FICHE TECHNIQUE La conduite de réunion

FICHE TECHNIQUE
La conduite de réunion
1- La conduite de réunion : un savoir être avant tout,
2- Conduire une réunion : contenu, organisation,
animation, objectifs,
3- Les types de réunion,
4- Quelques techniques à appliquer.
« L’entreprise ne dépend que des
hommes qui la compose »
1 – La conduite de réunion : un savoir être avant tout
La conduite de réunion est avant tout basé sur le savoir être !
Chacun de nous traite l’information différemment. Chacun perçoit la réalité depuis sa « fenêtre », à partir de son propre
système de fonctionnement cérébral. Aussi, il est particulièrement important de bien appréhender son propre mode de pensée
et celui des autres pour éviter les incompréhensions.
Il existe 4 types de profil :
L’esprit rationnel : analytique et basé sur les faits.
La conduite de réunion l’amènera à se poser la question du contenu : quoi ?
L’esprit pratique : directif, planificateur, organisateur et basé sur les détails de l’action.
La conduite de réunion l’amènera à se poser la question de l’organisation : comment ?
L’esprit communicatif : social, émotionnel, empathique et basé sur les sentiments.
La conduite de réunion l’amènera à se poser la question de l’animation : qui ?
L’esprit imaginatif : conceptuel et basé sur l’avenir.
La conduite de réunion l’amènera à se poser la question des objectifs : pourquoi ?
Dans une relation, il est important de se connaître soi même mais aussi de savoir comment fonctionne les autres pour que le
dialogue, la réunion trouve son sens.
2 – Conduire une réunion : contenu, organisation, animation, objectifs
Conduire une réunion revient à fonctionner en « cerveau total » c'est-à-dire être à la fois rationnel, pratique, communicatif et
imaginatif. Autrement dit, l’animateur devra être en mesure de répondre à toutes les composantes qui permettent de garantir
le succès son succès.
2-1- Le contenu : quoi ?
-
Points à traiter ?,
Résultats à atteindre ?,
Aspects techniques ?,
Informations précises à diffuser ?,
Documents à remettre ?,
Décisions à prendre .
2-2- L’organisation : comment ?
-
Ordre du jour détaillé,
Convocations,
Date, lieu, horaire, durée,
Aménagement de la salle,
Matériel à préparer, check-list,
Compte rendu (qui fait quoi ?).
2-3- L’animation : qui ?
-
Qui participe ?,
Quels sont les rôles ?,
Qui informer ?,
Place des participants ?,
Quel est le profil du groupe ?,
Qui fait le compte rendu ?.
2-4- Les objectifs : pourquoi ?
-
Points de sortie et finalité :
Contexte ?,
Objectif central ?
Attente des acteurs ?
Questions en suspens ?
3 – Les types de réunion
3-1- Le brainstorming
Les principes :
-
Se rappeler l’objectif,
Faire disparaître la notion de hiérarchie,
Eviter la critique, le jugement,
Laisser les idées fuser, toutes les idées sont bonnes,
Impliquer tout le monde (= tout le monde parle !),
Favoriser la décontraction,
Respecter les autres.
Quand conduire ce type de réunion ?
-
Réunion de projet,
Remobiliser le groupe,
Conception de nouveau(x) produit(s),
Aborder la stratégie,
Résoudre des problèmes,
Rechercher des idées en général et favoriser la créativité.
Comment préparer et exploiter un brainstorming :
-
Fixer l’horaire,
Sortir les idées fortes,
Un outil indispensable : LE PAPERBOARD !!!
3-2-
Informations descendantes : les informations à faire passer…
Préparation :
-
Convocation,
Définir un ordre du jour,
Se tester sur une personne de confiance,
Préparer les documents, les supports de présentations, les outils,
Préciser les règles du jeu,
Préciser le BUT !
Objectif :
-
Réunion courte et percutante,
Centrée sur l’objectif,
Gérer les conflits,
Gérer l’énergie,
Bien terminer la réunion en laissant une image positive.
Question : comment chercher le point d’accord lors d’un conflit ?
« Botter en touche » et en reparler par la suite. Mais préciser que l’objection est bien prise en compte,
Appliquer la méthode Québécoise : « on lève la main » pour interrompre le conflit,
Rester neutre, faire en sorte de dire que personne n’a tord et évoquer le problème hors de la réunion.
Une règle importante :
« Les compliments se font en public et les reproches en privé »
NB : importance de la reformulation :
« si j’ai bien compris, vous avez dit…….. » pour clarifier la situation par rapport à ce que l’interlocuteur a dit et valider avec lui
que l’on est bien en phase.
3-3-
Information remontante
Exemples : réunion de chantier.
L’objectif consiste à être informé de ce qu’il se passe sur le terrain :
qu’est ce qui va ?
qu’est qui ne va pas ?
NB : définir une périodicité pour chaque réunion de service (qualité, production, commercial,…).
NB : important de renvoyer vers les autres, demander l’avis des autres, les faire participer.
Impliquer le personnel à la réflexion est un moyen de fédérer, de donner de l’importance aux autres, de faire preuve de
reconnaissance et de les associer à la vie de l’entreprise.
3-4-
Echanges
Ces réunions consistent à mettre à niveau l’information. Elles sont très différentes du brainstorming dont la vocation est de
susciter la créativité.
L’animateur doit tirer les conclusions et vérifier l’acquis du groupe en terme d’informations.
Piège à éviter : stériliser le groupe.
Question : gestion de conflit dans une réunion d’échanges ?
Il faut donner de l’importance aux 2 points de vues. Mais la solution ne doit pas se trouver en réunion. Il faut l’évoquer
individuellement.
Issue possible : la sanction
3-5-
Réunion de décision
« Je vais prendre en compte vos avis mais je vais décider »
Ces réunions ont pour objet de consulter avant de décider et de permettre au décideur d’avoir toutes les cartes en main pour
prendre une bonne décision.
Autre formulation : « j’ai des idées mais je ne sais pas si elles sont bonnes. Je veux avoir votre avis ».
3-6- Les facteurs dérangeants
Respect des horaires (timing,…),
Intendance,
Les breaks,
Le bavard,
Un moyen de réponse : le silence.
L’agressif,
Les apartés,
Le négatif,
Un moyen de réponse : le prendre à part.
Le muet,
Un moyen de réponse : l’interpeller.
Le téléphone,
L’inattentif,
Un moyen de réponse : le regard, l’interpellation, le recadrage.
La discorde,
La discussion stérile / hors sujet,
La disposition de la salle
Elle doit être aménagée en fonction du type de réunion
Exemple : le pupitre lors d’une réunion d’information descendante, la table en U dans une réunion d’échanges.
4 – Quelques techniques à appliquer
La reformulation
« Si j’ai bien compris,… ».
-
Le respect, l’écoute,
Associer les participants, renvoyer systématiquement vers le groupe : « qu’en pensez vous ».
Cette question va procurer un sentiment de participation du groupe.
-
Technique du silence pour susciter l’échange,
S’il existe des différences de point de vue : « je comprend ta décision, mais…. ».
La confiance est établie même si les avis sont différents (LE RESPECT).