Dossier suivi par Elisabeth Loffreda et animé par

POLE DEVELOPPEMENT DE L’OFFRE ET DES FILIERES
Dossier suivi par Elisabeth Loffreda
et animé par Pierre HILLY
Commission Tourisme d’Affaires
Date : Jeudi 20 novembre 2014
Lieu : Hôtel Best Western La Marina
Saint-Raphaël
 Participants :
 Véronique MERCON : Conseil Général du Var
 Frédéric CHARPENTIER : Mercure Saint-Raphaël
 Létitia DIAT : Château de la Messardière
 Laurent GROSSO : Saint-Tropez Tourisme
 Jocelyne PINET : Echappée Bleue
 Daniel BEYREND : Echappée Bleue
 Stéphanie JABET : OT Hyères
 Brigitte PEROT : Hôtel Plein Sud
 Fanny MASSERON-Mostefa : Palais Neptune
 Nicolas BLANC : Best Western La Marina
 Pierre JUNCA : H Hôtel
 Charlotte BONTE : Odalys La Londe
 Olivier GABILLAT : Couvent Royal
 Lila NAMMATHAO : Kyriad Prestige La Seyne
 Marie-Pierre CAILLE : Château Mentone
 Bruno TOLA : Amarante Golf Plaza
 Ghislaine BOURGEOIS : Domaine de Fayence
 Alexandra SAUVAIGO : Estérel Côte d’Azur
 Emilie BIANCHI : Palais des Congrès Saint-Raphaël
 Laurence MOLLE : Château Sainte-Roseline
 Albain FIEVET : Var Tourisme
 Pierre HILLY : Var Tourisme
 Excusés :
 Charlotte GREGOIRE (Présidente de la Commission), Elisabeth LOFFREDA (Animatrice de la
Commission – Var Tourisme), Ingrid BARRAS (Best Western La Marina), Stéphane ZANARELLI
(Hostellerie Bérard), Agnès BRUN (OT Provence Verte), Olivier AUNEAU (Terrescale), Charlotte
TIZON (Château Pas du Cerf), Céline LACOMMERE (Belambra Giens), Nadine ROLLAND (Les
Jardins de Sainte-Maxime), Catherine JENOUDET (Dolce Frégate), Céline COCHET (Holiday Inn
Toulon), Reina BOMAS-BUITER (OT Les Salles sur Verdon – Référente Territoire Haut Var
Verdon), Marie-Laure Parent (Grand Hôtel les Lecques).
ORDRE DU JOUR
 1. BILAN DES ACTIONS 2014
 1.1. Actions réalisées
 1.2. Statistiques visitvar.fr
 2. PROJET PLAN D’ACTIONS 2015
 3. QUESTIONS DIVERSES
Préambule : Un tour de table a été effectué afin que tous les membres se présentent entre eux.
Accueil de 3 nouveaux membres au sein de la Commission : Mercure Saint-Raphaël, Le Couvent Royal
Saint-Maximin et l’Hôtel Amarante Golf Plaza Sainte-Maxime
 1. Bilan des actions 2014
 1.1. Actions réalisées

Qualification de l’offre
 Création de gabarits rédactionnels


Rédactionnel et photos travaillés
Organisation de l’information par type de prestation (cadre, hébergement, restauration,
séminaires / réception)
 Important : les prestataires doivent veiller à la qualité des photos qu’ils transmettent à
Var Tourisme
 Taille idéale : 1024 x 768 pixels
 tailles acceptables 1000 x 800 ou 900 x 600
 Cadrage paysage
 En 72 DPI

Référencement de l’offre
 L’offre tourisme d’affaires est accessible via l’url courte : www.visitvar.fr/affaires
 Intégration de 55 fiches prestataires dans l’offre tourisme d’affaires


47 hébergeurs (40 hôtels, 2 résidences de tourisme, 5 villages vacances)
8 lieux de réception (8 domaines viticoles)
 Total de l’offre tourisme d’affaires = 89 établissements





67 hébergeurs (56 hôtels, 6 résidences de tourisme, 5 villages vacances)
15 lieux de réception (14 domaines viticoles et 1 parc)
2 palais des congrès
2 agences réceptives
3 centrales de réservation


Refonte du site internet www.visitvar.fr

1 Mega Menu 4 entrées
o Séjourner
 Congrès Incentives Séminaires
o Hébergements
o Lieux de réception
o Congrès
o Agences réceptives
o Centrales de réservation
o A voir
o Découvrir
o Voir, faire, goûter
o Evénements


1 site qui s’adapte à tous les médias : ordinateur, smartphone, tablette, etc.
La bascule de l’ancien site sur le nouveau site s’est faite le 11 juillet 2014
Actions de Promotion – Communication
 Promotion : Salons Grand Public, sur lesquels ont été présenté l’ensemble de la
destination varoise à une clientèle majoritairement « loisirs » (les membres de la
commission tourisme d’affaires sont également concernés par cette clientèle)




Salon Tourissima Lille (31 janvier au 2 février 2014 – 22 516 visiteurs)
Salon des Vacances de Bruxelles (6 au 10 février 2014 – 100 576 visiteurs)
Salon Tourissimo Starsbourg (14 au 16 février 2014 – 21 000 visiteurs)
Salon Mondial du Tourisme Paris (20 au 23 mars 2014 – 102 635 visiteurs)
 Actions de communication et presse :
o Action presse tout au long de l’année visant à valoriser la destination
dans son ensemble au niveau de la presse France et Européenne :
 Var Tourisme accueille + 100 journalistes / an et contribue à + de 100 aides
techniques
 Pour indication cela représente une Contre-valeur publicitaire (hors émission
TV) : 3 100 000 euros.
o

Concernant l’opération workshop un communiqué presse a été envoyé
en amont ainsi qu’un communiqué de presse après opération avec
photos de l’événement
Presse cible : médias locaux, presse spécialisée
Workshop annuel de la Commission
 Organisation du workshop annuel de la commission :
o 2 octobre 2014 à Saint-Tropez
o Adossé à l’événement « Les Voiles de Saint-Tropez »
o Matinée de travail et cocktail déjeunatoire : Château de la Messardière
o Après-midi découverte : Voiles de Saint-Tropez
o 22 exposants
o 56 clients : origine PACA, Rhône Alpes et Ile de France
o Communiqués de presse avant et après l’opération
o Organisation d’eductours par certains partenaires après la journée
workshop
 Restitution de l’enquête exposants et visiteurs suite au workshop
 Ce qu’il faut retenir des exposants :
o Satisfaction globale : 8,55 / 10
o Points forts : Choix du lieu du workshop et l’événement, retombées de
l’opération, coordination de travail avec Var Tourisme
o Points faibles : Manque de temps pour les speed dating (RDV trop
courts) et salle non optimale pour ce genre de format vu le nombre
d’exposants et de visiteurs
o L’enquête révèle que le problème des transferts intervenu durant la
préparation de l’opération était en réalité un faux problème

Ce qu’il faut retenir des visiteurs :
o Satisfaction globale : 9,8 /10
o Points forts : Professionnels du tourisme d’affaires varois en nombre et
de qualité, choix du lieu du workshop et de l’événement, retombées de
l’opération
o Points faibles : Manque de temps pour les speed dating (RDV trop
courts) et salle non optimale pour ce genre de format vu le nombre
d’exposants et de visiteurs
De l’avis de tous, cette opération a été une grande réussite, mieux réussie que la précédente édition.
Quelques points sont à améliorer afin de tendre vers l’excellence :
Conserver le format Speed Dating, en allongeant la durée des RDV à 10 min, ce qui
signifie augmenter le temps consacré au workshop
Présentation rapide de l’offre en introduction (mini-film…)
Discours de bienvenue des élus à intercaler entre le workshop et le cocktail déjeunatoire
 1.2. Statistiques visitvar.fr
 Depuis février 2014 la CNIL exige que l’internaute accepte les cookies ; si l’internaute
ne valide pas « accepter les cookies » il ne peut pas il y avoir de « traçabilité ».
 Enfin la bascule s’accompagnant d’un changement d’URL, il y a eu une chute de
consultations durant l’été (- 30%), cela se redresse tout doucement.
 Audience de la page Tourisme d’Affaires (www.visitvar.fr/affaires)
 Année 2013 = 1 244 pages vues
 Année 2014 = 1 101 pages vues (au 30/10/2014)
 Temps moyen par page en 2014 = 4’03
 2. Projet Plan d’actions 2015
 2.1. Remarques préalables

En raison du calendrier électoral, le budget du CG sera voté courant avril 2015

Le Conseil d’administration de Var Tourisme, en date du 27/10/2014, a décidé par
voie de conséquence de n’engager qu’un nombre très limité d’actions sur le 1er
trimestre de l’année.

le programme d’actions prévu au titre du 1er trimestre de l’année 2015 exigeant un
engagement sur le dernier trimestre de l’année 2014 ne pourra pas être confirmé.
 2.2. Projet de workshop 2015 :

Thématique : Terre et Mer
Pour 2015, il est envisagé d’adosser le workshop sur une thématique et non sur un
événementiel porteur.

Date : Vendredi 2 octobre 2015
A l’unanimité, cette période d’octobre doit être pérennisée. En revanche, au vu de la difficulté
de déplacer les clients le jeudi, il a été décidé d’organiser cette opération un vendredi.

Lieu : Saint-Raphaël (Palais des Congrès et Hôtel Best Western La Marina)
L’accueil se ferait dans l’auditorium du palais des congrès, avec la présentation d’un petit film
de présentation.
Le workshop se déroulerait dans les salons de l’Hôtel Best Western La Marina, ainsi que le
déjeuner ou cocktail déjeunatoire.
N.B : pour 2016, suggestion de lieu et d’événement : Ile de Porquerolles avec le retour de la
Tall Ship Regatta.

Visiteurs :
Sociétés de la région Paca, de la France, voire de l’international (à condition que le client
parle anglais).
Un tour de table a été effectué afin de voir si tous les exposants maîtrisent la langue de
Shakespeare.
Chaque exposant devra amener 4 nouveaux clients (clients non invités en 2014 ni en 2013).
Sociétés uniquement, pas d’agences.
Afin de respecter une parfaite équité entre les différents membres de la Commission, un
apport de 4 clients est requis pour participer au workshop ; sans cela la participation ne
pourra être retenue.

Déroulement de la journée :
Matinée (de 9h30 à maxi 14h00) :
Vidéo de présentation de la destination et de l’offre
Workshop
14h00 (maximum) : Déjeuner ou cocktail déjeunatoire avec discours des élus
Après-midi : activités Terre et Mer
Pour les exposants souhaitant héberger leurs clients sur place, les hôtels Best Western La
Marina (hôtel côté mer) et Mercure Saint-Raphaël (hôtel côté terre) mettraient à disposition
une vingtaine de chambres chacun au tarif de 80 € B&B.

Divers :
Envisager un stand de dégustation de produits du terroir varois (afin de coller avec la
thématique « Terre ») / cf. Château Mentone
Les 2 domaines viticoles présents ont donné un accord de principe pour offrir les vins
pour le déjeuner
Déjeuner à La Marina : 30 € par personne boissons incluses
Activités : voir avec les réceptifs et notamment Terrescale. Possibilité également de louer
3 maxi catamaran pour une sortie en mer (capacité : 115 pax au total)
Clients : l’opération se déroulant un vendredi, les clients pourraient être invités tout le
week-end (à la charge de l’exposant) seul ou avec son conjoint. Attention, le conjoint ne
sera pas convié sur l’ensemble de la journée du vendredi.
Agrément de séjour : proposer aux clients qui souhaiteraient rester le week-end sur la
destination, des activités : ex : golf à tarif préférentiel… Toutes les offres des partenaires
pourraient être recensées et envoyées par les partenaires lors de l’invitation pour ceux
qui proposeraient à leurs clients de prolonger leur séjour dans leur établissement.
Film / Vidéo : il a été suggéré de réaliser une petite vidéo / film promotionnel de la
destination et des exposants (l’exposant serait filmé dans son établissement). Cette
vidéo devra être la plus courte possible (20/30 min). Il faut faire appel à une société de
prod de film (cf. Bruno Tola – Golf Plaza) ou à un stagiaire d’une école (Cadasse,
Ingémédia…). Ceci ayant un coût, envisager si cela est possible un échange
marchandise avec la société de prod par exemple (vouchers pour des nuits d’hôtel...).
Un tour de table a été fait afin de voir qui sur le principe serait d’accord pour offrir
quelque chose : Mercure Saint-Rapahël, Château Sainte-Roseline, Domaine de
Fayence, Château Mentone, Amarante Golf Plaza, Kyriad Prestige, Odalys La Londe,
Best Western La Marina, H Hôtel, Château de la Messardière, Hôtel Plein Sud.

Budget prévisionnel :
En 2014, budget réel dépensé = 10 000 €
Pour 2015, le budget prévisionnel qui sera demandé ne pourra pas excéder le budget
dépensé en 2014, soit budget demandé = 10 000 €.
Le budget réel qui sera alloué à l’opération ne sera pas connu avant avril.
Une fois le budget connu, Var Tourisme ne s’engagera financièrement sur l’opération qu’à
partir du moment où un quota de 50% de visiteurs inscrits sera atteint. Cela signifie qu’aucun
devis ni bon de commande ne seront signés tant que ce quota ne sera pas atteint.
 3. Questions diverses
Une question n’a pas été évoquée en réunion plénière, mais vous êtes plusieurs à nous demander s’il est
possible de faire un trombinoscope des membres de la commission.
Nous vous remercions de nous transmettre une photo de vous, afin que nous réalisions un petit
trombinoscope des membres de la Commission.
Une réunion entre Saint-Raphaël et l’ADT Var Tourisme sera programmée en décembre afin d’affiner le
projet de workshop.
La prochaine réunion de la Commission se déroulera en janvier à l’hôtel Kyriad Prestige à La Seyne-surMer si disponibilité de salle à la date retenue. La date exacte vous sera communiquée ultérieurement
(présence obligatoire de tous les établissements désirants être exposants à ce workshop).
Var Tourisme tient à remercier toute l’équipe de l’Hôtel Best Western La Marina pour avoir accueilli la
réunion de la commission tourisme d’affaires dans leur établissement