Les bonnes pratiques pour construire un process « Order-to

Les bonnes pratiques pour construire un process « Order-to-Cash » de qualité
La première étape d’une construction : des fondations solides.
Regardons de près les processus clés du cycle O2C pour une performance continue et
renouvelée.
Votre entreprise dispose de compétences certaines pour la gestion des anomalies de paiement, pour la
prévention et la surveillance des risques de défaillance client et pourtant vous constatez :
Stagnation de
l’indicateur de
performance DSO
Difficulté à
stabiliser les
retards de
paiement
Peut-on se satisfaire d’une telle situation ?
Quelles actions entreprendre ?
Quand on examine les causes de retard de
paiement, on observe que celles-ci sont liées
à des dysfonctionnements internes dans 60%
des cas. Cela entraîne des litiges supplémentaires. Pour être en configuration de payer, les
litiges doivent être résolus et le client doit avoir
une facture en «bonne et due forme».
Ces dysfonctionnements sont également à
rechercher dans les processus et méthodes
de travail. Un grain de sable en amont du cycle
« Order to cash » pénalisera la trésorerie et
les résultats de l’entreprise.
Hausse des délais
de traitement des
litiges
Hausse des
sinistres liées à des
défaillances mal
anticipées
Cas concret :
La mauvaise tenue du fichier clients peut engendrer
des erreurs de facturation, de même que la présence
de conditions de paiement différentes de celles convenues peut provoquer des retards de paiement.
Principaux motifs de retards de paiement liés à des
dysfonctionnements internes
29%
Erreurs dans les prises de commandes
25%
Informations eronnées dans le fichier client
16%
Emission tardive de la facturation
13%
Mauvaises conditions de paiement renseignées
11%
Dysfonctionnements de la chaîne logistique
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Autres motifs
6%
Source : Analyse clients Consulting | BPO
Autant de cas qui pourront grever tous les efforts réalisés en aval du cycle «Order to Cash» par les
équipes de Credit Management pour réduire les retards de paiement et le DSO. Voire annihiler tous ces
efforts en cas de défaillance.
Par ailleurs, l’analyse post-mortem des défaillances clients subies est un exercice nécessaire afin de
maîtriser les risques clients et de se poser les bonnes questions.
Quelles étaient les informations disponibles pour me prévenir du risque lors de
l’ouverture du compte du client ?
Quelles étaient les informations disponibles tout au long de la relation client ?
Quelles analyses ont été menées sur la base de ces informations ?
A t-on utilisé toute l’information en notre possession ?
Quelles décisions ont été prises ? Formalisées ? Communiquées en interne ?
Posons-nous la question : avons-nous des dysfonctionnements dans nos méthodes d’analyse
ou dans nos capacités à prendre ou à faire respecter les décisions de crédit ?
Les réponses à ces questions révèleront les
actions à mener en amont et les processus à
mettre en place pour sécuriser les risques.
Diagnostiquer et optimiser la gestion de son
Poste Client nécessite d’appréhender le sujet sur
l’ensemble du cycle « Order-to-Cash ».
Chaque entreprise est unique. En fonction des situations rencontrées, la réduction principale des
retards de paiement peut impliquer une revue
complète des processus liés à l’administration
des ventes, en complément des processus de
relance.
Des actions efficaces de sensibilisation des
équipes commerciales et du service clients impacteront la réduction des provisions et des
pertes sur créances irrécouvrables, en sus d’une
refonte des processus d’analyse crédit.
Teotys Consulting
La méthodologie REVELEO développée par notre
département Consulting « Order To Cash » met
en lumière les leviers potentiels d’optimisation
du TCO, tout en réduisant les risques clients et
les délais de paiement clients.
L’objectif consiste à préconiser un ou plusieurs
plans d’action concrets avec des ROI valorisés,
qui intègrent parfaitement la stratégie et l’environnement de l’entreprise.
Spécialiste de la gestion du poste client, TEOTYS vous assure un traitement de proximité des flux physiques et des activités stratégiques. Son implantation en France, renforcée par sa présence nearshore et offshore vous permet de bénéficier d’une optimisation des coûts, de capacité de traitement de fortes volumétries et de traiter vos opérations partout dans le monde. TEOTYS apporte aux grands comptes et aux PME la première offre complète pour l’optimisation
du poste client des entreprises, en intervenant sur tous les segments : administration des ventes, facturation, comptabilité, relance... en proposant aussi bien des prestations de services dans toutes les langues européennes, que sa
solution en mode SaaS, DSO Suite. Filiale du groupe DSO-Interactive, TEOTYS est le partenaire privilégié pour vous accompagner dans vos projets et vous donner toutes les possibilités d’optimisation de la gestion de vos comptes clients.
TEOTYS 26 rue de Chambéry - CS 81532 - 75741 PARIS cedex 15 | www. t e o t y s. c o m