Les secrétariats médicaux - Centre Hospitalier Territorial de

ZOOM-SERVICE
UN JOUR, UN MÉTIER
Les secrétariats
médicaux
Secrétaire médical
Le secrétariat médical est un service particulier. Parce qu’il n’est
pas géographiquement centralisé,
il manque de visibilité. Il assure
pourtant la cohérence administrative de tous nos actes médicaux,
au plus près des patients. François Perraudeau a la responsabilité
de coordonner les 76 secrétaires,
répartis sur 35 secrétariats.
Impossible de vous présenter
ici l’équipe des secrétariats
médicaux au complet. Les 76
postes sont implantés dans
chaque service médical, au
plus près des patients et
Nellita Chenevier et Rosalie Ijezie
des équipes de soins. Le
(Radiologie)
secrétaire médical doit donc
répondre à l’exigence administrative de la fonction tout en
répondant aux exigences du service médical d’affectation.
Les secrétaires :
donner cohérence aux soins
Parmi les multiples tâches qui lui sont exigées, la
confidentialité, la tenue et la gestion des dossiers
médicaux sont des responsabilités primordiales au sein
d’un établissement hospitalier. Si le Coordinateur des
secrétariats médicaux est le supérieur administratif, une
vraie relation de confiance est nécessaire avec le chef de
service. François Perraudeau est le cadre responsable
de cette équipe nombreuse et multiple. Le poste de
Coordinateur, créé en 1998, est resté vacant plus de deux
ans, avant son arrivée en août 2006. Son plus gros challenge
depuis ? L’harmonisation des horaires : 62 différents
horaires, pris par habitude au sein de chaque service…
Une question désormais en passe d’être remédiée.
François Perraudeau
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secrétariats médicaux
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Direction des affaires financières et gestion clientèle
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de travail entre les secrétariats.
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meilleure répartition sectorielle
Le Coordinateur :
donner cohérence au service
Mylenka Terrier (UHCD)
« L’organisation du service est d’abord régimentée par la
gestion des congés annuels, explique François Perraudeau.
Avec ce service, ce sont 385 semaines par an de congés
qu’il faut anticiper. Je dois donc m’assurer d’une bonne
répartition. Mes autres responsabilités vont de l’évaluation
des personnels en poste, à la formation des nouvelles
recrues et au recrutement des CDD, indispensables sur les
postes vacants ou en remplacements de congé maternité.
Début février, par exemple, nous en accueillions six. »
Supérieur au ratio métropolitain, l’effectif du service
des secrétariats médicaux correspond davantage à
une dotation de CHU que d’un hôpital départemental.
Si certains secteurs sont en sureffectif, justifié par la charge
de travail, c’est sur une meilleure répartition globale que la
clé devrait être trouvée.
Le Collectif des secrétaires
Suite à la prise de fonction du Coordinateur, le Collectif
des secrétaires médicaux a repris son activité, en 2007. Ce
groupe de volontaires se retrouve pour travailler sur des
thèmes communs à tous les secrétariats. L’objectif principal
de cette structure informelle est d’améliorer les pratiques
professionnelles pour avancer sur la reconnaissance du
métier. Exemples de sujets traités depuis deux ans : la mise
en place d’une formation préalable générale à l’attention des
nouvelles recrues, l’harmonisation de la prise des congés,
etc. A l’initiative des secrétaires, cette réunion mensuelle,
formule souple et volontaire, est réactive. Le système
fonctionne.
Le Pool : une exigence, la polyvalence
Au sein du service, 9 secrétaires, regroupées dans le Pool,
officient sur les remplacements du personnel en congés annuels. A temps plein et en permanence pour couvrir les 385
semaines qu’ils représentent. Une « unité spéciale » en quelque sorte, qui exige de ses membres de connaître et d’être à
l’aise dans tous les secrétariats.
Effectif : le CHT correctement doté
Christine Pouderou (SAMU)
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- 46 à Gaston Bourret
- 9 au sein du Pool
- 18 à Magenta
- 1 au col de la Pirogue
- 2 à Pacifique Arcade
(Centre de don du sang)
Dans l’ombre des équipes médicales, les secrétaires médicaux
représentent l’un des effectifs
les plus importants du CHT. En
milieu hospitalier, ce corps de
métier représente une interface
essentielle entre les patients et
les soignants. Un rouage indispensable.
Le quotidien d’un secrétaire médical : une banque, où
défile les arrivées ; un téléphone, qui sonne sans arrêt ;
un ordinateur qui mouline toute la journée. Amabilité,
patience, disponibilité, discrétion, sens de l’organisation,
capacités d’adaptation… sont autant de qualités requises.
Au-delà de l’apparence, rajoutez l’exigence de l’efficacité
maximale : la connaissance parfaite des circuits administratifs du CHT, la rapidité d’un sténographe… Le tout
arrosé d’une dose de polyvalence, indispensable au gré
des affectations !
Témoignages
Le secrétariat de consultation
avec Christelle Boeuf
« Outre le traitement administratif
quotidien (remplir les feuilles de
soins par exemple), une consultation,
ça se prépare. Récupérer et compiler
le dossier, le compléter (se procurer
les résultats d’examens, etc.) est
indispensable pour que le médecin
ait tous les éléments sous la main
pour le rendez-vous. »
Christelle Bœuf service consultation
anesthésie depuis 2003
Le secrétariat d’hospitalisation…
avec Laurent Kong A Siou
« La matinée débute par la situation
du jour. Il faut faire le point sur les
présences, les entrées, les sorties.
En fonction, en découlent les besoins
pour la journée : la commande des
dossiers pour les médecins, pour les
entrées à venir, etc. Pour les sorties,
il faut aussi établir le compte-rendu
à remettre au patient.»
Laurent Kong A Siou service de
chirurgie ambulatoire depuis 2001
L’accueil : l’écoute du patient
Le rôle d’écoute auprès du patient est
au centre de la mission du secrétaire
médical. La blouse blanche du personnel
médical impressionne souvent le
malade… qui pose ses questions au
secrétaire, qui l’a rassuré lors de son
accueil. « Donner du confort aux patients, on est là pour
ça. Notre accueil doit être un premier soin à part entière.
Le sourire rassure d’emblée le malade » explique
Laurent Kong A Siou. « La difficulté reste la priorisation
des urgences. Quand nous sommes sollicités, c’est
l’intérêt du patient qu’il faut savoir garder en tête »
renchérit Christelle Bœuf.
Le garant du bon fonctionnement
des plateaux
Le secrétaire médical gère l’organisation des dossiers
médicaux des patients, la facturation des actes médicaux
et saisit les comptes-rendus de consultation ou d’opération.
Ce métier nécessite de maîtriser le vocabulaire médical,
ainsi que la réglementation du système de soins.
En secrétariat de consultation ou d’hospitalisation (les deux
types de secrétariat médical existants en milieu hospitalier),
en journée continue quand le service est doté d’un poste
unique, c’est le quotidien de Rosalie et Nellita à la radiologie,
Christine au SAMU, Mylenka à l’UHCD, Christelle à
l’anesthésie, ou Laurent à la chirurgie ambulatoire…
Le lien entre le malade et l’hôpital
« Le secrétariat médical ? Une vitrine de l’hôpital » résume
François Perraudeau. A travers les multiples tâches de
secrétariat classique (prise de rendez-vous, gestion du
planning, traitement du courrier, etc.) le rôle d’un secrétaire
médical vis-à-vis des malades et de leurs familles est
primordial.
Il les informe, les écoute et répond à leurs demandes. Il les
accueille et les accompagne. Pas évident quand il faut exiger
du patient une démarche administrative (souvent lourde)
exigée en amont par les procédures, compréhensibles en
interne mais pas souvent à l’externe.
Ils l’ont dit :
La visibilité de la fonction
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de médecins sans penser à augmenter le nombre de postes
de secrétaires » François Perraudeau.
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présence… lors de nos absences » Christelle Boeuf.
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