1 | Page Table des matières TROUSSE D`INFORMATION SUR L

Table des matières
TROUSSE D’INFORMATION SUR L’AGA ......................................................................................................... 2
OBLIGATIONS DES MEMBRES ....................................................................................................................... 3
RENSEIGNEMENTS SUR LA RÉSERVATION DES CHAMBRES .......................................................................... 4
RENSEIGNEMENTS SUR LA RÉUNION............................................................................................................ 5
FRAIS D’INSCRIPTION .................................................................................................................................... 5
DÉLÉGUÉS...................................................................................................................................................... 6
FORMULAIRES REQUIS POUR L’AGA ............................................................................................................. 7
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TROUSSE D’INFORMATION SUR L’AGA
Ce document constitue la première trousse complète de l’AGA 2016 de Patinage de vitesse Canada.
Tous les formulaires et documents nécessaires à l’inscription sont disponibles en format électronique
sur le site Web de Patinage de vitesse Canada au www.speedskating.ca (Nota : PVC publie la première et
la deuxième trousse de l’AGA en format électronique; il est possible de vous procurer des copies papier
au prix de 25 $ l’unité).
Dès réception, au bureau national, de l’information suivante, l’inscription de votre association régionale
ou territoriale sera complète :
a) Le formulaire d’inscription de chacun des délégués pour l’AGA (inscription ici);
b) Le rapport du président de l’association.
Comme nous vous l’avons indiqué dans l’annonce de l’AGA, vous devrez également remplir le formulaire
de mise en candidature ici :
Veuillez faire parvenir tous les formulaires à : [email protected]
Lorsque vous vous serez inscrit en utilisant le lien ci-dessus, un membre de notre équipe communiquera
avec vous pour traiter votre paiement par carte de crédit. Si vous préférez payer par chèque, veuillez
envoyer votre paiement par la poste à l’adresse suivante :
Patinage de vitesse Canada
850, av. Industrial, no 17 F
Ottawa (Ontario) K1G 4K2
Les frais d’inscription à l’AGA sont de 150 $, y compris les taxes. À votre arrivée, nous vous remettrons
votre billet pour le banquet, votre porte-nom et toute autre information pertinente qui sera mise à
votre disposition à la table d’inscription. Pour toute question, n’hésitez pas à envoyer un courriel à
[email protected] ou à téléphoner au 613-260-3669, poste 110.
LA DATE LIMITE POUR RETOURNER TOUS LES FORMULAIRES REMPLIS ES LE 12 MAI 2016.
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OBLIGATIONS DES MEMBRES
INSCRIPTION ET REMPLISSAGE DES FORMULAIRES
Il incombe à l’association de s’assurer de remplir tous les formulaires, d’effectuer tous les paiements
indiqués et de les envoyer à Patinage de vitesse Canada d’ici au 12 mai 2016.
MEMBRES EN RÈGLE
Les membres doivent être des membres « en règle », comme indiqué dans les statuts de PVC (article III,
paragraphe 18b), afin d’exercer leur droit de vote. Veuillez régler tout montant en souffrance avant la
réunion et porter tout montant contesté à l’attention du bureau national. Ceci nous permettra
d’examiner et de corriger toutes les erreurs ou omissions.
RAPPORT DES PRÉSIDENTS ET ÉTAT DE LA SITUATION DES ASSOCIATIONS
Nous vous prions de bien vouloir rédiger et présenter votre rapport au bureau national à
[email protected]. Les membres des associations doivent adhérer aux politiques de PVC,
notamment la Politique sur les langues officielles.
La politique recommande que la communication entre les associations provinciales et territoriales
s’effectue dans la langue de l’association qui reçoit ladite communication. Comme les rapports sont
partagés entre toutes les associations provinciales et territoriales, PVC vous saurait gré de bien vouloir
présenter vos rapports dans les deux langues officielles.
Les associations devront assumer les frais de traduction de leurs rapports respectifs. PVC utilise les
services d’une traductrice indépendante. Si vous souhaitez faire appel à ses services, veuillez
communiquer avec Pascale Seide à [email protected].
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RENSEIGNEMENTS SUR LA RÉSERVATION DES CHAMBRES
Hôtel Sheraton Ottawa
150, rue Albert, Ottawa (Ontario) K1P 5G2, tél. : (613) 238-1500
Les délégués de PVC auront droit à un tarif préférentiel de 135 $ (taxes en sus) pour une chambre
standard (1 très grand lit ou deux lits à deux places).
PVC a réservé un ensemble de chambres pour les associations membres. Les réservations seront
effectuées en votre nom à l’hôtel Sheraton Ottawa selon les renseignements que vous avez fournis en
remplissant votre formulaire d’inscription.
La date limite pour réserver au tarif préférentiel est le
12 mai 2016
Une suite de réception sera mise à la disponibilité des participants pendant la fin de semaine. Cette suite
donnera aux délégués la possibilité de se détendre et d’échanger avec les autres participants tout au
long de la journée.
La suite de réception accueillera les membres aux heures suivantes :
Jeudi 16 juin, toute la journée
Vendredi 17 juin, toute la journée
Samedi 18 juin, toute la journée
Le Sheraton Ottawa offre plusieurs services et présente plusieurs attraits qui rendront votre séjour
agréable. Veuillez visiter leur site Web pour plus d’information. http://www.sheratonottawa.com/
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RENSEIGNEMENTS SUR LA RÉUNION
Cette année, les réunions et les réceptions de l’AGA se tiendront à l’hôtel Sheraton Ottawa.
L’adresse de l’hôtel est le 150, rue Albert, Ottawa (Ontario) K1P 5G2, (613) 238-1500.
FRAIS D’INSCRIPTION
Les frais d’inscription couvrent la participation aux ateliers et aux séances du jeudi au dimanche, ainsi
qu’un billet pour le souper annuel de remise de prix de PVC qui aura lieu dans la soirée de samedi.
Les repas incluent :
 Jeudi 16 juin : Apéritifs durant la réception
 Vendredi 17 juin : Déjeuner et dîner
 Samedi 18 juin : Déjeuner, dîner et souper
 Dimanche 19 juin : Déjeuner
Jeudi 16 juin
La réception d’accueil et de reconnaissance du président est l’occasion, pour Patinage de vitesse
Canada, d’accueillir chacun des délégués et des invités et de rendre hommage aux bénévoles dévoués,
qui quittent le monde du patinage de vitesse. La tenue de ville décontractée est de mise.
La réception de bienvenue se déroulera dans la soirée du jeudi 16 juin, à l’hôtel Sheraton Ottawa.
Vendredi 17 juin
Les réunions du vendredi se dérouleront sous la forme d’ateliers axés sur le développement sportif.
Nous conclurons la journée par une sortie sous le thème : « Vivre l’expérience d’Ottawa ».
Samedi 18 juin
La réception de remise de prix célébrant la 129e AGA se déroulera le samedi 18 juin. Venez prendre part
aux réjouissances, alors que nous reviendrons sur la saison de patinage, et que nous rendrons hommage
à nos lauréats de la saison 2015-2016. La tenue de cocktail est de mise.
Dimanche 19 juin
Nous conclurons la fin de semaine par des réunions de synthèse et des mesures de suivi.
L’horaire complet est annexé au présent document.
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DÉLÉGUÉS
Pour que tous les documents soient prêts à être distribués dans les délais prescrits par les procédures et
règlements, tous les rapports du Conseil d’administration, des entraîneurs, des présidents de comité,
des représentants des athlètes et des associations provinciales et territoriales doivent parvenir au
bureau national d’ici le 12 mai 2016. Votre aide est essentielle pour la réalisation de cet objectif.
En vertu des règlements A3-400, A3-401, 402, 403, 404 et 405 et des statuts de Patinage de vitesse
Canada (article IV paragraphe 22), les délégués ont le droit de voter à l’AGA selon le tableau suivant.
PROVINCE/TERRITOIRE
Alberta
Colombie-Britannique
Manitoba
Nouveau-Brunswick
MEMBRES
1 130
1 696
236
453
VOIX À L’AGA
5
6
3
3
Terre-Neuve-et-Labrador
Territoires-du-Nord-Ouest
Nouvelle-Écosse
Nunavut
Ontario
62
219
341
50
1 886
2
3
3
2
6
Île-du-Prince-Édouard
Québec
Saskatchewan
Yukon
133
6 294
652
49
2
14
4
1
TOTAL
13 201
54
Le nombre de membres est basé sur les chiffres rapportés par les associations au 31 mars 2016.
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FORMULAIRES REQUIS POUR L’AGA
Vous trouverez tous les formulaires requis pour l’AGA ici.
1. Formulaire d’inscription à l’AGA
2. Formulaire de mise en candidature
Nous vous prions de remplir tous les formulaires dans leur intégralité et de les envoyer au bureau
national à l’attention de [email protected] au plus tard le 12 mai 2016.
Merci et au plaisir de vous voir à Ottawa !
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