barre d’action : des boutons pour gérer les mémos.
Liste des mémos présents dans le dossier sélectionné.
Panneau de navigation : liste des vues et des dossiers de messagerie. Ici, le courrier en
arrivée.
(e) Prévisualisation du mémo sélectionné dans la liste de messages.
2 - LA BARRE D’ACTIONS
Elle affiche des boutons donnant accès aux principales commandes permettant de gérer les
mémos. Si tous ses boutons n’apparaissent pas, cliquer sur la flèche qui se trouve à
l’extrémité droite de la barre d’actions pour faire défiler son contenu.
3 - LA LISTE DES MÉMOS
Le panneau de droite affiche la liste des mémos présents dans le dossier ou dans la vue
sélectionnée. Il peut s’agir de messages internes à l’entreprise ou de messages envoyés par
vos contacts disposant d’une adresse e-mail sur Internet.
− Les mémos non lus apparaissent en rouge et sont précédés d’une étoile.
− Les mémos contenant une pièce jointe disposent d’un trombone devant leur objet.
− Les réponses sont précédées de la mention Réf.
− Les avis de distribution sont précédés de la mention DISTRIBUÉ.
− Les accusés de réception sont précédés de la mention RECU.
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FENÊTRE DE MESSAGERIE (SUITE)
4 - LE PANNEAU DE NAVIGATION
La partie gauche de la fenêtre affiche les différents dossiers et vues qui servent à organiser
vos mémos. Le dossier sélectionné apparaît en surbrillance. Pour en changer, cliquer sur le
nom d’un autre dossier ou d’une autre vue.
La messagerie Notes est fournie avec les vues et les dossiers suivants :
Vues et dossiers
Description
Courrier en arrivée
Les mémos reçus y sont automatiquement placés et y restent jusqu’à ce
que vous les supprimiez ou que vous les classiez dans un autre dossier.
Les nouveaux mémos apparaissent en rouge et précédés d’une étoile.
Brouillons
Les mémos enregistrés, mais non envoyés, sont automatiquement
placés dans ce dossier. Vous pouvez les modifier ultérieurement, puis
les envoyer. Lorsque vous envoyez l’un de ces mémos, Notes le retire
du dossier Brouillons et le place dans le dossier Envoyés.
Envoyés
Vue affichant les mémos envoyés.
Vue\Corbeille
Ce dossier recueille les documents (mémos et entrées d’agenda)
marqués en suppression. Vous pouvez les supprimer définitivement ou
les retirer de ce dossier.
Vue\Tous
documents
Affiche tous les documents actuellement dans votre base Courrier. Elle
sert à retrouver un document dont vous avez perdu le classement.
Forum
Cette vue montre les mémos associés à leurs réponses. Elle permet de
visualiser l’intégralité d’une conversation.
Dossiers
Dossiers créés par l’utilisateur. Vous pouvez créer autant de dossiers
que vous le désirez et les utiliser pour classer les mémos que vous
souhaitez conserver.
Outils\Archiver
Dossier dans lequel sont stockés des documents pour archivage.
L’archivage peut se faire par glisser-déplacer vers tout jeu de critères
d’archivage répertorié dans Archive.
Outils\Règles
Ce dossier affiche les règles que vous avez créées pour filtrer les
messages entrants.
Outils\Modèles
Liste des modèles de mémos que vous avez créés.
5 - LE PANNEAU DE PRÉVISUALISATION
Il affiche un aperçu du contenu du mémo sélectionné dans la liste des messages. Pour
l’afficher ou le masquer :
Cliquer sur ce bouton dans la barre d’outils, ou Vue/Prévisualiser
document/Afficher
On peut modifier la taille d’un panneau en amenant le pointeur sur l’un de ses bords, en
cliquant puis en faisant glisser.
6 – VUE ET DOSSIER
Les vues et dossiers ont la même apparence mais un mode de fonctionnement différent.
Ceci tient au fait que la base courrier Notes a aussi les fonctions d’une base documentaire.
− Une vue est l’équivalent d’une table des matières : tout document de la base se trouve
dans au moins une vue. Si on retire un document d’une vue, on le supprime physiquement
de la base. Dans la base courrier, un document apparaît au moins dans la vue Tous
documents.
− Un dossier contient un signet vers un document. Un document peut être référencé dans
plusieurs dossiers. Retirer un document d’un dossier ne le supprime pas de la base.
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PARTIE 2
CAS PRATIQUES
1 - Prise en main de la
messagerie
1
OBJECTIFS ET PLAN
Ce scénario est une mise du pied à l’étrier : il déroule les situations courantes d’utilisation de
la messagerie. Son objectif, tout comme celui des scénarios suivants n’est pas le parcours
de techniques mais de situations.
OBJECTIFS
Apprendre rapidement à :
− Consulter des mémos,
− Gérer et classer les mémos,
− Répondre à un mémo.
MOTS-CLÉS
Au delà des objectifs, le mot-clé qui caractérise ce scénario est le temps, qui se décline en :
− Gagner du temps avec la messagerie,
− Gérer le rapport messagerie et téléphone,
− Gérer son temps.
LES GRANDES ÉTAPES
Les étapes proposées correspondent à l’utilisation journalière de la messagerie : ouvrir votre
messagerie, consulter les messages, répondre, envoyer de nouveaux messages.
La création d’un système de classement des messages et la suppression de messages Vous
fera gagner du temps au quotidien.
Copier les messages des exercices
Des messages ont été préparés pour les exercices. Ils sont copiés automatiquement dans
votre base courrier.
Consulter ses messages
− Ouvrir la messagerie.
− Consulter les nouveaux messages.
− Visualiser les fichiers attachés.
− Imprimer les mémos.
− Supprimer des messages.
Répondre, envoyer des messages
− Répondre aux messages, faire suivre.
− Envoyer un nouveau message.
− Attacher un ou des fichiers.
Gérer les messages
− Penser le classement.
− Créer un système de classement simple.
− Classer un message reçu.
− Classer un message envoyé.
− Supprimer périodiquement les messages.
RÉFÉRENCE
Le scénario met en œuvre des techniques détaillées dans les fiches Environnement de
travail, Créer et envoyer un mémo, Gestion des mémos reçus.
Les renvois sont indiqués par une loupe et le nom de la fiche à consulter en cas de besoin.
Environnement de travail. Lancer/Quitter Notes.
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COPIER LES MESSAGES DES EXERCICES
Les scénarios sont basés sur des messages qui ne sont pas dans votre base courrier. Vous
pouvez charger la base Exercices de messagerie, disponible depuis le site Eyrolles.com, qui
les contient. Des automates effectuent le chargement des messages pour un atelier donné.
X– TÉLÉCHARGEMENT DE LA BASE D’EXERCICES
• Se connecter à l’adresse http://www.tsoft.fr
• Cliquer sur « Téléchargement »
• Cliquer sur « Devenir membre » puis remplir le formulaire d’inscription
• Cliquer sur « Filière bureautique » dans la zone de téléchargement
• Cliquer sur « Exercices Lotus Notes 6 », cliquer le fichier « Exercices de messagerie »
Le dialogue Téléchargement de fichier s’affiche.
• Cliquer sur |Enregistrer ce programme sur disque, puis cliquer sur « OK »
Le dialogue Enregistrer sous s’affiche
• Naviguer vers un répertoire de travail de votre choix, cliquer sur « OK »
Y - COPIE DES FICHIERS DE L’ATELIER 1
• Démarrer l’explorateur Windows, puis naviguer vers le répertoire de travail précédent
• Double-clic sur Exercices de messagerie.nsf
Lotus Notes est lancé automatiquement.
• Saisir le mot de passe Lotus Notes, puis cliquer sur « OK »
La page d’accueil Exercices de messagerie Notes 6 s’affiche
• Cliquer Fermer la fenêtre sur le coin supérieur gauche
• Cliquer sur Préparation, puis sur Atelier 1
• Sélectionner |Accréditer le signataire pour exécuter l’action, puis cliquer sur « OK »
• Répéter l’opération jusqu’à l’affichage du nombre de messages copiés
• Arrêter Notes en cliquant sur la case de fermeture de la fenêtre
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CONSULTER SES MESSAGES
La journée commence par la consultation des messages reçus.
X– DÉMARRER NOTES
Notes se démarre comme n’importe quelle application Windows, par exemple :
• Cliquer sur le bouton « Démarrer » à l’extrémité gauche de la barre des tâches
• Commande Programmes/Applications Lotus/Lotus Notes
Environnement de travail. Lancer/Quitter Notes.
Y - OUVRIR LA MESSAGERIE
La page de bienvenue de Notes est affichée.
Environnement de travail. La fenêtre de Notes.
A partir de la page de bienvenue Général
Cliquer sur cette image ou sur le terme Courrier.
Courrier en arrivée (nouveaux messages)
A l’aide de la barre de signets
Cliquer sur cette icône dans la barre de signets.
A l’aide de la barre des tâches
• Cliquer sur son dernier bouton, à l’extrémité droite de la barre d’état
• Dans la liste qui se déroule, cliquer sur Ouvrir courrier
A l’aide d’un signet
Notes désigne un raccourci par signet. Les deux mots sont synonymes. Notes crée
automatiquement un raccourci vers une base de documents ouverte dans le dossier de
signets Signets favoris.
Cliquer sur le dossier Signets favoris.
Cliquer sur le signet affichant votre nom.
Toutes les techniques indiquées sont rigoureusement équivalentes : choisissez selon vos
goûts et habitudes personnels.
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Z- CONSULTER LES NOUVEAUX MESSAGES
Courrier en arrivée (4) est en gras suivi du nombre de nouveaux messages, signifie que
des courriers nouveaux sont arrivés.
Méthode 1
(a)
Les nouveaux messages sont signalés en rouge avec une étoile à gauche (a).
• Double-clic sur le premier message
• Fichier/Fermer, ou appuyer sur
-F pour fermer le mémo
Le premier message apparaît maintenant en noir puisque lu.
Méthode 2
Cliquer sur ce bouton à l’extrémité droite de la barre d’état.
Dans la liste qui s’affiche, cliquer sur la commande Parcourir courrier non
lu pour afficher le premier mémo non lu.
Le second message s’affiche. Il vous a été transféré par Claude qui a ajouté une pièce
attachée.
Vous voulez continuer à consulter le courrier non lu.
© Tsoft – Lotus Notes 6 : Formation avec exercices
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Utilisez ces boutons dans la barre d’outils pour passer au message non lu suivant
ou précédent.
Le troisième message s’affiche.
Notez que ce message a remplacé le précédent dans la barre des tâches.
Utiliser ces boutons dans la barre d’outils pour passer au message non lu suivant ou
précédent.
Comme vous avez commencé à lire les messages depuis le haut, Notes ne trouve plus de
messages non lus vers le haut et affiche la liste des messages, le curseur étant sur le
dernier lu.
Vous avez maintenant lu trois messages et il en reste un non-lu.
Méthode 3
• Vue/Afficher/Non lus seulement pour réduire la liste aux messages non lus
Il n’y a plus qu’un seul message.
• Laisser le message en l’état : le titre est assez explicite !
Pour voir à nouveau tous les messages :
• Vue/Afficher/Non lus seulement à nouveau pour désactiver l’option
• Amener le curseur de l’ascenseur vertical vers le haut pour voir toute la liste
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[ - VISUALISER LES FICHIERS ATTACHÉS
Un message contient fréquemment un fichier rattaché : un document de traitement de texte,
un fichier de tableur, un graphique. Il est signalé par un trombone (b) dans le Courrier en
arrivée.
(a)
(b)
Truc : pour mettre tous les gros messages avec des pièces attachées en tête, cliquer sur la
flèche (a) à côté de l’en-tête Taille
(c)
La flèche est pleine (c), ce qui indique que l’ordre de classement n’est pas celui par défaut.
Par défaut, les mémos sont classés par date croissante.
• Ouvrir le document avec la pièce attachée par un double-clic
Clic-droit sur l’icône de la pièce jointe, puis cliquer sur la commande
Visualiser dans le menu contextuel qui s’affiche.
Le document joint est affiché dans la fenêtre du Visualiseur de fichiers de Notes.
Le Visualiseur de Notes affiche le contenu
de ce fichier même si l’application à partir de
laquelle il a été créé n’est pas installée sur
votre poste.
Le mémo est ouvert en consultation.
• Fichier/Fermer, ou appuyer sur
-F pour revenir au mémo
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\ - IMPRIMER LES MÉMOS
L’impression des messages est indispensable lorsque vous devez disposer de l’information
dans un lieu où vous n’avez pas accès à votre messagerie : une salle de réunion, une visite
chez un client… L’impression est aussi un moyen courant de conserver une information
reconnue importante.
Remarque : lorsque vous préparez une réunion, assurez-vous que tous les participants
disposent bien des informations utiles avant la réunion en les communiquant par
messagerie, à moins que vous ayez une annonce (surprise) à faire. Dites-vous aussi qu’un
document papier doit être classé et que cela prend du temps.
Pour un mémo
• Ouvrir le mémo ou le sélectionner
• Fichier/Imprimer…, ou appuyer sur
-P
• Choisir une imprimante
• Cliquer sur « Prévisualiser… » pour voir l’aspect du document
Vous pouvez constater que seul le corps du mémo est imprimé.
• Cliquez sur « OK » pour obtenir une copie imprimée ou « Annuler » pour fermer le dialogue
Pour imprimer la pièce attachée :
• Afficher le fichier avec le visualiseur de Notes
• Fichier/Imprimer…, ou appuyer sur
-P
L’apparence du dialogue est un peu différent. Le résultat est différent de celui que vous
obtiendriez avec l’application, ici Excel, mais l’affichage est plus rapide et vous ne polluez
pas votre disque dur avec des fichiers de travail.
• Appuyer sur <Echap> pour fermer toutes les fenêtre de Notes
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Pour plusieurs mémos
• Sélectionner les mémos en cliquant dans la colonne précédant le nom de l’expéditeur : une
coche apparaît alors devant
• Fichier/Imprimer…, ou appuyer sur
-P
• Cocher ❍Imprimer documents sélectionnés
• Cliquer « Personnaliser »
• Sélectionner un type de séparation entre les mémos : saut de page, ligne ou rien
• Cliquer sur « OK » deux fois
• Edition/Tout désélectionner pour désélectionner les mémos.
Cette précaution évite d’envoyer les documents sélectionnés à la poubelle en appuyant sur
] - SUPPRIMER DES MESSAGES
Lorsque le message correspond à une information qui n’appelle pas d’action de votre part ou
à une action immédiate – aller déjeuner avec Julie –, il est préférable de le supprimer
immédiatement après l’avoir lu. Dès que l’information est inutile, autant la supprimer.
• Sélectionner le mémo d’invitation de Julie (il est 13h30 et vous êtes revenu de déjeuner) en
cliquant dans la colonne précédant le nom de l’expéditeur : une coche apparaît alors
devant.
• Cliquer « Supprimer » ou appuyer sur
.
Le mémo est marqué avec une Croix dans le Courrier en arrivée et placé dans le dossier
Corbeille d’où il pourra être récupéré tant que ce dossier n’aura pas été vidé.
• Cliquer « Supprimer » ou appuyer sur
. : le signe de la Corbeille disparaît. Le
document a été retiré de la Corbeille.
• Cliquer « Supprimer » ou appuyer sur
. : le signe de la Corbeille apparaît à nouveau
Vider la corbeille : Méthode 1
Cette méthode fonctionne uniquement si vous avez demandé dans les préférences
utilisateur que la corbeille soit vidée à la fermeture de la base, avec message de
confirmation ou pas.
Préférences utilisateur. Préférences générales.
• Fermer votre base Courrier
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• Cliquer sur « Non » parce que vous n’êtes pas complètement sûr qu’il faut vraiment
supprimer ce mémo…
• Ouvrir à nouveau votre base courrier
Le mémo est marqué avec une Corbeille dans le Courrier en arrivée
Pour plusieurs mémos
Vider la corbeille : Méthode 2
Cette méthode fonctionne quels que soient les paramètres effectués dans le dialogue des
préférences utilisateur.
• Appuyer sur la touche F9, puis cliquez « Oui »
Ou
• Dans le panneau de navigation, sélectionner le dossier Corbeille
Cliquer sur ce bouton dans la barre d’actions, ou Actions/Vider la Corbeille.
Le message doit avoir disparu.
Remarque : si votre dossier de Courrier en arrivée ne contient que les messages non-lus
reçus ce jour et les demandes à traiter dans la journée, votre manière de gérer votre temps
correspond bien à la philosophie de la messagerie.
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