Rapport d`Audit - Julien Canovas

Transcription

Canovas Julien
Kajjoua Khalid
Lafage Laury
Plagnard Jean-Mathieu
Rapport d’Audit
le 15 Mai 2008 à Avignon
Destinataire : Le consortium UNR PACA, M. Katchadian
Rapport d'Audit
Plagnard – Lafage – Kajjoua - Canovas
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Table des matières
Table des matières..........................................................................................................................................2
Mission..........................................................................................................................................................2
Contexte........................................................................................................................................................ 3
Système informatique................................................................................................................................... 4
Systèmes informatiques au sein de l'UAPV.............................................................................................4
Plateforme accueillant le Bureau Virtuel................................................................................................. 4
Les ENT utilisés par la région PACA...................................................................................................... 4
Cadre............................................................................................................................................................. 5
BBK principales............................................................................................................................................5
Thème 1 : Application CIL...................................................................................................................... 5
Thème 2 : Bureau Virtuel.........................................................................................................................6
Thème 3 : Les ENT.................................................................................................................................. 8
Thème 4 : Recoupement BV et ENT....................................................................................................... 8
Thème 5 : Organisation générale............................................................................................................. 9
Feuille de Révélation et d’Analyse de Problème (FRAP).......................................................................... 10
Audit : Application CIL......................................................................................................................... 10
Audit : Recoupement des ENT avec le Bureau Virtuel......................................................................... 10
Scénario d'évolutions.................................................................................................................................. 17
Scénario 1...............................................................................................................................................17
Scénario 2...............................................................................................................................................17
Synthèse Générale.......................................................................................................................................18
Cabinet d'Audit J2LK© ............................................................................................................................. 19
Glossaire..................................................................................................................................................... 20
Mission
Le cabinet d'audit est mandaté par le directeur du SIM, M. Katchadian, pour :
• Étudier l’offre remise par le prestataire pré-sélectionné sur les plans
fonctionnels, techniques et organisationnels en vue de lancer la commande ou
de choisir une autre solution. Sachant que l’offre, si elle est retenue devra déboucher sur une
mise en production au plus tard le 20 juillet 2008.
• Évaluer le degré de recoupement entre le Bureau Virtuel et les outils
disponibles sur les ENT et sur les plateformes pédagogiques. Proposer des
scénarios d’évolution de ces projets tenant compte de l’étude précédente et
intégrant une analyse des coûts associés aux différentes solutions possibles,
ainsi que les aspects liés au déploiement en utilisation courante.
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Contexte
Le consortium UNR PACA, composé des présidents des 6 universités a signé une
convention avec l’Etat et la Région dans le cadre du projet Université Numérique.
Les six Universités concernées ont mis en commun des moyens humains et
matériels pour mettre en place des outils permettant l’émergence de « campus
numériques ». La mise en commun des moyens de financement et de
fonctionnement permet de rationaliser les investissements et de réaliser des
économies d’échelle permettant à budget équivalent d’offrir des services
supplémentaires.
L'UNR PACA :
•
Université de Provence, Aix Marseille I
•
Université de la Méditerranée, Aix Marseille II
•
Université Paul Cézanne, Aix Marseille III
•
Université d'Avignon et des pays du Vaucluse
•
Université de Nice Sophia Antipolis
•
Université de Toulon et du Var
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Système informatique
Systèmes informatiques au sein de l'UAPV
Plateforme accueillant le Bureau Virtuel





Un Storage Area Network actuellement 4 Téraoctets
Pare-feu
Frontaux web, serveur de base de données, indexeur
Système de sécurisation du courrier électronique IronPort C-600
Serveur de sauvegarde
Les ENT utilisés par la région PACA
Esup-Portail pour toutes les universités de l'UNR PACA, sauf l'Université Paul Cezanne qui ne
possède pas de réel ENT.
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Cadre
Le cadre de travail est constitué du SIM de l’UNR PACA, ainsi que des CRI des
différentes universités. Il aura été étendu à la société Karlotian,
prestataire pré-sélectionné dans le cadre de l’appel d’offre pour la réalisation de l'application
Web permettant la gestion des activités du Correspondant Informatique et Libertés (CIL).
BBK principales
Thème 1 : Application CIL
1-Force : Excellent horodatage qui est la fonction première à l'application.
2-Force : Système de déploiement et d'intégration à l'environnement de production bien pensé.
3-Force : Importante communication entre les CILs sur les thématiques de l'université.
4-Force : Les CILs sont motivés. Ils sont particulièrement demandeurs d’informations sur la
façon de remplir leur mission.
1-Problème : Il manque à la gestion des traitements un mode brouillon permettant d’enregistrer
une fiche sans la valider.
Concerné : SIM, prestataire.
Type : Fonctionnel.
Conséquence : Application incomplète.
2-Problème : L'application ne permet pas de gérer des demandes incomplètes. Lorsque une
demande est incomplète, elle doit être enregistré en tant que brouillon en l'attente des pièces.
Type : Fonctionnel.
3-Problème : Pour la fonctionnalité "Validation d'une proposition de création", L’affichage des
demandes doit se faire par ordre de priorité : date d’ancienneté (du plus ancien au moins
ancien), et par leur état dans le circuit de traitement. Le CDC n'en parle pas.
Type : Fonctionnel.
4-Problème : Pour la fonctionnalité "Validation d'une proposition de création", l'application doit
permettre aussi de demander des pièces complémentaires en cas de dossier ou demande
incomplète. Et possibilité d'envoyer un message standard (pour les demandes incomplètes ou
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mal formulées par mail ou si il n'y a qu'une adresse postale, possibilité d'imprimer un document
de réponse).
Type : Fonctionnel.
5-Problème : L'application proposé ne propose pas la "Création semi-automatique du rapport
annuel".
Type : Fonctionnel.
Thème 2 : Bureau Virtuel
5-Force : L'outil est fonctionnel et propose toutes les fonctionnalités de base mais aussi
d'autres fonctionnalités très intéressantes (gestion/assignation des taches).
6-Force : L'application est stable.
7-Force : Synchronisation avec différents appareils et logiciels externe possible.
6-Problème : Aucune information sur les différentes mise à jour du Bureau Virtuel.
Concerné : Le Bureau Virtuel, Utilisateurs du BV.
Type : Organisationnel.
Conséquence : Les utilisateurs ne sont pas informés des nouvelles fonctionnalités du Bureau
Virtuel et donc ne les utilisent pas.
7-Problème : Le BV est sous-traité par Contact Office et nécessite un cout d'exploitation
mensuel par compte étudiant.
Concerné : L'UNR PACA.
Type : Financier.
Conséquence : Le prestataire choisi ne permet pas à l'équipe du SIM de faire évoluer soimême le BV, une partie du budget est consacré à un prestataire externe chaque année.
8-Problème : La formation est sur la base du volontariat.
Concerné : Le Bureau Virtuel, SIM.
Type : Organisationnel, Humain/Social/Relationnel, Formation.
Conséquence : La formation est inefficace, les utilisateurs potentiels ne connaissent pas les
fonctionnalités du BV, l'outil est fonctionnel mais il y a un décalage entre les pratiques réelles et
les possibilités de l'outil.
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9-Problème : Les universités n'ont pas déployés les mêmes moyens.
Concerné : Le Bureau Virtuel, SIM.
Type : Organisationnel, Humain/Social/Relationnel, déploiement.
Conséquence : L'investissement des universités n'est pas le même, le taux d'utilisation est
différent selon les établissements. Les utilisateurs des universités qui ont moins investi sur le
BV, auront tendance à se diriger vers d'autre outils.
10-Problème : Les utilisateurs investissent sur le BV mais aussi sur les nouveaux outils
(plateforme pédagogique).
Concerné : Bureau virtuel, SIM.
Type : Humain/Social/Relationnel.
conséquence : Le BV est délaissé parce que les utilisateurs ont plusieurs types d'outils
semblable à leur disposition.
11-Problème : Design plutôt austère, aucune personnalisation de l'interface possible,
navigation demandant un effort d'adaptation.
Concerné : Utilisateurs du BV.
Type : Ergonomie
Conséquence : Le BV est difficile à prendre en main pour la plupart des utilisateurs et n'est
pas attractif.
12-Problème : Être formateur est mal pris en compte dans la carrière. Souvent sollicité mais
sans moyen à leur disposition.
Concerné : Bureau virtuel, SIM
Type : Organisationnel, Humain/Social/Relationnel, Formation.
Conséquence : Il y a peu de formateurs. La formation des utilisateurs n'est pas suffisante pour
atteindre la masse critique d'utilisateurs et pour rendre le BV indispensable.
13-Problème : Le BV de l'UNR PACA comporte de nombreux bugs traités au cas par cas et
sans réel suivi.
Concerné : Utilisateurs.
Type : Technique.
Conséquence : Renforce le sentiment de désengagement auprès du BV, les utilisateurs
peuvent se retrouver bloqués dans leur utilisation du BV sans savoir vers qui se tourner.
14-Problème : Les enseignants n'utilisent pas le BV.
Concerné : Bureau virtuel, SIM.
Type : Humain/Social/Relationnel.
Conséquence : Les étudiants ne sont pas obligés d'utiliser le BV. Le BV est sous-utilisé.
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Thème 3 : Les ENT
8-Force : Les ENT permettent la gestion administrative notamment des étudiants (inscription,
accès/modification de leurs données administratives personnelles) facilitant toutes les
procédures administratives.
15-Problème : Aucune information personnalisé sur les calendriers.
Type : Organisationnel et Technique.
Conséquence : Les utilisateurs ne consultent, ni n'utilisent les calendriers étant donné qu'ils
n'ont aucune information personnalisé dessus.
16-Problème : Aucun espace réservé à l'information (news) n'est réellement exploité voir
inexistant.
Concerné : Utilisateurs, Professeurs, administration.
Type : Organisationnel et Technique.
Conséquence : Les utilisateurs sont mal informés en ligne des procédures administratives, des
changements, de leurs possibilités. La communication entre les services est difficile.
Thème 4 : Recoupement BV et ENT
9-Force : L'alliance de l'ENT et du BV permet de répondre aux dénominations du SDET sur les
fonctions d'un bureau numérique.
17-Problème : Mauvaise intégration du Bureau virtuel à l'ENT.
Type : Technique.
Conséquence : La navigation sur le bureau virtuel n'est pas efficace. Le Bureau Virtuel prend
toute la page une fois que l'on a cliqué sur l'un de ses liens et il est impossible de revenir sur
l'ENT.
18-Problème : Deux gestionnaires de fichiers en ligne, les 30mo du BV avec WebDav et le
« Dossier Personnel Windows » de l'ENT (~100mo mais dépend de l'Université).
Conséquence : Pas d'accès standard à ses fichiers, un type est favorisé par rapport à l'autre et
les 2 sont mal exploités.
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19-Problème : Deux gestionnaires de calendrier indépendants (Emploi du temps de la partie
administration de l'ENT et calendrier du bureau virtuel).
Conséquence : Aucune centralisation des données du calendrier d'une seule et même
personne.
Thème 5 : Organisation générale
20-Problème : Les systèmes de fichiers Windows sont différents sur chacun des 2 sites.
Concerné : Site Agroparc et de Sainte-Marthe
Type : Réseau.
Conséquence : Les utilisateurs des deux sites se voient dans l'impossibilité de gérer facilement
leurs versions de fichiers entrainant des duplications inutiles de fichiers.
21-Problème : Les projets de développement des TICE télescopent les projets existants.
Concerné : TICE, SIM.
type : Exploitation.
Conséquence : Désinvestissement de l'outil BV, les utilisateurs délaissent le BV pour d'autres
outils.
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Feuille de Révélation et d’Analyse de Problème (FRAP)
Audit : Application CIL
Fiche n° 1 – Développement et utilisation
Concerné : Service informatique mutualisé
Problème :
Les CIL n'ont pas participé au choix de l'appel d'offres.
Les CIL ont été nommés à la fin de la réalisation de l'application et leurs besoins ont évolué.
Constats :
Les CIL n'ont pas participé à l'élaboration du cahier des charges des besoins de l'application.
Le cahier des charge ne correspond pas à tous les besoins des CIL.
Conséquence :
Les CILs ont besoin d'une application plus pratique et plus puissante pour les aider à remplir
leurs taches.
L'application devra être améliorer dans le futur, et doit donc être prévue comme telle.
Recommandation :
Il faudrait que l'application soit revue en profondeur pour s'adapter aux besoins des différents
CIL avec leur concours pour un ciblage plus précis des fonctions. Soit en demandant aux
différents services informatiques de « reprendre » l'application une fois qu'elle sera livrée, soit
en demandant des modifications avant la livraison.
Il faudrait aussi prévoir un groupe de travail des différents services informatiques pour
améliorer le programme dans le futur en fonctions des besoins des CIL qui pourraient évoluer,
et aussi pour toujours l'améliorer.
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Audit : Recoupement des ENT avec le Bureau Virtuel
Fiche n° 2 – Formation
Concerné : Service informatique mutualité
Problème :
Il y a un manque de formation à l'utilisation des outils informatiques qu'apporte un bureau
virtuel.
Constats :
Lors de notre interview avec Melle Lucile Paderas, nous avons remarqué que la formation des
utilisateurs à l'usage du bureau virtuel était sur la base du volontariat.
Être formateur est particulièrement mal pris en compte, dans leur carrière, de même que dans
leur service ou sur le plan financier. Ils ont été souvent sollicité mais sans moyen à leur
disposition.
Les enseignants nous font part aussi du problème du temps nécessaire pour s'approprier les
outils du BV. Ce travail supplémentaire est aussi sur la base du bénévolat.
Conséquence :
Le risque à court terme est un manque de formateurs qui entraînera une méconnaissance des
fonctionnalités du BV par les utilisateurs potentiels. Ils n'utiliseront pas le BV et le délaisseront
pour d'autres outils équivalent.
Particulièrement, les enseignants, qui sont les maillons essentiels au marketing du bureau
virtuel, risquent de retourner vers les outils qu'ils utilisent habituellement .
Le risque à long terme est la disparition du BV. En effet, le désintéressement va se propager,
il sera de moins en moins utilisé et donc de moins en moins maintenue.
Recommandation :
La formation est essentiel pour que les utilisateurs prennent connaissance de tous ce que le
BV peut leur offrir et les intéresser à l'outil. Il faut atteindre la « masse critique » pour créer un
effet boule de neige. Pour cela il faut investir dans la formation :
-il faut revaloriser les formateurs : une meilleure prise en compte dans leur carrière, dans leur
service ou sur le plan financier.
-Chaque nouveau arrivant à l'université doit avoir une formation au bureau virtuel.
-Le travail supplémentaire que représente l'appropriation des outils du BV ne doivent plus être
sur la base du bénévolat.
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Fiche n° 3 – Marketing
Concerné : Service informatique mutualité
Problème :
Le marketing, la promotion du bureau virtuel est quasi-inexistante. Cette phase est pourtant
très importante.
Constats :
En effet, lors de notre interview sur les utilisateurs nous avons remarqué qu'il y avait une
grande méconnaissance des outils du bureau virtuel des utilisateurs.
Les enseignants non utilisateur ou faiblement utilisateur ne voient pas l'intérêt du BV. Ils
craignent entre autres une désaffection des cours.
Les habitudes des enseignants ont été sous-estimé. Ils préfèrent utiliser les outils qu'ils
maîtrisent déjà.
Conséquence :
L'utilisation du bureau virtuel passe par les enseignants. Si ils n'utilisent pas le BV, les
étudiants ne l'utiliseront pas non plus. Ce qui entraînera un désintéressement du bureau virtuel
qui sera sous-utilisé.
Recommandation :
Pour remédier à ce problème :
Cette promotion du bureau virtuel passera par les enseignants et par le personnel
administratif.
Il faut inciter les professeurs à promouvoir le BV, par exemple en mettant leurs cours sur le BV
plutôt que sur leur site personnel.
De même le personnel administratif pourrait mettre sur le calendrier: l'emploi du temps des
élèves et des enseignants.
Il faut centraliser les informations sur le bureau virtuel.
Toujours dans le souci de faire connaître l'existence du Bureau virtuel, lors de la réunion de
pré-rentré, il serait intéressant d'en parler, de faire connaître le positionnement du Bureau
Virtuel par rapport aux autres outils mis à disposition des étudiants, faire connaître les
caractéristiques du Bureau Virtuel, etc... (source : rapport Miage Nice Bordeaux)
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Fiche n° 4 – BV Contact Office
Concerné : Service informatique mutualisé
Problème :
Le Bureau Virtuel de l'UNR PACA est sous licence et n'est donc ni libre ni open source.
Plusieurs fonctionnalités manque au bureau virtuel pour être un outil indispensable.
Constats :
Le Bureau Virtuel de l'UNR PACA est sous licence de la société Contact Office Group.
Il n'est pas possible pour le SIM et ses services informatiques d'apporter soi-même des
modifications techniques ou l'ajout de nouveaux services directement.
La type de licence implique un sur-coût proportionnel au nombre d'étudiants inscrits.
La vitesse d'évolution du BV de Contact Office est très lente et se contentant de résoudre les
nombreux bugs présents.
Conséquence :
Bien qu'en apparence le BV offre des outils communs aux étudiants et enseignants de l'UNR
PACA. Les manques de celui-ci ne pouvant pas être comblés ni pouvoir les faire évoluer, les
Universités se tournent vers des solutions parallèles pour certains modules.
Ex: Moodle (plateforme pédagogique en ligne de l'UAPV) alors que le BV est présenté comme
« outil pédagogique avec remise de travaux aux professeurs, travaux de groupe, forums de
classe, etc. » (voir fr.contactoffice.com)
De plus la désertion du BV n'entraine pas une diminution du coût de maintenance compte tenu
du type de licence.
Risque : Voir apparaître des outils différents dans chacune des universités pour combler les
mêmes besoins mal remplis par le BV.
La perte du contrat avec Contact Office entrainerait la fin du Bureau Virtuel sans possibilité
d'alternatives rapides surtout pour la gestion des mails.
Recommandation :
Sans empêcher les différents modules parallèles d'être exploités mais les coordonner afin
d'essayer de trouver les meilleurs modules possible.
Par exemple chaque université pourra expérimenter un module alternatif au BV ; l'UAPV par
exemple avec « Moodle » à la place de l'outil pédagogique du BV.
Une cellule externe à Contact Office et rattaché au SIM devrait être mise en place ou
restructuré afin :
− d'être à l'écoute des utilisateurs du BV à l'aide d'une interface (externe au BV, du genre
forum)
− de rassembler les différents modules alternatifs au BV dans l'objectif d'un scénario alternatif
Rapport d'Audit
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Fiche n° 5 – Dysfonctionnement et manque sur le Bureau virtuel.
Concerné : Toutes les universités.
Problème :
Mauvaise intégration du Bureau virtuel et manque d'information auprès des utilisateurs.
Constats :
−
−
−
Aucune information sur les différentes mise à jour.
Mauvaise intégration du Bureau virtuel sur l'ENT.
Il existe 2 « modules » : Google et Répertoire sur lesquels nous n'avons aucune
information et qui ne fonctionnent pas.
Causes – Origines:
Mauvaise gestion du développement du Bureau virtuel.
Conséquence :
Le manque d'information sur les nouveautés que peuvent offrir les mise à jour, n'aide pas à la
découverte du Bureau virtuel et ne le rend pas plus attrayant aux yeux de ses utilisateurs.
La mauvaise intégration du Bureau virtuel sur l'ENT fait défaut à l'ergonomie et à l'esthétique.
Une fois que l'on a cliqué sur l'un des liens du Bureau virtuel en passant par l'ENT, on se
retrouve avec un BV qui occupe toute la page mais sans le menu supérieur qui est utile pour
l'ergonomie et il n'y a donc aucun lien pour revenir sur l'ENT.
L'accès aux modules qui sont en développement ou en test ne donne pas envie aux
utilisateurs de revenir les utiliser une fois qu'ils fonctionneront et surtout s'il n'y a pas
d'information quand à leur futur fonctionnement.
Recommandation :
A chaque nouvelle mise à jour, l'onglet Infos du Bureau virtuel, que l'ont voit à chaque
connexion si il y a une information, pourrait afficher les nouveautés de cette mise à jour.
L'intégration du Bureau virtuel doit être amélioré par un meilleur respect de la charte graphique
ainsi que par une amélioration de l'ergonomie en gardant le menu supérieur et en restant dans
le cadre de l'ENT durant la navigation sur le Bureau virtuel.
Il est préférable de ne pas donner accès aux modules qui ne fonctionnent pas encore mais
plutôt de les annoncer comme étant à venir.
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Fiche n° 6 – Le gestionnaire de calendrier.
Concerné : Toutes les universités.
Problème :
Différentes applications totalement indépendantes de gestion de calendrier pour chaque
étudiant.
Constats :
−
−
−
−
−
−
Il existe un gestionnaire de calendrier sur le bureau virtuel peu utilisé.
Un emploi du temps dans la partie administration de l'ENT qui n'est pas du tout
personnalisé par rapport à l'utilisateur et qui ne peut l'être par l'utilisateur.
Un emploi du temps sur le site de l'IUP d'Avignon très utilisé par les étudiants.
Un calendrier des examens dans la partie administration de l'ENT qui n'est pas utilisé et n'a
jamais été mis à jour, à ma connaissance.
Un outil de prise de rendez-vous (RDVZ) sur l'ENT est en test (avec peu d'information) et
n'est pour l'instant synchronisé avec aucun calendrier.
Aucune synchronisation entre ces différents gestionnaires de calendrier.
Causes – Origines:
Développement de l'ENT et du bureau virtuel séparément.
Conséquence :
Les utilisateurs de l'ENT n'utilisent pas le gestionnaire de calendrier du bureau virtuel car
aucune information n'y est apporté. Seul l'emploi du temps du site de l'IUP d'Avignon reste
utile aux yeux des étudiants.
Recommandation :
Les emplois du temps ainsi que le calendrier des examens des étudiants de chaque université
devraient être affiché sur le calendrier du bureau virtuel, de façon personnalisé ( formation,
groupe de TD, UE optionnelles, etc...) ainsi que les dates d'examens.
Le logiciel RDVZ devrait être synchronisé avec le calendrier du bureau virtuel.
L'emploi du temps de la partie administration devrait donc être synchronisé avec le calendrier
du bureau virtuel, voir disparaître pour ne pas faire double emploi et pour inciter les étudiants à
se rendre sur le bureau virtuel.
Rapport d'Audit
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Fiche n° 7 – Fonctionnelle
Concerné : Service informatique Mutualisé
Problème :
Certaines fonctionnalités ne sont pas à la hauteur des attentes des utilisateurs.
Constats :
D'après nos interviews, les enseignants trouvent que le BV n'est pas véritablement un outils
pédagogique (comme le e-learning) mais essentiellement un outil de partage. De plus ils ne
savent pas comment seront gérés les droits d'auteur.
Tous les utilisateurs s'accordent à dire que les fonctionnalités du BV sont redondantes avec
celles d'autres outils (e-uapv, ENT...). Ils trouvent aussi que certaines fonctionnalités ne sont
pas assez abouti pour concurrencer les outils qu'ils utilisent (comme le courrier électronique,
fonctions collaboratives, tchat, forum, gestion des groupes,etc....)
Conséquence :
Les enseignants préfèrent utiliser l'outil e-learning.
Le taux d'utilisation est partagé entre les diverses outils que le TICE proposent.
Les utilisateurs se dirigent vers d'autres outils.
Recommandation :
Pour que les professeurs mettent leurs cours en ligne, l'outil doit permette de gérer les droit
d'auteur. Il faut négocier ces droits pour des copies numériques.
Il faut faire évoluer l'outil vers un outil de type e-learning et approfondir les outils :
− Courrier électronique : le rendre plus conviviale.
− Gestion de calendrier : corriger les problèmes de synchronisation avec les outils nomades.
− Fonctions de travail collaboratif : doit permettre de gérer des versions de documents .
− Forum : usage un peu plus fréquent mais là aussi repose sur des usages pédagogiques.
− Gestion des groupes : pas assez souple, même si le concept est intéressant.
Rapport d'Audit
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Scénario d'évolutions
Tout les scénarios proposés œuvreront dans l'esprit d'une mutualisation des services des
différentes Université sans freiner leurs développements personnels.
Scénario 1
Objectif à long terme : Pouvoir se séparer du BV Contact Office et des contraintes qui y sont
liées (contractuelles et financières) en déployant des modules indépendants progressivement
afin de composer un BV dans un esprit universitaire et évolutif.
Objectifs sur le cours terme : Déployer un premier module (E-GroupWare).
Étape 1 :
a) Déploiement d'un serveur d'application web permettant l'accueil une application collaborative
commune à l'UNR PACA.
E-GroupWare semble le choix à préconiser.
b) Adaptation de E-GroupWare afin de lui permettre la connexion aux différents LDAP
universitaires pour l'identification des utilisateurs.
Étape 2 : Déploiement d'un module « WebMail » pouvant utiliser le protocole LDAP pour
l'authentification des utilisateurs et le protocole IMAP pour la synchronisation avec un serveur
mail.
a) Déploiement d'une application de type WebMail sur les serveurs du SIM configuré pour
synchroniser grâce au protocole IMAP à partir du serveur mail du BV. Le serveur mail du BV
gèrera donc toujours les mails mais l'interface utilisateur seulement sera remplacé.
L'interface mail choisi pourrait être :
− FelaMiMail pour son intégration parfaite à E-GroupWare
− RoundCube pour son coté simple et efficace et facile d'adaptation
Étape 3 :
a) Déploiement d'un serveur mail dernière génération implémentant les protocoles et services
attendus (imap, pop3, anti-spams).
b) Basculement vers ce serveur mail.
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Scénario 2
D'après le rapport MIAGE Nice Bordeaux, Contact office répond aux besoins exprimés.
L'application est très stable. Contact Office est un bon outil mais l'interface est désuète.
Objectif à long terme : Rendre l'utilisation du Bureau virtuel indispensable en atteignant la
masse critique.
Objectif à court terme :
- Améliorer le BV
- Promouvoir le BV
- Formation du BV
Étape 1 :
- Rendre l'interface plus conviviale : un grand effort sur le design et la simplicité
- Approfondir les fonctionnalités tel que le courrier électronique, la gestion du calendrier, les
fonctions de travail collaboratif, Forum et Gestion des groupes.
Étape 2 :
− Négociation des droit d'auteur pour que la mise en place des cours ne soient possible.
− Sensibiliser et former l'ensemble des enseignants au BV (et plus sur la base du bénévolat).
− Revaloriser les formateurs (par exemple : financièrement)
Étape 3 :
− Une présentation en début d'année universitaire du BV pour les nouveaux étudiants.
− Inciter les professeurs à promouvoir le BV (mise en ligne des cours sur leur espace de
stockage plutôt que sur leur site personnel).
− Inciter le service administratif à promouvoir le BV (mise en place sur le calendrier de l'emploi
du temps des étudiants et des professeurs).
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Synthèse Générale
L'ensemble des problèmes montre un manque de communication entre les différentes
universités, la réorganisation récente du SIM en est une première réponse.
Un Service Informatique Mutualisé devra impliquer une philosophie de partage et de
collaboration dans les différents projets de chacune des Universités afin d'évoluer vers des
solutions communes afin de recadrer les utilisateurs vers une pratique commune et ne pas les
perdre dans un grand nombre d'outils sous-exploités.
Ainsi dans l'idée de l'émergence de « campus numériques » une approche orienté service
semble adéquate en exploitant au maximum les protocoles d'interconnexions standard.
La philosophie « Libre » et « Open-Source » devrait être compatible avec l'esprit Universitaire
Français, mais la mise en place d'un BV propriétaire par le prestataire Contact office limite
l'évolution de la solution BV.
Quand aux universités elles ont tendance à développer leurs propres solutions parallèles
indépendamment des autres.
Rapport d'Audit
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Cabinet d'Audit J2LK©
Canovas Julien
Kajoua Khalid
Lafage Laury
Plagnard Jean-Mathieu
IUP-GMI
84000 Avignon
France
Signature :
Glossaire
BV : Bureau Virtuel.
ENT : Environnement Numérique de Travail.
SDET : Schéma directeur des espaces numériques de travail.
LDAP : Lightweight Directory Access Protocol, un standard d’accès.
IMAP : Internet Message Access Protocol.
E-UAPV : E-learning, plateforme pédagogique de l'UAPV, basé sur « Moodle ».org
Fin du document
Rapport d'Audit
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