Construction d`une grille d`audit.

Construction d'une grille d'audit.
Eléments méthodologiques
Philippe Rabiller octobre 2000.
Les grilles ou les questionnaires d'audit sont des outils privilégiés pour les démarches :
• D'auto-contrôle ;
• D'auto-évaluation ;
• D'audit.
La grille permet de vérifier, en répondant à des questions simples, la conformité des
pratiques professionnels à un ou plusieurs référentiels.
La construction d'une grille passe notamment par les étapes suivantes :
• La définition du processus à évaluer. Le processus doit pouvoir être décrit par un
logigramme (une finalité unique, une page). Si ce n'est pas le cas, il convient de
scinder le processus considéré en plusieurs sous-processus.
• L'identification des référentiels applicables : réglementaires et normatifs externes
(Anaes, bonnes pratiques…) ou internes (procédures, protocoles, modes
opératoires). Parfois, selon les objectifs de l'évaluation, il peut être nécessaire
d'effectuer une hiérarchisation des références.
• La transformation des éléments constitutifs de chaque référentiel en questions sans
ambiguïté. La question n'est pas forcément la reprise sous forme interrogative d'une
référence. Si la référence est trop générale les questions peuvent porter sur
l'existence des preuves identifiables. Par exemple, le point 7.4.1 de l'ISO 9001
impose la maîtrise des processus d'achat. Il est évident que la question ne pourra
pas être simplement : "l'organisme maîtrise-t-il ses processus d'achat ?". Plusieurs
questions seront nécessaires pour apprécier la conformité. Par ex. : "Des objectifs
pour les processus d'achat ont-ils été définis ?", "Un cahier des charges est-il établi
pour chaque achat ?", "Les utilisateurs sont-ils consultés lors de l'élaboration du
cahier des charges ?", "Existe-t-il des cahiers d'incidents pour enregistrer les
défaillances des fournisseurs ?" etc.
• La formalisation de la grille. Par exemple sur le modèle suivant :
Processus :……………………………
Question,
avec rappel de la référence
Conforme
(libellé complet ou partiel ou
ou Oui
code du document)
Question 1
Question 2….
•
Non conforme
ou Non
Commentaires justifiant
l'appréciation C / NC
(Preuve tangible sur laquelle on
s'appuie). Eventuellement N/A
Validation de la grille. Essais sur le terrain et relecture par un expert.
La grille est la propriété de l'organisation qui l'a élaborée. Elle ne doit donc pas être
diffusée sans contrôle. Pour un audit, le client de l’auditeur doit valider les référentiels
utilisés, mais pas la grille. Si le client demande un audit sans préciser les référentiels, il
appartient préalablement à l’auditeur d'indiquer les référentiels sur lesquels il se
propose de travailler.
BON COURAGE ! Restez simple ! En cas de doute faites appel à votre bon sens !
Construction grille audit.doc
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