doc30-31 mai 2013 - Clusters Wallonie
download 
Plainte Transcription
30-31 mai 2013 - Clusters Wallonie
30-31 mai 2013 Centre des congrès Hôtel newport bay club Disneyland Paris DEMANDE DE PARTICIPATION / APPLICATION FORM A retourner à / to be sent to: IDICE SAS - BP 219 - 01106 OYONNAX CEDEX - FRANCE - Tel. +33 4 74 73 42 33 - [email protected] RAISON SOCIALE / Company name : ................................................................................................. ........................................................................................................................................... ADRESSE / Address : ............................................................................................................ ....... ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ CODE POSTAL / Post code : ............................................................................................................ VILLE / Town : .........................................PAYS / Country : ............................................................. TEL : ................................................................... FAX : ........................................................... E-MAIL : . .................................................................................................................................. WEBSITE: .................................................................................................................................. ADRESSE DE FACTURATION (si différente) / Billing address (if different) : . ........................................................ ........................................................................................................................................... ............................................................................................................................................ N° TVA INTRACOMMUNAUTAIRE / International VAT nb. : . .......................................................................... NOM DU CORRESPONDANT* / Contact’s name* : ...................................................................................... FONCTION / Position : ................................................................................................................... TEL : ...................................................................................................................................... E-MAIL : . .................................................................................................................................. NOM DU STAND (pour enseigne et programme) / Stand name (for signage + programme) ........................................... ............................................................................................................................................ NE RIEN ÉCRIRE DANS CE CADRE / PLEASE DO NOT FILL IN N° CLIENT : ...................................... ........................................................................... FORMULE DEMANDÉE : .......................... ........................................................................... NOMBRE DE MODULES : ................... ........................................................................... ACOMPTE : ....................................... ........................................................................... DATE : ......................................................................................................................... *Les informations à caractère personnel recueillies ci-dessus par la société IDICE (33, Cour de Verdun, 01100 Oyonnax - RCS de Bourg en Bresse 378 529 655) font l’objet d’un traitement informatique dans le cadre de l’organisation du Salon. Elles sont nécessaires à notre société pour traiter votre inscription en tant qu’Exposant, et sont enregistrées dans notre fichier de clients. IDICE, ou toute société du groupe Info ProCommunications, pourra vous envoyer des invitations en vue de l’organisation de tout autre salon.Conformément à la loi Informatique et Libertés du 6 août 2004 (art. 34 et s.) vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de modification et de suppression sur l’ensemble des données qui vous concernent. Pour exercer ces droits, vous pouvez écrire à notre service clientèle situé au 10 place du Général de Gaulle – 92160 ANTONY. The personal data collected by IDICE shall be processed through computing system for the forum Plasturgie Composite. They are necessary to our company in order to accept your admission as an exhibitor and are recorded in our customer files. IDICE, or any other company of the group InfoPro Communications, shall be able to send you emails, letters, faxes for commercial purposes. According to the Data Protection Act of 6 August 2004 (art. 34 et seq) you have the right to access, rectify, modify or remove all your personal details. In order to exercise these rights, you shall send a written notification to our customer service at 10 Place du General de Gaulle - 92160 ANTONY Si vous ne souhaitez pas recevoir des informations commerciales par courrier, fax ou courrier électronique, de nos partenaires commerciaux, merci de cocher ici o The collected personal data shall be transferred to business partners for direct marketing purposes. If you wish to prevent such transfer, please tick off here o NOMENCLATURE DU FORUM / EXHIBITION LIST Veuillez cocher votre activité principale / Please tick off your main activity o ADDITIFS / ADDITIVES o MACHINES POUR MOULES / MACHINES FOR MOLDS o BUREAU D’ETUDES / R&D - ENGINEERING o MATIÈRES PLASTIQUES / PLASTIC RAW MATERIALS o COMPOSANTS ET PRODUITS SEMI-FINIS / o MATIÈRES COMPOSITES / COMPOSITE MATERIAL COMPONENTS AND SEMI-FINISHED PRODUCTS o MOULES ET FILIÈRES / MOLDS AND DIES o FINITION, ASSEMBLAGE / FINISHING, ASSEMBLING o SERVICES o FOURNITURES ET OUTILLAGES POUR MOULES / SUPPLIES AND TOOLINGS FOR MOLDS o MACHINES ET ÉQUIPEMENTS DE TRANSFORMATION / MACHINES AND EQUIPMENTS FOR CONVERTERS o Injection o Extrusion o Rotomoulage / rotomoulding o Soufflage / blow molding o Thermoformage / thermoforming o Associations professionnelles / professional associations o Formation / training o Labo, normalisation, qualite / lab, standardization, quality o Logiciels / softwares o Maintenance o Recyclage / recycling o Autre (à préciser) / other (please specify) ………………………………………………. o SYSTEMES DE CONTROLE ET DE MESURE / CONTROL AND MEASURING SYSTEMS POUR PARTICIPER : 3 FORMULES AU CHOIX / 3 DIFFERENT OPTIONS TO PARTICIPATE 1 FORMULE STANDARD / basic Espace de contacts de 6 m² équipé avec cloisons, 1 prise électrique, 1 enseigne, 1 table, 3 chaises, 1 présentoir à documents, le nettoyage / 6sqm contact booth including partition walls, 1 electrical plug, 1 signage, 1 table, 3 chairs, 1 litterature rack, daily cleaning ……………………………………………….………………………… Accès à l’ensemble des conférences pour 1 personne / Access to all conferences for 1 staff Accès aux pauses café pour 1 personne / Access to coffee breaks for 1 staff Accès aux déjeuners jeudi et vendredi pour 1 personne / Access to lunch buffets on both days for 1 staff ……………………………………………….………………………… 2 Nom sur programme - cartes d’invitation / Company name on the program or invitation cards Nom sur e-newsletters / Company name on the e-newsletters ……………………………………………….………………………… COUT HT / COST ............................................................ 2 900 € HT (pour toute autre surface, nous consulter / please contact us for any other stand size) FORMULE SUP / superior Espace de contacts de 6 m² équipé avec cloisons, 1 prise électrique, 1 enseigne, 1 table, 3 chaises, 1 présentoir à documents, le nettoyage / 6sqm contact booth including partition walls, 1 electrical plug, 1 signage, 1 table, 3 chairs, 1 litterature rack, daily cleaning ……………………………………………….………………………… Accès à l’ensemble des conférences pour 2 personnes / Access to all conferences for 2 staffs Nom sur la liste internet / Company name on the internet list Possibilité de participer à la présentation d’un atelier sous réserve d’acceptation par l’organisateur / Possibility to contribute to the presentation of a workshop liable to organizer’s approval Nom sur la liste internet / Company name on the internet list Nom et logo sur programme - cartes d’invitation / Company name + logo on the program or invitation cards 1 encart publicitaire sur le programme / 1 advertising insert on the program Nom sur e-newsletters / Company name on the e-newsletters ……………………………………………….………………………… Accès aux pauses café pour 2 personnes / Access to coffee breaks for 2 staffs Accès aux déjeuners jeudi et vendredi pour 2 personnes / Access to lunch buffets on both days for 2 staffs 5 invitations à offrir : pass conférences, pauses café et déjeuners / 5 invitations including access to conferences, coffee breaks and lunch buffets 1 table au dîner de gala / 1 table at the gala dinner ……………………………………………….………………………… COUT HT / COST ............................................................ 8 500 € HT (pour toute autre surface, nous consulter / please contact us for any other stand size) 3 FORMULE «PARTENAIRE OFFICIEL» / official partner Le modèle ci-dessous est présenté à titre d’exemple : le partenaire officiel peut demander un package «à la carte» en fonction de ses objectifs. / The package below is shown as an example: the official partner can ask for a customized offer according to his objectives. Espace de contacts de 6 m² équipé avec cloisons, 1 prise électrique, 1 enseigne, 1 table, 3 chaises, 1 présentoir à documents, le nettoyage / 6sqm contact booth including partition walls, 1 electrical plug, 1 signage, 1 table, 3 chairs, 1 litterature rack, daily cleaning ……………………………………………….………………………… Accès à l’ensemble des conférences pour 2 personnes / Access to all conferences for 2 staffs Logo systématique sur l’ensemble des supports de communication / Company logo on all communication supports Affichage d’un poster à l’entrée du Forum / Poster at the entrance of the Forum Sponsoring du dîner de gala : logo sur menu, affichage d’1 poster dans la salle de dîner et présentation de la société en introduction de la soirée / Sponsoring of the gala dinner: logo on the menu, 1 poster in the dinner room, introduction of the company at dinner opening) ……………………………………………….………………………… Possibilité de participer à la présentation d’un atelier sous réserve d’acceptation par l’organisateur / Possibility to contribute to the presentation of a workshop - liable to organizer’s approval Accès aux pauses café pour 2 personnes / Access to coffee breaks for 2 staffs Accès aux déjeuners jeudi et vendredi pour 2 personnes / Access to lunch buffets on both days for 2 staffs 10 invitations à offrir : pass conférences, pauses café et déjeuners / 10 invitations including access to conferences, coffee breaks and lunch buffets 1 table au dîner de gala / 1 table at the gala dinner COUT HT / COST ............................................................15 000 € HT (pour toute autre surface, nous consulter / please contact us for any other stand size) ……………………………………………….………………………… SPONSORING ADDITIONNEL / OTHER COMMUNICATION TOOLS Cocher les cases correspondant à votre choix / Please tick the required boxes Fourniture et distribution du sac officiel, valisette ou porte-document / Supply and distribution of the official bag or briefcase 2 500 € HT o Distribution d’un flyer ou d’un cadeau dans le sac / Distribution of a flyer or gift in the official bag 2 000 € HT o Fourniture du cordon porte-badge / Supply of the lanyard 2 500 € HT o Affichage d’un poster en salle de conférence / Poster in a conference room 2 000 € HT o Bandeau sur site internet / Banner on the website 3 000 € HT o Sponsoring des pauses café (maximum 5) / Sponsoring of the coffee breaks 1 : 500 € HT o 5 : 2 000 € HT o Sponsoring des pauses déjeuner (maximum 2) / Sponsoring of the lunch buffets 1 : 1 200 € HT o 2 : 2 000 € HT o Pass visiteurs pour conférences, ateliers, pauses café, déjeuners, expo / Invitation cards to access conferences, workshops, coffee and lunch breaks Tarif préférentiel partenaire / special price for partners 1 jour : 300 € HT o 2 jours : 450 € HT o Mise à disposition d’une salle pour un cocktail ou autre évènement privé / Loan of a private room for a cocktail or any other private event ½ journée : 500 € HT o 1 table au dîner de gala (8 personnes) / 1 table for 8 persons at the gala dinner 1 500 € HT o Nous pouvons étudier pour vous toute autre forme de sponsoring, n’hésitez pas à nous consulter. / We remain at your disposal to study any additional offer. MONTANT DE VOTRE COMMANDE / TOTAL AMOUNT OF YOUR ORDER FORMULE STANDARD 1 2 900 € HT o 8 500 € HT o 15 000 € HT o ....................................€ HT o ou / or FORMULE SUP 2 ou / or FORMULE PARTENAIRE OFFICIEL 3 et / and SPONSORING ADDITIONNEL TOTAL HT ..................................€ HT + TVA 19.6 %* .......................................... * TVA 19.6 % applicable seulement aux sociétés facturées en France ou à Monaco / to be paid by companies charged in France or in Monaco TOTAL TTC ................................ € TTC PAIEMENT 50 % du montant total TTC à joindre à la commande / Solde dû au 15 avril 2013 (50% to be sent with your order / balance to be paid by 15.04.2013) COORDONNÉES BANCAIRES IDICE SAS / BANK DETAILS FOR BANK TRANSFER Banque : CIC OYONNAX ENTREPRISES - 7 avenue Jean Jaurès - 01100 OYONNAX (France) IBAN : FR76 1009 6185 4000 0147 8070 155 BIC : CMCIFRPP BANQUE / bank 10096 GUICHET / desk 18540 N° DE COMPTE / account nb. CLE RIB / key 00014780701 55 Pour les virements, seuls les frais de notre banque sont à notre charge, merci. / for bank transfers, only our own bank fees are borne by us, thank you. RÉGLEMENT DU SALON Le Contrat liant l’Organisateur et l’Exposant est constitué du présent règlement, de la demande de participation dument signé par l’Exposant et du dossier technique. L’Exposant reconnaît avoir eu connaissance de ces documents et en accepter les termes. En signant leur demande de participation, les Exposants s’engagent à respecter sans aucune restriction ni réserve les clauses du Contrat et toutes les dispositions nouvelles dictées par les circonstances et adoptées dans l’intérêt du Salon par l’Organisateur qui se réserve le droit de les signifier même verbalement aux Exposants. DÉFINITIONS : Exposant : tout professionnel, personne morale ou physique, ayant envoyé une demande de participation de Stand, à l’Organisateur en vue de participer au Salon. Organisateur : IDICE, Société par Actions Simplifiée – au capital de 306 000 euros dont le siège social est situé 33, Cour de Verdun, 01 100 Oyonnax, immatriculée au RCS de Bourg en Bresse sous le numéro 378 529 655 Salon : espace d’exposition se tenant lors du Forum de la plasturgie et des composites. Stand : emplacement mis à la disposition d’un Exposant par l’Organisateur pendant le Salon, selon les modalités définies par le Contrat, en vue de permettre à l’Exposant de rencontrer des clients et partenaires, et/ou des confrères. A. OBJET Le Contrat a pour objet de définir les conditions dans lesquelles l’Organisateur met à disposition un Stand à un Exposant pendant la durée du Salon. Les modalités d’organisation du Salon, notamment la date de début et de fin, sa durée, le lieu où il se déroulera, les heures d’ouverture et de fermeture sont librement déterminées par l’Organisateur qui peut les modifier unilatéralement. La décision de modifier l’organisation du Salon, nonobstant la date à laquelle elle est prise, n’autorise pas l’Exposant à annuler sa réservation. B. MODALITÉS DE PARTICIPATION 1) Réservation de Stand Tout professionnel désirant exposer sur le Salon adresse à l’Organisateur une demande de participation signée accompagnée de son règlement. Sauf si l’Organisateur refuse la participation demandée, l’envoi de cette demande de participation, y compris non accompagné du règlement, constitue un engagement ferme et irrévocable de commande de la part de l’Exposant impliquant le paiement de l’intégralité du prix de la location du Stand et des frais annexes. Nonobstant la date à laquelle le contrat d’inscription lui est adressé, l’Organisateur a jusqu’à l’ouverture du salon pour répondre. Sauf autorisation écrite et préalable de l’Organisateur, un Exposant ne peut céder, sous-louer ou partager à titre onéreux ou gratuit, tout ou partie de sa concession dans l’enceinte du Salon. Toute infraction constatée fera l’objet d’une facturation complémentaire de 2.000 Euros HT par co exposant identifié. 2) Validation des demandes d’admission par l’Organisateur L’Organisateur n’est pas tenu de motiver les décisions qu’il prend quant à la demande de participation de l’Exposant. En cas de refus de l’admission, les sommes versées en acompte seront remboursées en totalité. Il en est de même pour les Exposants en liste d’attente lorsqu’un Stand ne peut lui être attribué, faute de place disponible à l’ouverture du Salon. L’acceptation de la demande de participation est constatée par la réponse de l’Organisateur, qui peut consister en une facture adressée à l’Exposant. 3) Participation à des conférences et ateliers se déroulant pendant le Salon Lorsque la demande de participation le prévoit, et sous réserve du respect des présentes, l’Exposant peut participer à des ateliers pédagogiques, des conférences plénières, des pauses café, petits déjeuners et/ou déjeuners se déroulant pendant le Salon. Les ateliers pédagogiques, les conférences plénières, les petits déjeuners et les déjeuners, lorsqu’ils sont proposés, seront accessibles dans la limite des places disponibles. C. AMÉNAGEMENT ET SURFACES 1) Plan du Salon L’Organisateur établit le plan du Salon et effectue la répartition des emplacements en tenant compte le plus largement possible des désirs exprimés par les Exposants. L’Organisateur, et l’Exposant l’accepte, se réserve le droit de modifier la surface/et ou la disposition du Stand demandée par l’Exposant. Il appartient à l’Exposant de s’assurer de la conformité du plan avant l’aménagement de son Stand. 2) Démontage et Restitution des Stands L’Exposant s’engage à respecter le calendrier défini par l’Organisateur concernant le démontage des Stands, ainsi que les délais de remise en ordre à l’issue du Salon. Toute détérioration causée par un Exposant et/ou par ses préposés et / ou par ses installations, matériels ou marchandises, notamment aux locaux et installations dans lesquels se tient le salon, est à la charge de cet Exposant. D. PRIX Le prix du Stand varie en fonction des trois formules proposées dans la demande de participation. Il est à noter qu’aucune prestation (y compris le stand) ne sera livrée, si le règlement du prix n’a pas été effectué avant le Salon. Des prestations de sponsoring additionnel, dont les prix sont indiqués dans la demande de participation, peuvent être commandées. E. CONDITIONS DE PAIEMENT La demande de participation prévoit un échéancier de paiement que l’Exposant est tenu de respecter. Tout retard de paiement entraîne de plein droit et sans mise en demeure préalable l’application de pénalités de retard au taux de trois fois le taux d’intérêt légal, calculées par jour de retard, sans que cette clause nuise à l’exigibilité de la dette. Tout retard de paiement pourra entraîner, à la discrétion de l’Organisateur, l’annulation de la commande et le paiement du solde restant dû à l’Organisateur, à titre d’indemnité. L’Organisateur se réserve alors le droit de disposer du Stand redevenu libre à la location. F. CONDITIONS D’ANNULATION ET DE RADIATION L’Exposant qui souhaite annuler sa réservation ou se désister doit le faire par lettre recommandée avec AR au siège social de l’Organisateur. S’il le fait plus de deux mois avant la date du Salon, 50% du prix sera du à l’Organisateur à titre d’indemnité. S’il le fait moins de deux mois avant la date du Salon, la totalité du prix sera due à l’Organisateur. G. ASSURANCES-RESPONSABILITÉ L’Organisateur a souscrit dans le cadre de son activité une assurance responsabilité civile. Par ailleurs, l’Exposant a souscrit au moment de sa demande de participation une police d’assurance couvrant les dommages pouvant être occasionnés aux biens lui appartenant dans le cadre du Salon, dans les limités communiquées par l’Organisateur. L’Organisateur ne peut être tenu pour responsable : - Des vols ou dommages concernant les vêtements ou objets personnels.des Exposants ou des visiteurs, même s’ils sont remis au vestiaire, ou - des préjudices ou accidents incombant au loueur des lieux utilisés. - des litiges pouvant survenir entre les Exposants et les visiteurs. En cas de litige entre deux Exposants, tous deux doivent, dans la mesure du possible, régler ce conflit en bon père de famille. L’Organisateur doit être tenu informé du conflit, mais n’a aucune obligation d’agir comme médiateur ou arbitre. Son rôle est de vérifier que les dispositions contractuelles qui le lient avec les Exposants concernés sont respectées. Si l’un d’entre eux décide de faire intervenir une autorité, il a le devoir de prévenir l’Organisateur, afin de préserver au mieux l’image du Salon. La location d’un Stand n’est pas un contrat de dépôt. En cas de vol sur un Stand, l’Exposant ne peut se retourner contre l’Organisateur. Si la responsabilité de l’Organisateur venait à être reconnue pour quelque raison que ce soit, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par l’Organisateur à l’Exposant, toutes causes confondues, ne pourront excéder le montant total hors taxes des sommes payées par l’Exposant au titre du Contrat. L’Organisateur ne sera pas responsable des préjudices indirects quels qu’ils soient. Sont notamment considérés comme des préjudices indirects tout préjudice commercial, perte de données ou de fichiers, perte de chiffres d’affaires ou de bénéfice, perte de clientèle, perte.d’une chance, trouble de jouissance du fait d’un autre Exposant, atteinte à l’image de marque, en relation ou provenant de la mise à disposition du Stand, même si l’Organisateur a été averti de l’éventualité de la survenance d’une telle perte ou d’un tel dommage H. FORCE MAJEURE L’Organisateur peut annuler ou reporter le Salon pour cause de force majeure. Constituent des cas de force majeure justifiant, à tout moment, l’annulation ou le report du Salon toutes situations nouvelles sanitaires, climatiques, économiques, politiques ou sociales, à l’échelon local, national ou international non raisonnablement prévisibles au moment de la communication du Salon auprès des Exposants, indépendantes de la volonté de l’Organisateur, qui rendent impossible l’exécution du Contrat ou qui emportent des risques de troubles ou désordres susceptibles d’affecter gravement l’organisation et le bon déroulement du Salon ou la sécurité des biens et des personnes. En cas d’annulation par l’Organisateur pour cas de force majeure, les Exposants s’engagent à n’exercer aucun recours contre l’Organisateur. Après paiement des dépenses engagées, le solde disponible est réparti entre les Exposants au pro rata des versements effectués. En cas de report par l’Organisateur pour cas de force majeure, l’Organisateur informera les Exposants des nouvelles modalités d’organisation dans les délais les plus brefs. I. ORGANISATION LOGISTIQUE Nul ne peut être admis dans l’enceinte du Salon sans présenter un titre d’accès émis ou admis par l’Organisateur. Celui-ci se réserve le droit de refuser l’entrée de l’exposition à qui que ce soit sans en donner les raisons. Il est strictement interdit de fumer dans l’enceinte du Salon. J. LOI APPLICABLE ET LITIGE La loi applicable au Contrat est la loi française. L’Organisateur statuera sur tous les cas nécessitant son arbitrage dans le cadre de l’exécution du Contrat. L’Exposant reconnait être informé et avoir accepté que les décisions par l’Organisateur dans ce cadre seront sans appel et immédiatement exécutoires. Dans le cas de contestations, l’Exposant s’engage à soumettre sa réclamation par écrit à l’Organisateur avant toute autre procédure. EN CAS DE LITIGE POUVANT SURVENIR PENDANT LE SALON, A PROPOS DE L’INTERPRETATION DU CONTRAT, IL EST FAIT ATTRIBUTION EXPRESSE DE JURIDICTION AU TRIBUNAL DE COMMERCE DE PARIS, MEME EN CAS DE PLURALITE DE DEFENDEURS OU D’APPEL EN GARANTIE. K. DISPOSITIONS GÉNÉRALES La déclaration de nullité ou d’inefficacité d’une quelconque stipulation du Contrat n’entraîne pas de plein droit la nullité ou l’inefficacité des autres stipulations, sauf si l’équilibre du Contrat s’en trouve modifié. Lu et approuvé Nom du signataire …………………............………………… A……………………… Le……………..……………………. Signature et tampon de la société GENERAL REGULATIONS The Contract between the Organiser and the Exhibitor consists of the general regulation, the application form submitted, duly signed by the Exhibitor and the technical package. The Exhibitor acknowledges that he has read these documents and accepts the terms thereof. By signing their application forms, Exhibitors agree to comply with the clauses of the Contract without any restriction or reservation and any new provisions dictated by circumstances, adopted in the interest of the Show by the Organiser, which reserves the right to inform Exhibitors thereof, even verbally. DÉFINITIONS : Exhibitor: any professional (corporate entity or individual) having submitted a Stand application request to the Organiser in order to take part in the Show. Organiser: IDICE, Société par Actions Simplifiée – au capital de 306 000 euros dont le siège social est situé 33, Cour de Verdun, 01 100 Oyonnax, immatriculée au RCS de Bourg en Bresse sous le numéro 378 529 655 Show: Forum Plasturgie composites– Professional show. Stand: the site made available to an Exhibitor by the Organiser during the Show according to the conditions defined by the Contract, in order to enable the Exhibitor to meet customers and partners and/ or fellow members of the industry. 2) Validation of application forms by the Organiser The Organiser does not have to give reasons for decisions taken regarding the Exhibitor’s application request. If the application is refused, the sums paid as a down payment will be fully reimbursed. The same applies to Exhibitors on the waiting list when a Stand cannot be assigned due to lack of space when the Show opens. Acceptance of the application request is evidenced by a reply from the Organiser, which may consist of an invoice forwarded to the Exhibitor. 3) Attendance at conferences and workshops taking place during the Show When it’s mentioned in the application form, the Exhibitor may participate on workshops, conferences, coffee breaks, breakfasts and/ or lunches during the Salon. Workshops, conferences, coffee breaks, breakfasts and/or lunches are accessible within the limit of the number of places available. C. LAYOUT AND SURFACE AREA 1) Show floor plan The Organiser draws up the Show floor plan and allocates out the space, taking the wishes of Exhibitors into account as far as possible. The Organiser reserves the right to modify the surface area and/or layout of the Stand requested by the Exhibitor. It is up to the Exhibitor to ensure floor plan conformity before its Stand is fitted out. 2) Dismantling and Return of Stands The Exhibitor will comply with the schedule defined by the Organiser concerning the dismantling of Stands, as well as the lead times for putting back into good order after the Show. Any damage caused by an Exhibitor and/or its representatives and/ or by its installations, equipment or goods is for the account of this Exhibitor. D. PRICE The price of the Stand varies according to the three different packages as established on the application form. It should be noted that no services (including the stand) will be provided if the price has not been paid before the Show. E. PAYMENT CONDITIONS The application form makes provision for a payment schedule to be met by the Exhibitor. Any delay in payment will result in late penalties F. CANCELLATION AND EXPULSION CONDITIONS An Exhibitor wishing to cancel a reservation or to withdraw must do so by sending a registered letter with recorded delivery to the Organiser’s registered office. If it does so more than two months before the date of the Show, 50% of the price will be due to the Organiser as an indemnity. If it does so less than two months before the date of the Show, the full price will be due to the Organiser. G. LIABILITY / INSURANCE The Organiser has taken out civil liability insurance cover for its activity. Moreover, at the time of application, the Exhibitor will take out an insurance policy to cover any damage that might be caused to its property in the context of the Show, up to the limits indicated by the Organiser. The Organiser cannot be held liable for: - the theft of or damage to clothes or personal objects belonging to Exhibitors or visitors even if handed in to the cloakroom, or - loss or accidents the fault of which lies with the landlord of the premises used. - disputes that may occur between Exhibitors and visitors. Should a dispute occur between two Exhibitors, they must settle the conflict sensibly together, as far as possible. The Organiser must be kept informed of the conflict but is not obliged to act as mediator or arbitrator. Its role is to check that the contractual provisions by which it is bound to the Exhibitors have been respected. Should one of them decide to have the authorities intervene, it must advise the Organiser in order to suitably preserve the image of the Show. The rental of a Stand is not a deposit agreement. If a theft occurs on a Stand, the Exhibitor cannot take action against the Organiser. If the Organiser were to be acknowledged as being liable for any reason, the damages and reparation due by the Organiser to the Exhibitor, all causes combined, cannot exceed the total ex-VAT amount of the sums paid by the Exhibitor in respect of the Contract. The Organiser cannot be held liable for any indirect prejudice. The following are considered as indirect prejudice - any commercial prejudice, loss of data or files, loss of turnover or profit, loss of customers, loss of opportunity, interference with enjoyment due to another Exhibitor, damage to brand image - in relation to or resulting from the provision of the Stand, even if the Organiser was warned of the possibility of occurrence of a loss or damage of this kind. H. FORCE MAJEURE The Organiser may cancel or postpone the Show due to a case of force majeure. The following are considered as cases of force majeure justifying, at any time, the cancellation or postponement of the Show – any new health, climate, economic, political or social situations, on a local, national or international level, not reasonably foreseeable at the time of announcement of the Show to Exhibitors, beyond the control of the Organiser, which may render execution of the Contract impossible or which involve the risk of trouble or disturbance liable to seriously affect smooth rollout of the Show or the safety of property and people. Should the Show be cancelled by the Organiser due to a case of force majeure, Exhibitors will not take recourse against the Organiser. After payment of the expenses incurred, the balance available is divided between the Exhibitors in proportion to the payments made. Should the Organiser postpone the Show due to a case of force majeure, the Organiser will inform Exhibitors of the new organisation conditions as soon as possible. 30-31 mai 2013 Centre des congrès Hôtel newport bay club Disneyland Paris I. ORGANISATION OF LOGISTICS No one may be admitted to the Show premises without producing an access card/badge issued by or accepted by the Organiser. The latter reserves the right to refuse admission to the Show to anyone without giving reasons Smoking is strictly prohibited on the Show premises. J. APPLICABLE LAW AND DISPUTES This Contract will be governed by French law. The Organiser will give a ruling on all cases requiring its arbitration within the framework of execution of the Contract. The Exhibitor acknowledges it has been informed of and has accepted that decisions taken by the Organiser in this context are without appeal and immediately enforceable. In the event of contestation, the Exhibitor will submit its complaint to the Organiser in writing before any other proceedings. IN THE EVENT OF A DISPUTE OCCURRING DURING THE SHOW CONCERNING INTERPRETATION OF THE CONTRACT, EXPRESS JURISDICTION IS AWARDED TO THE PARIS COMMERCIAL COURT, EVEN IN THE EVENT OF PLURALITY OF DEFENDERS OR THE INTRODUCTION OF THIRD PARTIES. K. GENERAL PROVISIONS Should a stipulation in the Contract be declared null or void, this will not nullify the other stipulations, unless the equilibrium of the Contract is thus found to be modified. Read and approved Signatory’s name ………………….........…………………… Date ……………………… Place……………………………. Signature and stamp www.infopro.fr B. CONDITIONS OF PARTICIPATION 1) Stand Reservation Any professional wishing to exhibit at the Show will submit a signed application form to the Organiser, together with the related payment. Unless the Organiser refuses the requested application, the fact of sending in this participation request, even if payment is not enclosed, constitutes a firm, irrevocable committed order by the Exhibitor, involving payment in full of the Stand rental and related costs in full. Notwithstanding the date at which the registration contract is forwarded to it, the Organiser has until the show opening date to reply. Without the prior authorisation of the Organiser, the Exhibitor may not transfer, sublet or share, in exchange for payment or free of charge, all or part of its concession on the Show premises. Any breach evidenced will result in the sum of 2,000 euros ex-VAT being invoiced per co-exhibitor identified. due ipso jure without prior notification amounting to three times the legal interest rate, calculated per day overdue, without this clause adversely affecting the payability of the debt. Any overdue payment may, at the Organiser’s discretion, result in cancellation of the order, with payment of the balance due to the Organiser as an indemnity. The Organiser then reserves the right to use the Stand, now available for rental once again. Ce document est édité par : / this document is published by: A. PURPOSE The purpose of this Contract is to define the conditions whereby the Organiser makes a Stand available to an Exhibitor during the period of the Show. The Show organisation conditions, notably the start and end dates, period, site where it is to be held and opening and closing times are freely determined by the Organiser which is entitled to unilaterally modify them. A decision to modify the organisation of the Show, notwithstanding the date on which it is taken, does not authorise the Exhibitor to cancel its reservation.
