SWISS NATIONAL SCIENCE FOUNDATION

SCOPES 2005 – 2008
Scientific Co-operation between Eastern Europe and Switzerland
Coopération scientifique entre l'Europe de l'Est et la Suisse
Directives pour la gestion du subside de
partenariat institutionnel
(Institutional Partnership – IP)
à l'intention des coordinateurs, de leurs partenaires
et des services de gestion des subsides
SCOPES 2005 – 2008: Directives pour la gestion du subside IP
Table des matières
1.
Gestion des subsides
3
2.
Début du subside
3
3.
Déblocage des subsides
3
4.
Transferts de fonds vers l'Europe de l'Est
3
5.
Reports dans le budget
3
6.
Dépenses
4
7.
Rubriques
4
8.
Informations sur les rubriques du budget
4
8.1. Appareils, composants – Equipment, component
4
8.2. Voyages - Travel Expenses
4
8.3. Logement, repas - Accommodation, Meals
4
8.4. Frais de coordination – Co-ordination Costs
5
8.5. Frais contractuels – Contractual Costs
5
8.6. Frais divers - Other Costs
5
9.
Conversion des devises
5
10.
Présentation de rapports
5
11.
Restitution des subsides non utilisés
5
12.
Dépenses supplémentaires
5
13.
Intérêts
5
14.
Formulaires
6
15.
Rapport financier final: subdivision des rubriques SCOPES
6
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SCOPES 2005 – 2008: Directives pour la gestion du subside IP
1.
Gestion des subsides
Le montant complet octroyé en faveur du partenariat institutionnel, c'est-à-dire aussi bien la
part réservée au côté suisse que celle destinée au(x) partenaire(s) de l'Est, est versé par le
Fonds national (ci-après "le FNS") à l'institution (service de gestion des subsides) du
coordinateur 1 en Suisse (le bénéficiaire du subside). Ce dernier est responsable du transfert de
fonds vers le(s) partenaire(s) de l'Est. Les services de gestion des subsides exercent la fonction
de fiduciaire pour les bénéficiaires. Ils ne sont pas habilités à leur donner des directives, mais
les rendent immédiatement attentifs à l'utilisation des subsides non conforme à l'octroi. Vis-àvis du FNS, seuls les bénéficiaires endossent la responsabilité d'une utilisation des subsides
conforme à l'octroi.
2.
Début du subside
Le début du subside coïncide en général avec le premier jour d'un mois. Les bénéficiaires
communiquent au FNS la date désirée du début du subside, également inscrite dans le contrat
IP, en remplissant le formulaire "Demande de déblocage du subside". Le FNS leur confirme par
écrit le début définitif et le déblocage du subside.
3.
Déblocage des subsides
Le bénéficiaire demande le déblocage du subside par le biais du formulaire "Demande de
déblocage du subside". Le formulaire doit mentionner les renseignements nécessaires au
versement et à la gestion du subside. Le versement a lieu seulement après que le contrat IP a
été dûment signé.
Pour les subsides couvrant plusieurs années, le paiement de la première tranche à indiquer
sur le formulaire "Demande de déblocage du subside" peut atteindre au maximum le montant
que la lettre d'octroi a fixé pour celle-ci.
La demande des tranches annuelles ultérieures se fait au moyen du formulaire ad hoc à
disposition sur le site Internet du FNS. (cf. point 14)
4.
Transferts de fonds vers l'Europe de l'Est
En principe, il existe plusieurs manières d'effectuer les transactions.
Si les instituts d'Europe de l'Est garantissent le transfert de fonds vers les groupes de
recherche adéquats, les fonds peuvent alors être versés sur les comptes bancaires des
instituts. Les comptes des personnes participant au partenariat institutionnel peuvent
aussi être crédités des transferts destinés aux partenaires est-européens, dans le respect des
dispositions légales du pays partenaire. Le montant destiné au partenaire de l'Est ne devrait
pas être versé en une seule fois, mais en plusieurs tranches (trimestrielles ou semestrielles), et
ce particulièrement si aucun virement n'a encore été effectué dans le pays partenaire en
question. De plus gros montants ne devraient pas être versés avant que la banque et la
méthode choisies aient fait leurs preuves et que le partenariat se déroule de manière
satisfaisante.
5.
Reports dans le budget
Les dépenses doivent être effectuées uniquement en fonction du budget accordé (annexe à la
lettre d'octroi). Si, en cours du partenariat institutionnel, une rubrique du budget ne suffit pas,
le FNS doit recevoir une demande écrite avant que les coûts soient reportés sur une autre
rubrique; la demande sera transmise pour évaluation à l'administration du programme
SCOPES. Il est indispensable d'obtenir l'accord du FNS pour modifier des rubriques afin de
1
Par souci de clarté, le document est rédigé au masculin, il s'adresse bien évidemment aux deux sexes. Merci de votre compréhension.
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permettre la vérification lors du contrôle financier final. Il n'y a pas besoin d'obtenir une
telle autorisation si le montant à reporter est inférieur à 10 % du montant total non seulement
de la rubrique débitée, mais aussi de la rubrique bénéficiaire. Si la même rubrique est utilisée
plusieurs fois pour des reports, la somme des montants reportés ne doit pas dépasser 10 % du
total de la rubrique en question. Dans le cas contraire, il faut demander l'autorisation du FNS.
6.
Dépenses
Les dépenses ne peuvent être effectuées que durant la durée officielle du partenariat
institutionnel. Si des dépenses doivent avoir lieu après la fin officielle du projet, il faut
solliciter préalablement une prolongation écrite auprès du FNS.
Il faut joindre les quittances originales à toutes les dépenses dépassant CHF 150.--.
Les factures en alphabet cyrillique doivent être munies d'un bref commentaire en anglais, en
allemand ou en français sur les formulaires financiers ou directement sur les factures. Toutes
les devises étrangères doivent être converties en francs suisses.
Le bénéficiaire de subside doit fournir un décompte sur la façon dont est utilisée la tranche
versée au partenaire du projet. Attester que le partenaire de l'Est a reçu un certain montant ne
suffit pas.
7.
Rubriques
Chaque dépense doit être attribuée à une rubrique du budget accordé. Il faut faire une
distinction entre le budget est-européen et le budget suisse; pour chaque dépense, il faut que
la répartition entre la Suisse et le partenaire de l'Est soit clairement définie. Le bénéficiaire de
subside est prié d'accompagner son rapport scientifique intermédiaire d'une vue d'ensemble
des dépenses effectuées. Un formulaire ad hoc est à disposition (cf. point 14).
8.
Informations sur les rubriques du budget
8.1. Appareils, composants – Equipment, component
Valable uniquement pour les partenaires d'Europe de l'Est. Concerne les appareils et le
matériel de valeur durable. Ce genre d'équipement peut être acheté dans le pays partenaire, en
Suisse, ou dans tout autre pays (lors du choix, il faut tenir compte des possibilités de
maintenance et de réparation). Le directeur ou une personne de confiance du groupe de
recherche est-européen peut procéder aux achats d'appareils dans les pays partenaires, le
coordinateur les remboursera (les justificatifs originaux doivent être transmis au FNS). Le
coordinateur peut payer directement en Suisse du matériel acheté dans un pays tiers. Dans ce
cas, le partenaire est-européen doit confirmer que l'équipement est parvenu en sa possession.
8.2. Voyages - Travel Expenses
Concerne tous les voyages entrepris dans le cadre du partenariat institutionnel. Il faut
demander l'autorisation du FNS à l'avance et par écrit pour assister à des conférences hors de
l'Europe et de la CEI. L'offre présentant le meilleur rapport qualité-prix sera acceptée lors de la
réservation de vols. Ne sont remboursés que les vols en classe économique. Les quittances
originales des billets d'avion (passenger receipts) transmises au FNS attestent que le voyage a
eu lieu. Le remboursement du kilomètre effectué en voiture est de CHF --.60 au maximum.
8.3. Logement, repas - Accommodation, Meals
Sont financés les séjours des chercheurs suisses et est-européens dans le pays partenaire, de
même que la participation à des conférences dans le cadre du partenariat institutionnel. Il
s'agit de forfaits dont le montant est fixé cas par cas (au maximum jusqu'à CHF 150.-- par
jour, CHF 3'000.-- par mois ou CHF 7'500.-- pour trois mois), qui doivent couvrir les frais de
nuitées, de repas, d'assurance et de transport en commun et dont il ne faut pas rendre un
décompte détaillé. Le séjour de scientifiques d'Europe de l'Est invités en Suisse n'est
financé que jusqu'à 3 mois par personne et par an. Le FNS considère que le soutien sert à
couvrir des frais de séjour. Un formulaire ad hoc est à disposition (cf. point 14).
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8.4. Frais de coordination – Co-ordination Costs
Cela comprend des dépenses d'organisation, de coordination et de management dans le cadre
du partenariat institutionnel, des frais pour du personnel supplémentaire et les frais de voyage
du coordinateur. Les prestations fournies doivent être munies d'un justificatif.
8.5. Frais contractuels – Contractual Costs
Il s'agit d'indemnités versées à des tiers, qui fournissent aux partenaires dans le cadre du
partenariat institutionnel des compétences techniques spéciales et des prestations.
8.6. Frais divers - Other Costs
Il s'agit de tous les frais qui ne sont pas classés sous les autres rubriques du budget (p. ex. des
frais de publication, de rémunération de personnes testées, des traductions, des contributions
à des prestataires de services, des taxes d'utilisation pour des banques de données externes).
9.
Conversion des devises
Il est possible d'effectuer la conversion en francs suisses en prenant un cours moyen sur une
période relativement longue (p. ex. du 01.01. au 30.06.2006).
10.
Présentation de rapports
En plus des rapports scientifiques intermédiaires annuels, il faut aussi faire parvenir au FNS
un rapport financier final à la fin du partenariat institutionnel; le coordinateur suisse se
chargera de la transmission de ce rapport en y incluant ses propres dépenses de même que les
dépenses détaillées du partenaire d'Europe de l'Est. Aucun rapport financier intermédiaire
officiel n'est exigé, même si le partenariat institutionnel dure plus de 12 mois. En revanche,
des indications sommaires sur l'état financier devront figurer dans les rapports scientifiques
intermédiaires. Les formulaires usuels du Fonds national suisse peuvent être utilisés pour
l'établissement du décompte financier (cf. point 14).
11.
Restitution des subsides non utilisés
Lorsque la totalité des subsides du FNS n'a pas été utilisée dans le cadre des travaux de
recherche accordés, les bénéficiaires doivent restituer les soldes actifs restants, pour autant
qu'ils soient supérieurs à CHF 50.--.
Le bénéficiaire doit rembourser le solde actif au FNS spontanément dans un délai de trente
jours après l'échéance du rapport financier final. Le FNS se réserve expressément le droit de
procéder à des réclamations ultérieures après le contrôle et l'approbation du rapport financier
final.
12.
Dépenses supplémentaires
Si les dépenses, effectuées dans le cadre des travaux de recherche accordés, dépassent le
subside du FNS, la différence va à la charge du bénéficiaire.
13.
Intérêts
Lorsqu'un service de gestion gère les subsides au sens du point 1, les éventuels revenus de
placement peuvent servir à couvrir les frais occasionnés par l'administration du subside.
Sinon, ce type de revenus doit être porté au crédit du compte du subside et utilisé pour les
travaux de recherche soutenus.
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SCOPES 2005 – 2008: Directives pour la gestion du subside IP
14.
Formulaires
Tous les formulaires cités dans le présent document peuvent être téléchargés sur le site
Internet du FNS: http://www.snf.ch/fr/app/pro/pro_eeu.asp
•
•
•
•
15.
Formulaire
Formulaire
Formulaire
Formulaire
"Demande de versement d'une tranche" (allemand et français) – cf. point 3
"financial overview" (anglais) – cf. point 7
"Confirmation accommodation, meals" (anglais) – cf. point 8.4
"Rapport financier final" (allemand et français) – cf. point 10
Rapport financier final: subdivision des rubriques SCOPES
Lors de l'élaboration du rapport financier final, les rubriques du tableau ci-dessous doivent
être rigoureusement reportées sur les rubriques des formulaires officiels des rapports
financiers finaux du FNS. Si le système des décomptes interne d'un service de gestion de
subsides élabore le rapport, les répartitions doivent être clairement distinctes. Une
classification précise est indispensable afin de permettre un contrôle rapide du rapport et d'en
faciliter la vérification par des tiers.
Rubriques SCOPES
(désignations analogues au
budget)
Equipment, components
Travel Expenses
Accommodation, Meals
Rubriques des formulaires du FNS
pour les rapports financiers finaux
Matériel de valeur durable
Déplacements
Déplacements
Co-ordination Costs
Contractual Costs
Other costs
Dépenses diverses
Dépenses diverses
Dépenses diverses
Salaires/Charges sociales
FNS, octobre 2005
Particularités
La rubrique « Déplacements » doit être
séparée en deux sous-rubriques :
1. Travel Expenses, 2. Accommodation,
Meals
La rubrique « Dépenses diverses » doit
être séparée en deux sous-rubriques :
1. Co-ordination Costs, 2. Contractual
Costs, 3. Other Costs
Seulement pour le coordinateur afin
d'engager temporairement du personnel,
chargé de tâches de coordination
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