COMPTABILITE SAGE LIGNE 100

COMPTABILITE SAGE
LIGNE 100
Date : 20/09/2006
Auteur : Pascal VIGUIER
Réf.
: SAGE092006
SOMMAIRE
SOMMAIRE.................................................................................................................................. 1
1.
MENU FICHIER..................................................................................................................... 3
1.1
AUTORISATION D’ACCES ............................................................................................. 3
1.2
A PROPOS DE VOTRE SOCIETE ......................................................................................... 4
1.2.1
Onglet Identification................................................................................................. 4
1.2.2
Onglet INITIALISATION........................................................................................... 4
1.2.3
Onglet PARAMETRES............................................................................................. 5
1.2.4
Onglet ajustement lettrage ....................................................................................... 5
1.2.4.1
1.2.4.2
1.2.5
2.
Client..............................................................................................................................................................................5
fournisseur.....................................................................................................................................................................6
Parametrage des penalites de retard et des frais d’Impayes....................................... 6
MENU STRUCTURE .............................................................................................................. 7
2.1
PLAN COMPTABLE........................................................................................................ 7
2.1.1
Paramétrage d’un compte........................................................................................ 8
2.1.2
Cas particulier des comptes chèques en attente et cartes bancaires en attente........... 8
2.1.3
Impression du plan comptable.................................................................................. 9
2.2
PLAN TIERS .................................................................................................................. 9
2.2.1
Identification............................................................................................................ 9
2.2.2
Mode de règlement (onglet complément)................................................................ 10
2.2.3
Saisie du RIB........................................................................................................ 11
2.2.4
Historique des lettres de rappels............................................................................. 11
2.2.5
Impression du plan tiers......................................................................................... 12
2.3
TAUX DE TAXES.......................................................................................................... 12
2.4
CODES JOURNAUX..................................................................................................... 13
2.5
BANQUES ................................................................................................................... 14
2.5.1
Identification.......................................................................................................... 15
2.5.2
RIB....................................................................................................................... 15
3.
MENU TRAI TEMENT........................................................................................................... 16
3.1
SAISIE DES ECRITURES – JOURNAUX DE SAISIE....................................................... 16
3.2
SAISIE DES ACHATS................................................................................................... 17
3.3
MODELES DE SAISIE................................................................................................... 18
3.3.1
Création d’un modèle............................................................................................. 19
3.3.2
Duplication d’un modèle......................................................................................... 20
3.3.3
Utilisation du modèle dans le journal de saisie......................................................... 20
3.4
SAISIE DANS LE JOURNAL DE BANQUE...................................................................... 21
3.4.1
Affichage des soldes en saisie ............................................................................... 21
3.4.2
Lettrage du compte lors de la saisie du règlement ................................................... 22
3.5
INTERROGATION DES COMPTES............................................................................... 23
3.5.1
Lettrage automatique............................................................................................. 24
3.5.2
Lettrage manuel .................................................................................................... 24
3.5.3
Pré lettrage d’un compte........................................................................................ 25
3.5.4
Délettrage :........................................................................................................... 25
3.5.5
Edition d’un extrait de compte ................................................................................ 26
3.6
RAPPROCHEMENT BANCAIRE MANUEL..................................................................... 27
3.6.1
Rapprochement bancaire....................................................................................... 28
3.6.2
Annulation d’u n rapprochement bancaire ................................................................ 28
3.6.3
Mise en place du rapprochement bancaire.............................................................. 28
3.7
RELANCES CLIENTS................................................................................................... 29
3.8
CLOTURE DES JOURNAUX ET DE L’EXERCICE .......................................................... 31
3.8.1
Clôture des journaux.............................................................................................. 31
3.8.2
Clôture de l’exercice.............................................................................................. 32
3.9
CREATION D’UN NOUVEL EXERCICE .................................................................................... 33
3.10 M ISE A JOUR DES A-NOUVEAUX ......................................................................................... 34
3.11 S ELECTION D’UN EXERCICE COMPTABLE ............................................................................. 34
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4.
MENU ETAT........................................................................................................................ 35
4.1
DECLARATION DE TAXES........................................................................................... 35
4.1.1
Paramétrage de l’é dition : ...................................................................................... 35
4.1.2
Présentation de l’édition......................................................................................... 36
4.2
CAS PARTICULIER DE L’ EDITION DU GRAND LIVRE GENERAL .................................................... 37
4.2.1
Sélection de base.................................................................................................. 37
4.2.2
Regroupement des écritures.................................................................................. 37
4.3
CAS PARTICULIER DE LA BALANCE GENERALE ...................................................................... 38
4.4
E DITION DU GRAND LIVRE ET DE LA BALANCE TIERS ............................................................... 38
4.5
BALANCE AGEE ............................................................................................................... 39
4.5.1
Paramétrage de base ............................................................................................ 39
4.5.2
Prise en compte des écritures sans date d’échéance............................................... 39
4.6
E DITION DU CONTROLE DE CAISSE ..................................................................................... 40
5.
SUPPRESSION ET ARCHIVAGE DU PREMIER EXERCICE................................................. 41
5.1
5.2
S UPPRESSION ET ARCHIVAGE ........................................................................................... 41
OUVERTURE D’UN DOSSIER ARCHIVE .................................................................................. 42
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1. MENU FICHI ER
1.1 AUTORISATION D’ACCES
Créer un utilisateur avec les mêmes droits que l’administrateur.
Saisir le nouvel utilisateur et le mot de passe.
Interdit en suppression
Interdit en écriture
Interdit en lecture
Pour valider taper sur la touche Entrée
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1.2 A PROPOS DE VOTRE SOCIETE
1.2.1 ONGL ET IDENTIFICATION
Remplir les coordonnées de a société qui
seront imprimé dans divers documents.
1.2.2 ONGL ET INITIALISATION
Vérifier les dates d’exercice
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1.2.3 ONGL ET PARAM ETRES
Paramétrage du report à nouveau
1.2.4 ONGL ET AJUST EM ENT L ETTRAGE
1.2.4.1
CLIENT
Paramétrage de l’écriture comptable
d’écart de règlement avec le seuil
maximum de l’automatisation
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1.2.4.2
FOURNISSEUR
Paramétrage de l’écriture comptable
d’écart de règlement avec le seuil
maximum de l’automatisation
1.2.5 PARAM ETRAGE DES PENALIT ES DE RETARD ET DES FRAIS D’IMPAYES
par ordre d'échéance, c'est à dire par ordre
des écritures pointées
proportionnellement
écritures pointées.
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au
montant
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des
2. MENU STRUCTURE
2.1 PLAN COMPTABLE
Pour atteindre un compte, taper rapidement la racine du compte, exemple 607, le curseur de la souris se
positionnera directement sur le premier compte commençant par 607.
Comptes détails : comptes sur lesquels sont saisies les écritures
Comptes totalisateurs : classe et sous classe. Permet lors des éditions du grand livre et de la balance
(option à l’édition) d’éditer les sous totaux (la saisie sera interdite sur ce type de comptes).
Création d’un compte comptable
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2.1.1 PARAM ETRAGE D’UN COMPTE
Visualisation d’un graphique.
Interrogation et lettrage
Détail pour les comptes 401, 411 et 511, aucun
pour les comptes 6 et 7, solde pour les autres comptes.
Reprend les 15 premiers caract. Per met de faire un
classement par ordre alphabétique.
A renseigner pour les comptes 6 et 7. A créer auparavant dans
menu : Structure – Taux de taxes.
Per met de regrouper ce compte en édition du Grand livre et balance si la
case Regroupement des écritures est cochée dans menu Etat / Grand livre : à l’édition il y
aura une seule ligne de totalisation par mois.
Oblige la saisie d’une section analytique à condition que saisie analytique
soit également cochée dans le journal
Case à cocher pour les comptes 401,411 et 511
Case à cocher pour les comptes 401, 411 et 511
Case à cocher pour les comptes collectifs 401 et 411
2.1.2 CAS PARTICULIER DES COMPT ES CHEQUES EN ATT ENT E ET CART ES BANCAIRES EN
ATTENT E
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2.1.3 IMPRESSION DU PLAN COMPTABL E
A partir du plan comptable
Rechercher
2.2 PLAN TIERS
Les clients et les fournisseurs seront créés de préférence dans le DMS. Avec le lien ODBC les modifications
(nom, prénom adresses téléphone et fax) apportées sur la fiche tiers du DMS seront reporté sur la fiche tiers
sage. Les RIB clients et fournisseurs seront renseigné dans sage.
2.2.1 IDENTIFICATION
Adresse à laquelle seront envoyé certaine
édition par mail (extrait tiers)
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2.2.2 MODE DE REGL EM ENT (ONGL ET COMPLEM ENT)
Le mode de règlement per mettra une saisie rapide de l’écriture comptable en particulier dans les modèle de
saisie.
Cette option rend
possible le lettrage automatique des
écritures sur le compte en question
(lorsque vous en ferez la demande).
Si
le
tiers
sélectionné est un client, cocher cette
case
permet
d'indiquer
au
programme que ce client ne doit pas
faire l'objet d'une relance.
un type, sélectionné à partir d'une zone à liste déroulante : pourcentage, équilibre,
m ontant ;
une valeur : pourcentage ou montant suivant la sélection précédente ;
jour net : à partir de la date d'écriture ;
fin de mois civil : à partir de la date de fin de mois réel (28, 29, 30 ou 31) correspondant à
la date d'écriture ;
fin de m ois : à partir de la date d'écriture, après application du nombre de jours, la date
d'échéance correspond à la date de fin de mois (si pas de jour de tombée).
vide : le programme calcule la date de tombée en fonction du nombre de jours et de la
condition,
un jour précis saisi manuellement,
jusqu'à 6 jours séparés par des virgules : jj,jj,jj,jj,jj,jj.
mode de règlement
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2.2.3 SAISIE DU RIB
La saisie du RIB per mettra d’effectuer des virement magnétiques pour les fournisseurs et des LCR
magnétique avec lettre traite pour les clients.
Saisir les données et taper sur la touche
Entrée pour valider les informations.
2.2.4 HIST ORIQUE DES L ETT RES DE RAPPEL S.
La liste des rappels se constitue au fur et à
mesure des différents traitements effectués
à une date donnée. Si vous lancez plusieurs
fois l'édition d'une lettre de rappel à la même
date, une seule ligne d'historique apparaîtra
et reprendra les informations de la dernière
opération.
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2.2.5 IMPRESSION DU PLAN TIERS
A partir du plan tiers
Rechercher
Pour les comptes clients CLI00000 et
CLIZZZZZ
Pour les
comptes fournisseurs
F000000000 et FZZZZZZZZ
2.3 TAUX DE TAXES
Assure le lien entre le compte de charge (6) ou produit (7) et le compte de TVA (4457 pour la TVA collectée et
4456 pour la TVA déductible).
Pour les comptes exonérés de TVA, créer un code taxe à 0 qui servira à la préparation de la déclaration de
TVA (ainsi la base Exo apparaîtra dans la déclaration).
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Compte
général
correspondant
de
TVA
Taux de TVA
Les comptes généraux rattachés
s’afficheront dans ce cadre
Après la création des codes, il faut retourner sur le plan comptable pour renseigner le code taxe sur chacun
des comptes 6 et 7.
2.4 CODES JOURNAUX
Les journaux proviennent de la migration DMS
Pour créer un code journal
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Achats
Ventes
Trésorerie : (Banques, CCP, Chèques en
attente, Cartes bancaires en attente et
Caisse)
Général : (OD, A nouveaux, Cessions
internes).
Situation, il per met de saisir des écritures
comptables de situation pour un arrêté
comptable inter médiaire. Si besoin le créer
dans Sage ;
Pour les journaux de ventes, cessions internes et reprises, ne pas modifier car les n° de
pièces sont donnés par le DMS.
Mensuelle : les n° de pièces se réinitialisent tous les mois ;
Continue par journal : les n° de pièces se réinitialisent à chaque début d’exercice
(conseillé).
Cocher pour les journaux dont on désire saisir une répartition analytique.
uniquement pour les journaux de type trésorerie
Compte général de banque ou caisse
Cocher pour éviter les écritures centralisé ceci facilitera le
rapprochement bancaire.
Trésorerie pour un rapprochement sur le compte
de banque
2.5 BANQUES
Les banques permettront les remises en banque dans Moyens de paiement.
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Pour créer une nouvelle banque
2.5.1 IDENTIFICATION
Le code abrégé
obligatoires.
et
l’intitulé
sont
2.5.2 RIB
Saisie de l’abrégé et du RIB, ne pas oublier
le code journal associé à la banque. Valider
par la touche Entrée.
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3. MENU TRAITEMENT
3.1 SAISIE DES ECRITURES – JOURNAUX DE SAISIE
La saisie des écritures est identique dans les deux menus, seule la façon d’y accéder est différente.
•
Saisie des écritures :
Sélectionner le code journal et la période
•
Journaux de saisie
Faire défiler la liste, sélectionner le journal et la période puis double clic sur le journal à saisir.
Journal non imprimé
Ecritures présentes dans le journal
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3.2 SAISIE DES ACHATS
Rajouter la colonne code taxe sur le journal d’achats et de ventes et la déplacer complètement a droite. Clic
droit dans la fenêtre : Personnaliser la liste, sélection code taxe et clic sur Ajouter.
Pour se déplacer d’une colonne à l’autre :
Touche TABULATION «
» pour changer de zone
Touche ENT REE « » pour valider la ligne.
Jour de la période (date d’écriture)
Le n° de pièce est géré par Sage
Dans cette colonne, on peut saisir le n° de facture fournisseur.
Attention la référence ne s’édite pas dans le journal, grand livre et
balance en ligne 30 ( les éditions sont paramétrable en ligne 100).
N° Compte général et N° Compte tiers, à la saisie du compte tiers ne
pas renseigner la colonne n° compte général. La recherche du tiers
peut se faire en saisissant les premiers caractères de la raison sociale
et en appuyant sur la touche Cliquer sur l’intitulé du compte pour obtenir le nom du fournisseur.
Le mode de règlement et la date d’échéance provienne de la fiche tiers
si ils sont renseignés.
Saisir le montant et appuyer sur la touche Entrée.
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3.3 MODELES DE SAISIE
Pour les achats, il est vivement recommandé de créer des modèles de saisie qui facilitent la saisie des
factures.
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3.3.1 CREATION D’UN MODEL E
Pour créer un nouveau modèle
Exemple location
Exemple achats m atériel avec frais port
Type de journal correspondant au modèle
Code journal auquel sera rattaché le modèle.
Explication des différents symboles :
Saisie manuelle (
Répéter (
)
Calculer (
)
)
Fonction (reprend ici le libellé tiers saisie en ligne 1)
Equilibre : on saisit le débit HT, la TVA est calculée, le crédit TTC équilibrera la pièce comptable (
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).
3.3.2 DUPLICATION D’UN MODEL E
Renommer le modèle et modifier les lignes. Fer mer la fenêtre avec la croix pour l’enregistrer.
3.3.3 UTILISATION DU MODEL E DANS L E JOURNAL DE SAISIE
Valider par la touche Entrée.
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3.4 SAISIE DANS LE JOURNAL DE BANQUE
3.4.1 AFFICHAGE DES SOLDES EN SAISIE
Cocher les cases
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3.4.2 LETTRAGE DU COMPTE L ORS DE LA SAISIE DU REGL EM ENT
Se positionner sur l’écriture du tiers et cliquer sur l’icône
Un fenêtre s’ouvre dans laquelle apparaîtront les écritures non lettrées
Pour lettrer plusieurs factures pour un seul règlement, Il suffit de sélectionner les lignes (touche CTRL
appuyé).
. Et
S’il y a un écart (qui est défini dans le A propos), ne pas oublier de cocher.
Une écriture d’écart sera générée dans le journal des OD.
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