Utiliser STAR avec tous les rôles

Présentation de STAR
Utiliser STAR avec tous les
rôles (SCOL, FICH, BIBL, VALID)
2011
La version 2 de STAR distingue 2 types de cycle dans la vie d’une thèse :
Un cycle « Dépôt national »
Cycle pré-archivage : alimentation de la fiche de thèse et dépôt
de l'édition d'archivage et de diffusion (période jusqu'à la délivrance du
diplôme).
Un cycle « Mise à jour »
Cycle post-archivage : alimentation pour mise à jour de la fiche de thèse
et dépôt pour diffusion de nouvelle(s) édition(s)/version(s) de la thèse (période
après la délivrance du diplôme).
Juillet 2009
Cycle pré-archivage: période jusqu'à la délivrance du diplôme
alimentation de la fiche de thèse et dépôt de l'édition
d'archivage (et de diffusion).
Cycle post-archivage : période après la délivrance du diplôme
alimentation pour mise à jour de la fiche de thèse et dépôt pour
diffusion de nouvelle(s) édition(s)/version(s) de la thèse.
Juillet 2009
STAR – Principes d’alimentation
L’alimentation de la fiche de thèse dans STAR, quelque soit le cycle, est possible par import
ou par les formulaires Web.
L’alimentation par import de vos données locales
• Import complet (aucune intervention manuelle)
• Import partiel (saisie des métadonnées manquantes et dépôt du
fichier thèse par les formulaires Web)
et/ou
L’alimentation manuelle par les formulaires Web
• Saisie des métadonnées
• Dépôt de l’édition de la thèse pour archivage, de(s) version(s) pour
diffusion
Juillet 2009
STAR – « Cycle DEPOT NATIONAL »
Ce tutoriel présente en quelques diapositives la chronologie de saisie des métadonnées d’une
thèse et le dépôt du fichier thèse dans les formulaires, lorsque l’établissement choisit la
configuration des rôles séparés (SCOL, FICH, BIBL, VALID)
1- Paramétrage de l’établissement par le rôle CORRESPONDANT STAR
2 – Création du compte du doctorant par le rôle SCOLARITE
• création automatique de la fiche de thèse
• certaines métadonnées sont alimentées par défaut.
3 – Alimentation initiale de la fiche de thèse
tous les rôles concernés peuvent agir simultanément : SCOLARITE,
GESTIONNAIRE DES FICHIERS, DOCTORANT, BIBLIOTHEQUE
Chaque rôle procède à la validation intermédiaire de sa saisie
4– L’acteur VALIDATEUR intervient après les rôles précédents pour
effectuer la validation finale et la fin du cycle « dépôt national »
CORRESPONDANT
SCOLARITE
STAR : :paramétrage
créaton d’un dans
doctorant
STAR
1– Paramétrage de l’établissement
Enregistrement par le rôle CORRESPONDANT STAR
Dans la« Fiche Etablissement »
• Saisie des droits par défaut relatifs aux autorisations données par l'établissement
(reproduction, diffusion autorisées ou pas, etc.)
• Saisie des données administratives de l’établissement
• Choix du mode d’alimentation de STAR (alimentation par import)
• Saisie des choix par défaut des canaux de diffusion des thèses de l’établissement
(diffusion locale, plateforme nationale, etc.)
• Configuration des rôles (alimentation par formulaires)
Ce que provoque le paramétrage
Ces métadonnées alimentent par défaut l’ensemble des fiches de thèse
de votre établissement.
CORRESPONDANT STAR : fin d’intervention
SCOLARITE : création d’un doctorant
2 – Création du compte du doctorant
Enregistrement du doctorant par le rôle SCOLARITE
Procédure :
• Accès au module « Gestion des doctorants »
• Recherche ou balayage de la liste des doctorants déjà inscrits
• Saisie d’un nouveau compte en cliquant sur AJOUTER
 Zones obligatoires : login, adresse électronique, nom, prénom, date de naissance.
• Création immédiate en cliquant sur VALIDER
Ce que provoque la création d’un doctorant :
• Création d’une fiche LDAP (identification d’un doctorant, login et mot de
passe rattaché à l’ établissement de soutenance)
• Création d’une pré-notice de thèse (formulaire TEF)
• Création d’un répertoire physique pour stockage ultérieur du fichier thèse et
des fichiers associés
SCOLARITE : création d’un doctorant
Choisir Gestion des doctorants (accès
à l’annuaire des doctorants)
Faire une recherche, ou balayer la liste des
doctorants déjà saisis
SCOLARITE : création d’un doctorant
Cliquer sur Ajouter pour créer un nouveau compte
Actions permettant de visualiser, modifier,
supprimer les comptes des doctorants
SCOLARITE : création d’un doctorant
Une fois le formulaire renseigné, la
validation permet la création du compte
du doctorant
La nouvelle fiche de thèse sera accessible immédiatement,
le temps au système de créer les répertoires de dépôt et la fiche de thèse correspondante.
 sur le tableau de bord de chaque rôle
, la nouvelle fiche apparaît à l’état « à traiter »
Certaines métadonnées de la fiche de thèse sont alimentées par défaut :
Codes langue et pays :
Type de doctorat :
Titre obtenu :
fr
doctorat d’état
Docteur es
Les métadonnées administratives saisies par le correspond STAR sont reportées par
défaut sur toutes les fiches de thèse de son établissement.
Il s’agit principalement :
• des métadonnées de droits accordés par les doctorants,
• de la (ou des) plateforme(s) de diffusion choisi(es).
3– Alimentation de la fiche de thèse : tous les rôles concernés peuvent
agir simultanément.
La saisie se fait au choix des établissements, dès le début du dépôt du sujet jusqu’à la fin du processus (après
soutenance et corrections éventuelles) ou en une seule fois après la soutenance et les corrections éventuelles.
Les rôles peuvent être répartis au choix des établissements dans les différents services concernés par les
thèses électroniques.
rôle SCOLARITE
Saisie des métadonnées administratives (identité du doctorant, titre de la thèse, discipline, etc.)
rôle GESTIONNAIRE DES FICHIERS
Saisie des métadonnées de gestion et dépôt du fichier thèse (droits et diffusion au cas par cas)
rôle BIBLIOTHEQUE
Saisie des métadonnées descriptives, des liens aux référentiels Sudoc
DOCTORANTsi l’établissement le définit comme intervenant, le doctorant peut saisir avec son identifiant dans les
formulaires STAR ses propositions de mots clés et ses résumés
SCOLARITE : saisie de la fiche de thèse
Pour voir la fiche de thèse, cliquer sur
Tableau de bord
La nouvelle fiche de thèse apparaît dans le cycle « Dépôt
national » à l’état « à traiter »
SCOLARITE : saisie de la fiche de thèse
accès aux formulaires
de la fiche par le bouton
EDITER
SCOLARITE : saisie de la fiche de thèse
Zones de saisie obligatoires pour le rôle SCOLARITE
Onglet
: Discipline
Titre/Sous-titre
Onglet
: Directeur de Thèse
Membres du Jury: Président, Rapporteurs, etc.
Une fois la saisie effectuée, sauvegarder
La fiche complète, cliquer sur le bouton
pour effectuer la validation intermédiaire
La validation est immédiate : le système contrôle la conformité des métadonnées TEF saisies:
• Si erreur, vérifier le rapport de validation
• Si les métadonnées sont conformes, la fiche ne sera plus éditable par le rôle SCOLARITE
SCOLARITE : fin d’intervention
GESTIONNAIRE DES FICHIERS : saisie de la fiche de thèse
Pour voir la fiche de thèse, cliquer sur
Tableau de bord
La nouvelle fiche de thèse apparaît dans le cycle
« Dépôt national » à l’état « à traiter »
GESTIONNAIRE DES FICHIERS : saisie de la fiche de thèse
Zones de saisie obligatoires pour le rôle FICHIER
Onglet
Dépôt de l’édition à archiver
Dépôt pour diffusion
Déclaration des droits (au cas par cas)
Choix des modes de diffusion (au cas par cas)
:
Une fois la saisie effectuée, sauvegarder
La fiche complète, cliquer sur le bouton
pour effectuer la validation intermédiaire
La validation est immédiate : le système contrôle la conformité des métadonnées TEF saisies:
• Si erreur, vérifier le rapport de validation
• Si les métadonnées sont conformes, la fiche ne sera plus éditable par le rôle FICHIER
FICHIER : Fin d’intervention
DOCTORANT : un rôle facultatif
STAR a été conçue de telle façon que le doctorant ne soit pas obligé d’intervenir sur sa fiche
de thèse. Dans ce cas, c’est le rôle BIBLIOTHEQUE qui est responsable de la saisie de ces
métadonnées.
Par contre, si le DOCTORANT est autorisé à intervenir, aucune zone n’est obligatoire,
aucune action de validation ne lui sera demandée.
Zones de saisie facultatives pour le DOCTORANT
Résumé en français
Résumé en anglais
Mots clés
BIBLIOTHEQUE : saisie de la fiche de thèse
Pour voir la fiche de thèse, cliquer sur
Tableau de bord
La nouvelle fiche de thèse apparaît dans le cycle
« Dépôt national» à l’état « à traiter »
BIBLIOTHEQUE : saisie de la fiche de thèse
Zones de saisie obligatoires pour le rôle BIBLIOTHEQUE
Onglet
Onglet
Onglet
: NNT
Lien au référentiel d’autorité du Sudoc (Auteur)
Résumé en français
Résumé en anglais
Indice dewey (OAI set)
: Liens au référentiel d’autorité du Sudoc (directeur de thèse, jury, etc.)
: Au moins une indexation sujet (liens au référentiel rameau du Sudoc)
Une fois la saisie effectuée, sauvegarder
La fiche complète, cliquer sur le bouton
pour effectuer la validation intermédiaire
La validation est immédiate : le système contrôle la conformité des métadonnées TEF saisies:
• Si erreur, vérifier le rapport de validation
• Si les métadonnées sont conformes, la fiche ne sera plus éditable par le rôle BIBLIOTHEQUE
BIBLIOTHEQUE : Fin d’intervention
VALIDATEUR : validation finale
4 – Validation finale
Lorsque SCOLARITE, FICHIER, BIBLIOTHEQUE ont validé leur participation,
VALIDATEUR peut valider globalement l’ensemble des données et le dépôt de la
thèse, ou renvoyer pour correction vers les acteurs concernés.
La validation finale déclenche :
• L’envoi du fichier « thèse » au CINES avec les métadonnées de gestion pour archivage
pérenne
• L’envoi des métadonnées pour signalement dans le catalogue Sudoc et le moteur de
recherche www.theses.fr
• L’attribution d’une URL pérenne
• L’envoi au réservoir OAI-PMH de STAR
• L’envoi au(x) site(s) de diffusion (sous réserve des délais de confidentialité)
VALIDATEUR : contrôle de la fiche de thèse
Pour voir la fiche de thèse, cliquer sur
Tableau de bord
La nouvelle fiche de thèse apparaît dans le cycle
« Dépôt national » à l’état « à traiter »
VALIDATEUR : contrôle de la fiche de thèse
Vérification et contrôle par le rôle VALIDATEUR
: Pour visualiser l’ensemble des métadonnées
: Pour visualiser la thèse
Une fois la vérification effectuée,
 Si non conforme, ajouter un commentaire
 Si conforme, cliquer sur le bouton
pour demander les corrections,
pour effectuer la validation finale.
VALIDATEUR : traitement final
Le rôle VALIDATEUR peut bloquer la validation finale s’il détecte des erreurs :
La zone Commentaire lui permet de demander aux rôles concernés des corrections.
C’est un refus des validations intermédiaires effectuées par les autres rôles.
permet à VALIDATEUR d’annoter sa validation et
de laisser la fiche de thèse « en correction »
VALIDATEUR : traitement final
La fiche complète et
conforme, le VALIDATEUR
peut procéder à la validation
finale et définitive
VALIDATEUR : fin d’intervention
validation finale : exports
La validation finale déclenche toutes les sorties…
Archivage
pérenne
Signalement,
indexation,
attribution url
pérenne
Catalogue Sudoc et moteur de recherche
Diffusion
Export
métadonnées
Fin du Cycle « Dépôt national »
La liste des thèses « validées » est accessible sur le tableau
de bord à l’état « Thèses archivées »
Ces fiches de thèse « post-archivage »
peuvent passer ensuite dans le cycle « Mise à jour »
Début du Cycle «Mise à jour »
STAR – Parcours rapide « Cycle MISE A JOUR »
Après la période de dépôt national, la fiche de thèse post archivage peut être mise à jour
et passe alors dans le cycle « mise à jour ».
 Il est possible de mettre à jour l’ensemble des métadonnées d’un fiche de
thèse sauf : le NNT, l'URL pérenne (basée sur le NNT), l'indicateur de thèse sur
travaux, le libellé de l'établissement de soutenance, le lien à l'autorité Sudoc de
l'établissement de soutenance.
Il est possible d’ajouter de nouvelles éditions/versions de diffusion sauf :
édition d’archivage et édition diffusée sur TEL estampillées Dépôt national
 La mise à jour peut se faire à tout moment, au choix des établissements
 Les rôles SCOLARITE, FICHIER et BIBLIOTHEQUE agissent indépendamment
(plus de validation intermédiaire, ni de validation finale)
 Une fiche de thèse passe dans le cycle Mise à jour lorsque vous éditez et
enregistrez la fiche « post archivage »
Juillet 2009
Cycle «Mise à jour »
Mise à jour de la fiche de thèse : tous les rôles concernés peuvent agir
indépendamment.
rôle SCOLARITE
Mise à jour des métadonnées administratives (identité du doctorant, titre de la thèse, discipline, etc.)
rôle GESTIONNAIRE DES FICHIERS
Mise à jour des métadonnées de gestion et dépôt de nouvelles éditions/versions de la thèse (droits et
diffusion au cas par cas)
rôle BIBLIOTHEQUE
Mise à jour des métadonnées descriptives, des liens aux référentiels d’autorité
du Sudoc
Cycle «Mise à jour »
L’enregistrement de la mise à jour déclenche les sorties suivantes…
Mise à jour du
signalement, de
l’indexation, des url
de diffusion
Catalogue Sudoc et moteur de recherche
Envoi de nouvelle(s)
édition(s)/version(s)
de diffusion
Envoi des mises à
jour pour export
métadonnées
Cycle « Mise à jour»
Les fiches de thèse « post-archivage » mises à jour
sont dans le cycle Mise à jour , à l’état
« Thèses archivées mises à jour »